Pautas de reuniões

As reuniões colocam grandes mentes juntas, mas a falta de planejamento pode arruinar isso, agindo como uma perda de tempo e energia. Com a Asana, você entrará nessas reuniões sabendo o que discutir e sairá delas sabendo o que vem a seguir.

Siga estas etapas para conduzir reuniões eficazes usando a Asana:

1. Crie projetos para as pautas de reunião

Crie um projeto da Asana para qualquer reunião, seja uma reunião única ou um evento semanal. Estes projetos se tornarão as pautas da sua reunião.

Planeje sua reunião semanal de equipe na Asana

Quer ignorar a configuração? Crie um projeto com nosso modelo de reuniões na Asana.

2. Compartilhe projetos com os participantes da reunião

Adicione todos os participantes da reunião como seguidores do projeto. Depois, todos poderão adicionar itens de discussão como tarefas antes da reunião.

3. Adicione tarefas para cada tópico da discussão

Enquanto você pensa nos tópicos que deseja discutir, adicione itens da pauta ao projeto como tarefas. Você pode criar novas tarefas ou adicionar tarefas existentes) ao projeto. Como as tarefas podem residir em vários projetos, você não precisará duplicá-las. Em vez disso, remova-as do projeto de pauta quando o tópico tiver sido abordado.

Chegue a um acordo com as convenções da equipe para fazer com que definir os tópicos de discussão desde diversas fontes seja um processo mais ágil.

4. Revise e priorize os tópicos de discussão antes da reunião

Crie seções (ou colunas se for um projeto de quadro) para organizar seus itens da pauta. Você pode criar categorias como pauta, acompanhamento, próximas e notas.

Antes da reunião, analise e priorize os tópicos da pauta (as tarefas do projeto). Basta arrastar e soltar tarefas para colocá-las na ordem correta.

5. Use a Asana durante a reunião

Exiba o projeto da Asana na reunião (nós usamos um projetor para isso), para que você e seus colegas de equipe saibam o que está sendo discutido e o que virá a seguir. Os números da linha da tarefa ajudam as reuniões, permitindo que você direcione a atenção dos colegas de equipe rapidamente para tarefas específicas. Para ativá-los, acesse as Configurações do Meu perfil e selecione “Exibir”.

Precisa distribuir os minutos da reunião? Crie uma tarefa dentro do projeto de Pauta da reunião (sob a Seção Minutos da reunião) e designe alguém para usar os minutos na descrição da tarefa. Documente os itens de ação como subtarefas. Compartilhe minutos adicionando seguidores na tarefa.

6. Atribua as próximas etapas durante a reunião

Marque tarefas como concluídas à medida que são discutidas ou atribua o trabalho de acompanhamento para o colega de equipe apropriado. Recomendamos criar e atribuir tarefas durante a reunião, à medida que concordam sobre as próximas etapas. Isso vai garantir que cada colega de equipe saiba o que virá depois assim que sair da reunião.

Discuta ideias, não atualizações de status. Em vez de desperdiçar reuniões discutindo o status das tarefas, use a Asana para obter atualizações. Pesquise por tarefas concluídas recentemente e tarefas futuras de todos os seus colegas de equipe e adicione aos favoritos essa Visualização de pesquisa. Você poderá verificar a qualquer momento, e não será necessário perder tempo perguntando à sua equipe sobre as atualizações durante as reuniões.

Exemplos de reuniões que você pode planejar na Asana

Você pode planejar qualquer reunião na Asana, mas veja algumas ideias para você começar:

Acompanhe o Como usar a Asana

Assista ao tutorial em vídeo Como usar a Asana para acompanhar cada etapa. Assine nosso canal do YouTube para assistir a tutoriais em vídeo semanais, conhecer melhor a Asana e obter ainda mais dicas profissionais.

Não fique preso nas reuniões, conduza-as com a Asana.

Iniciar sessão

or

Esqueceu sua senha?

Cadastre-se

Use o seu endereço de e-mail de trabalho para que possamos conectá-lo à sua equipe na Asana.

Cadastre-se

Use o seu endereço de e-mail de trabalho para que possamos conectá-lo à sua equipe na Asana.

Comece a sua avaliação gratuita

Use o seu endereço de e-mail de trabalho para que possamos conectá-lo à sua equipe na Asana.

Comece a sua avaliação gratuita

Use o seu endereço de e-mail de trabalho para que possamos conectá-lo à sua equipe na Asana.

Compre agora

Use o seu endereço de e-mail de trabalho para que possamos conectá-lo à sua equipe na Asana.

Insira um endereço de e-mail de trabalho

Este e-mail parece ser um endereço de e-mail pessoal. Se quiser ser conectado à sua equipe, use seu endereço de e-mail de trabalho.

Insira um endereço de e-mail de trabalho

Por que estão perguntando? Continuar com meu e-mail

Oops, não foi possível fazer o seu cadastro.

Houve um problema ao criar sua conta. Por favor, feche esta janela e tente de novo.

Olá, nós já nos conhecemos!

Adicionar link para

Erro: Selecione um espaço de trabalho antes de adicionar um link


Desculpe, este navegador não é compatível com nosso aplicativo

A Asana não funciona no navegador de Internet que você está usando neste momento. Cadastre-se usando um destes navegadores compatíveis.


Inicie sessão ou cadastre-se na Asana para calcular o preço

or

Esqueceu sua senha?

Aulas Asana

Aprenda os fundamentos básicos da Asana em menos de 15 minutos com estas aulas rápidas

Tarefas

Tarefas Lessons

Acompanhe todo o seu trabalho

3 Minutos

Minhas tarefas

Minhas tarefas Lessons

Sempre saiba o que fazer a seguir

3 Minutos

Projetos

Projetos Lessons

Trabalhe com colegas de equipe

3 Minutos

Caixa de entrada

Caixa de entrada Lessons

Comunique-se ainda mais rápido

3 Minutos

Você pode usar tarefas para acompanhar, colaborar e organizar todo o seu trabalho.

Tarefas podem ser pendências, ideias, notas ou lembretes.

Atribua uma tarefa a você mesmo ou a um colega de equipe.

Pressione Tab+M para atribuir rapidamente uma tarefa a você mesmo.

Adicione uma data de conclusão para que seu prazo seja claro.

Adicione instruções e expectativas no campo da descrição da tarefa.

Digite @ para vincular outras tarefas, pessoas, conversas ou projetos.

Quando você @menciona um usuário, ele será adicionado como seguidor da tarefa.

Os seguidores recebem notificações quando novos comentários ou anexos são adicionados.

Adicione como seguidor qualquer pessoa que precise estar a par da tarefa.

Ela poderá deixar de seguir a tarefa quando quiser para parar de receber notificações.

Adicione comentários para fazer perguntas ou atualizar os seguidores.

“Curta” um comentário para que os seguidores saibam que você o leu.

Adicione arquivos relevantes ou GIFs irrelevantes como anexos.

Você também pode anexar arquivos diretamente do Dropbox, Google Drive ou Box.

Crie subtarefas para dividir sua tarefa em etapas menores.

Depois de adicionar uma subtarefa, pressione Enter para adicionar outra.

As subtarefas podem conter os mesmos detalhes das tarefas comuns.

Clique no ícone de comentário para adicionar comentários ou anexos a uma subtarefa.

Você pode criar tarefas em qualquer tela usando a barra superior.

Cada tarefa tem uma URL exclusiva para você poder copiar e compartilhar com facilidade.

Parabéns! Parece que você já está a par da tarefa.

Vamos para a próxima aula!

Sempre saiba o que fazer a seguir com a aba Minhas tarefas.

A aba Minhas tarefas é uma lista de todas as tarefas atribuídas a você.

Assim, administrar seu trabalho fica mais fácil.

Clique em sua lista de Minhas tarefas e comece a digitar para adicionar tarefas.

Como em um documento de texto, adicione uma nova linha para cada nova tarefa ou cole uma lista.

Encaminhe os e-mails para x@mail.asana.com para transformar seus e-mails em tarefas

A Asana vai converter seu e-mail em uma tarefa, incluindo os anexos.

As novas tarefas vão aparecer no topo da sua lista, em Novas tarefas.

As tarefas que você adiciona à aba Minhas tarefas são privadas para você.

Clique em Tornar pública para compartilhá-las com sua equipe.

Priorize as tarefas com Hoje, Próximas ou Mais tarde.

Clique no ponto azul ao lado da tarefa para ordená-la rapidamente.

Marque as tarefas que você poderá realizar Hoje.

Os colegas de equipe podem visualizar sua lista de Minhas tarefas para ver o que você está fazendo.

Eles só verão as tarefas que você tornou públicas ou que estiverem compartilhadas em um projeto (vamos falar mais sobre projetos depois).

Marque tarefas com datas de conclusão em até uma semana como Próximas para ver o que ser concluído em breve.

Na data de conclusão, sua tarefa mudará de Próximas para Hoje.

Como um passe de mágica.

Marque as tarefas com datas de conclusão além de uma semana para Mais tarde.

Elas ficarão fora do seu caminho até que a data de conclusão se aproxime.

As tarefas mudarão de Mais tarde para Próximas uma semana antes da data de conclusão.

Mantenha a aba Minhas tarefas organizada de acordo com as prioridades para que você sempre saiba o que deve fazer e o que virá a seguir.

Agora você já sabe como acompanhar e planejar seu trabalho!

Na próxima aula, aprenda como trabalhar com a sua equipe na Asana.

Trabalhe em grupos de tarefas por meio de projetos.

Os projetos ajudam você a acompanhar e organizar as etapas de um processo ou iniciativa.

Como um plano de eventos, lançamento de produto ou calendário editorial.

Como a aba Minhas tarefas, basta clicar e digitar para adicionar tarefas ao seu projeto.

Se você já tem as etapas preparadas em um documento ou e-mail, é só colar essa lista.

Adicione tarefas ao seu projeto com um e-mail.

Veja o endereço de e-mail único de seu projeto no menu suspenso do projeto.

Adicione tarefas a outros projetos relacionados.

As tarefas podem ser incluídas em vários projetos.

Adicione seções para organizar as tarefas em um projeto com listas.

Digite : ao final do título de qualquer tarefa para transformá-la em uma seção.

Ou adicione colunas para organizar as tarefas em um projeto com quadros.

Arraste e solte as tarefas entre ou dentro das colunas para reordená-las.

Atribua as tarefas e defina datas de conclusão.

Use o calendário do projeto para nunca esquecer um prazo.

Arraste e solte tarefas em seu calendário para alterar suas datas de conclusão.

Adicione como membrostodos os que precisarem ficar a par do seu projeto .

Os membros do projeto receberão notificações de novas conversas, status e tarefas.

Comece conversas para fazer anúncios ou iniciar discussões.

As suas mensagens serão enviadas a todos os membros do projeto.

Use a aba Progresso para ver como seu projeto está progredindo.

Defina um status de projeto para atualizar sua equipe sobre como as coisas estão progredindo.

O Proprietário do projeto receberá um lembrete para definir um status uma vez por semana.

Abra e organize os projetos a partir de sua barra lateral.

Favorite os projetos para fixá-los no topo da barra lateral.

Clique no botão de estrela à esquerda do nome do projeto para favoritá-lo.

Crie novos projetos em qualquer tela usando a barra superior.

Agora, você e sua equipe pode fazer seus projetos fluir.

Só mais uma aula antes de você entrar com tudo.

Comunique-se e coordene o trabalho mais rapidamente com a Caixa de entrada.

Confira sua Caixa de entrada para ler e responder rapidamente às últimas atualizações.

A caixa de entrada vai avisar você quando a data de conclusão de uma tarefa estiver chegando…

e quando seus colegas de equipe atualizarem tarefas, conversas e projetos que você segue.

Abra e responda a atualizações sem sair da Caixa de entrada.

Clique em uma atualização para ver todo o contexto necessário para responder.

Arquive atualizações quando quiser descartá-las.

Clique no X que aparece à direita de uma atualização para arquivá-la.

Abra o Arquivo para mover atualizações descartadas de volta para a Caixa de entrada.

Clique na seta que aparece à direita de uma atualização arquivada para movê-la de volta para a Caixa de entrada.

Deixe de seguir tarefas ou projetos para parar de receber atualizações sobre eles.

No fim das contas, você controla as atualizações que recebe (ou que escolhe não receber)

Quando estiver pronto, você pode desativar as Notificações de e-mail da Asana.

A maior parte da comunicação com sua equipe pode ser gerenciada facilmente na Caixa de entrada. Você só precisa se lembrar de consultá-la frequentemente.

Parabéns! Agora você está pronto para um ótimo dia de trabalho com a Asana.