Estabelecer convenções para a Asana

Agora que você já apresentou a Asana para a sua equipe, é importante se assegurar que todos concordem com algumas convenções essenciais. Ao tomar decisões iniciais sobre o melhor uso da Asana para a sua equipe, estarão se preparando para um sucesso duradouro e para tirar o melhor proveito dos recursos Asana Premium no futuro. O consenso sobre as convenções também ajudará a que todos na sua equipe se sintam mais à vontade para usar a Asana.

Recomendamos discutir as convenções da equipe logo depois de apresentar a Asana. Com isso, todos terão tempo para se familiarizar, e ainda não terão criado padrões de uso. Veja o que funciona para todos e como eles gostam de usar os recursos. Crie um projeto de convenções na Asana e organize uma reunião para falar sobre elas:

Cada equipe tem as suas preferências, mas apresentamos aqui algumas ideias para ajudar a definir as convenções da sua.

Convenções de tarefas

Criar tarefas

Recomendamos que todos sejam incentivados a criar e atribuir tarefas para qualquer pessoa da equipe (os subordinados devem poder atribuir tarefas a seus superiores). A Asana é mais poderosa quando qualquer um pode contribuir com suas ideias e levar adiante os itens implementáveis.

Nomear tarefas

Nós sugerimos que os nomes das tarefas sejam específicos e focados em ações. No lugar de “Publicação do blog”, por exemplo, crie uma tarefa chamada “Escrever o artigo [título] para o blog” e outra intitulada “Publicar o artigo [título] no blog”, para que não haja dúvidas sobre o que deve ser feito.

Você pode estabelecer convenções de nomenclatura para projetos específicos, se as tarefas seguirem um determinado fluxo de trabalho.

Escrever uma boa tarefa

A sua equipe deve definir quais são os detalhes necessários para criar uma “boa” tarefa. Cada tarefa tem espaço para adicionar uma descrição, data de conclusão, responsável, colaboradores, subtarefas, e comentários. Recomendamos incluir o contexto e detalhes importantes para garantir que o responsável tenha todo o necessário para realizar a tarefa:

• Vincule trabalhos relevantes na descrição da tarefa ao @mencionar tarefas, mensagens ou projetos relacionados.
• Anexe arquivos ao mencionar um documento.
• Determine datas de conclusão realistas para seus colegas de equipe assim que conhecer os prazos, ou faça a melhor estimativa possível para que eles possam se preparar.
• Adicione datas de início e de conclusão para que fique claro quando a pessoa deve iniciar o trabalho de forma a poder completá-lo no prazo estipulado.
• Adicione colegas de equipe como colaboradores para que possam acompanhar o progresso da tarefa.
• Marque quando uma tarefa for dependente de outra para que o seu responsável só a comece quando a anterior tiver sido concluída.
• Use a formatação de texto nas descrições das tarefas para deixar a sua mensagem clara com diferentes estilos de texto, listas numeradas ou com marcadores.

Atualizar tarefas atribuídas a você

Quando alguém atribui uma tarefa a você, significa que você está encarregado de levar o trabalho adiante. Aqui estão algumas sugestões para manter os seus colegas de equipe a par do seu progresso:

• Curta a tarefa para informar o solicitante que você a viu.
• Se você tiver dúvidas ou atualizações a dar, comente diretamente na tarefa.
• Se você alterar a data de conclusão, adicione um comentário explicando o motivo da mudança.
• Fixe o comentário mais relevante ou a conclusão de uma discussão no topo da conversa.
• Se você não puder assumir o trabalho, reatribua a tarefa para quem a criou, ou use as @menções para perguntar aos seus colegas se eles a podem assumir.
• Se a tarefa contém campos personalizados, preencha-os conforme necessário e mantenha-os atualizados enquanto avança na tarefa.
• Sua equipe usa o Slack? Nesse caso, você pode atuar facilmente nas tarefas a partir do Slack para continuar o trabalho sem interrupções.

Usar subtarefas

Quando você atribui uma subtarefa, certifique-se de que o responsável encontre contexto suficiente na tarefa principal ou na descrição da subtarefa. Evite criar muitas camadas de subtarefas. Quando quiser, você pode arrastar as subtarefas para o painel principal do seu projeto e convertê-las em tarefas.

Nomear tarefas-modelo

Crie cópias de um projeto-modelo ou tarefa-modelo para fluxos de trabalho replicáveis, frequentes e previsíveis. Quando você criar modelos, identifique o nome da tarefa ou do projeto para que fique claro para os seus colegas de equipe de que se trata de um modelo, e que ele pode ser facilmente encontrado por meio da busca (ex: “Modelo” ou “Duplicar”). Forneça instruções claras sobre como e quando a tarefa ou projeto devem ser usados na descrição da tarefa ou do projeto.

Convenções de projeto

Criar novos projetos

Assim como com as tarefas, qualquer um pode criar um projeto. Você pode designar uma pessoa da equipe para assumir essa tarefa se quiser que tudo fique organizado de forma parecida.

Criar um bom projeto

• Decida que tipos de fluxo de trabalho vão usar as listas, e que tipos vão usar os quadros.
• Para fluxos de trabalho, iniciativas ou reuniões importantes, dê um nome descritivo para o projeto, e mantenha as convenções de nomenclatura padronizadas.
• Inclua as metas e objetivos na descrição do projeto para lembrar a seus colegas de equipe a finalidade de cada projeto.
• Configure a visão geral do projeto para que os seus colegas de equipe possam sempre encontrar o brief do projeto e ver a distribuição das funções. À medida que o trabalho for avançando, certifique-se de conferir as atualizações de status na aba Visão geral.
• Adicione seções para ajudar a organizar o seu projeto e delimitar claramente as etapas ou categorias.
• Configure os campos personalizados para que você possa acompanhar as informações necessárias de cada tarefa criada no projeto.
• Crie um modelo personalizado ou use um modelo criado pela Asana para padronizar os seus fluxos de trabalho e projetos recorrentes, e com isso iniciar os processos mais rapidamente. Assim, não é necessário começar cada projeto do zero, e você pode ter a certeza de que nenhuma etapa foi esquecida.

Gerenciar um projeto

Quem cria um projeto, por padrão, se torna o proprietário do projeto. Isso pode ser modificado na guia de Visão geral. O proprietário do projeto, ou um colega de equipe que seja selecionado para isso, deve manter o projeto organizado e publicar atualizações de status semanalmente.

• Conforme novas tarefas forem sendo criadas e o trabalho avançar, certifique-se que as tarefas têm um responsável e uma data de conclusão, organize-as nas seções ou colunas apropriadas, e atualize os campos personalizados, se houver.
• Adicione regras de projeto para economizar tempo ao fazer a gestão do projeto e ajudar os colegas de equipe a seguir os passos certos. As regras automatizam os trabalhos manuais, como atualizar os campos ou atribuir as tarefas na Asana.
• Se as tarefas estiverem atrasadas ou não tiverem uma data de conclusão, fale com o responsável para que coloque o trabalho em dia.
• Defina os marcos de tarefas do seu projeto para se assegurar de cumprir os principais objetivos e se manter a par dos indicadores de progresso de forma simples e visual.
• Use o cronograma para mapear o seu plano de projeto e fazer ajustes à medida que progride em direção ao seu objetivo. Você pode ver com facilidade as dependências das tarefas e ajustar a agenda do seu projeto com a visualização no estilo Diagrama de Gantt.
• Se você gerencia múltiplos projetos, adicione-os a um portfólio para os organizar e monitorar por iniciativa. Os Portfólios facilitam o monitoramento do status de todos os seus projetos.

Enviar atualizações de status

O proprietário do projeto ou um colega de equipe responsável deve enviar atualizações periódicas sobre o status do projeto a partir da guia de Visão geral.

• As atualizações de status fornecem à sua equipe e a equipes multidisciplinares visibilidade sobre o avanço do projeto.
• Defina uma cor para a sua atualização de status. Escolha entre verde, amarelo ou vermelho para representar o progresso do projeto.
• Os colegas de equipe podem responder a atualizações de status quando tiverem dúvidas ou comentários, ou quando quiserem criar uma tarefa de acompanhamento.
• O proprietário do projeto receberá lembretes como tarefas para atualizar o status do projeto todas as semanas.

Adicione projetos a um portfólio para ver todas as atualizações de status, prazos e progressos dos projetos (ou para pedir aos proprietários dos projetos atualizações sobre isso) num só lugar.

Convenções de e-mail

Como usar mensagens de equipe

Recomendamos estipular o uso das Mensagens em vez de e-mails para realizar todas as comunicações internas da equipe. Sempre que necessário, peça gentilmente aos seus colegas que usem a Asana em vez de mandar e-mails.

Usar notificações por e-mail

A Asana envia notificações por e-mail quando há novas atividades, para que os colegas de equipe que não usam a Asana com frequência possam saber o que está acontecendo. Quem usa a Asana com mais frequência, geralmente prefere usar a Caixa de entrada, não o e-mail, para ficar por dentro das atualizações.

Sugerimos manter as notificações por e-mail habilitadas até que você e os seus colegas de equipe estejam habituados a consultar a Asana com frequência. As notificações podem ser habilitadas ou desabilitadas em Minhas configurações.

Diminuir o uso de e-mails pela sua equipe

Para obter ainda mais êxito, recomendamos que as equipes deixem de enviar solicitações e requisitos do projeto por e-mail, e passem a usar a Asana para esse fim. Os e-mails são ótimos para comunicar com alguém de fora da sua organização ou para apresentar-se, mas eles não servem para planejar, gerenciar e priorizar o trabalho. É aí que entra a Asana.

Com o complemento da Asana para Gmail e o aplicativo Asana para Outlook, você pode converter rapidamente e-mails em ações diretamente da sua caixa de entrada. Usar estas integrações pode ser uma maneira simples de fazer com que a sua equipe adquira o hábito de passar do e-mail para a Asana sem que se sinta forçada a aprender um novo processo ou modificar a sua forma de trabalhar.

Consolidando suas convenções

Definir convenções com a sua equipe ajudará a manter a Asana organizada para todos, deixar tudo mais claro e contribuir para que todos possam colaborar da maneira mais eficaz. É boa ideia pedir a alguns colegas de equipe para ajudar a reforçar o uso das convenções, para que os outros se sintam seguros ao saber que não vão “estragar” nada e aprendam algumas dicas úteis para ir pegando o jeito.

crie um “projeto seguro” na Asana onde as pessoas possam explorar e aprender sobre os recursos e sobre como interagir sem se preocupar em estragar o trabalho real.

Após definir as convenções com a sua equipe, guarde-as em um projeto para que todos as possam consultar, assim como os futuros colegas de equipe. Dessa forma, todos ficam na mesma página e podem consultar as convenções da equipe após terem sido decididas em conjunto.

experimente usar a Asana na sua próxima reunião de equipe, e separe um tempo para relembrar as convenções de equipe na Asana.