Planejamento e gerenciamento de eventos

Como criar um projeto de planejamento de evento na Asana

Há algumas maneiras de criar um projeto de planejamento de evento. Para começar em pouco tempo:

  1. Comece pelo modelo de planejamento de evento e personalize-o para as necessidades da sua equipe.
  2. Importe uma planilha existente caso esteja monitorando atualmente os planos para o evento.

Como acessar todos os modelos da Asana

GIF demonstrando como acessar os modelos na Asana a partir do botão + na barra superior

Se usar um plano gratuito, preferir criar um projeto de planejamento de evento do zero, ou quiser conhecer boas práticas gerais para os projetos Asana, comece por estas instruções para criação de projetos.

Adicione fornecedores e terceirizados como convidados ao seu projeto de evento

Se estiver usando o e-mail para iniciar os trabalhos com os fornecedores, pense em convidar os fornecedores e terceirizados importantes para o seu projeto de evento. Facilitar para todos o acompanhamento dos prazos, afazeres e anexos ajuda a assegurar que as coisas se façam na hora certa. Também simplifica o controle de arquivos importantes como contratos e faturas.

Dicas para gerenciar e realizar os trabalhos de eventos

Agora que você já criou o seu projeto de planejamento de evento, estas dicas podem ajudar a gerenciar e monitorar cada detalhe à medida que se realizam os seus trabalhos.

1. Mapeie o planejamento do seu evento (e ajuste-o aos imprevistos) com o Cronograma

A maioria dos planejamentos de eventos possui prazos e dependências cruciais até a chegada do grande dia. O Cronograma ajuda a mapeá-los no seu planejamento antes de começar para se certificar de que todos os itens interagem sem conflitos e organizar um evento impecável.

GIF de criação de um planejamento de projeto com o recurso do Cronograma da Asana

Como criar o seu planejamento com o Cronograma:

  1. Crie tarefas para todos os seus itens do evento a realizar na Visualização de lista.
  2. Clique na aba Cronograma na parte superior do seu projeto para passar à visualização do Cronograma.
  3. Agende as tarefas arrastando-as e soltando no Cronograma. Ao identificar conflitos de tempos, mova as tarefas para reagendá-las.
  4. Estenda os intervalos de datas das tarefas para que seus responsáveis possam organizar o seu tempo para trabalhar nelas conforme se aproximarem os prazos.
  5. Se as tarefas precisarem ser concluídas numa determinada ordem, crie dependências entre elas passando o mouse sobre uma tarefa e arrastando o ponto até a tarefa relacionada para conectá-las.

Quando o trabalho estiver em andamento, o Cronograma também pode ajudar a resolver rapidamente os conflitos antes que causem atrasos no seu planejamento. Por exemplo, se a reserva do local para o evento demorar mais do que o esperado, você pode mover as tarefas dependentes dela no Cronograma. Os responsáveis pelas tarefas serão automaticamente notificados quando os prazos forem ajustados. O trabalho pode então começar no momento certo sem causar confusão, reuniões adicionais, ou uma correria desenfreada quando surgirem os atrasos.

2. Fique em cima dos e-mails importantes (e perca menos tempo na caixa de entrada)

Captura de tela das integrações da Asana com o Outlook e Gmail para e-mails e caixa de entrada

Sempre é boa ideia adicionar os fornecedores ao seu projeto de evento como convidados, mas se a comunicação se dá por e-mail, experimente os complementos Asana para Gmail, Outlook e outros clientes de e-mail. Ao receber e-mails com documentos importantes ou trabalho a ser processado, pode adicioná-los à Asana diretamente da caixa de entrada e atribuí-los como tarefas, adicioná-los ao seu projeto do evento, e muito mais. Os detalhes essenciais do planejamento não voltarão a ficar perdidos nos e-mails e você não perderá tanto tempo organizando a sua caixa de entrada.

3. Economize tempo em todos os planejamentos de eventos e nunca mais perca passos importantes com a ajuda dos modelos

Cada evento é diferente, mas de modo geral, compartilha com os demais uma lista essencial de coisas a fazer. Em vez de perder tempo criando-a do zero para cada novo evento ou guardando-a num documento separado do lugar onde os seus planos ganham vida, você pode criar e salvar os seus modelos de eventos na Asana.

GIF ao guardar um projeto da Asana como modelo para ser reutilizado

  1. Elabore a lista principal de coisas a fazer para o evento como tarefas de um projeto. Não atribua as tarefas a menos que seja sempre a mesma pessoa que trabalha nelas, e não defina ainda as datas de conclusão.
  2. Clique em ... no cabeçalho do projeto e selecione Salvar como modelo.
  3. Evite que se façam edições e modificações ao modelo convertendo-o em projeto somente para comentários
  4. A cada novo evento, copie o modelo clicando no botão laranja +, Projeto, e abra a aba onde estão os modelos salvos da sua organização.
  5. À medida que a lista de coisas a fazer para os eventos é aperfeiçoada, é possível atualizar o seu modelo para evitar repetir os mesmos erros ou usar processos ultrapassados.

Dicas para gerenciar os trabalhos do dia do evento

1. Trabalhe de qualquer lugar, e até off-line, com os aplicativos móveis da Asana

Nos dias que antecedem o evento e no próprio dia, sua equipe provavelmente estará no local fazendo os preparativos, e com isso será mais difícil determinar o que falta fazer e acessar rapidamente detalhes importantes. O aplicativo para dispositivos móveis da Asana mantém a equipe conectada ao planejamento do evento (mesmo off-line ao usar os aplicativos para iOS e Android) antes, durante e depois do evento.

Captura de tela de uma tarefa de planejamento de evento no aplicativo móvel Asana

Por exemplo, é possível anotar o feedback diretamente numa foto do evento antes de a compartilhar, ou confirmar se a agenda para o evento foi enviada a tempo para todos os participantes, usando apenas o celular. Isso fortalece a colaboração entre os colegas que trabalham no evento, mesmo quando estão em lugares completamente diferentes.

2. Mantenha as conversas do dia a dia úteis com a integração para Slack

Muitas equipes usam a Asana e o Slack para coordenar a comunicação sobre o trabalho—especialmente quando chega a hora do evento. Em vez de optar por uma ou outra ferramenta, as equipes podem usá-las em conjunto usando a integração da Asana para Slack.

GIF da criação de uma tarefa Asana a partir de uma mensagem Slack com a integração

Se um colega de equipe pedir feedback sobre sua apresentação de abertura e você não tiver tempo no momento, pode criar uma tarefa da Asana a partir da própria conversa no Slack para não se esquecer e para manter o contexto original.

Dicas para gerar relatórios sobre o trabalho e o progresso dos eventos

Para aprender a criar relatórios para analisar o progresso do evento, comece por aqui. Para aprender a publicar e monitorar as atualizações de status dos eventos, clique aqui.

Monitore o progresso e gerencie a alocação de pessoal entre múltiplos eventos com os Portfólios e a Gestão de recursos

Para compreender o progresso do evento e avaliar a disponibilidade da equipe, os planejadores de eventos geralmente precisam reunir as informações das reuniões, e-mails e planilhas, um processo que pode ser muito lento e impreciso. No lugar disso você pode criar um portfólio de projetos que inclua todos os planos dos eventos para acompanhar o progresso em tempo real, as datas dos eventos e as prioridades de um único lugar.

Em seguida, use a aba de Gestão de recursos para visualizar a capacidade de sua equipe entre os eventos com base nas tarefas que já estão atribuídas na Asana. A Gestão de recursos ajuda a tomar decisões informadas de alocação de pessoal para manter as cargas de trabalho bem balanceadas e os eventos em dia.

Captura de tela ao usar a Gestão de recursos para ver o colega de equipe que está sobrecarregado e redistribuir o seu trabalho

A Gestão de recursos controla por padrão o número de tarefas, mas sabemos que cada tarefa pode ser diferente. Você pode definir campos personalizados de esforço para diversos projetos de um portfólio e ter uma ideia melhor do total de horas ou nível de esforço requerido por cada tarefa.

Recursos para o planejamento e gerenciamento de eventos na Asana

Aprende melhor visualmente? Quer saber como os nossos clientes planejam os seus eventos com a Asana? Confira estes recursos:

Recursos Link
Modelo de planejamento de eventos Use o modelo
Tutorial em vídeo Assista Como usar a Asana
Curso sob demanda Registre-se para a Asana Academy
Estudos de caso Veja como a Autodesk, a G2 e a DMEXCO planejam eventos com a Asana
Ebook Guia de produtividade para profissionais de eventos Ler o ebook
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