Estabelecer convenções para a Asana

Agora que você já apresentou a Asana para a sua equipe, é importante se assegurar que todos concordem com algumas convenções essenciais. Ao tomar decisões iniciais sobre o melhor uso da Asana para a sua equipe, estarão se preparando para um sucesso duradouro e para tirar o melhor proveito dos recursos Asana Premium no futuro. O consenso sobre as convenções também ajudará a que todos na sua equipe se sintam mais à vontade para usar a Asana.

Recomendamos discutir as convenções da equipe logo depois de apresentar a Asana. Com isso, todos terão tempo para se familiarizar, e ainda não terão criado padrões de uso. Veja o que funciona para todos e como eles gostam de usar os recursos. Crie um projeto de convenções na Asana e organize uma reunião para falar sobre elas:

Estabeleça convenções na Asana com a sua equipe usando um projeto

Cada equipe tem as suas preferências, mas apresentamos aqui algumas ideias para ajudar a definir as convenções da sua.

Convenções de tarefas

Criar tarefas

Recomendamos que todos sejam incentivados a criar e atribuir tarefas para qualquer pessoa da equipe (os subordinados devem poder atribuir tarefas a seus superiores). A Asana é mais poderosa quando qualquer um pode contribuir com suas ideias e levar adiante os itens implementáveis.

Nomear tarefas

Nós sugerimos que os nomes das tarefas sejam específicos e focados em ações. No lugar de “Publicação do blog”, por exemplo, crie uma tarefa chamada “Escrever o artigo [título] para o blog” e outra intitulada “Publicar o artigo [título] no blog”, para que não haja dúvidas sobre o que deve ser feito.

Você pode estabelecer convenções de nomenclatura para projetos específicos, se as tarefas seguirem um determinado fluxo de trabalho.

Escrever uma boa tarefa

Sua equipe deve definir quais são os detalhes necessários para criar uma “boa” tarefa. Cada tarefa tem espaço para adicionar uma descrição, data de conclusão, responsável, seguidores, subtarefas, e comentários. Recomendamos incluir o contexto e detalhes importantes para garantir que o responsável tenha todo o necessário para realizar a tarefa:

  • Vincule trabalhos relevantes na descrição da tarefa ao @mencionar tarefas, conversas e projetos relacionados.
  • Anexe arquivos quando mencionar documentos.
  • Determine datas de conclusão realistas para seus colegas de equipe assim que conhecer os prazos, ou faça a melhor estimativa possível para que eles possam se preparar.
    • Adicione datas de início e de conclusão para que fique claro quando a pessoa deve iniciar o trabalho de forma a poder completá-lo no prazo estipulado.
  • Adicione colegas de equipe como seguidores para que acompanhem o progresso da tarefa.
  • Marque quando uma tarefa for dependente de outra para que o seu responsável só a comece quando a anterior tiver sido concluída.
  • Use a formatação de texto nas descrições das tarefas para deixar a sua mensagem clara com diferentes estilos de texto, listas numeradas ou com marcadores.

Atualizar tarefas atribuídas a você

Quando alguém atribui uma tarefa a você, significa que você está encarregado de levar o trabalho adiante. Aqui estão algumas sugestões para manter os seus colegas de equipe a par do seu progresso:

  • Curta a tarefa para informar o solicitante que você a viu.
  • Se você tiver dúvidas ou atualizações a dar, comente diretamente na tarefa.
  • Se você alterar a data de conclusão, adicione um comentário explicando o motivo da mudança.
  • Fixe o comentário mais relevante ou a conclusão de uma discussão no topo da conversa.
  • Se você não puder assumir o trabalho, reatribua a tarefa para quem a criou, ou use as @menções para perguntar aos seus colegas se eles a podem assumir.
  • Curta uma tarefa para mostrar que você a viu e que a poderá realizar.
  • Se a tarefa contém campos personalizados, preencha-os conforme necessário e mantenha-os atualizados enquanto avança na tarefa.
  • Sua equipe usa o Slack? Nesse caso, você pode atuar facilmente nas tarefas a partir do Slack para continuar o trabalho sem interrupções.

Usar subtarefas

Quando você atribui uma subtarefa, certifique-se de que o responsável encontre contexto suficiente na tarefa principal ou na descrição da subtarefa. Evite criar muitas camadas de subtarefas. Quando quiser, você pode arrastar as subtarefas para o painel principal do seu projeto e convertê-las em tarefas.

Nomear tarefas-modelo

Crie cópias de um projeto-modelo ou tarefa-modelo para fluxos de trabalho replicáveis, frequentes e previsíveis. Quando você criar modelos, identifique o nome da tarefa ou do projeto para que fique claro para os seus colegas de equipe de que se trata de um modelo, e que ele pode ser facilmente encontrado por meio da busca (ex: “Modelo” ou “Duplicar”). Forneça instruções claras sobre como e quando a tarefa ou projeto devem ser usados na descrição da tarefa ou do projeto.

Convenções de projeto

Criar novos projetos

Assim como com as tarefas, qualquer um pode criar um projeto. Você pode designar uma pessoa da equipe para assumir essa tarefa se quiser que tudo fique organizado de forma parecida.

Criar um bom projeto

  • Decida que tipos de fluxo de trabalho vão usar as listas, e que tipos vão usar os quadros.
  • Para fluxos de trabalho, iniciativas ou reuniões importantes, dê um nome descritivo para o projeto, e mantenha as convenções de nomenclatura padronizadas.
  • Inclua as metas e objetivos na descrição do projeto para lembrar a seus colegas de equipe a finalidade de cada projeto.
  • Adicione seções para ajudar a organizar o seu projeto e delimitar claramente as etapas ou categorias.
  • Configure os campos personalizados para que você possa acompanhar as informações necessárias de cada tarefa criada no projeto.
  • Crie um modelo personalizado ou use um modelo criado pela Asana para padronizar os seus fluxos de trabalho e projetos mais frequentes e começar novos projetos mais rapidamente. Com isso, você já não precisa começar do zero para cada novo projeto, e terá a certeza de que nenhum passo ficou esquecido.

Gerenciar um projeto

Quem cria um projeto, por padrão, se torna o proprietário do projetoproprietário do projeto Cada projeto pode ter um Proprietário de projeto. Eles podem fazer atualizações de status no projeto. Consulte Mais informação . Isso pode ser modificado na Visualização do progresso. O proprietário do projeto, ou o colega de equipe que estiver responsável, deve manter o projeto organizado e publicar atualizações de status semanalmente.

  • Conforme novas tarefas forem sendo criadas e o trabalho avançar, certifique-se que as tarefas têm um responsável e uma data de conclusão, organize-as nas seções ou colunas apropriadas, e atualize os campos personalizados, se houver.
  • Adicione regras de projeto para economizar tempo ao fazer a gestão do projeto e ajudar os colegas de equipe a seguir os passos certos. As regras automatizam os trabalhos manuais, como atualizar os campos ou atribuir as tarefas na Asana.
  • Se as tarefas estiverem atrasadas ou não tiverem uma data de conclusão, fale com o responsável para que coloque o trabalho em dia.
  • Defina os marcos de tarefas do seu projeto para se assegurar de cumprir os principais objetivos e se manter a par dos indicadores de progresso de forma simples e visual.
  • Use o Cronograma para mapear o seu plano de projeto e fazer ajustes à medida que progride em direção ao seu objetivo. Você pode ver com facilidade as dependências das tarefas e ajustar a agenda do seu projeto com a visualização no estilo Diagrama de Gantt.
  • Se você gerencia múltiplos projetos, adicione-os a um portfólio para os organizar e monitorar por iniciativa. Os Portfólios facilitam o monitoramento do status de todos os seus projetos.

Enviar atualizações de status

O proprietário do projeto ou um colega de equipe responsável deve enviar atualizações periódicas sobre o status do projeto a partir da visualização de Progresso do projeto.

  • As atualizações de status fornecem à sua equipe e a equipes multidisciplinares visibilidade sobre o avanço do projeto.
  • Defina uma cor para a sua atualização de status. Escolha entre verde, amarelo ou vermelho para representar o progresso do projeto.
  • Os colegas de equipe podem responder a atualizações de status quando tiverem dúvidas ou comentários, ou quando quiserem criar uma tarefa de acompanhamento.
  • O proprietário do projeto receberá lembretes como tarefas para atualizar o status do projeto todas as semanas.
  • Use a integração com o Slack para encaminhar diretamente as atualizações do seu projeto para canais específicos. Assim, todos podem vê-las com facilidade do lugar onde estiverem trabalhando.

adicione projetos a um portfólio para ver todas as atualizações de status, prazos e progressos dos projetos (ou para pedir aos proprietários dos projetos atualizações sobre isso) num só lugar.

Convenções de e-mail

Usar conversas da equipe

Recomendamos que as conversas sejam sempre usadas para fazer toda a comunicação interna no lugar dos e-mails. Lembre gentilmente a seus colegas de equipe de usar a Asana em vez dos e-mails sempre que for necessário.

Usar notificações por e-mail

A Asana envia notificações por e-mail quando há novas atividades, para que os colegas de equipe que não usam a Asana com frequência possam saber o que está acontecendo. Quem usa a Asana com mais frequência, geralmente prefere usar a caixa de entradacaixa de entrada A aba Minha caixa de entrada exibe as atividades nas tarefas, projetos ou conversas que um usuário segue. Consulte Mais informação , não o e-mail, para ficar por dentro das atualizações.

Sugerimos manter as notificações por e-mail habilitadas até que você e seus colegas de equipe se acostumem a usar a Asana diariamente. Essa decisão fica por conta de cada colega de equipe.

Diminuir o uso de e-mails entre sua equipe

Para um melhor desempenho recomendamos que as equipes não enviem solicitações e requerimentos de projetos por e-mail, usando em vez disso a Asana. O e-mail é ótimo para se comunicar com alguém de fora da sua organização ou para fazer as apresentações iniciais, mas não está preparado para planejar, gerenciar e priorizar o seu trabalho. É para isso que a Asana foi desenvolvida.

Com o complemento Asana para Gmail e o aplicativo Asana para Outlook, você pode converter rapidamente conversas em ações diretamente da sua caixa de entrada. Usar estas integrações pode ser uma maneira simples de fazer com que a sua equipe adquira o hábito de passar do e-mail para a Asana sem que se sinta forçada a aprender um novo processo ou modificar a sua forma de trabalhar.

Consolidando suas convenções

Definir convenções com a sua equipe ajudará a manter a Asana organizada para todos, deixar tudo mais claro e contribuir para que todos possam colaborar da maneira mais eficaz. É boa ideia pedir a alguns colegas de equipe para ajudar a reforçar o uso das convenções, para que os outros se sintam seguros ao saber que não vão “estragar” nada e aprendam algumas dicas úteis para ir pegando o jeito.

crie um “projeto seguro” na Asana onde as pessoas possam explorar e aprender sobre os recursos e sobre como interagir sem se preocupar em estragar o trabalho real.

Após definir as convenções com a sua equipe, guarde-as em um projeto para que todos as possam consultar, assim como os futuros colegas de equipe. Dessa forma, todos ficam na mesma página e podem consultar as convenções da equipe após terem sido decididas em conjunto.

experimente usar a Asana na sua próxima reunião de equipe, e separe um tempo para relembrar as convenções de equipe na Asana.

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Aulas Asana

Aprenda os fundamentos básicos da Asana em menos de 15 minutos com estas aulas rápidas

Tarefas

Tarefas Lessons

Acompanhe todo o seu trabalho

3 minutos

Minhas tarefas

Minhas tarefas Lessons

Saiba sempre o que fazer a seguir

3 minutos

Projetos

Projetos Lessons

Trabalhe com colegas de equipe

3 minutos

Caixa de entrada

Caixa de entrada Lessons

Comunique-se ainda mais rápido

3 minutos

Você pode usar tarefas para acompanhar, colaborar e organizar todo o seu trabalho.

Tarefas podem ser afazeres, ideias, notas ou lembretes.

Atribua uma tarefa a você ou a um colega de equipe.

Pressione Tab+M para se atribuir rapidamente uma tarefa.

Adicione uma data de conclusão para que o prazo seja claro.

Adicione instruções e expectativas no campo da descrição da tarefa.

Digite @ para vincular outras tarefas, pessoas, conversas ou projetos.

Quando você @menciona um usuário, ele é adicionado como seguidor da tarefa.

Os seguidores recebem notificações quando novos comentários ou anexos são adicionados.

Adicione como seguidor qualquer pessoa que precise estar a par da tarefa.

Ela poderá deixar de seguir a tarefa quando quiser para parar de receber notificações.

Adicione comentários para fazer perguntas ou atualizar os seguidores.

"Curta" um comentário para que os seguidores saibam que você o leu.

Adicione arquivos relevantes ou GIFs irrelevantes como anexos.

Você também pode anexar arquivos diretamente do Dropbox, Google Drive ou Box.

Crie subtarefas para dividir sua tarefa em etapas menores.

Depois de adicionar uma subtarefa, pressione Enter para adicionar outra.

As subtarefas podem conter os mesmos detalhes das tarefas comuns.

Clique no ícone de comentário para adicionar comentários ou anexos a uma subtarefa.

Você pode criar tarefas em qualquer tela usando a barra superior.

Cada tarefa usa um link exclusivo que pode ser copiado e compartilhado com facilidade.

Parabéns! Agora você está a par das tarefas.

Vamos para a próxima aula!

Saiba sempre o que fazer em seguida com a aba Minhas tarefas.

A aba Minhas tarefas é uma lista de todas as tarefas atribuídas a você.

Com ela, fica mais fácil administrar o seu trabalho.

Clique em sua lista de Minhas tarefas e comece a digitar para adicionar tarefas.

Como em um documento de texto, adicione uma nova linha para cada nova tarefa ou cole uma lista.

Encaminhe os e-mails para x@mail.asana.com para transformar seus e-mails em tarefas.

A Asana converterá o e-mail em uma tarefa, incluindo os seus anexos.

As novas tarefas aparecerão no topo da sua lista, em Atribuídas recentemente.

As tarefas que você adiciona à aba Minhas tarefas são privadas para você.

Clique em Tornar público para compartilhá-las com sua equipe.

Priorize as tarefas com as seções Hoje, Próximas ou Mais tarde.

Clique no ponto azul ao lado de uma tarefa para ordená-la rapidamente.

Deixe na seção Hojeas tarefas que você terá tempo para fazer durante o dia.

Os colegas de equipe podem visualizar sua lista de Minhas tarefas para ver o que você está fazendo.

Eles só verão as tarefas que você tornou públicas ou que estiverem compartilhadas em um projeto (vamos falar sobre projetos mais tarde).

Marque tarefas com datas de conclusão dentro de uma semana como Próximas para ver o que será concluído em breve.

No dia previsto para conclusão, sua tarefa passará de Próximas para Hoje.

Como num passe de mágica.

Marque as tarefas com datas de conclusão além de uma semana para Mais tarde.

Elas ficarão fora do seu caminho até que a data de conclusão se aproxime.

As tarefas passarão de Mais tarde para Próximas uma semana antes da data de conclusão.

Mantenha a aba Minhas tarefas organizada de acordo com as prioridades para sempre saber o que fazer e o que virá em seguida.

Agora você já sabe como acompanhar e planejar seu trabalho!

Na próxima aula, aprenda como trabalhar com a sua equipe na Asana.

Trabalhe coletivamente em grupos de tarefas por meio de projetos.

Os projetos ajudam a acompanhar e organizar as etapas de um processo ou iniciativa.

Como um plano de eventos, lançamento de produto ou calendário editorial.

Assim como na aba Minhas tarefas, basta clicar e começar a digitar para adicionar tarefas ao seu projeto.

Se você já tem as etapas preparadas em um documento ou e-mail, é só colar essa lista.

Adicione tarefas ao seu projeto a partir de um e-mail.

Veja o endereço de e-mail exclusivo no menu suspenso do projeto.

Adicione as tarefas a outros projetos relacionados.

As tarefas podem ser incluídas em vários projetos.

Adicione seções para organizar as tarefas num projeto de lista.

Digite Tab+N na linha de qualquer tarefa para criar uma nova seção.

Num projeto de quadro, organize as tarefas adicionando colunas.

Arraste e solte as tarefas entre colunas ou outras tarefas de uma coluna para reordená-las.

Atribua as tarefas e defina datas de conclusão.

Use o calendário do projeto para nunca perder os prazos.

Arraste e solte tarefas no calendário para alterar suas datas de conclusão.

Adicione como membros todos os que precisarem estar a par do seu projeto.

Os membros recebem notificações de novas conversas, status e tarefas.

Comece conversas para fazer anúncios ou iniciar discussões.

Suas mensagens serão enviadas a todos os membros do projeto.

Use a aba Progresso para ver como o seu projeto está progredindo.

Defina um status de projeto para atualizar a equipe sobre como as coisas estão indo.

O Proprietário do projeto receberá um lembrete para rever o status uma vez por semana.

Abra e organize os projetos a partir de sua barra lateral.

Favorite os projetos para fixá-los no topo da barra lateral.

Clique no botão de estrela à direita do nome do projeto para favoritá-lo.

Crie novos projetos em qualquer tela usando a barra superior.

Agora você e sua equipe podem fazer avança os projetos.

Falta só mais uma aula antes de você testar na prática.

Comunique-se e coordene o trabalho mais rapidamente com a Caixa de entrada.

Confira sua Caixa de entrada para ler e responder rapidamente às últimas atualizações.

A Caixa de entrada notificará quando se aproximar a data de conclusão de uma tarefa…

…e quando seus colegas de equipe atualizarem tarefas, conversas e projetos que você segue.

Leia e responda às atualizações sem sair da Caixa de entrada.

Ao expandir uma atualização você tem todo o contexto necessário para agir.

Arquive atualizações quando quiser descartá-las.

Clique no X que aparece à direita de uma atualização para arquivá-la.

Abra o Arquivo para mover atualizações descartadas de volta para a Caixa de entrada.

Clique na seta que aparece à direita de uma atualização arquivada para retorná-la à Caixa de entrada.

Deixe de seguir tarefas ou projetos para parar de receber atualizações sobre eles.

Afinal, você tem sempre o controle das atualizações que recebe e das que prefere não receber

Você pode desativar as notificações por e-mail da Asana quando quiser.

A maior parte da comunicação com sua equipe pode ser facilmente coordenada através da Caixa de entrada, por isso lembra-se de a consultar com regularidade.

Parabéns! Agora você está pronto para um ótimo dia de trabalho com a Asana.