Planejamento e gerenciamento de eventos

Como criar um projeto de planejamento de evento na Asana

Há algumas maneiras de criar um projeto de planejamento de evento. Para começar em pouco tempo:

  1. Comece pelo modelo de planejamento de evento e personalize-o para as necessidades da sua equipe.
  2. Importe uma planilha existente caso esteja monitorando atualmente os planos para o evento.

Como acessar todos os modelos Asana

GIF demonstrando como acessar os modelos na Asana a partir do botão + na barra superior

Se usar um plano gratuito, preferir criar um projeto de planejamento de evento do zero, ou quiser conhecer boas práticas gerais para os projetos Asana, comece por estas instruções para criação de projetos.

Adicione fornecedores e terceirizados como convidados ao seu projeto de evento

Se estiver usando o e-mail para iniciar os trabalhos com os fornecedores, pense em convidar os fornecedores e terceirizados importantes para o seu projeto de evento. Facilitar para todos o acompanhamento dos prazos, afazeres e anexos ajuda a assegurar que as coisas se façam na hora certa. Também simplifica o controle de arquivos importantes como contratos e faturas.

Dicas para gerenciar e realizar os trabalhos de eventos

Agora que você já criou o seu projeto de planejamento de evento, estas dicas podem ajudar a gerenciar e monitorar cada detalhe à medida que se realizam os seus trabalhos.

1. Mapeie o planejamento do seu evento (e ajuste-o aos imprevistos) com o Cronograma

A maioria dos planejamentos de eventos possui prazos e dependências cruciais até a chegada do grande dia. O Cronograma ajuda a mapeá-los no seu planejamento antes de começar para se certificar de que todos os itens interagem sem conflitos e organizar um evento impecável.

GIF de criação de um planejamento de projeto com o recurso do Cronograma da Asana

Como criar o seu planejamento com o Cronograma:

  1. Crie tarefas para todos os seus itens do evento a realizar na Visualização de lista.
  2. Clique na aba Cronograma na parte superior do seu projeto para mudar para a visualização do Cronograma.
  3. Agende as tarefas arrastando-as e soltando no Cronograma. Ao identificar conflitos de tempos, mova as tarefas para reagendá-las.
  4. Estenda os intervalos de datas das tarefas para que seus responsáveis possam organizar o seu tempo para trabalhar nelas conforme se aproximarem os prazos.
  5. Se as tarefas precisarem ser concluídas numa determinada ordem, crie dependências entre elas passando o mouse sobre uma tarefa e arrastando o ponto até a tarefa relacionada para conectá-las.

Quando o trabalho estiver em andamento, o Cronograma também pode ajudar a resolver rapidamente os conflitos antes que causem atrasos no seu planejamento. Por exemplo, se a reserva do local para o evento demorar mais do que o esperado, você pode mover as tarefas dependentes dela no Cronograma. Os responsáveis pelas tarefas serão automaticamente notificados quando os prazos forem ajustados. O trabalho pode então começar no momento certo sem causar confusão, reuniões adicionais, ou uma correria desenfreada quando surgirem os atrasos.

2. Fique em cima dos e-mails importantes (e perca menos tempo na caixa de entrada)

Captura de tela das integrações da Asana com o Outlook e Gmail para e-mails e caixa de entrada

Sempre é boa ideia adicionar os fornecedores ao seu projeto de evento como convidados, mas se a comunicação se dá por e-mail, experimente os add-ons Asana para Gmail, Outlook e outros clientes de e-mail. Ao receber e-mails com documentos importantes ou trabalho a ser processado, pode adicioná-los à Asana diretamente da caixa de entrada e atribuí-los como tarefas, adicioná-los ao seu projeto do evento, e muito mais. Os detalhes essenciais do planejamento não voltarão a ficar perdidos nos e-mails e você não perderá tanto tempo organizando a sua caixa de entrada.

3. Economize tempo em todos os planejamentos de eventos e nunca perca passos importantes com a ajuda dos modelos

Cada evento é diferente, mas de modo geral, compartilha com os demais uma lista essencial de coisas a fazer. Em vez de perder tempo criando-a do zero para cada novo evento ou guardando-a num documento separado do lugar onde os seus planos ganham vida, você pode criar e salvar os seus modelos de eventos na Asana.

GIF ao guardar um projeto da Asana como modelo para ser reutilizado

  1. Elabore a lista principal de coisas a fazer para o evento como tarefas de um projeto. Não atribua as tarefas a menos que seja sempre a mesma pessoa que trabalha nelas, e não defina ainda as datas de conclusão.
  2. Clique em no cabeçalho do projeto e selecione Salvar como modelo.
  3. Evite que se façam edições e modificações ao modelo convertendo-o em projeto somente para comentários
  4. A cada novo evento, copie o modelo clicando no botão + Novo, Projeto, e abra a aba onde estão os modelos salvos da sua organização.
  5. À medida que a lista de coisas a fazer para os eventos é aperfeiçoada, é possível atualizar o seu modelo para evitar repetir os mesmos erros ou usar processos ultrapassados.

Dicas para gerenciar os trabalhos do dia do evento

1. Trabalhe de qualquer lugar, e até off-line, com os aplicativos móveis da Asana

Nos dias que antecedem o evento e no próprio dia, sua equipe provavelmente estará no local fazendo os preparativos, e com isso será mais difícil determinar o que falta fazer e acessar rapidamente detalhes importantes. O aplicativo para dispositivos móveis da Asana mantém a equipe conectada ao planejamento do evento (mesmo off-line ao usar os aplicativos para iOS e Android) antes, durante e depois do evento.

Captura de tela de uma tarefa de planejamento de evento no aplicativo móvel Asana

Por exemplo, é possível anotar o feedback diretamente numa foto do evento antes de a compartilhar, ou confirmar se a agenda para o evento foi enviada a tempo para todos os participantes, usando apenas o celular. Isso fortalece a colaboração entre os colegas que trabalham no evento, mesmo quando estão em lugares completamente diferentes.

2. Mantenha as conversas do dia a dia úteis com a integração para Slack

Muitas equipes usam a Asana e o Slack para coordenar a comunicação sobre o trabalho—especialmente quando chega a hora do evento. Em vez de optar por uma ou outra ferramenta, as equipes podem usá-las em conjunto usando a integração da Asana para Slack.

GIF da criação de uma tarefa Asana a partir de uma mensagem Slack com a integração

Se um colega de equipe pedir feedback sobre sua apresentação de abertura e você não tiver tempo no momento, pode criar uma tarefa da Asana a partir da própria conversa no Slack para não se esquecer e para manter o contexto original.

Dicas para gerar relatórios sobre o trabalho e o progresso dos eventos

Para aprender a criar relatórios para analisar o progresso do evento, comece por aqui. Para aprender a publicar e monitorar as atualizações de status dos eventos, clique aqui.

Monitore o progresso e gerencie a alocação de pessoal entre múltiplos eventos com os Portfólios e a Gestão de recursos

Para compreender o progresso do evento e avaliar a disponibilidade da equipe os planejadores de eventos geralmente precisam reunir as informações das reuniões, e-mails e planilhas, um processo que pode ser muito lento e impreciso. No lugar disso você pode criar um portfólio de projetos que inclua todos os planos dos eventos para acompanhar o progresso em tempo real, as datas dos eventos e as prioridades de um único lugar.

Em seguida, use a aba de Gestão de recursos para visualizar a capacidade de sua equipe entre os eventos com base nas tarefas que já estão atribuídas na Asana. A Gestão de recursos ajuda a tomar decisões informadas de alocação de pessoal para manter as cargas de trabalho bem balanceadas e os eventos em dia.

Captura de tela ao usar a Gestão de recursos para ver o colega de equipe que está sobrecarregado e redistribuir o seu trabalho

A Gestão de recursos controla por padrão o número de tarefas, mas sabemos que cada tarefa pode ser diferente. Você pode definir campos personalizados de esforço para diversos projetos de um portfólio e ter uma ideia melhor do total de horas ou nível de esforço requerido por cada tarefa.

Recursos para o planejamento e gerenciamento de eventos na Asana

Aprende melhor visualmente? Quer saber como os nossos clientes planejam os seus eventos com a Asana? Confira estes recursos:

Recursos link
Modelo de planejamento de eventos Usar modelo
Tutorial em vídeo Veja Como usar a Asana
Curso sob demanda Registre-se para a Asana Academy
Estudos de caso Veja como Sophos, G2 e World Press Photo planejam seus eventos com a Asana
Ebook Guia de produtividade para profissionais de eventos Ler o ebook
Conecte-se com a Comunidade [Participe de um treinamento](https://events.asana.com) ou [comece um tópico no fórum da nossa comunidade]

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Aulas Asana

Aprenda os fundamentos básicos da Asana em menos de 15 minutos com estas aulas rápidas

Tarefas

Tarefas Lessons

Acompanhe todo o seu trabalho

3 Minutos

Minhas tarefas

Minhas tarefas Lessons

Saiba sempre o que fazer a seguir

3 Minutos

Projetos

Projetos Lessons

Trabalhe com colegas de equipe

3 Minutos

Caixa de entrada

Caixa de entrada Lessons

Comunique-se ainda mais rápido

3 Minutos

Você pode usar tarefas para acompanhar, colaborar e organizar todo o seu trabalho.

Tarefas podem ser pendências, ideias, notas ou lembretes.

Atribua uma tarefa a você ou a um colega de equipe.

Pressione Tab+M para se atribuir rapidamente uma tarefa.

Adicione uma data de conclusão para que seu prazo seja claro.

Adicione instruções e expectativas no campo da descrição da tarefa.

Digite @ para vincular outras tarefas, pessoas, conversas ou projetos.

Quando você @menciona um usuário, ele será adicionado como seguidor da tarefa.

Os seguidores recebem notificações quando novos comentários ou anexos são adicionados.

Adicione como seguidor qualquer pessoa que precise estar a par da tarefa.

Ela poderá deixar de seguir a tarefa quando quiser para parar de receber notificações.

Adicione comentários para fazer perguntas ou atualizar os seguidores.

“Curta” um comentário para que os seguidores saibam que você o leu.

Adicione arquivos relevantes ou GIFs irrelevantes como anexos.

Você também pode anexar arquivos diretamente do Dropbox, Google Drive ou Box.

Crie subtarefas para dividir sua tarefa em etapas menores.

Depois de adicionar uma subtarefa, pressione Enter para adicionar outra.

As subtarefas podem conter os mesmos detalhes das tarefas comuns.

Clique no ícone de comentário para adicionar comentários ou anexos a uma subtarefa.

Você pode criar tarefas em qualquer tela usando a barra superior.

Cada tarefa usa um link exclusivo que pode ser copiado e compartilhado com facilidade.

Parabéns! Agora você está a par das tarefas.

Vamos para a próxima aula!

Saiba sempre o que fazer a seguir com a aba Minhas tarefas.

A aba Minhas tarefas é uma lista de todas as tarefas atribuídas a você.

Assim, administrar seu trabalho fica mais fácil.

Clique em sua lista de Minhas tarefas e comece a digitar para adicionar tarefas.

Como em um documento de texto, adicione uma nova linha para cada nova tarefa ou cole uma lista.

Encaminhe os e-mails para x@mail.asana.com para transformar seus e-mails em tarefas

A Asana vai converter seu e-mail em uma tarefa, incluindo os anexos.

As novas tarefas vão aparecer no topo da sua lista, em Novas tarefas.

As tarefas que você adiciona à aba Minhas tarefas são privadas para você.

Clique em Tornar pública para compartilhá-las com sua equipe.

Priorize as tarefas com Hoje, Próximas ou Mais tarde.

Clique no ponto azul ao lado da tarefa para ordená-la rapidamente.

Marque as tarefas que você poderá realizar Hoje.

Os colegas de equipe podem visualizar sua lista de Minhas tarefas para ver o que você está fazendo.

Eles só verão as tarefas que você tornou públicas ou que estiverem compartilhadas em um projeto (vamos falar mais sobre projetos depois).

Marque tarefas com datas de conclusão dentro de uma semana como Próximas para ver o que será concluído em breve.

No dia previsto, sua tarefa passará de Próximas para Hoje.

Como num passe de mágica.

Marque as tarefas com datas de conclusão além de uma semana para Mais tarde.

Elas ficarão fora do seu caminho até que a data de conclusão se aproxime.

As tarefas passarão de Mais tarde para Próximas uma semana antes da data de conclusão.

Mantenha a aba Minhas tarefas organizada de acordo com as prioridades para sempre saber o que fazer e o que virá em seguida.

Agora você já sabe como acompanhar e planejar seu trabalho!

Na próxima aula, aprenda como trabalhar com a sua equipe na Asana.

Trabalhe em grupos de tarefas por meio de projetos.

Os projetos ajudam a acompanhar e organizar as etapas de um processo ou iniciativa.

Como um plano de eventos, lançamento de produto ou calendário editorial.

Assim como na aba Minhas tarefas, basta clicar e começar a digitar para adicionar tarefas ao seu projeto.

Se você já tem as etapas preparadas em um documento ou e-mail, é só colar essa lista.

Adicione tarefas ao seu projeto com um e-mail.

Veja o endereço de e-mail único de seu projeto no menu suspenso do projeto.

Adicione tarefas a outros projetos relacionados.

As tarefas podem ser incluídas em vários projetos.

Adicione seções para organizar as tarefas num projeto de lista.

Digite Tab+N depois de escrever o título de qualquer tarefa para transformá-la em uma seção.

Num projeto de quadro, organize as tarefas em colunas.

Arraste e solte as tarefas entre colunas ou outras tarefas de uma coluna para reordená-las.

Atribua as tarefas e defina datas de conclusão.

Use o calendário do projeto para nunca perder os prazos.

Arraste e solte tarefas no calendário para alterar suas datas de conclusão.

Adicione como membros todos os que precisarem estar a par do seu projeto.

Os membros recebem notificações de novas conversas, status e tarefas.

Comece conversas para fazer anúncios ou iniciar discussões.

Suas mensagens serão enviadas a todos os membros do projeto.

Use a aba Progresso para ver como seu projeto está progredindo.

Defina um status de projeto para atualizar a equipe sobre como as coisas estão indo.

O Proprietário do projeto receberá um lembrete para rever o status uma vez por semana.

Abra e organize os projetos a partir de sua barra lateral.

Favorite os projetos para fixá-los no topo da barra lateral.

Clique no botão de estrela à direita do nome do projeto para favoritá-lo.

Crie novos projetos em qualquer tela usando a barra superior.

Agora você e sua equipe podem fazer os projetos fluir.

Só mais uma aula antes de você entrar com tudo.

Comunique-se e coordene o trabalho mais rapidamente com a Caixa de entrada.

Confira sua Caixa de entrada para ler e responder rapidamente às últimas atualizações.

A Caixa de entrada notificará quando se aproximar a data de conclusão de uma tarefa…

…e quando seus colegas de equipe atualizarem tarefas, conversas e projetos que você segue.

Leia e responda às atualizações sem sair da Caixa de entrada.

Ao expandir uma atualização você tem todo o contexto necessário para responder.

Arquive atualizações quando quiser descartá-las.

Clique no X que aparece à direita de uma atualização para arquivá-la.

Abra o Arquivo para mover atualizações descartadas de volta para a Caixa de entrada.

Clique na seta que aparece à direita de uma atualização arquivada para retorná-la à Caixa de entrada.

Deixe de seguir tarefas ou projetos para parar de receber atualizações sobre eles.

Afinal, você tem sempre o controle das atualizações que recebe e das que prefere não receber

Você pode desativar as notificações por e-mail sobre a Asana quando quiser.

A maior parte da comunicação com sua equipe pode ser facilmente coordenada através da Caixa de entrada, por isso lembra-se de a consultar com regularidade.

Parabéns! Agora você está pronto para um ótimo dia de trabalho com a Asana.