Principais recursos a descobrir

Um dos momentos de maior empolgação com a Asana é quando os nossos usuários percebem que podem conectar todo o seu trabalho através desta plataforma e visualizá-lo em diversos lugares, sem duplicações ou perda de contexto.

Notificar os colegas de equipe e fazer referência a outros trabalhos com as @menções

As @menções criam links para projetos, mensagens, colegas de equipe ou tarefas em qualquer campo de comentários ou descrição na Asana.

Quando usar as @menções

• Para relacionar uma informação antiga — @mencione outra tarefa, projeto ou mensagem, assim o histórico e contexto do trabalho anterior se tornam imediatamente acessíveis. Com isso, os seus colegas de equipe também não precisarão ficar procurando por essa informação.

• Para deixar em evidência as tarefas relacionadas — se uma tarefa estiver ligada a outra, você pode @mencionar a outra tarefa em um comentário ou descrição para que os outros membros fiquem cientes de que há outros trabalhos relevantes sendo realizados.

• Para direcionar um comentário a um colega de equipe específico — @mencione um colega em uma tarefa ou conversa para adicionar essa pessoa como colaboradora. Ele ou ela receberá uma notificação e poderá ler seu comentário.

Prevenir trabalho duplicado adicionando a mesma tarefa a vários projetos

Use o atalho Tab+P e o botão + que aparecerá para adicionar a tarefa a quantos projetos quiser. Se a tarefa for atualizada, as alterações se refletirão em todos os projetos (já que é a mesma tarefa que está listada em dois ou mais projetos).

Quando adicionar tarefas a múltiplos projetos

• Quando quiser discutir uma tarefa numa reunião — adicione a tarefa ao projeto da sua reunião sem removê-la do projeto original. Dessa forma, você não esquecerá de discuti-la e poderá vê-la contextualizada com os trabalhos relacionados a ela.

• Quando a tarefa é relevante a mais de um projeto — adicione tarefas que necessitem da integração ou transferência do trabalho entre duas equipes em ambos os projetos. Assim, todos poderão monitorar o progresso sem duplicar informações ou conversas.

• Quando a tarefa está relacionada a um objetivo maior — acompanhe os objetivos com um projeto que envolva a sua equipe ou empresa. Se você tiver um projeto que acompanha os passos necessários para se chegar a um objetivo, você poderá manter uma tarefa relacionada a esse objetivo no projeto do objetivo e no projeto que acompanha essa iniciativa.

Usar as dependências para assegurar que o trabalho comece no momento certo e aconteça na ordem certa

Para transferências de trabalho mais claras e ágeis, marque as tarefas como dependentes umas das outras. Desse modo, os membros da equipe podem saber por quem estão esperando ou que colegas não podem avançar até que essas tarefas sejam concluídas. Você pode definir as dependências dentro das tarefas ou, então, arrastá-las e soltá-las na visualização de cronograma.

Se a data de conclusão da primeira tarefa for alterada, você receberá uma notificação para também atualizar a data de conclusão da sua tarefa dependente, se necessário.

Quando usar dependências

• Lançamentos de produtos: “Lançamento para todos os usuários” está aguardando a “Incorporação do feedback dos testadores da versão beta”
• Calendário editorial: “Finalização do blog” está aguardando “Incorporar revisões”
• Planejamento de eventos: “Reserva do local” está aguardando “Aprovação de orçamento”
• Acompanhamento de bugs: “Priorizar resolução” está aguardando “Confirmação do problema”
• Avaliação de design: “Iniciar criação de designs” está aguardando “Selecionar paleta de cores”
• Integração de novos funcionários: “Selecionar benefícios” está aguardando “Obter informações de login com equipe de TI”

Filtrar, ordenar e acompanhar detalhes específicos com os campos personalizados

Ao adicionar campos personalizados a um projeto, você pode acompanhar um número ainda maior de informações em cada tarefa. Crie campos com menus suspensos, números ou texto para reunir informações e acompanhar progressos, status e mais. Você pode inclusive usar os mesmos campos em diferentes projetos, vê-los na visualização de calendário ou usá-los para ordenar os seus projetos.

Quando usar campos personalizados

Use os campos personalizados:

• Se quiser adicionar determinadas informações a todas as tarefas de um projeto.
• Quando houver informações padrão a monitorar em tarefas espalhadas por diversos projetos (como nível de prioridade, valor por horas de trabalho, etapa do trabalho, etc.).
• Se quiser se certificar de que os colegas de equipe forneçam informações específicas para cada tarefa de um projeto.
• Se precisar fazer uma busca ou gerar um relatório com campos para dados específicos (prioridades, horas, etapas, etc.).

Reunir briefs de projetos e detalhes dos pedidos com os formulários para atuar mais rápido

Talvez a sua equipe esteja acostumada a fazer pedidos e esboçar os requisitos de projetos através de e-mails e documentos, mas essas informações chegam frequentemente desorganizadas e incompletas, o que causa confusão e atrasos — ou até problemas mais graves. Para evitar isso, crie formulários para padronizar o processo de solicitação. Uma vez enviados, os formulários são vinculados a um projeto específico e reúnem desde o começo todas as informações necessárias, que podem então ser monitoradas com facilidade a partir de um único lugar.

Os formulários podem ser preenchidos por qualquer pessoa, mesmo por quem não usa a Asana, e para isso basta compartilhar o link do formulário. Depois de preenchido, os detalhes do formulário transformam-se numa nova tarefa no seu projeto, que pode então ser priorizada.

Prepare um formulário seguindo os passos descritos aqui.

Conectar o seu trabalho nas diversas ferramentas e e-mails com as integrações

A Asana ajuda a gerir e a coordenar o seu trabalho, mas provavelmente você usa diversas ferramentas para desempenhá-lo, como os aplicativos Google Workspace, Microsoft, Slack, Adobe Creative Cloud e outros.

É por isso que a Asana integra-se às principais ferramentas e aplicativos para manter tudo conectado, evitar fazer o trabalho duas vezes e tornar a colaboração mais fluida. As integrações são especialmente úteis com ferramentas de e-mail e mensagens instantâneas, pois proporcionam uma forma de lhes dar continuidade. Com integrações como o Add-on para Gmail e os aplicativos para Outlook e Slack, você pode transformar conversas em tarefas sem precisar de trocar de ferramenta. E para as criações artísticas, a integração com a Adobe Creative Cloud permite ver e agir nas tarefas da Asana diretamente do Illustrator, Photoshop, e InDesign.

Você encontra todas as integrações da Asana na página de aplicativos.