Estabelecer convenções para a Asana

Agora que você apresentou a Asana para a sua equipe, é importante garantir que todos concordam com algumas convenções importantes. Ao tomar decisões iniciais sobre o melhor uso da Asana para a sua equipe, estarão se preparando para um sucesso duradouro, e ajudará a tirar o melhor proveito dos recursos Asana Premium no futuro. O consenso sobre algumas convenções também irá ajudar todos na sua equipe a se familiarizar com a Asana.

Recomendamos discutir as convenções da equipe logo depois que você lhes apresentar a Asana. Com isso, todos terão tempo para se familiarizar, e ainda não terão estabelecido padrões de uso. Veja o que funciona para todos e como eles gostam de usar os recursos. Crie um projeto de convenções na Asana e organize uma reunião para falar sobre elas:

Estabeleça convenções na Asana com sua equipe usando um projeto

Cada equipe tem suas preferências, mas trazemos aqui algumas ideias para ajudar você a começar a definir as convenções da sua equipe.

Convenções de tarefas

Criar tarefas

Recomendamos que você incentive todos a criar e atribuir tarefas para qualquer pessoa da equipe (até mesmo funcionários devem poder atribuir tarefas a seus superiores). A Asana é mais poderosa quando qualquer pessoa pode contribuir com suas ideias e levar adiante os itens implementáveis.

Nomear tarefas

Nós sugerimos que os nomes das tarefas sejam específicos e focados em ações. No lugar de “Publicação do blog,”, por exemplo, crie uma tarefa chamada “Escrever o artigo [título] para o blog” e uma chamada “Publicar o artigo [título] no blog”, para que não haja dúvidas sobre o que deve ser feito.

Você pode estabelecer algumas convenções para nomear projetos específicos, se as tarefas seguirem determinado fluxo de trabalho.

Escrever uma boa tarefa

Sua equipe deve definir quais são os detalhes necessários para criar uma “boa” tarefa. Cada tarefa tem espaço para adicionar uma descrição, data de conclusão, responsável, seguidores, subtarefas, e comentários. Recomendamos incluir o contexto e detalhes importantes para garantir que o responsável tenha tudo o que é necessário para concluir a tarefa:

  • Vincule trabalhos relevantes na descrição da tarefa ao @mencionar tarefas, projetos e conversas relacionados.
  • Anexe arquivos quando mencionar documentos.
  • Estabeleça datas de conclusão realistas para seus colegas de equipe assim que possível, ou pense em prazos viáveis, para que eles consigam acompanhar.
    • Adicione as datas de início e de conclusão para que fique claro quando a pessoa deve iniciar o trabalho, para que possa completá-lo dentro do prazo esperado.
  • Adicione colegas de equipe como seguidores para que possam acompanhar o progresso da tarefa.
  • Marque uma tarefa como dependente de outra, para que os colegas de equipe só possam iniciar essa tarefa quando a anterior tiver sido concluída.
  • Use a formatação de texto nas descrições das tarefas para deixar a sua mensagem clara com diferentes estilos de texto, listas numeradas ou com pontos.

Atualizar tarefas atribuídas a você

Quando alguém atribui uma tarefa a você, significa que você está encarregado de levar o trabalho adiante. Aqui estão algumas sugestões para que você mantenha seus colegas de equipe informados sobre o seu progresso:

  • Use respostas rápidas ou uma /’curtida/’ para confirmar que está ciente da tarefa. Assim, o requerente sabe que você a recebeu.
  • Se você tiver dúvidas ou atualizações, comente diretamente na tarefa.
  • Se você alterar a data de conclusão, adicione um comentário explicando o motivo da mudança.
  • Fixe o comentário mais relevante ou a conclusão de uma discussão no topo da conversa.
  • Se você não puder assumir esse trabalho, atribua a tarefa para quem a criou, ou use as @menções para perguntar aos seus colegas se eles podem cuidar da tarefa.
  • Curta uma tarefa para mostrar que você a viu e que poderá realizá-la.
  • Se a tarefa contém campos personalizados, preencha-os conforme necessário e mantenha-os atualizados enquanto avança na tarefa.
  • Sua equipe usa o Slack? Nesse caso, você pode iniciar ações nas tarefas facilmente a partir do Slack para continuar o trabalho sem interrupções.

Usar subtarefas

Quando você atribui uma subtarefa, certifique-se de que o responsável tenha contexto suficiente na tarefa principal ou na descrição da subtarefa. Evite criar muitas camadas de subtarefas. Quando quiser, você pode arrastar as subtarefas para o painel principal do seu projeto e convertê-las em tarefas.

Nomear tarefas modelo

Crie cópias de um projeto modelo ou tarefa modelo para fluxos de trabalho replicáveis, frequentes e previsíveis. Quando você criar modelos, identifique o nome da tarefa ou do projeto para que fique claro para os seus colegas de equipe de que se trata de um modelo, e que ele pode ser facilmente encontrado por meio da busca (ex: “Modelo” ou “Duplicar”). Forneça instruções claras de como e quando a tarefa ou projeto devem ser usados na descrição da tarefa ou do projeto.

Convenções de projeto

Criar novos projetos

Assim como com as tarefas, qualquer um pode criar um projeto. Você pode designar uma pessoa da equipe para fazer isso, para que tudo seja organizado de forma parecida.

Criar um bom projeto

  • Decida quais tipos de fluxo de trabalho vão usar listas, e quais vão usar quadros.
  • Para fluxos de trabalho, iniciativas ou reuniões importantes, dê um nome descritivo para o projeto, e mantenha as convenções de designação iguais.
  • Defina a descrição do projeto com metas e objetivos para lembrar a seus colegas de equipe o motivo de cada projeto.
  • Adicione seções para ajudar a organizar seu projeto e delimitar claramente as etapas ou categorias.
  • Configure os campos personalizados para que você possa acompanhar as informações necessárias de cada tarefa criada no projeto.
  • Crie um modelo personalizado ou use um modelo criado pela Asana para padronizar seus fluxos de trabalho e projetos frequentes. Assim, você não precisa reinventar a roda a cada novo projeto, e também saberá que não perdeu nenhum detalhe.

Gerenciar um projeto

Quando cria um projeto, por padrão você se torna o proprietário do projetoproprietário do projeto Cada projeto pode ter um Proprietário de projeto. Eles podem fazer atualizações de status no projeto. Consulte Mais informação . Você pode mudar o proprietário do projeto na Visualização do progresso. O proprietário do projeto, ou um colega de equipe responsável, deve manter o projeto organizado e publicar atualizações de status semanalmente.

  • Conforme novas tarefas são criadas e o trabalho vai progredindo, certifique-se que as tarefas têm um responsável e uma data de conclusão, coloque-as nas seções ou colunas apropriadas, e atualize seus campos personalizados se houver.
  • Se as tarefas estiverem atrasadas ou não tiverem uma data de conclusão atribuída, fale com o responsável para que ele coloque o trabalho em dia.
  • Use o Cronograma para mapear o seu plano de projeto e fazer ajustes à medida que progride em direção ao seu objetivo. Você pode ver com facilidade as dependências das tarefas e ajustar a agenda do seu projeto com a visualização no estilo Diagrama de Gantt.
  • Se você gerencia múltiplos projetos, adicione-os a um portfólio para organizá-los e monitorá-los por iniciativas. Os Portfólios facilitam o monitoramento do status de todos os seus projetos.

Enviar atualizações de status

O proprietário do projeto ou um colega de equipe responsável deve enviar atualizações de status do projeto periódicas a partir da Visualização de progresso do seu projeto.

  • As atualizações de status fornecem à sua equipe e a equipes multidisciplinares transparência sobre como o projeto está progredindo.
  • Defina uma cor para a sua atualização de status. Escolha entre verde, amarelo ou vermelho para indicar como anda o progresso do seu projeto.
  • Os colegas de equipe podem responder a atualizações de status quando tiverem dúvidas ou retornos, ou quando quiserem criar uma tarefa de acompanhamento.
  • O proprietário do projeto irá receber lembretes em forma de tarefas para que atualize o status do projeto a cada semana.
  • Use a integração com o Slack para encaminhar diretamente as atualizações do seu projeto para os canais específicos. Assim todos podem vê-las com facilidade de qualquer lugar onde estiverem trabalhando.

Adicione projetos a um portfólio para ver todas as atualizações de status, prazos e progressos dos projetos (ou para pedir aos proprietários dos projetos atualizações sobre isso) num só lugar.

Convenções de e-mail

Usar conversas da equipe

Recomendamos que as conversas sejam sempre usadas para fazer toda a comunicação interna, no lugar da troca de e-mails. Lembre seus colegas de equipe de usar a Asana no lugar do e-mail quando necessário.

Usar notificações por e-mail

A Asana envia notificações por e-mail quando há uma nova atividade, para que os colegas de equipe que não usam a Asana com frequência possam saber o que está acontecendo. Quem usa a Asana com mais frequência, geralmente prefere usar a caixa de entradacaixa de entrada A aba Minha caixa de entrada exibe as atividades nas tarefas, projetos ou conversas que um usuário segue. Consulte Mais informação (e não o e-mail) para ficar por dentro das atualizações.

Sugerimos que mantenha as notificações por e-mail até que você e seus colegas de equipe estejam acostumados a usar a Asana diariamente. Essa decisão fica por conta de cada colega de equipe.

Diminuir o uso de e-mails entre sua equipe

Para um melhor desempenho recomendamos que as equipes não enviem solicitações e requerimentos de projetos por e-mail, usando em vez disso a Asana. O e-mail é ótimo para se comunicar com alguém de fora da sua organização ou para fazer as apresentações iniciais, mas não está preparado para planejar, gerenciar e priorizar o seu trabalho. É para isso que a Asana foi desenvolvida.

Com o add-on Asana para Gmail e o aplicativo Asana para Outlook pode converter rapidamente conversas em ações diretamente da sua caixa de entrada. Usar estas integrações pode ser uma maneira simples de fazer com que a sua equipe adquira o hábito de passar do e-mail para a Asana sem obrigá-la a aprender um novo processo nem modificar a sua forma de trabalhar.

Consolidando suas convenções

Definir convenções com a sua equipe ajudará a manter a Asana organizada para todos, deixar tudo mais claro e contribuir para que todos possam colaborar da forma mais eficaz. É boa ideia que alguns colegas de equipe ajudem a reforçar o uso das convenções, para que os outros se sintam seguros ao saber que não vão “quebrar” nada, e possam ver algumas dicas úteis para pegar o jeito.

Crie um “projeto seguro” na Asana no qual as pessoas possam explorar e aprender sobre os recursos e como interagir sem se preocupar em estragar o trabalho real.

Após definir as convenções com a sua equipe, guarde-as em um projeto para que todos as possam consultar, assim como futuros colegas de equipe. Dessa forma, todos ficam na mesma página e podem consultar as convenções da equipe após terem sido decididas em conjunto.

Experimente usar a Asana na sua próxima reunião de equipe, e separe um tempo para relembrar as convenções de equipe na Asana.

Após definir as convenções com a sua equipe, guarde-as em um projeto para que todos as possam consultar, assim como futuros colegas de equipe. Dessa forma, todos ficam na mesma página e podem consultar as convenções da equipe após terem sido decididas em conjunto.

Iniciar sessão

or

Esqueceu sua senha?

Cadastre-se

Use o seu endereço de e-mail de trabalho para que possamos conectá-lo à sua equipe na Asana.

Cadastre-se

Use o seu endereço de e-mail de trabalho para que possamos conectá-lo à sua equipe na Asana.

Comece a sua avaliação gratuita

Use o seu endereço de e-mail de trabalho para que possamos conectá-lo à sua equipe na Asana.

Comece a sua avaliação gratuita

Use o seu endereço de e-mail de trabalho para que possamos conectá-lo à sua equipe na Asana.

Compre agora

Use o seu endereço de e-mail de trabalho para que possamos conectá-lo à sua equipe na Asana.

Insira um endereço de e-mail de trabalho

Este e-mail parece ser um endereço de e-mail pessoal. Se quiser ser conectado à sua equipe, use seu endereço de e-mail de trabalho.

Insira um endereço de e-mail de trabalho

Por que estão perguntando? Continuar com meu e-mail

Oops, não foi possível fazer o seu cadastro.

Houve um problema ao criar sua conta. Por favor, feche esta janela e tente de novo.

Olá, nós já nos conhecemos!

Adicionar link para

Erro: Selecione um espaço de trabalho antes de adicionar um link


Desculpe, este navegador não é compatível com nosso aplicativo

A Asana não funciona no navegador de Internet que você está usando neste momento. Cadastre-se usando um destes navegadores compatíveis.


Inicie sessão ou cadastre-se na Asana para calcular o preço

or

Esqueceu sua senha?

Aulas Asana

Aprenda os fundamentos básicos da Asana em menos de 15 minutos com estas aulas rápidas

Tarefas

Tarefas Lessons

Acompanhe todo o seu trabalho

3 Minutos

Minhas tarefas

Minhas tarefas Lessons

Sempre saiba o que fazer a seguir

3 Minutos

Projetos

Projetos Lessons

Trabalhe com colegas de equipe

3 Minutos

Caixa de entrada

Caixa de entrada Lessons

Comunique-se ainda mais rápido

3 Minutos

Você pode usar tarefas para acompanhar, colaborar e organizar todo o seu trabalho.

Tarefas podem ser pendências, ideias, notas ou lembretes.

Atribua uma tarefa a você mesmo ou a um colega de equipe.

Pressione Tab+M para atribuir rapidamente uma tarefa a você mesmo.

Adicione uma data de conclusão para que seu prazo seja claro.

Adicione instruções e expectativas no campo da descrição da tarefa.

Digite @ para vincular outras tarefas, pessoas, conversas ou projetos.

Quando você @menciona um usuário, ele será adicionado como seguidor da tarefa.

Os seguidores recebem notificações quando novos comentários ou anexos são adicionados.

Adicione como seguidor qualquer pessoa que precise estar a par da tarefa.

Ela poderá deixar de seguir a tarefa quando quiser para parar de receber notificações.

Adicione comentários para fazer perguntas ou atualizar os seguidores.

“Curta” um comentário para que os seguidores saibam que você o leu.

Adicione arquivos relevantes ou GIFs irrelevantes como anexos.

Você também pode anexar arquivos diretamente do Dropbox, Google Drive ou Box.

Crie subtarefas para dividir sua tarefa em etapas menores.

Depois de adicionar uma subtarefa, pressione Enter para adicionar outra.

As subtarefas podem conter os mesmos detalhes das tarefas comuns.

Clique no ícone de comentário para adicionar comentários ou anexos a uma subtarefa.

Você pode criar tarefas em qualquer tela usando a barra superior.

Cada tarefa tem uma URL exclusiva para você poder copiar e compartilhar com facilidade.

Parabéns! Parece que você já está a par da tarefa.

Vamos para a próxima aula!

Sempre saiba o que fazer a seguir com a aba Minhas tarefas.

A aba Minhas tarefas é uma lista de todas as tarefas atribuídas a você.

Assim, administrar seu trabalho fica mais fácil.

Clique em sua lista de Minhas tarefas e comece a digitar para adicionar tarefas.

Como em um documento de texto, adicione uma nova linha para cada nova tarefa ou cole uma lista.

Encaminhe os e-mails para x@mail.asana.com para transformar seus e-mails em tarefas

A Asana vai converter seu e-mail em uma tarefa, incluindo os anexos.

As novas tarefas vão aparecer no topo da sua lista, em Novas tarefas.

As tarefas que você adiciona à aba Minhas tarefas são privadas para você.

Clique em Tornar pública para compartilhá-las com sua equipe.

Priorize as tarefas com Hoje, Próximas ou Mais tarde.

Clique no ponto azul ao lado da tarefa para ordená-la rapidamente.

Marque as tarefas que você poderá realizar Hoje.

Os colegas de equipe podem visualizar sua lista de Minhas tarefas para ver o que você está fazendo.

Eles só verão as tarefas que você tornou públicas ou que estiverem compartilhadas em um projeto (vamos falar mais sobre projetos depois).

Marque tarefas com datas de conclusão em até uma semana como Próximas para ver o que ser concluído em breve.

Na data de conclusão, sua tarefa mudará de Próximas para Hoje.

Como um passe de mágica.

Marque as tarefas com datas de conclusão além de uma semana para Mais tarde.

Elas ficarão fora do seu caminho até que a data de conclusão se aproxime.

As tarefas mudarão de Mais tarde para Próximas uma semana antes da data de conclusão.

Mantenha a aba Minhas tarefas organizada de acordo com as prioridades para que você sempre saiba o que deve fazer e o que virá a seguir.

Agora você já sabe como acompanhar e planejar seu trabalho!

Na próxima aula, aprenda como trabalhar com a sua equipe na Asana.

Trabalhe em grupos de tarefas por meio de projetos.

Os projetos ajudam você a acompanhar e organizar as etapas de um processo ou iniciativa.

Como um plano de eventos, lançamento de produto ou calendário editorial.

Como a aba Minhas tarefas, basta clicar e digitar para adicionar tarefas ao seu projeto.

Se você já tem as etapas preparadas em um documento ou e-mail, é só colar essa lista.

Adicione tarefas ao seu projeto com um e-mail.

Veja o endereço de e-mail único de seu projeto no menu suspenso do projeto.

Adicione tarefas a outros projetos relacionados.

As tarefas podem ser incluídas em vários projetos.

Adicione seções para organizar as tarefas em um projeto com listas.

Digite : ao final do título de qualquer tarefa para transformá-la em uma seção.

Ou adicione colunas para organizar as tarefas em um projeto com quadros.

Arraste e solte as tarefas entre ou dentro das colunas para reordená-las.

Atribua as tarefas e defina datas de conclusão.

Use o calendário do projeto para nunca esquecer um prazo.

Arraste e solte tarefas em seu calendário para alterar suas datas de conclusão.

Adicione como membrostodos os que precisarem ficar a par do seu projeto .

Os membros do projeto receberão notificações de novas conversas, status e tarefas.

Comece conversas para fazer anúncios ou iniciar discussões.

As suas mensagens serão enviadas a todos os membros do projeto.

Use a aba Progresso para ver como seu projeto está progredindo.

Defina um status de projeto para atualizar sua equipe sobre como as coisas estão progredindo.

O Proprietário do projeto receberá um lembrete para definir um status uma vez por semana.

Abra e organize os projetos a partir de sua barra lateral.

Favorite os projetos para fixá-los no topo da barra lateral.

Clique no botão de estrela à esquerda do nome do projeto para favoritá-lo.

Crie novos projetos em qualquer tela usando a barra superior.

Agora, você e sua equipe pode fazer seus projetos fluir.

Só mais uma aula antes de você entrar com tudo.

Comunique-se e coordene o trabalho mais rapidamente com a Caixa de entrada.

Confira sua Caixa de entrada para ler e responder rapidamente às últimas atualizações.

A caixa de entrada vai avisar você quando a data de conclusão de uma tarefa estiver chegando…

e quando seus colegas de equipe atualizarem tarefas, conversas e projetos que você segue.

Abra e responda a atualizações sem sair da Caixa de entrada.

Clique em uma atualização para ver todo o contexto necessário para responder.

Arquive atualizações quando quiser descartá-las.

Clique no X que aparece à direita de uma atualização para arquivá-la.

Abra o Arquivo para mover atualizações descartadas de volta para a Caixa de entrada.

Clique na seta que aparece à direita de uma atualização arquivada para movê-la de volta para a Caixa de entrada.

Deixe de seguir tarefas ou projetos para parar de receber atualizações sobre eles.

No fim das contas, você controla as atualizações que recebe (ou que escolhe não receber)

Quando estiver pronto, você pode desativar as Notificações de e-mail da Asana.

A maior parte da comunicação com sua equipe pode ser gerenciada facilmente na Caixa de entrada. Você só precisa se lembrar de consultá-la frequentemente.

Parabéns! Agora você está pronto para um ótimo dia de trabalho com a Asana.