Gerenciamento e planejamento de eventos

O gerenciamento e planejamento de eventos de marketing normalmente gera muito estresse, várias listas de tarefas, centenas de e-mails e mais prazos do que você imagina ser capaz de lidar. Seu próximo evento pode ter 10 ou 10.000 participantes, a Asana é a ferramenta perfeita para planejamento de eventos. Acompanhe o seu progresso antes e durante o evento, gerencie fornecedores, configure uma lista de verificação diária e gerencie até mesmo sua lista de convidados na Asana.

Siga as dicas do artigo para criar o seu próprio projeto de planejamento de eventos e ver os outros recursos disponíveis.

Recursos para criar planos de eventos link
Um vídeo curto Veja Como usar a Asana
modelo criado por asana Usar modelo
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Como criar um projeto de gerenciamento de eventos

Ignore a configuração e experimente o modelo de gerenciamento de eventos criado pela Asana.

  1. Crie um novo projeto para seu evento. Dê um nome descritivo ao projeto como “Conferência anual de usuários” ou “Jantar bimestral com o cliente”. Adicione uma descrição no projeto com uma visão geral sobre ele.

  2. Organize o cronograma do planejamento do seu evento com seções baseado no calendário de seu trabalho. Use títulos como “5 semanas antes”, “4 semanas antes”, “Dia anterior” etc.

  3. Adicione tarefas para cada seção. Adicione uma descrição para cada tarefa para deixar claro o que precisa ser feito e anexe todos os arquivos e informações relevantes. Atribua prazos para que todos saibam quando o trabalho precisa ser feito.

  4. Quando já tiver tarefas no projeto, poderá fazer um planejamento e agendamento mais detalhados com a guia Cronograma.

  5. Envolva seus colegas de equipe. Convide-os para seu projeto, atribua tarefas aos colegas apropriados e adicione as partes interessadas importantes, como seguidores da tarefa para manter todos informados.

  6. Adicione uma seção intitulada “Cronograma do dia do evento”. Prossiga com a programação de seu dia e adicione tarefas a cada etapa, incluindo a preparação do evento, chegadas de fornecedores e convidados, jantar, fechamento do bar, etc. Atribua um prazo para cada tarefa. À medida que o evento progredir, será possível concluir tarefas em seu dispositivo móvel para assegurar que você está seguindo seu cronograma.

  7. Depois de criar seu projeto, salve-o como um modelo clicando no menu suspenso do cabeçalho do projeto](/guide/help/projects/actions) e selecionando Salvar como modelo. Você pode atualizar o modelo para refletir novos aprendizados toda vez que concluir um evento.

Deseja pular a configuração? Usuários Premium podem criar um projeto com nosso modelo de planejamento de eventos na Asana.

Projeto de Festa de lançamento na Asana

O Festival de Cinema de Tribeca planeja e organiza eventos com a Asana

 

Dicas para gerenciar o seu plano para o evento

Use campos personalizados

Os campos personalizados permitem que você adicione mais dados nas tarefas dos projetos da Asana. Os nomes e valores dos campos podem ser personalizados e você pode criar menus suspensos, de número ou de texto para registrar informações específicas. Para um evento, você pode usar campos numéricos para mostrar o custo de cada item e usa a multi-seleção para chegar ao total e garantir que você está dentro do orçamento.

Você também pode categorizar a parte do planejamento à qual a tarefa está vinculada, por exemplo, orçamento, alojamento, buffet, montagem de stands, etc. Depois será possível ver as tarefas por categoria e de acordo com o período, para assegurar que você não perdeu nenhuma etapa.

Planeje facilmente eventos de marketing com a Asana. Ordene seus projetos por campos personalizados para vê-los por fase, prioridade ou mais

Adicione campos personalizados a qualquer projeto clicando no link Adicionar campos personalizados azul na parte superior do seu projeto. A partir daqui é possível criar e gerenciar seus campos personalizados por custo ou quaisquer outros dados que você precise monitorar.

Criação de campos personalizados na Asana a partir do link azul na parte superior do projeto

Criar um modelo de projeto

Se você realiza muitos eventos, crie um modelo de projeto para eventos. Depois de criar o projeto inicial, como o projeto descrito aqui, você pode adicionar novas tarefas com base na experiência com os eventos passados. Quando precisar realizar um novo evento, basta duplicar o modelo, e pronto! Nenhum passo será esquecido e você poderá se dedicar imediatamente ao trabalho.

Chega de gerenciar eventos usando uma prancheta. Com a Asana, sua equipe estará organizada e preparada para seu próximo evento, assegurando que seus clientes e prospectos tenham a melhor experiência possível.

Veja as dependências no Cronograma

Se algumas tarefas no seu evento precisarem ser feitas numa ordem determinada, você pode marcar tarefas como dependentes de outras para que sejam concluídas na ordem correta. Por exemplo, você pode marcar “reservar um local” como pendente de “aprovação do orçamento do evento”. Quando a tarefa de orçamento estiver concluída, o responsável pela reserva de um local receberá uma notificação e poderá escolher a localização.

Abra a guia Cronograma no seu projeto para ver todas as dependências de tarefas para o seu evento, e arraste e solte tarefas para resolver os conflitos assinalados com uma seta vermelha. Você também pode usar o Cronograma como uma maneira rápida de conferir tudo o que está acontecendo para se assegurar de que está dentro do prazo.

O Cronograma ajuda a ver o calendário do projeto e as dependências para poder cumprir os prazos

Controle suas pendências com a integração Asana for Slack

Durante os evento a comunicação com a sua equipe acontece em diversos canais, e precisa ser ágil. Usar a Asana for Slack pode ser uma maneira fácil de se certificar que nenhum detalhe ou pendência de última hora ficará perdido. Você também pode tomar ações diretamente do Slack, para não perder tempo alternando entre ferramentas e ainda assim conseguir manter toda a sua equipe bem informada.

Aprenda a ativar esta integração na nossa página de aplicativos.

Fornecedores externos

Use o seu projeto para gerenciar interações com fornecedores externos. Crie uma tarefa para cada fornecedor e subtarefas para cada etapa do processo, incluindo a obtenção de um orçamento, a finalização do contrato, a confirmação do cronograma e o pagamento da fatura. Quando você receber uma fatura por e-mail, use as nossas integrações com o Gmail e o Outlook ou o encaminhamento de e-mails para converter a conversa em ação sem sair da sua caixa de entrada.

Lista de convidados

Monitore sua lista de convidados na Asana. Crie um formulário da web com o Wufoo ou o Google Forms para que os convidados confirmem. As respostas enviadas se transformarão automaticamente em uma tarefa da Asana com todas as informações relevantes. Você pode até mesmo usar esse projeto como uma lista de verificação. Assim que os convidados começarem a chegar em seu evento, marque a tarefa como concluída em seu dispositivo móvel, esteja você online ou offline.

Se você usar os campos personalizados, poderá adicionar um campo suspenso para marcar a presença como “sim” ou “não”.

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Aulas Asana

Aprenda os fundamentos básicos da Asana em menos de 15 minutos com estas aulas rápidas

Tarefas

Tarefas Lessons

Acompanhe todo o seu trabalho

3 Minutos

Minhas tarefas

Minhas tarefas Lessons

Sempre saiba o que fazer a seguir

3 Minutos

Projetos

Projetos Lessons

Trabalhe com colegas de equipe

3 Minutos

Caixa de entrada

Caixa de entrada Lessons

Comunique-se ainda mais rápido

3 Minutos

Você pode usar tarefas para acompanhar, colaborar e organizar todo o seu trabalho.

Tarefas podem ser pendências, ideias, notas ou lembretes.

Atribua uma tarefa a você mesmo ou a um colega de equipe.

Pressione Tab+M para atribuir rapidamente uma tarefa a você mesmo.

Adicione uma data de conclusão para que seu prazo seja claro.

Adicione instruções e expectativas no campo da descrição da tarefa.

Digite @ para vincular outras tarefas, pessoas, conversas ou projetos.

Quando você @menciona um usuário, ele será adicionado como seguidor da tarefa.

Os seguidores recebem notificações quando novos comentários ou anexos são adicionados.

Adicione como seguidor qualquer pessoa que precise estar a par da tarefa.

Ela poderá deixar de seguir a tarefa quando quiser para parar de receber notificações.

Adicione comentários para fazer perguntas ou atualizar os seguidores.

“Curta” um comentário para que os seguidores saibam que você o leu.

Adicione arquivos relevantes ou GIFs irrelevantes como anexos.

Você também pode anexar arquivos diretamente do Dropbox, Google Drive ou Box.

Crie subtarefas para dividir sua tarefa em etapas menores.

Depois de adicionar uma subtarefa, pressione Enter para adicionar outra.

As subtarefas podem conter os mesmos detalhes das tarefas comuns.

Clique no ícone de comentário para adicionar comentários ou anexos a uma subtarefa.

Você pode criar tarefas em qualquer tela usando a barra superior.

Cada tarefa tem uma URL exclusiva para você poder copiar e compartilhar com facilidade.

Parabéns! Parece que você já está a par da tarefa.

Vamos para a próxima aula!

Sempre saiba o que fazer a seguir com a aba Minhas tarefas.

A aba Minhas tarefas é uma lista de todas as tarefas atribuídas a você.

Assim, administrar seu trabalho fica mais fácil.

Clique em sua lista de Minhas tarefas e comece a digitar para adicionar tarefas.

Como em um documento de texto, adicione uma nova linha para cada nova tarefa ou cole uma lista.

Encaminhe os e-mails para x@mail.asana.com para transformar seus e-mails em tarefas

A Asana vai converter seu e-mail em uma tarefa, incluindo os anexos.

As novas tarefas vão aparecer no topo da sua lista, em Novas tarefas.

As tarefas que você adiciona à aba Minhas tarefas são privadas para você.

Clique em Tornar pública para compartilhá-las com sua equipe.

Priorize as tarefas com Hoje, Próximas ou Mais tarde.

Clique no ponto azul ao lado da tarefa para ordená-la rapidamente.

Marque as tarefas que você poderá realizar Hoje.

Os colegas de equipe podem visualizar sua lista de Minhas tarefas para ver o que você está fazendo.

Eles só verão as tarefas que você tornou públicas ou que estiverem compartilhadas em um projeto (vamos falar mais sobre projetos depois).

Marque tarefas com datas de conclusão em até uma semana como Próximas para ver o que ser concluído em breve.

Na data de conclusão, sua tarefa mudará de Próximas para Hoje.

Como um passe de mágica.

Marque as tarefas com datas de conclusão além de uma semana para Mais tarde.

Elas ficarão fora do seu caminho até que a data de conclusão se aproxime.

As tarefas mudarão de Mais tarde para Próximas uma semana antes da data de conclusão.

Mantenha a aba Minhas tarefas organizada de acordo com as prioridades para que você sempre saiba o que deve fazer e o que virá a seguir.

Agora você já sabe como acompanhar e planejar seu trabalho!

Na próxima aula, aprenda como trabalhar com a sua equipe na Asana.

Trabalhe em grupos de tarefas por meio de projetos.

Os projetos ajudam você a acompanhar e organizar as etapas de um processo ou iniciativa.

Como um plano de eventos, lançamento de produto ou calendário editorial.

Como a aba Minhas tarefas, basta clicar e digitar para adicionar tarefas ao seu projeto.

Se você já tem as etapas preparadas em um documento ou e-mail, é só colar essa lista.

Adicione tarefas ao seu projeto com um e-mail.

Veja o endereço de e-mail único de seu projeto no menu suspenso do projeto.

Adicione tarefas a outros projetos relacionados.

As tarefas podem ser incluídas em vários projetos.

Adicione seções para organizar as tarefas em um projeto com listas.

Digite : ao final do título de qualquer tarefa para transformá-la em uma seção.

Ou adicione colunas para organizar as tarefas em um projeto com quadros.

Arraste e solte as tarefas entre ou dentro das colunas para reordená-las.

Atribua as tarefas e defina datas de conclusão.

Use o calendário do projeto para nunca esquecer um prazo.

Arraste e solte tarefas em seu calendário para alterar suas datas de conclusão.

Adicione como membrostodos os que precisarem ficar a par do seu projeto .

Os membros do projeto receberão notificações de novas conversas, status e tarefas.

Comece conversas para fazer anúncios ou iniciar discussões.

As suas mensagens serão enviadas a todos os membros do projeto.

Use a aba Progresso para ver como seu projeto está progredindo.

Defina um status de projeto para atualizar sua equipe sobre como as coisas estão progredindo.

O Proprietário do projeto receberá um lembrete para definir um status uma vez por semana.

Abra e organize os projetos a partir de sua barra lateral.

Favorite os projetos para fixá-los no topo da barra lateral.

Clique no botão de estrela à esquerda do nome do projeto para favoritá-lo.

Crie novos projetos em qualquer tela usando a barra superior.

Agora, você e sua equipe pode fazer seus projetos fluir.

Só mais uma aula antes de você entrar com tudo.

Comunique-se e coordene o trabalho mais rapidamente com a Caixa de entrada.

Confira sua Caixa de entrada para ler e responder rapidamente às últimas atualizações.

A caixa de entrada vai avisar você quando a data de conclusão de uma tarefa estiver chegando…

e quando seus colegas de equipe atualizarem tarefas, conversas e projetos que você segue.

Abra e responda a atualizações sem sair da Caixa de entrada.

Clique em uma atualização para ver todo o contexto necessário para responder.

Arquive atualizações quando quiser descartá-las.

Clique no X que aparece à direita de uma atualização para arquivá-la.

Abra o Arquivo para mover atualizações descartadas de volta para a Caixa de entrada.

Clique na seta que aparece à direita de uma atualização arquivada para movê-la de volta para a Caixa de entrada.

Deixe de seguir tarefas ou projetos para parar de receber atualizações sobre eles.

No fim das contas, você controla as atualizações que recebe (ou que escolhe não receber)

Quando estiver pronto, você pode desativar as Notificações de e-mail da Asana.

A maior parte da comunicação com sua equipe pode ser gerenciada facilmente na Caixa de entrada. Você só precisa se lembrar de consultá-la frequentemente.

Parabéns! Agora você está pronto para um ótimo dia de trabalho com a Asana.