Gerenciar campanhas

Como criar um projeto de campanha de marketing na Asana

Há algumas maneiras de criar um projeto de campanha. Para iniciar rapidamente:

  1. Comece pelo nosso modelo de campanha e personalize-o de acordo com as necessidades da sua equipe.
  2. Importe uma planilha existente onde esteja atualmente monitorando os trabalhos da campanha.

Como acessar todos os modelos da Asana

GIF demonstrando como acessar os modelos na Asana a partir do botão + na barra superior

Se usar um plano gratuito, preferir criar um projeto de campanha do zero, ou quiser conhecer boas práticas gerais para os projetos Asana, comece por aqui.

Adicione as agências com que estiver trabalhando como convidadas

Para começos e execuções de campanhas harmoniosos, pense em convidar as agências com que trabalha para o seu projeto. Com isso elas podem ver os planos gerais da sua campanha e você deixa claro quais são as expectativas de prazos e entregáveis para fazer campanhas de lançamento precisas e pontuais.

Assista a este breve tutorial sobre como adicionar convidados à Asana.

Dicas para gerenciar e realizar trabalhos de campanhas de marketing

Agora que você já criou o seu projeto de campanha de marketing, estas dicas podem ajudar a gerenciá-lo à medida que se realizam os seus trabalhos.

1. Mapeie o planejamento do seu projeto (e ajuste-o aos imprevistos) com o Cronograma

As campanhas de marketing bem-sucedidas possuem muitos prazos e dependências cruciais até chegar o dia de lançamento. O Cronograma ajuda a mapeá-los no seu planejamento antes mesmo de começar para se certificar de que todos os itens interagem sem conflitos para alcançar os seus objetivos.

GIF de criação de um planejamento de projeto com o recurso do Cronograma da Asana

Como criar o seu planejamento de campanha de marketing com o Cronograma:

  1. Crie tarefas para todos os itens da campanha a serem realizados na visualização de lista.
  2. Clique na aba Cronograma na parte superior do seu projeto para passar à visualização do Cronograma.
  3. Agende as tarefas arrastando-as e soltando no Cronograma. Ao identificar conflitos de tempos, arraste e solte as tarefas para reagendá-las.
  4. Estenda os intervalos de datas das tarefas para que seus responsáveis possam organizar o seu tempo para trabalhar nelas à medida que os prazos se aproximam.
  5. Se as tarefas precisarem ser concluídas numa ordem determinada, crie dependências entre elas passando o mouse sobre uma tarefa e arrastando o ponto até a tarefa relacionada.

Quando o trabalho estiver em andamento, o Cronograma também pode ajudar a resolver rapidamente os conflitos antes que causem atrasos no seu planejamento. Por exemplo, se as páginas de entrada da sua campanha demoram mais tempo do que o esperado para ficar prontas, você pode mover as tarefas dependentes no Cronograma. Os responsáveis pelas tarefas serão automaticamente notificados quando os prazos forem ajustados. O trabalho pode então começar no momento certo sem causar confusão, reuniões adicionais, ou uma correria desenfreada quando surgirem os atrasos.

2. Capture os detalhes relevantes dos briefs de criação e atue mais rapidamente com os formulários

Os briefs de criação ajudam as equipes de marketing a capturar detalhes importantes sobre as metas, o público e os requisitos da campanha, mas podem atrasar o processo de criação se não forem preenchidos corretamente ou acabarem perdidos num arquivo de texto. Por isso, crie um formulário para briefs de criação que esteja diretamente vinculado ao seu projeto de campanha para se assegurar de que sua equipe já começa com todas as informações necessárias e em termos de fácil compreensão.

Captura de tela de formulário de brief de campanha criado na Asana

Os formulários podem ser preenchidos por qualquer pessoa, mesmo por quem não usa a Asana, e para isso basta compartilhar o link do formulário. Depois de enviados, os envios via formulário transformam-se em novas tarefas no seu projeto de campanha que podem então ser priorizadas.

Prepare um formulário seguindo os passos descritos aqui.

3. Evite trabalhos duplicados monitorando as tarefas da campanha em mais de um projeto

O trabalho das campanhas frequentemente envolve outras atividades de marketing, por exemplo, como parte de um lançamento de produto ou atividades de recrutamento. Sem a Asana as equipes talvez não consigam ver o trabalho que ocorre em outros projetos e iniciativas, e com isso o trabalho pode acabar duplicado ou requerer maior esforço de coordenação.

GIF de multihospedagem da mesma tarefa em múltiplos projetos da Asana para projetos de calendário de conteúdo e de lançamento

  1. Digite Tab + P e o nome dos outros projetos onde quiser adicionar a tarefa.

Adicione tarefas a múltiplos projetos para economizar tempo e evitar fazer o trabalho em dobro ou ter que gerenciá-lo em vários lugares. É a mesma tarefa em todos os projetos em que for adicionada, portanto todos os arquivos e comentários ficam onde estão enquanto os participantes os veem no contexto que fizer mais sentido para eles.

4. Cumpra os prazos com avaliações e aprovações mais claras

Conseguir dar e incorporar mais facilmente o feedback da campanha pode fazer a diferença entre gritar no escuro ou contagiar os colegas com o seu entusiasmo. Siga estes passos para fazer avançar o trabalho pelas diversas etapas de aprovação com clareza e rapidez:

GIF do fluxo de trabalho de aprovação com campos personalizados na Asana para mostrar quando o trabalho está pronto ou já aprovado

  1. Adicione regras de projeto para que as tarefas sejam automaticamente atribuídas às pessoas certas, concluídas, ou movidas para seções diferentes do projeto à medida que avançam.
  2. Use notificações de campos personalizados para manter todos os participantes informados sobre o progresso. Eles serão notificados quando os campos forem atualizados de “Feedback requerido” para “Aprovado”, por exemplo.
  3. Os avaliadores podem deixar o seu feedback diretamente nas imagens por meio de anotações. Cada feedback individual cria uma subtarefa realizável para que o criador possa monitorar e implementar o feedback conforme necessário.

GIF do fluxo de trabalho das anotações de imagens na Asana

A nossa integração com a Adobe Creative Cloud permite aos criadores consultar o feedback diretamente no aplicativo da Adobe em que estão trabalhando para ajudá-los a se orientar e economizar o tempo de passar de um contexto e ferramenta ao outro.

Captura de tela da integração entre a Adobe Creative Cloud e a Asana visível no programa Adobe

Isto torna o processo de dar e receber feedback mais fácil, porque os avaliadores podem deixar suas ideias mais claras e os criadores decidem como e se as devem incorporar, mantendo todos os registros num único lugar.

5. Economize tempo em todas as campanhas e nunca perca passos importantes com a ajuda dos modelos

Embora possa variar a cada campanha, normalmente há um conjunto principal de tarefas que precisam ser realizadas todas as vezes, ou para cada tipo de campanha. Em vez de perder tempo recriando o planejamento para cada nova campanha (ou manter um modelo num arquivo desvinculado dos arquivos de trabalho e instruções), é possível criar e salvar modelos de campanhas na Asana.

GIF ao guardar um projeto da Asana como modelo para ser reutilizado

  1. Elabore o trabalho principal da campanha como tarefas de um projeto. Não atribua as tarefas a menos que seja sempre a mesma pessoa quem trabalha nelas, e não defina ainda as datas de conclusão.
  2. Clique em ... no cabeçalho do projeto e selecione Salvar como modelo.
  3. Se quiser restringir quem pode modificar o modelo, converta-o em projeto somente para comentários
  4. Para as novas campanhas, copie o modelo clicando no botão laranja +, Projeto, e abrindo a aba onde estão os modelos salvos da sua organização.
  5. À medida que se refinam as atividades da sua campanha, você pode atualizar o modelo para evitar repetir os mesmos erros ou usar processos ultrapassados.

E aí está! Agora você pode começar uma nova campanha com poucos cliques.

Dicas para gerar relatórios sobre o trabalho e o progresso das campanhas

1. Participe de reuniões mais eficazes usando o seu projeto como pauta para as reuniões

As reuniões regulares ajudam a ficar a par do progresso e manter a união. Se usar o seu projeto de campanha como pauta de reunião nos encontros com agências e fornecedores interdisciplinares, fica mais fácil entender em que ponto estão os trabalhos e quais são os tópicos a abordar. Com isso é possível focar na discussão de estratégias e ideias em vez de fazer atualizações gerais com cada participante da reunião.

Durante a reunião pode-se criar tarefas à medida que surgem itens a fazer acompanhamento posterior, para que não acabem ficando esquecidos.

2. Ordene as prioridades e organize o trabalho da campanha com os campos personalizados

Se você tiver o hábito de usar planilhas, talvez goste de ordenar e filtrar as colunas para facilitar a visualização de detalhes fundamentais. Os campos personalizados são uma substituição muito mais poderosa por permitir monitorar estas informações no contexto do trabalho, não apenas num lugar onde talvez só o gerente da campanha tenha acesso.

Por exemplo, ao adicionar um campo personalizado de “prioridade” ao seu projeto de campanha, você pode priorizar as tarefas para que cada colega de equipe tenha claro onde deve focar a sua atenção. Em seguida, pode ordenar o projeto por prioridade e ver as tarefas de maior prioridade em primeiro lugar para se certificar de que estão dentro dos prazos.

Você também pode ver suas tarefas no Cronograma por campo personalizado para visualizar melhor o planejamento e identificar os bloqueios por meio das cores.

3. Localize trabalhos em risco e faça o acompanhamento com os colegas de equipe por meio dos relatórios de busca avançada

Outra vantagem de usar os campos personalizados para monitorar as prioridades e status das tarefas é que as informações podem ser usadas para gerar relatórios de busca avançada. Estes extraem a informação de todo o seu trabalho na Asana para ajudar a responder a perguntas como “quais prioridades estão em risco?” e “que trabalhos aguardam feedback?” em tempo real, sem ter que procurar ou compilar manualmente.

Captura de tela dos resultados de um relatório de busca avançada na Asana

Embora seja possível gerar relatórios de busca para quase tudo, os relatórios de trabalhos em risco e os relatórios de aprovações podem ajudar a identificar bloqueios antes que estes se manifestem. A partir do relatório é também possível fazer o acompanhamento direto com os responsáveis pelas tarefas e demais participantes comentando nas próprias tarefas.

Para aprender a criar outros tipos de relatórios de busca avançada, comece por aqui.

4. Monitore o progresso e gerencie a alocação de pessoal entre todas as campanhas com os Portfólios e a Gestão de recursos

Para ter atualizações de status e avaliar a disponibilidade da equipe de conteúdo os líderes das equipes geralmente precisam reunir as informações das reuniões, e-mails e planilhas, um processo que pode ser muito lento e impreciso. No lugar disso você pode criar um portfólio de projetos que inclui o seu calendário de conteúdos e outros projetos com informações relevantes para acompanhar o progresso em tempo real, os prazos e as prioridades de um único lugar.

Em seguida, use a aba de Gestão de recursos para visualizar a capacidade de sua equipe nesses projetos com base nas tarefas atribuídas na Asana. A Gestão de recursos ajuda a tomar decisões fundamentadas de alocação de pessoal para manter as cargas de trabalho balanceadas e os projetos de conteúdo em dia.

Captura de tela do trabalho sendo redistribuído entre os responsáveis na visualização da Gestão de recursos

A Gestão de recursos controla por padrão o número de tarefas, mas sabemos que cada tarefa pode ser diferente. Você pode definir campos personalizados de esforço para diversos projetos de um portfólio e ter uma ideia melhor do total de horas ou nível de esforço requerido por cada tarefa.

Recursos para o planejamento e gerenciamento de campanhas

Aprende melhor visualmente? Quer saber como os nossos clientes operam as suas campanhas de marketing? Confira estes recursos:

Recursos Link
Modelo de campanha de marketing Use o modelo
Curso sob demanda Registre-se para a Asana Academy
Estudo de caso Veja como a equipe de marketing da Dow Jones e a Culture Amp executam sua produção e as campanhas de marketing com a Asana
Webinário sobre estudo de caso Veja como a InVision e a Leukaemia Foundation planificam e gerenciam campanhas de marketing com a Asana
Blog com dicas para campanhas Leia o blog
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