Modelo de documento de requisitos de Business

O lançamento de um projeto pode se desfazer rapidamente quando não há um consenso sobre o que significa “concluído”. Os membros da equipe podem se precipitar no desenvolvimento sem definir os objetivos, o escopo ou os entregáveis do negócio e, quando os marcos começam a ficar para trás, não fica claro onde as coisas saíram do controle. Um modelo de documento de requisitos de negócio (BRD) evita esses problemas ao coordenar as equipes sobre o que precisa ser feito, por que é importante e como o sucesso do projeto será medido.

Em vez de gerir os requisitos do projeto em planilhas ou e-mails, você pode centralizar as metas, os requisitos, os cronogramas e as dependências em um único fluxo de trabalho. Seja para gerir um novo projeto, refinar processos de negócios ou coordenar as equipes de produto e engenharia, o modelo de BRD ajuda a registrar detalhes essenciais e reduzir falhas de comunicação desde o início.

Quem se beneficia dos modelos de documento de requisitos de negócio?

Um modelo simples de documento de requisitos de negócio faz mais do que descrever as tarefas do projeto. Ele conecta todas as pessoas envolvidas na transformação de um conceito em um projeto bem-sucedido. Se a sua equipe de projeto está definindo os requisitos do produto, escrevendo a descrição do projeto ou iniciando a coleta de requisitos, os modelos de BRD garantem que todos entendam o que precisa ser feito e por quê.

Analistas de negócios

Os analistas de negócios usam o modelo de BRD para registrar os requisitos funcionais e não funcionais, documentar as restrições do projeto e garantir que as metas de negócios sejam traduzidas em tarefas de projeto acionáveis.

Gerentes de projetos

Os gestores de projeto contam com modelos de requisitos para delinear o escopo, os marcos, os casos de uso e os entregáveis. Ter todas essas informações centralizadas ajuda a equipe a se concentrar em resultados mensuráveis e evita desvios de escopo.

Participantes e executivos

Os líderes podem revisar rapidamente um sumário executivo, uma análise das partes interessadas e uma visão geral do projeto para ver como uma iniciativa se alinha aos objetivos e orçamentos do negócio, sem precisar entender detalhes técnicos.

Desenvolvedores e equipes técnicas

Para as equipes técnicas, o documento de requisitos de negócios identifica histórias de usuários, APIs e requisitos de integração antes do início da codificação. A documentação reduz as revisões e ajuda a garantir que o produto final reflita com precisão a intenção do Business.

Clientes e parceiros

Os colaboradores externos ganham transparência sobre os entregáveis, as dependências e os resultados esperados. Com a documentação, os ciclos de aprovações são mais rápidos e tranquilos.

Por que usar um modelo de documento de requisitos de negócio?

Quando novos projetos começam, as equipes muitas vezes se precipitam na execução sem um entendimento compartilhado do que é o sucesso. Um modelo de documento de requisitos de negócio evita isso ao definir o problema, a solução e a medição do sucesso desde o início.

Use modelos de BRD para

• Coordenar as metas de negócios e os entregáveis técnicos

• Reduzir falhas de comunicação durante a execução do projeto

• Definir o escopo e o cronograma do projeto

• Acelerar as aprovações da equipe

• Centralizar as atualizações para revisões e métricas contínuas

Como usar um modelo de documento de requisitos de negócio

O modelo de documento de requisitos de negócio da Asana ajuda a estruturar os requisitos de uma forma que se adapte tanto ao público técnico quanto ao público de negócios. As etapas abaixo correspondem às seções do layout do modelo, para que você possa acompanhar enquanto o preenche.

Etapa 1: sumário executivo

Comece com um resumo de alto nível da iniciativa. Descreva o projeto, explique por que ele é importante e como ele contribui para as metas de negócios. Mantenha esta seção concisa, mas impactante; muitas vezes, é a primeira parte que as partes interessadas leem.

Adicione o objetivo principal do projeto, os usuários-alvo e os resultados esperados. Um sumário executivo também deve servir como uma referência rápida para os executivos que precisam entender o propósito sem se prender a detalhes técnicos.

Etapa 2: visão geral do projeto e objetivos

Use esta seção para definir o escopo do projeto, o cronograma e os entregáveis. Indique o que está incluído e excluído para evitar expectativas desalinhadas mais tarde. Adicione objetivos mensuráveis, como reduzir o tempo de processamento em 20% ou melhorar a satisfação do usuário. Os objetivos ajudam a monitorar o ROI e as métricas de sucesso.

Etapa 3: necessidade e justificativa do negócio

Documente a razão pela qual este projeto existe. Você está resolvendo ineficiências nos processos de Business? Atendendo aos requisitos de conformidade? Está apoiando o lançamento de um novo produto?

Uma justificativa bem escrita melhora a adesão das partes interessadas. Portanto, inclua a análise de custo-benefício, os riscos previstos e como a iniciativa contribui para as metas organizacionais mais amplas.

Etapa 4: escopo

Defina os limites do projeto em detalhes. Divida o escopo em elementos funcionais e não funcionais, identificando o que cada equipe é responsável por entregar. Você também pode anexar documentos de planejamento de projetos relacionados ou gráficos de marcos a esta seção. Isso ajuda as partes interessadas a visualizar as dependências e os pontos de verificação do progresso.

Etapa 5: requisitos funcionais e não funcionais

Esta seção constitui a espinha dorsal técnica do seu modelo de documento de requisitos de negócio. Liste o que o sistema deve fazer (requisitos funcionais) e como deve funcionar (requisitos não funcionais).

Inclua detalhes como APIs, integrações de sistemas, padrões de segurança e critérios de usabilidade. Vincular esses requisitos aos critérios de aceitação garante que cada requisito possa ser validado antes do lançamento.

Etapa 6: principais partes interessadas

Adicione os participantes, patrocinadores e representantes de departamento envolvidos no projeto. Atribua responsabilidades para revisão e aprovação usando os campos responsável e status de aprovações da Asana. Manter essas informações organizadas evita gargalos durante as revisões e aprovações. Você também pode marcar os departamentos para facilitar a comunicação entre as equipes.

Recursos de documentação de requisitos da Asana

As funcionalidades ajudam o seu modelo de BRD a ir além de um documento estático e a se tornar um fluxo de trabalho dinâmico e monitorável. Explore estas opções e acesse o Centro de recursos da Asana para obter uma lista completa.

Campos personalizados

Monitore os níveis de risco, a prioridade e a propriedade do departamento diretamente no modelo. Os campos personalizados facilitam a filtragem e a ordenação dos requisitos à medida que o projeto se expande.

Aprovações

Incorpore a responsabilidade ao seu fluxo de trabalho adicionando etapas de revisão e aprovação. Os aprovadores recebem notificações automáticas quando as seções estão prontas para aprovação.

Visualização de cronograma

Visualize como os seus marcos e dependências se encaixam. A visualização de cronograma mantém todas as fases do projeto visíveis, para que os participantes possam identificar conflitos com antecedência.

Anexos

Anexe documentos de referência, como wireframes, modelos de custos ou formulários de conformidade. Manter tudo conectado em um único espaço de trabalho elimina o tempo gasto em pesquisas nos sistemas.

Regras e Automatização

Defina automatizações para avançar as tarefas quando as aprovações forem concluídas ou as dependências forem resolvidas. Isso mantém o progresso do projeto em dia em tempo real.

Integrações recomendadas para o seu modelo de documento de requisitos de negócios

As integrações conectam o seu modelo de documento de requisitos de negócios às ferramentas que a sua equipe já utiliza. Navegue pela biblioteca de integrações da Asana para explorar todos os conectores disponíveis.

Google Drive

Anexe documentos de projeto relacionados, análises de custos e pesquisas de apoio diretamente às tarefas do BRD. Todos ficam automaticamente por dentro da versão mais recente.

Slack

Receba atualizações instantâneas quando novos requisitos forem adicionados ou aprovações forem concluídas. A integração com o Slack permite que as equipes respondam rapidamente sem precisar verificar várias plataformas.

Jira Cloud

Sincronize os requisitos com o Jira para conectar o seu BRD à execução técnica. Os desenvolvedores podem ver os objetivos do projeto enquanto trabalham nas tarefas de engenharia.

Figma

Vincule protótipos de design ou conceitos de interface do usuário aos requisitos funcionais relevantes. Isso facilita a validação das decisões de experiência do usuário antes do início do desenvolvimento.

Microsoft Teams

Colabore nas discussões do projeto diretamente do Teams ao vincular conversas a tarefas da Asana. 

Perguntas frequentes sobre modelos de documento de requisitos de Business