Criar e usar modelos Asana

Se a sua equipe usa os mesmos fluxos de trabalho com certa frequência, você não precisa criar as mesmas tarefas e projetos a cada novo começo. Seja ao elaborar o seu próprio modelo personalizado ou ao utilizar um modelo criado pela Asana, é fácil implementar um fluxo de trabalho para não começar todas as vezes do zero nem perder nenhuma etapa.

Criar modelos personalizados

Crie modelos personalizados para fluxos de trabalho e projetos frequentes para poupar tempo ao configurar projetos no futuro e se assegurar de que todos sigam os processos corretos. Você pode atualizar esses modelos à medida que os processos se tornarem mais sofisticados e houver mais experiência com os projetos passados.

Criar um novo modelo personalizado:

  1. Crie um novo projeto para incluir uma sequência de tarefas que sua equipe executa com regularidade.
  2. Adicione as seções, colunas ou campos personalizados necessários para organizar e categorizar o seu trabalho de forma clara.
  3. Você pode atribuir tarefas, incluir anexos e detalhes a um modelo de projeto antecipadamente. Também é possível incluir mais detalhes sobre a finalidade de uso e sobre o fluxo de trabalho na descrição do projetodescrição do projeto A descrição do projeto é um espaço para informar aos seus colegas de equipe os objetivos e a visão geral de um projeto. Consulte Mais informação .
  4. Depois de preparar o modelo de projeto, clique no menu suspenso do cabeçalho do projeto e selecione Converter em modelo. Tome cuidado para não excluir ou arquivar o projeto.

Transformar um projeto existente em um modelo personalizado:

  1. Quando acabar o uso de um projeto para o trabalho atual, remova as informações desnecessárias, como prazos, responsáveis e anexos.
  2. Depois que o seu projeto estiver limpo e sem informações desnecessárias, clique no menu suspenso do cabeçalho do projeto e selecione Salvar como modelo.

GIF ao salvar um projeto da Asana como modelo a ser copiado nos projetos futuros

Usar um modelo personalizado:

  1. Para usar os seus modelos, crie um novo projeto clicando no botão + na barra superior.
  2. Clique na aba Modelos na página do novo projeto. Seus modelos personalizados estarão organizados por equipe.
  3. Ao encontrar o modelo adequado, selecione Usar modelo para criar um projeto a partir desse modelo.
  4. Depois de selecionar o modelo, você pode nomear o novo projeto e escolher a equipe na qual ficará armazenado. Clique em Criar projeto quando estiver pronto.

Usar modelos criados pela Asana

Se você quer poupar ainda mais tempo ou precisa de ajuda para começar, explore os modelos criados pela Asana. São modelos prontos que ajudam a criar diferentes fluxos de trabalho, e que você pode personalizar de forma mais detalhada para atender às necessidades da sua equipe.

GIF do acesso aos modelos da Asana para criar um projeto

Para usar os modelos criados pela Asana:

  1. Crie um novo projeto clicando no botão + na barra superiorbarra superior A barra superior aparece bem no topo do aplicativo Asana, acima do cabeçalho. Consulte Mais informação .
  2. Clique na aba Modelos na página do novo projeto. Há dois modelos gratuitos, com modelos adicionais disponíveis para os usuários Premium.
  3. Selecione Usar modelo para criar um projeto utilizando o modelo selecionado, ou Visualizar para ver os seus detalhes.
  4. Depois de selecionar o modelo, você pode nomear o novo projeto e escolher a equipe na qual ficará armazenado. Clique em Criar projeto quando estiver pronto.

Criar tarefas modelo

Você também pode duplicar as tarefas que contêm fluxos de trabalho replicáveis.

Duplicar uma tarefa e selecionar os campos que devem ser incluídos no seu modelo de tarefa

  • Use "modelo" ou "duplicar" no nome da tarefa para que seja facilmente encontrada através da busca e para que ninguém faça nenhuma alteração acidental.
  • Duplique a tarefa clicando no botão … na parte superior direita da tarefa e selecionando Duplicar tarefa…

Exemplos

Veja alguns exemplos de uso para a duplicação de tarefas:

Para criar uma relação de todos os modelos de tarefas, crie uma tagtag Use as tags para marcar tarefas ou agrupar tarefas semelhantes. Consulte Mais informação com o nome “modelo”, atribua a tag a todas as suas tarefas modelo e, em seguida, adicione-a aos seus favoritos para que a lista fique acessível a partir da barra lateralbarra lateral Use a barra lateral para navegar pelo painel, itens marcados com estrela, projetos e equipes. A barra lateral pode ser minimizada. Consulte Mais informação .

Com a flexibilidade da Asana, você pode usar modelos para criar fluxos de trabalho e processos completos, para que sua equipe possa começar a trabalhar sem complicações e sem se preocupar em perder nenhuma etapa.

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Aulas Asana

Aprenda os fundamentos básicos da Asana em menos de 15 minutos com estas aulas rápidas

Tarefas

Tarefas Lessons

Acompanhe todo o seu trabalho

3 minutos

Minhas tarefas

Minhas tarefas Lessons

Saiba sempre o que fazer a seguir

3 minutos

Projetos

Projetos Lessons

Trabalhe com colegas de equipe

3 minutos

Caixa de entrada

Caixa de entrada Lessons

Comunique-se ainda mais rápido

3 minutos

Você pode usar tarefas para acompanhar, colaborar e organizar todo o seu trabalho.

Tarefas podem ser afazeres, ideias, notas ou lembretes.

Atribua uma tarefa a você ou a um colega de equipe.

Pressione Tab+M para se atribuir rapidamente uma tarefa.

Adicione uma data de conclusão para que o prazo seja claro.

Adicione instruções e expectativas no campo da descrição da tarefa.

Digite @ para vincular outras tarefas, pessoas, conversas ou projetos.

Quando você @menciona um usuário, ele é adicionado como seguidor da tarefa.

Os seguidores recebem notificações quando novos comentários ou anexos são adicionados.

Adicione como seguidor qualquer pessoa que precise estar a par da tarefa.

Ela poderá deixar de seguir a tarefa quando quiser para parar de receber notificações.

Adicione comentários para fazer perguntas ou atualizar os seguidores.

"Curta" um comentário para que os seguidores saibam que você o leu.

Adicione arquivos relevantes ou GIFs irrelevantes como anexos.

Você também pode anexar arquivos diretamente do Dropbox, Google Drive ou Box.

Crie subtarefas para dividir sua tarefa em etapas menores.

Depois de adicionar uma subtarefa, pressione Enter para adicionar outra.

As subtarefas podem conter os mesmos detalhes das tarefas comuns.

Clique no ícone de comentário para adicionar comentários ou anexos a uma subtarefa.

Você pode criar tarefas em qualquer tela usando a barra superior.

Cada tarefa usa um link exclusivo que pode ser copiado e compartilhado com facilidade.

Parabéns! Agora você está a par das tarefas.

Vamos para a próxima aula!

Saiba sempre o que fazer em seguida com a aba Minhas tarefas.

A aba Minhas tarefas é uma lista de todas as tarefas atribuídas a você.

Com ela, fica mais fácil administrar o seu trabalho.

Clique em sua lista de Minhas tarefas e comece a digitar para adicionar tarefas.

Como em um documento de texto, adicione uma nova linha para cada nova tarefa ou cole uma lista.

Encaminhe os e-mails para x@mail.asana.com para transformar seus e-mails em tarefas.

A Asana converterá o e-mail em uma tarefa, incluindo os seus anexos.

As novas tarefas aparecerão no topo da sua lista, em Atribuídas recentemente.

As tarefas que você adiciona à aba Minhas tarefas são privadas para você.

Clique em Tornar público para compartilhá-las com sua equipe.

Priorize as tarefas com as seções Hoje, Próximas ou Mais tarde.

Clique no ponto azul ao lado de uma tarefa para ordená-la rapidamente.

Deixe na seção Hojeas tarefas que você terá tempo para fazer durante o dia.

Os colegas de equipe podem visualizar sua lista de Minhas tarefas para ver o que você está fazendo.

Eles só verão as tarefas que você tornou públicas ou que estiverem compartilhadas em um projeto (vamos falar sobre projetos mais tarde).

Marque tarefas com datas de conclusão dentro de uma semana como Próximas para ver o que será concluído em breve.

No dia previsto para conclusão, sua tarefa passará de Próximas para Hoje.

Como num passe de mágica.

Marque as tarefas com datas de conclusão além de uma semana para Mais tarde.

Elas ficarão fora do seu caminho até que a data de conclusão se aproxime.

As tarefas passarão de Mais tarde para Próximas uma semana antes da data de conclusão.

Mantenha a aba Minhas tarefas organizada de acordo com as prioridades para sempre saber o que fazer e o que virá em seguida.

Agora você já sabe como acompanhar e planejar seu trabalho!

Na próxima aula, aprenda como trabalhar com a sua equipe na Asana.

Trabalhe coletivamente em grupos de tarefas por meio de projetos.

Os projetos ajudam a acompanhar e organizar as etapas de um processo ou iniciativa.

Como um plano de eventos, lançamento de produto ou calendário editorial.

Assim como na aba Minhas tarefas, basta clicar e começar a digitar para adicionar tarefas ao seu projeto.

Se você já tem as etapas preparadas em um documento ou e-mail, é só colar essa lista.

Adicione tarefas ao seu projeto a partir de um e-mail.

Veja o endereço de e-mail exclusivo no menu suspenso do projeto.

Adicione as tarefas a outros projetos relacionados.

As tarefas podem ser incluídas em vários projetos.

Adicione seções para organizar as tarefas num projeto de lista.

Digite Tab+N na linha de qualquer tarefa para criar uma nova seção.

Num projeto de quadro, organize as tarefas adicionando colunas.

Arraste e solte as tarefas entre colunas ou outras tarefas de uma coluna para reordená-las.

Atribua as tarefas e defina datas de conclusão.

Use o calendário do projeto para nunca perder os prazos.

Arraste e solte tarefas no calendário para alterar suas datas de conclusão.

Adicione como membros todos os que precisarem estar a par do seu projeto.

Os membros recebem notificações de novas conversas, status e tarefas.

Comece conversas para fazer anúncios ou iniciar discussões.

Suas mensagens serão enviadas a todos os membros do projeto.

Use a aba Progresso para ver como o seu projeto está progredindo.

Defina um status de projeto para atualizar a equipe sobre como as coisas estão indo.

O Proprietário do projeto receberá um lembrete para rever o status uma vez por semana.

Abra e organize os projetos a partir de sua barra lateral.

Favorite os projetos para fixá-los no topo da barra lateral.

Clique no botão de estrela à direita do nome do projeto para favoritá-lo.

Crie novos projetos em qualquer tela usando a barra superior.

Agora você e sua equipe podem fazer avança os projetos.

Falta só mais uma aula antes de você testar na prática.

Comunique-se e coordene o trabalho mais rapidamente com a Caixa de entrada.

Confira sua Caixa de entrada para ler e responder rapidamente às últimas atualizações.

A Caixa de entrada notificará quando se aproximar a data de conclusão de uma tarefa…

…e quando seus colegas de equipe atualizarem tarefas, conversas e projetos que você segue.

Leia e responda às atualizações sem sair da Caixa de entrada.

Ao expandir uma atualização você tem todo o contexto necessário para agir.

Arquive atualizações quando quiser descartá-las.

Clique no X que aparece à direita de uma atualização para arquivá-la.

Abra o Arquivo para mover atualizações descartadas de volta para a Caixa de entrada.

Clique na seta que aparece à direita de uma atualização arquivada para retorná-la à Caixa de entrada.

Deixe de seguir tarefas ou projetos para parar de receber atualizações sobre eles.

Afinal, você tem sempre o controle das atualizações que recebe e das que prefere não receber

Você pode desativar as notificações por e-mail da Asana quando quiser.

A maior parte da comunicação com sua equipe pode ser facilmente coordenada através da Caixa de entrada, por isso lembra-se de a consultar com regularidade.

Parabéns! Agora você está pronto para um ótimo dia de trabalho com a Asana.