Dicas da Asana: 7 funcionalidades favoritas para o sucesso

A Asana foi feita para todos os tipos de equipe, e há muitas maneiras de personalizá-la para você e a sua equipe. Duas equipes podem usar a mesma funcionalidade de maneiras totalmente diferentes. Basta aprender e tentar descobrir o que funciona melhor. Dito isso, adoramos oferecer dicas para ajudar você a chegar lá, por isso reunimos as nossas favoritas para que você use a Asana como um profissional.

1. Veja a sua lista de pendências em Minhas tarefas

Não sabe onde está a tarefa que o seu colega de trabalho lhe atribuiu? Quer descobrir no que você precisa trabalhar hoje? A seção Minhas tarefas é o lugar certo para isso. Ela reúne todas as tarefas atribuídas a vocês, e a partir daqui vocês podem filtrar por trabalho concluído, tarefas com data de conclusão próxima e o que está por vir. Consulte as Minhas tarefas ao longo do dia para se certificar de que está no caminho certo e ciente de qualquer novo trabalho que tenha chegado.

Principais dicas para usar as Minhas tarefas:

• Atribua uma data de conclusão a cada tarefa e priorize-a como Hoje, Próximas ou Mais tarde. Assim, você pode se concentrar nas suas principais prioridades, sem se preocupar em perder o controle do trabalho que acontecerá mais tarde ou se distrair com a desordem.

• Clique no ícone de filtro no canto superior direito de Minhas tarefas para ordenar as tarefas por data de conclusão ou finalização. Mostrar as tarefas concluídas dá uma ideia do que já foi realizado (um relatório de progresso instantâneo!)

• Use a visualização de calendário para visualizar a sua agenda a curto e longo prazo e entender a sua capacidade. Em seguida, arrastem e soltem as tarefas para alterar a data de conclusão.

Obtenha ainda mais dicas sobre tarefas com a série Como usar a Asana.

2. Faça @menções a colegas de equipe, tarefas e projetos

Quer chamar a atenção de um colega para uma tarefa? Vincular a outro trabalho? Facilitar o compartilhamento de um projeto? Basta digitar @ e o nome da pessoa, tarefa ou projeto ao qual você deseja vincular na Asana. Para os colegas de equipe, isso gera uma notificação (ou seja, “os avisa”). Para tarefas e projetos, isso cria um vínculo com o trabalho na Asana. Chega de se perguntar se o seu colega de equipe viu a sua mensagem ou de enviar dezenas de documentos de referência.

3. Documente o seu processo (e acelere-o) com modelos personalizados

Lembra-se de quando uma campanha atrasou porque um designer não foi incluído? Ou daquela vez em que um e-mail não foi testado porque todos presumiram que outra pessoa já tinha feito isso? Criar e manter processos claros pode ser tedioso... até que você aproveite o poder da Asana para ajudar a fazer isso.

Os modelos personalizados na Asana são a maneira mais fácil (e rápida) de documentar e definir processos para que você possa começar rapidamente em novos projetos. Qualquer pessoa pode criar um projeto a partir do modelo, para que você saiba que ela está sempre seguindo as etapas certas e tem as informações necessárias para executá-lo com sucesso.

Principais dicas para modelos personalizados:

• Os modelos são automaticamente **somente para comentar ** para bloquear as etapas. Dessa forma, ninguém faz alterações acidentais.

• Qualquer processo repetido pode ser transformado em um modelo personalizado. Alguns dos nossos favoritos são o planejamento de eventos, a integração de novos funcionários e os lançamentos de produtos.

4. Mantenha o contexto claro armazenando tarefas em vários projetos

Às vezes, o trabalho não se limita a um projeto, como uma publicação de blog que você está monitorando no seu calendário editorial e para uma próxima campanha de marketing. Em vez de duplicar as tarefas (e o trabalho), basta adicioná-las a ambos os projetos. Dessa forma, o trabalho e as atualizações são monitorados no mesmo lugar, mas outros participantes podem vê-los no projeto que fizer mais sentido para eles.

O revisor do seu blog pode acessar facilmente o rascunho do projeto de calendário editorial, e o gerente da campanha pode verificar o projeto para garantir que o conteúdo esteja em dia.

5. Mostre a duração de uma tarefa com as datas de início

Os prazos indicam quando o trabalho deve ser concluído, mas muitas vezes esperamos até o último minuto ou deixamos que ele caia no esquecimento se tivermos muito tempo pela frente. Em vez disso, você pode usar as datas de início para ajudar a definir o ritmo do trabalho e garantir que os planos do projeto deem aos colegas de equipe tempo suficiente para concluir o trabalho.

6. Use cores para tudo

A Asana ajuda a evitar que a sua mesa fique coberta de notas adesivas e marcadores, mas isso não significa que nos livramos das cores. Pelo contrário: oferecemos muitas opções de cores para ajudar a organizar o trabalho. Vocês podem definir uma cor para indicar o tipo de projeto ou manter a barra lateral organizada. Basta clicar no menu suspenso do cabeçalho do projeto e selecionar a cor. Também é possível definir cores para os campos personalizados.

Isso ajuda os colegas de equipe a identificar facilmente as informações com uma rápida olhada na cor. Se você tiver campos personalizados, pode usar o vermelho para “em espera”, o amarelo para “em revisão” e o verde para “concluído”.

7. Defina convenções sobre como a sua equipe usará a Asana

Há inúmeras maneiras de usar a Asana e, embora tenhamos muitas recomendações sobre a “maneira certa”, em última análise, o que é “certo” é o que funciona melhor para a sua equipe. Se você está começando a usar a Asana, confira o nosso guia de convenções e marque uma reunião com a sua equipe para definir como vocês querem usar a Asana para se comunicar e colaborar.

Algumas coisas que você pode querer decidir são:

• Quais informações devem constar em uma tarefa antes de ela ser atribuída?

• Como as atualizações serão compartilhadas?

• Quem cria e administra os projetos?

• Como o e-mail e o software de chat serão usados em conjunto com a Asana?

Confira Como usar a Asana para começar com algumas dicas sobre convenções de comunicação para a Asana:

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