Conecte o seu trabalho por toda a Asana

Um dos momentos de maior empolgação com a Asana é quando nossos usuários percebem que podem conectar todo o seu trabalho através da ferramenta e visualizá-lo em diversos lugares, sem duplicações ou perda de contexto. Seus colegas de equipe ganham tempo, pois não precisam procurar o que precisam nem refazer trabalhos que estão sendo acompanhados em outras ferramentas.

Use @menções

Como usar as @menções

Use @menções para vincular pessoas a projetos, conversas, outros colegas de equipe ou tarefas, a partir de qualquer campo de comentários ou descrição na Asana. Digite @ e depois o nome da pessoa ou informação dentro da Asana que você quer conectar.

Use @menções para vincular pessoas a outros colegas, projetos, conversas e tarefas

Quando @mencionar alguém

  • Para relacionar uma informação antiga—@mencione outra tarefa, projeto ou conversa, assim o histórico e contexto do trabalho anterior se tornam imediatamente acessíveis. Seus colegas de equipe também não precisarão ficar procurando por essa informação.

  • Para abrir tarefas relacionadas—Se uma tarefa estiver ligada a outra, você pode @mencionar a outra tarefa em um comentário ou descrição para que os outros membros fiquem cientes de que há outros trabalhos relevantes sendo realizados.

  • Para direcionar um comentário a um colega de equipe específico—@mencione o seu colega em uma tarefa ou conversa para adicioná-lo como seguidor. Ele receberá uma notificação e poderá ler seu comentário.

Adicionar tarefas a múltiplos projetos

Como adicionar tarefas a vários projetos

GIF de adicionar uma tarefa Asana a vários projetos para reduzir o trabalho duplicado

A tarefa abaixo existe em dois projetos: “Lançamento do site” e “Reunião semanal de equipe”.

Um passo essencial para fazer com que Asana se adapte ao seu fluxo de trabalho é adicionar uma única tarefa a diversos projetos. Digite Tab+P e use o botão + que aparecerá para adicionar a tarefa a quantos projetos forem necessários. Quando uma tarefa for atualizada, as mudanças aparecerão em ambos os projetos (já que se trata da mesma tarefa, que está vinculada a dois projetos). Você poderá ver a mesma informação em diferentes contextos e projetos, sem necessidade de duplicações.

Quando adicionar tarefas a múltiplos projetos

  • Quando quiser discutir uma tarefa numa reuniãoAdicione a tarefa ao projeto da sua reunião sem removê-la do projeto original. Dessa forma, você não esquecerá de discuti-la e poderá vê-la contextualizada com os trabalhos relacionados a ela.

  • Quando a tarefa é relevante para mais de um projeto—Adicione tarefas que necessitem da integração do trabalho de duas equipes em ambos os projetos. Assim, todos poderão monitorar o progresso sem duplicar informações ou conversas.

  • Quando a tarefa está relacionada a um objetivo maiorAcompanhe os objetivos com um projeto que envolva sua equipe ou sua empresa. Se você tiver um projeto que acompanha os passos necessários para se chegar a um objetivo, você poderá manter uma tarefa relacionada a esse objetivo no projeto do objetivo e no projeto que acompanha essa iniciativa.

Crie dependências

Como criar dependências da tarefa

Vá até à tarefa dependente e clique no menu de ações (ícone com três pontos) no painel direitopainel direito O painel direito exibe os detalhes de uma tarefa ou conversa. Consulte Mais informação . Em seguida, selecione Marcar como dependente de…. Você pode procurar e selecionar a tarefa que precisa ser concluída antes de começar a trabalhar na tarefa atual.

Exiba as dependências na Asana marcando tarefas como à espera de outras

Você pode definir as dependências diretamente no seu Cronograma clicando no ícone do conector que aparece ao passar o cursor do mouse sobre uma tarefa, arrastando em seguida até outra tarefa.

GIF de criação de dependências num Cronograma na Asana

Quando selecionada, a tarefa será marcada como dependente de outra. Você verá uma faixa amarela no topo da sua tarefa, como um lembrete de que ela ainda não deve ser iniciada. Quando sua tarefa puder ser iniciada, você receberá uma notificação em sua caixa de entradacaixa de entrada A aba Minha caixa de entrada exibe as atividades nas tarefas, projetos ou conversas que um usuário segue. Consulte Mais informação .

Se a data de conclusão for alterada na primeira tarefa, você receberá uma notificação para alterar também a data da sua tarefa dependente, se for necessário. Você pode arrastar e soltar as tarefas com facilidade dentro do Cronograma para solucionar conflitos de dependência e manter o projeto dentro do prazo.

Se a data de conclusão da primeira tarefa for alterada, você receberá uma notificação para que possa também atualizar a data de conclusão de sua tarefa dependente.

Quando usar dependências

Alguns projetos são mais complexos que outros e não se pode simplesmente seguir uma lista de tarefas. Em projetos complexos ou quando diversas equipes trabalham no mesmo projeto, as dependências ajudam a monitorar tudo o que está sendo feito e assegurar que o trabalho seja iniciado na hora certa, com todas as alterações sendo comunicadas facilmente ao longo do caminho.

Planeje o seu projeto com o Cronograma para ver e mapear as dependências com facilidade antes que a sua equipe comece a trabalhar, e obter com isso um fluxo de trabalho ainda mais harmonioso.

Veja algumas maneiras de usar dependências:

Use campos personalizados

Ao adicionar campos personalizados a um projeto, você pode acompanhar ainda mais informações em cada tarefa. Crie campos com menus suspensos, números ou texto para colher informações e acompanhar progressos, status e mais. Você pode inclusive usar os mesmos campos em diferentes projetos, vê-los na visualização de calendário (/guide/help/views/calendar), ou usá-los para ordenar seus projetos

Acompanhe tudo o que você precisar com os campos personalizados da Asana. Use a Asana para o seu calendário editorial e ordene o trabalho com os campos personalizados para acompanhar cada etapa.

Como adicionar campos personalizados

Adicione campos personalizados a qualquer projeto clicando no link Adicionar campos personalizados azul na parte superior de qualquer projeto. A partir daí, você pode criar e gerenciar seus campos personalizados de acordo com as informações que você precisa monitorar. Depois de adicionados, os campos aparecerão na visualização por lista do projeto, e também na descrição de todas as tarefas daquele projeto. Qualquer pessoa com acesso àquele projeto poderá editar os valores dos campos.

GIF de criar e acessar campos personalizados clicando no link azul na parte superior de um projeto na Asana

Quando usar campos personalizados

Existem inúmeras maneiras de usar os campos personalizados (veja exemplos em nosso artigo de ajuda). Aqui estão algumas considerações que ajudarão a decidir quando adicioná-los a um projeto.

Use os campos personalizados:

  • Se quiser adicionar certas informações a todas as tarefas de um projeto
  • Quando houver informações padrão que você precisa acompanhar em tarefas que estão em diversos projetos (por exemplo, níveis de prioridade, valor por horas de trabalho, etapas do trabalho)
  • Se quiser assegurar que seus colegas de equipe forneçam certas informações para cada tarefa de um projeto
  • Se precisar fazer uma busca ou gerar um relatório com campos para dados específicos (prioridades, horas, etapas, etc.).

Visualizando campos personalizados na busca avançada da Asana

Capture briefs de projetos e detalhes dos pedidos com os formulários para atuar mais rápido

Sua equipe pode estar acostumada a fazer pedidos e esboçar os requisitos de projetos através de e-mails e documentos. Mas esta informação muitas vezes é desorganizada e incompleta, causando confusão e atrasos ou até problemas maiores. Por isso você pode criar formulários para padronizar o processo de solicitação. Uma vez enviados os formulários são vinculados a um projeto específico para capturar logo de início as informações necessárias e poder monitorá-las com facilidade num único lugar.

Captura de tela de formulário criado com a Asana para enviar um brief de criação

Os formulários podem ser preenchidos por qualquer pessoa, mesmo por quem não usa a Asana, e para isso basta compartilhar o link do formulário. Depois de preenchido, os detalhes do formulário transformam-se numa nova tarefa no seu projeto a ser priorizada.

Prepare um formulário seguindo os passos descritos aqui.

Conecte o seu trabalho nas diversas ferramentas e e-mails utilizando as integrações

A Asana ajuda a gerenciar e a coordenar o seu trabalho, mas provavelmente você usa diversas ferramentas para desempenhá-lo, como os aplicativos G Suite, Microsoft, Slack, Adobe Creative Cloud, e outros.

É por isso que a Asana se integra com as principais ferramentas e aplicativos para manter tudo conectado, evitar fazer o trabalho duas vezes e tornar a colaboração mais fluida. As integrações são especialmente úteis com ferramentas de e-mail e mensagens instantâneas ao proporcionar uma forma de lhes dar continuidade. Com integrações como o Add-on para Gmail e os aplicativos para Outlook e Slack, você pode transformar conversas em tarefas sem precisar trocar de ferramenta. E para as criações artísticas, a integração com a Adobe Creative Cloud permite ver e agir nas tarefas da Asana diretamente do Illustrator, Photoshop, e InDesign.

Captura de tela da integração entre a Adobe Creative Cloud e a Asana visível no programa Adobe

Veja todas as integrações da Asana na página de aplicativos.

Monitore em conjunto todos os projetos que trabalham para a mesma iniciativa com a ajuda dos Portfólios

Independentemente da função, o trabalho requer seguir um número de projetos dinâmicos. Muitos funcionários possuem responsabilidades que incluem reportar as atualizações a outras pessoas dentro da organização. Os Portfólios ajudam você a monitorar, reportar e ver em tempo real o status de todos os projetos de uma iniciativa específica (como monitorar os projetos mais importantes que levam ao alcance das metas, objetivos e principais resultados para a empresa).

Os Portfólios coletam as informações das guias de Progresso de cada projeto, e incluem opções para os campos personalizados para apresentar rapidamente as informações mais importantes numa única tela. Você pode usar os relatórios das Planilhas Google para visualizar e analisar em maior profundidade o progresso e o que está em risco.

Os Portfólios são a melhor forma de monitorar num só lugar todos os projetos de uma iniciativa ou equipe específica

Como usar os Portfólios

Você pode acessar os Portfólios a partir da barra lateral e criar um para qualquer grupo de projetos que quiser monitorar em conjunto.

  1. Clique na barra lateral e escolha Portfólios.
  2. Clique em Novo Portfólio, nomeie-o e termine de criá-lo. Recomendamos criar Portfólios para cada uma das principais iniciativas, metas/objetivos/principais resultados da empresa, ou para os projetos de maior prioridade por equipe, por exemplo.
  3. Depois de criado, clique no botão Adicionar projeto e digite o nome do(s) projeto(s) que deseja monitorar através do portfólio.
  4. Agora você verá uma lista de projetos com colunas para o status, o progresso, as datas, a prioridade e o proprietário para cada projeto.
  5. A partir daqui você pode adicionar mais campos personalizados a monitorar com o seu portfólio, ou filtrar e ordenar por qualquer campo.

Dicas sobre quando deve criar um portfólio

  • Quando você é responsável por gerenciar múltiplos projetos ao mesmo tempo (como supervisionar campanhas de marketing ou lançamentos de produtos).
  • Se você reporta o progresso das iniciativas importantes aos supervisores ou à equipe executiva (como o monitoramento dos objetivos e principais resultados ou as atualizações de dados a nível de departamento).
  • Se você faz a gestão de contas ou projetos dos clientes (e com isso consegue visualizar todos os projetos desse cliente em conjunto e ter uma rápida percepção sobre o progresso).
  • Quando você é um gerente com diversos acompanhamentos individuais (para mantê-los todos num só lugar, tornando-os fáceis de localizar).
  • Se você usa com frequência nosso recurso Favoritos, os Portfólios podem ajudar a organizar melhor os projetos que mais importam a você.

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Aulas Asana

Aprenda os fundamentos básicos da Asana em menos de 15 minutos com estas aulas rápidas

Tarefas

Tarefas Lessons

Acompanhe todo o seu trabalho

3 Minutos

Minhas tarefas

Minhas tarefas Lessons

Saiba sempre o que fazer a seguir

3 Minutos

Projetos

Projetos Lessons

Trabalhe com colegas de equipe

3 Minutos

Caixa de entrada

Caixa de entrada Lessons

Comunique-se ainda mais rápido

3 Minutos

Você pode usar tarefas para acompanhar, colaborar e organizar todo o seu trabalho.

Tarefas podem ser pendências, ideias, notas ou lembretes.

Atribua uma tarefa a você ou a um colega de equipe.

Pressione Tab+M para se atribuir rapidamente uma tarefa.

Adicione uma data de conclusão para que seu prazo seja claro.

Adicione instruções e expectativas no campo da descrição da tarefa.

Digite @ para vincular outras tarefas, pessoas, conversas ou projetos.

Quando você @menciona um usuário, ele será adicionado como seguidor da tarefa.

Os seguidores recebem notificações quando novos comentários ou anexos são adicionados.

Adicione como seguidor qualquer pessoa que precise estar a par da tarefa.

Ela poderá deixar de seguir a tarefa quando quiser para parar de receber notificações.

Adicione comentários para fazer perguntas ou atualizar os seguidores.

“Curta” um comentário para que os seguidores saibam que você o leu.

Adicione arquivos relevantes ou GIFs irrelevantes como anexos.

Você também pode anexar arquivos diretamente do Dropbox, Google Drive ou Box.

Crie subtarefas para dividir sua tarefa em etapas menores.

Depois de adicionar uma subtarefa, pressione Enter para adicionar outra.

As subtarefas podem conter os mesmos detalhes das tarefas comuns.

Clique no ícone de comentário para adicionar comentários ou anexos a uma subtarefa.

Você pode criar tarefas em qualquer tela usando a barra superior.

Cada tarefa usa um link exclusivo que pode ser copiado e compartilhado com facilidade.

Parabéns! Agora você está a par das tarefas.

Vamos para a próxima aula!

Saiba sempre o que fazer a seguir com a aba Minhas tarefas.

A aba Minhas tarefas é uma lista de todas as tarefas atribuídas a você.

Assim, administrar seu trabalho fica mais fácil.

Clique em sua lista de Minhas tarefas e comece a digitar para adicionar tarefas.

Como em um documento de texto, adicione uma nova linha para cada nova tarefa ou cole uma lista.

Encaminhe os e-mails para x@mail.asana.com para transformar seus e-mails em tarefas

A Asana vai converter seu e-mail em uma tarefa, incluindo os anexos.

As novas tarefas vão aparecer no topo da sua lista, em Novas tarefas.

As tarefas que você adiciona à aba Minhas tarefas são privadas para você.

Clique em Tornar pública para compartilhá-las com sua equipe.

Priorize as tarefas com Hoje, Próximas ou Mais tarde.

Clique no ponto azul ao lado da tarefa para ordená-la rapidamente.

Marque as tarefas que você poderá realizar Hoje.

Os colegas de equipe podem visualizar sua lista de Minhas tarefas para ver o que você está fazendo.

Eles só verão as tarefas que você tornou públicas ou que estiverem compartilhadas em um projeto (vamos falar mais sobre projetos depois).

Marque tarefas com datas de conclusão dentro de uma semana como Próximas para ver o que será concluído em breve.

No dia previsto, sua tarefa passará de Próximas para Hoje.

Como num passe de mágica.

Marque as tarefas com datas de conclusão além de uma semana para Mais tarde.

Elas ficarão fora do seu caminho até que a data de conclusão se aproxime.

As tarefas passarão de Mais tarde para Próximas uma semana antes da data de conclusão.

Mantenha a aba Minhas tarefas organizada de acordo com as prioridades para sempre saber o que fazer e o que virá em seguida.

Agora você já sabe como acompanhar e planejar seu trabalho!

Na próxima aula, aprenda como trabalhar com a sua equipe na Asana.

Trabalhe em grupos de tarefas por meio de projetos.

Os projetos ajudam a acompanhar e organizar as etapas de um processo ou iniciativa.

Como um plano de eventos, lançamento de produto ou calendário editorial.

Assim como na aba Minhas tarefas, basta clicar e começar a digitar para adicionar tarefas ao seu projeto.

Se você já tem as etapas preparadas em um documento ou e-mail, é só colar essa lista.

Adicione tarefas ao seu projeto com um e-mail.

Veja o endereço de e-mail único de seu projeto no menu suspenso do projeto.

Adicione tarefas a outros projetos relacionados.

As tarefas podem ser incluídas em vários projetos.

Adicione seções para organizar as tarefas num projeto de lista.

Digite : ao final do título de qualquer tarefa para transformá-la em uma seção.

Num projeto de quadro, organize as tarefas em colunas.

Arraste e solte as tarefas entre colunas ou outras tarefas de uma coluna para reordená-las.

Atribua as tarefas e defina datas de conclusão.

Use o calendário do projeto para nunca perder os prazos.

Arraste e solte tarefas no calendário para alterar suas datas de conclusão.

Adicione como membros todos os que precisarem estar a par do seu projeto.

Os membros recebem notificações de novas conversas, status e tarefas.

Comece conversas para fazer anúncios ou iniciar discussões.

Suas mensagens serão enviadas a todos os membros do projeto.

Use a aba Progresso para ver como seu projeto está progredindo.

Defina um status de projeto para atualizar a equipe sobre como as coisas estão indo.

O Proprietário do projeto receberá um lembrete para rever o status uma vez por semana.

Abra e organize os projetos a partir de sua barra lateral.

Favorite os projetos para fixá-los no topo da barra lateral.

Clique no botão de estrela à direita do nome do projeto para favoritá-lo.

Crie novos projetos em qualquer tela usando a barra superior.

Agora você e sua equipe podem fazer os projetos fluir.

Só mais uma aula antes de você entrar com tudo.

Comunique-se e coordene o trabalho mais rapidamente com a Caixa de entrada.

Confira sua Caixa de entrada para ler e responder rapidamente às últimas atualizações.

A Caixa de entrada notificará quando se aproximar a data de conclusão de uma tarefa…

…e quando seus colegas de equipe atualizarem tarefas, conversas e projetos que você segue.

Leia e responda às atualizações sem sair da Caixa de entrada.

Ao expandir uma atualização você tem todo o contexto necessário para responder.

Arquive atualizações quando quiser descartá-las.

Clique no X que aparece à direita de uma atualização para arquivá-la.

Abra o Arquivo para mover atualizações descartadas de volta para a Caixa de entrada.

Clique na seta que aparece à direita de uma atualização arquivada para retorná-la à Caixa de entrada.

Deixe de seguir tarefas ou projetos para parar de receber atualizações sobre eles.

Afinal, você tem sempre o controle das atualizações que recebe e das que prefere não receber

Você pode desativar as notificações por e-mail sobre a Asana quando quiser.

A maior parte da comunicação com sua equipe pode ser facilmente coordenada através da Caixa de entrada, por isso lembra-se de a consultar com regularidade.

Parabéns! Agora você está pronto para um ótimo dia de trabalho com a Asana.