Modelo de documento de requisitos de negócio: sete componentes principais, com exemplos

Todo projeto tem partes móveis, e se você quer um resultado de projeto bem-sucedido, precisará que todas essas partes se juntem no momento e lugar certos. Pense em montar um quebra-cabeça: o segredo para resolvê-lo é olhar para a imagem na frente da caixa do quebra-cabeça enquanto você monta as peças. 

Um documento de requisitos de negócios (BRD, na sigla em inglês) é como a imagem da caixa do quebra-cabeça. Ele descreve tudo o que um projeto envolve e ajuda os participantes a obter clareza sobre os requisitos para o sucesso do projeto. Neste artigo, abordaremos os principais componentes de um modelo de documento de requisitos de negócios. Você também aprenderá os benefícios de compartilhar o seu BRD por meio de um software on-line. 

O que é um documento de requisitos de negócios (BRD)?

Um documento de requisitos de negócios é um relatório que detalha tudo o que um novo projeto precisa para ter sucesso. Este documento descreve os objetivos do projeto, o que se espera ao longo do ciclo de vida do projeto e o que é necessário para concluir o projeto. 

Os sete componentes de um BRD são:

1. sumário executivo;

2. Objetivos do projeto

3. Escopo do projeto

4. Requisitos de negócios

5. Principais partes interessadas;

6. Restrições do projeto 

7. Análise de custo-benefício

Ao descrever cada uma dessas seções, qualquer pessoa que leia o seu documento de requisitos de negócios deve entender claramente o que é o seu projeto, o que você espera alcançar e como pretende alcançá-lo. 

O que deve ser incluído em um documento de requisitos de negócios?

O modelo de documento de requisitos de negócios deve fornecer detalhes sobre o projeto, mas também deve ser conciso. A meta do BRD é fornecer aos leitores o máximo de informações com o mínimo de palavras. 

Muitas pessoas podem ler um BRD, incluindo as partes interessadas envolvidas no projeto, os executivos de quem você precisa de aprovação e os clientes afetados pelos resultados finais. Saiba mais sobre cada componente a ser incluído no seu modelo a seguir.

1. Sumário executivo

O sumário executivo é uma declaração de alto nível que descreve o que é o seu projeto e qual é o seu propósito. Aqueles que não têm tempo para ler o BRD na íntegra devem entender o que você planeja realizar ao ler o seu sumário executivo. 

Embora o sumário executivo seja a primeira coisa do seu BRD, você só deve escrevê-lo depois de escrever as outras seções. Assim, você pode revisar tudo e garantir que criou uma declaração de abertura abrangente. 

2. Objetivos do projeto

Os objetivos do projeto são as metas de negócios que você deseja alcançar ao colocar o projeto em ação. É importante definir os objetivos do projeto antes de iniciar qualquer trabalho, para que você possa usá-los para medir o progresso.

Liste os objetivos do projeto como metas inteligentes (SMART) para garantir que sejam:

• Específicos;

• Mensuráveis;

• Alcançáveis;

• Relevantes;

• Tempo específico

Medir os objetivos do seu projeto pode ajudar a determinar se você precisa ajustar o fluxo de trabalho para melhor atender às suas metas. Por exemplo, se um dos seus objetivos era aumentar a base de clientes em 10 % até o final do trimestre, você pode analisar os números ao final do trimestre e ver claramente se atingiu a meta ou não. Você pode então analisar as ações que realizou ao longo do caminho e determinar as razões pelas quais pode ter ficado aquém.

3. Escopo do projeto

O escopo do projeto comunica os limites do projeto no documento de requisitos de negócios. Ao definir o escopo do projeto, você manterá todos na mesma página e evitará o desvio de escopo, que ocorre quando o projeto se expande para além dos limites definidos e se torna difícil de controlar. 

Os detalhes a serem definidos no escopo do projeto incluem:

• Cronograma

• Orçamento

• entregáveis;

• requisitos do projeto;

• Equipe do projeto

Você também pode fazer uma lista de exclusões do projeto, ou seja, coisas que você deseja deixar de fora do projeto, como processos de negócios ou estratégias arriscadas que você deseja que os outros evitem ao trabalhar no projeto. 

4. Requisitos de negócios

Os requisitos de negócios são a parte principal do seu modelo de BRD. Nesta seção, você deve listar as ações necessárias para realizar o projeto. Dependendo da complexidade do projeto, esta lista pode ter apenas alguns itens ou ser extensa. 

Além de listar os requisitos e descrevê-los, classifique-os por prioridade e atribua a cada item um nível de importância com base no seu grau de criticidade. Isso ajudará outras pessoas a entender quais requisitos precisam ser concluídos primeiro. 

Se um dos seus requisitos for programar um site, você pode atribuir a essa tarefa a prioridade número um. Você também pode rotular essa tarefa como altamente crítica porque, sem programar o seu site, você não terá uma base para concluir outros requisitos de negócios. 

5. Principais interessados

Os participantes do projeto incluem qualquer pessoa que tenha interesse no projeto. Provavelmente, essas são as pessoas que lerão o seu modelo de BRD para entender do que se trata o projeto. Os principais participantes podem ser:

• membros da equipe que trabalham no projeto;

• Gerentes de projetos que lideram o projeto

• executivos que aprovam o projeto;

• clientes afetados pelo projeto concluído.

Nesta seção, liste os nomes e funções de cada parte interessada e descreva o seu dever em relação ao projeto. Essas seções darão a todos clareza sobre quem mais está envolvido e como isso pode melhorar a comunicação da equipe. Para colaborações formais, um modelo de acordo de parceria pode ajudar a documentar funções, responsabilidades e expectativas para que todos os participantes entrem no projeto em sintonia.

Depois de identificar as partes interessadas, é igualmente importante construir uma relação de trabalho sólida. Um modelo de processo de integração de clientes pode ajudar a padronizar as etapas iniciais, esclarecer as responsabilidades e fortalecer a confiança desde o início.

6. Restrições do projeto

Você provavelmente apresentou uma visão geral das restrições do projeto no escopo do projeto, mas aqui explicará esses limites com mais detalhes. Quando o leitor analisar esta seção, deverá ver a forma do projeto e os seus limites.

As restrições do projeto podem incluir:

• Riscos do projeto;

• Disponibilidade da equipe;

• Recursos

• Dependências do projeto

• prazos;

• Orçamento do projeto.

As restrições do projeto ajudam as partes interessadas a visualizar a complexidade do projeto e a facilidade de atingir os objetivos do projeto. Todos os envolvidos no projeto devem primeiro analisar as restrições do projeto.

7. Análise de custo-benefício

Encerrar o documento de requisitos de negócios com uma análise de custo-benefício é uma jogada estratégica. Se você estiver usando o BRD para obter a aprovação do projeto, esta seção pode ser o fator decisivo. Os clientes e executivos se preocupam com o objetivo do projeto, mas, se você não puder provar que obterá lucro, tudo estará perdido. 

Para criar uma análise de custo-benefício:

• Descreva todos os custos associados ao seu projeto.

• Explique os benefícios associados.

• Escreva o custo total esperado do seu projeto

• Estime o retorno sobre o investimento esperado subtraindo os custos estimados da receita estimada.

Modelo de documento de requisitos de negócio (com exemplo)

Veja a seguir um exemplo de modelo de documento de requisitos de negócios. Este exemplo é para a iniciativa de uma empresa de tecnologia de começar um blog de marketing. No documento, a gestora de projetos explica o que é o projeto e qual é a sua finalidade. Ela também descreve os objetivos e o escopo do projeto para evitar o risco de desvio de escopo. 

À medida que o BRD avança, a gestora de projetos lista os requisitos de negócios, ou seja, as ações necessárias para concluir o projeto. Outros itens listados são as partes interessadas envolvidas no projeto, as restrições do projeto e a análise de custo-benefício.

Se você quiser usar um modelo de documento de requisitos de negócios para o seu próprio projeto, use o nosso modelo gratuito abaixo.

Qual é a diferença entre requisitos de negócios e requisitos funcionais?

É comum ouvir os requisitos funcionais serem mencionados ao discutir os requisitos de negócios, mas é importante saber a diferença entre os dois. Um documento de requisitos de negócios discute quais são os requisitos do seu projeto. Este documento fornece uma visão geral de alto nível e oferece aos principais interessados uma visão abrangente do projeto como um todo. 

Um documento de requisitos funcionais (FRD) fornece uma descrição detalhada de como executar tarefas específicas dentro do projeto. Pense nesses documentos como se estivesse jogando um jogo de quadro: o BRD é a caixa, que explica o jogo e convence você a comprá-lo. O FRD, por outro lado, são as instruções que ensinam a jogar. 

Além dos requisitos funcionais, há:

• Requisitos do usuário: são mais detalhados do que o BRD e explicam o que o usuário pode fazer com os entregáveis finais.

• Requisitos do produto: são mais detalhados do que os requisitos de negócios e do usuário. Os requisitos do produto explicam a finalidade e as funcionalidades do projeto concluído. Este documento serve como um guia para as equipes ao criar e comercializar o produto.

• Requisitos não funcionais: são os requisitos mais detalhados, tão detalhados quanto os requisitos funcionais. Eles explicam como o projeto deve funcionar e a experiência do usuário pretendida para o projeto concluído.

Compartilhe os requisitos por meio de ferramentas de gestão de projetos

Quer você esteja criando um documento de requisitos de negócios ou algo mais detalhado, a melhor maneira de compartilhar informações com as partes interessadas é por meio de uma ferramenta simplificada. 

Com as ferramentas de gestão de projetos, você pode priorizar os objetivos do projeto e garantir que nada passe despercebido. Use a Asana para agilizar a comunicação da equipe e facilitar o cumprimento dos marcos dos projetos.