Modelo de registro de ações

Use este modelo de registro de ações para acompanhar as decisões, os proprietários e as datas de conclusão em um só lugar. Ele transforma os acompanhamentos de reuniões e as tarefas do projeto em uma lista simples e compartilhada de ações a realizar, para que nada passe despercebido. Um registro de ações centraliza as ações de reuniões em pé, revisões de projetos e acompanhamentos com membros da equipe para que você possa avançar no trabalho mais rapidamente.

Quem se beneficia dos modelos de registro de ações?

Aqui na Asana, as nossas equipes contam com responsáveis e prazos claramente definidos, especialmente após reuniões de ritmo acelerado. Aprendemos que um registro de ações dinâmico transforma notas vagas em trabalho monitorável.

Os registros de ações ajudam os gerentes de projetos, líderes de equipe e profissionais de operações que lidam com tarefas e dependências interdisciplinares. Se o seu dia inclui a realização de reuniões, o registro de ações a realizar e o acompanhamento de obstáculos, um modelo de registro de ações cria um núcleo de referência em que a sua equipe pode confiar.

• Gestores de projeto: mantenha uma lista atualizada de decisões, próximos passos e responsáveis com datas de entrega. Ideal para revisões de sprint e retrospectivas.

• Líderes de equipe: tornem a responsabilidade visível para toda a equipe. Você pode ver quem está fazendo o quê e para quando, além de identificar riscos antes que eles causem atrasos.

• Operações e chefes de equipe: reúna as ações das reuniões de projeto e dos fluxos de trabalho em uma única visualização para que os líderes recebam atualizações de status rápidas e precisas.

• Equipes de atendimento ao cliente: registre os compromissos assumidos em chamadas e monitore cada acompanhamento para manter os cronogramas do projeto dentro do prazo e do escopo.

Por que usar o modelo de itens de ação da Asana

Depois de uma reunião de status semanal, é comum sair com páginas de anotações e sem um plano de ação aparente. O modelo de registro de ações da Asana transforma cada anotação em tarefas com data de conclusão, contexto e informações adicionais.

Os modelos de registro de ações a realizar da Asana ajudam a:

• Definir a propriedade de cada ação a realizar com responsáveis e prazos.

• Permitir um acompanhamento rápido usando regras de automatização e lembretes.

• Visualizar o trabalho em formatos flexíveis, como lista, quadro ou cronograma, para atender ao seu fluxo de trabalho

• Acessar relatórios em tempo real para identificar itens atrasados ou em risco.

• Simplificar a integração e o recebimento por meio de formulários para novas solicitações entre as reuniões

Como usar este modelo de registro de ações

Este modelo é simples de adotar. Comece a registrar as ações e deixe a estrutura fazer o trabalho pesado. Você também pode explorar a biblioteca de modelos de gestão de projetos da Asana para padronizar ainda mais o trabalho da sua equipe, desde reuniões até projetos.

Etapa 1: adicione e organize novas ações a realizar

Crie novas tarefas na seção “Itens de ação” para registrar tudo o que foi discutido durante uma reunião ou revisão. Atribua um proprietário, defina uma data de conclusão e marque uma prioridade para que os colegas de equipe saibam o que fazer a seguir. Adicione o nome do criador e o ID da ação para facilitar a documentação dos acompanhamentos.

Agrupe ações semelhantes e verifique se cada tarefa inclui um responsável e um prazo. Esta etapa garante que nenhum item seja perdido e que o seu modelo de itens de ação seja o núcleo de referência para os compromissos em andamento.

Etapa 2: avance o trabalho pelos diversos estágios

À medida que o trabalho avança, arraste as tarefas para a seção Em andamento para mostrar o que foi atribuído. Quando você concluir uma tarefa, mova-a para Ações concluídas para que todos possam ver os resultados sem pedir atualizações. Se algo ficar parado, mova-o para Em espera até que você possa retomá-lo.

Use essas seções para visualizar o progresso. Cada etapa do fluxo de trabalho sinaliza à equipe onde o foco é necessário em seguida e cria impulso e transparência em todo o projeto.

Etapa 3: monitorar e atualizar os detalhes das tarefas

Atualize os campos Status e Conclusão à medida que o trabalho avança. Se as prioridades mudarem, ajuste o campo Prioridade para que a equipe trabalhe primeiro nos itens do caminho crítico. Adicione notas ou arquivos de apoio para fornecer a cada responsável as informações de que precisa.

Revise essas informações regularmente para manter o seu modelo de registro de ações atualizado. Algumas atualizações rápidas podem evitar confusão sobre a propriedade das tarefas ou os prazos.

Etapa 4: revise e relate os resultados

Durante as revisões ou retrospectivas, filtre por prioridade ou status para focar as discussões. Destaque as tarefas concluídas na seção Ações concluídas para comemorar as vitórias e identificar os obstáculos para a próxima vez. Use esses insights para melhorar a forma como você planeja e delega o trabalho no futuro.

Transforme o seu modelo de registro de ações a realizar em um registro de progresso e resultados. Ao registrar os resultados diretamente no projeto, você cria um histórico pesquisável que melhora o seu processo de tomada de decisão.

Etapa 5: encerre e arquive o trabalho concluído

Depois de concluir uma tarefa, atribua-a às Ações concluídas para referência. Se uma tarefa se tornar irrelevante, mova-a para o estado Cancelada. As categorias facilitam a análise do que a sua equipe fez em comparação com o que ainda precisa de atenção. Arquive as ações antigas ou concluídas ao final de cada ciclo para manter o seu modelo de itens de ação organizado.

Funcionalidades do plano de ação da Asana

Os recursos da Asana permitem que você personalize o modelo de registro de ações para se adequar ao fluxo de gestão de tarefas da sua equipe. Criamos este modelo gratuito com algumas das nossas ferramentas de planejamento de ações, mas você pode visitar a nossa biblioteca de recursos para obter mais ideias.

Tarefas e responsáveis

Transforme cada ação em uma tarefa monitorável e atribua um responsável a ela. Adicione cronogramas e datas de início para definir expectativas e manter o ritmo.

Campos personalizados

Marque as ações por prioridade, origem da reunião ou indicadores de caminho crítico para ordenar e filtrar como uma planilha, sem sair do projeto.

Dependências

Mostre quando uma tarefa bloqueia outra, para que as equipes não comecem a trabalhar cedo demais e os prazos sejam realistas.

Regras (automatização)

Atribua tarefas automaticamente, adicione seguidores ou envie lembretes quando as datas de finalização se aproximarem.

Visualizações de projeto

Use múltiplas visualizações de projeto (lista, quadro, cronograma, calendário e painel) para organizar a sua lista de ações, visualizar o agendamento e acompanhar o progresso de todos os ângulos.

Painéis e atualizações de status Acompanhe as ações a realizar em tempo real e compartilhe gráficos e atualizações de status sem esforço. O seu modelo de lista de ações mantém todos os detalhes organizados e fáceis de revisar.

Integrações recomendadas para modelos de itens de ação

As integrações da Asana conectam o seu monitor de itens de ação às ferramentas que você já usa, para que a captura e o fechamento de itens de ação sejam perfeitos em reuniões, chats e e-mails. Explore a galeria completa de integrações de aplicativos para encontrar as plataformas e o software de gestão de projetos que os membros da sua equipe usam regularmente.

Slack

Transforme mensagens de bate-papo em tarefas em segundos e publique lembretes automáticos no canal antes de cada data de finalização. A integração com o Slack é perfeita para acompanhamentos rápidos após reuniões em pé.

Microsoft Teams

Transforme conversas e chamadas em tarefas que você pode acompanhar no seu modelo de registro de ações. Sincronize com o Excel para atualizar os prazos, o nível de prioridade e quaisquer ações corretivas e, em seguida, acompanhe em tempo real.

Zoom

Capture instantaneamente as ações a realizar da reunião transformando as notas e transcrições do Zoom em tarefas que você pode atribuir, monitorar e concluir diretamente no seu plano de projeto.

Gmail

Converta e-mails em ações a realizar ou marcos que você pode gerir sem sair da sua caixa de entrada.

Planilhas Google

Sincronize o seu modelo de registro de itens de ação com o Google Sheets para ordenar, filtrar e compartilhar o progresso do projeto com as partes interessadas e os membros da equipe.

Jira Cloud

Conecte o seu monitor de ações ao Jira Cloud para sincronizar tarefas de engenharia, gerir dependências e acompanhar entregas juntamente com outros fluxos de trabalho de gestão de projetos.

Perguntas frequentes sobre modelos de registro de ações