Criar e usar modelos Asana

Se a sua equipe tem fluxos de trabalho frequentes, você não precisa ficar criando sempres as mesmas tarefas e projetos. Quer desenvolva o seu próprio modelo personalizado ou utilize um modelo criado pela Asana, é fácil definir um fluxo de trabalho para não precisar começar sempre do zero nem perder nenhuma etapa.

Crie modelos personalizados

Crie modelos personalizados para fluxos de trabalho e projetos frequentes para poupar tempo ao configurar projetos no futuro e assegurar que todos estejam seguindo os processos corretos. Você pode atualizar esses modelos conforme os seus processos se tornam mais sofisticados e aprende com os projetos passados.

Criar um novo modelo personalizado:

  1. Crie um novo projeto para incluir uma sequência de tarefas que sua equipe executa regularmente.
  2. Adicione as seções, colunas ou campos personalizados necessários para organizar e categorizar o seu trabalho de forma clara.
  3. Você pode atribuir tarefas, incluir anexos e detalhes a um modelo de projeto antecipadamente. Você também pode incluir mais detalhes na descrição do projetodescrição do projeto A descrição do projeto é um espaço para informar aos seus colegas de equipe os objetivos e a visão geral de um projeto. Consulte Mais informação  sobre o fluxo de trabalho e como usar o projeto em questão.
  4. Depois que tiver criado o modelo para o projeto, clique no menu suspenso do cabeçalho do projeto e selecione Salvar como modelo. Tome cuidado para não excluir ou arquivar o projeto.

Transformar um projeto existente em um modelo personalizado:

  1. Depois que finalizar o uso de um projeto para o trabalho atual, remova as informações desnecessárias, como prazos, responsáveis e anexos.
  2. Quando o seu projeto estiver limpo, sem informações desnecessárias, clique no menu suspenso do cabeçalho do projeto e selecione Salvar como modelo.

Salve qualquer projeto como modelo clicando no menu suspenso do cabeçalho do projeto e selecionando Salvar como modelo

Usar um modelo personalizado:

  1. Para usar os seus modelos, crie um novo projeto clicando no botão + na barra superior.
  2. Clique na aba Modelos na página do novo projeto. Seus modelos personalizados estarão organizados por equipe.
  3. Depois de encontrar o modelo que quer usar, selecione Usar modelo para criar um projeto a partir desse modelo.
  4. Depois de selecionar o modelo, você pode nomear seu novo projeto e escolher a equipe na qual se encontrará. Clique em Criar projeto quando estiver pronto.

Crie um novo projeto a partir de um modelo personalizado indo até à aba de modelos e selecionando dentre os disponíveis

Exemplos de modelos a criar

Aqui estão alguns exemplos de por onde começar a criar um modelo de projeto:

Confira nossa seção do Guia com as [maneiras de usar Asana] para se inspirar com outros tipos de equipe e mais exemplos.

Use modelos criados pela Asana

Se você quer poupar ainda mais tempo ou precisa de ajuda para começar, confira nossos modelos criados pela Asana. Nossos modelos prontos o ajudam a criar diversos fluxos de trabalho, que você pode personalizar de forma mais detalhada para atender às necessidades da sua equipe.

Para usar os modelos criados pela Asana:

  1. Crie um novo projeto clicando no botão + na barra superiorbarra superior A barra superior aparece bem no topo do aplicativo Asana, acima do cabeçalho. Consulte Mais informação .
  2. Clique na aba Modelos na página do novo projeto. Há dois modelos gratuitos, com modelos adicionais disponíveis para os usuários Premium.
  3. Selecione Usar modelo para criar um projeto utilizando o modelo selecionado, ou Visualizar para ver o modelo.
  4. Depois que tiver selecionado o seu modelo, você poderá renomeá-lo e selecionar em que equipe deverá se encontrar. Clique em Criar projeto quando estiver pronto.

Os modelos criados pela Asana são fáceis de usar e ajudam sua equipe a começar um projeto rapidamente

Criar tarefas modelo

Você também pode duplicar tarefas que tenham fluxos de trabalho replicáveis.

Duplique uma tarefa e selecione os campos que devem ser incluídos no seu modelo de tarefa

Criar uma tarefa modelo ou duplicar uma tarefa existente:

  1. Crie uma nova tarefa. Sugerimos intitulá-la “modelo” ou “duplicar”, para que seja facilmente encontrada através da busca e para que ninguém faça nenhuma alteração acidental.
  2. Adicione todos os passos como subtarefas (para criar subtarefas rapidamente, use o atalho de teclado Tab+S).
  3. A tarefa modelo deve ser pública, ou então adicione seguidoresseguidores Adicione seguidores a qualquer tarefa e eles receberão notificações sobre as atualizações da tarefa. Consulte Mais informação para que outros possam acessá-la.
  4. Duplique a tarefa selecionando o botão … na parte superior direita da tarefa (botão com três pontos) e escolhendo em seguida Duplicar tarefa….

Exemplos

Aqui estão alguns exemplos de uso para a duplicação de uma tarefa:

Para criar uma relação de todos os seus modelos de tarefas, crie uma tagtag Use as tags para marcar tarefas ou agrupar tarefas semelhantes. Consulte Mais informação com o nome “modelo”. Atribua a tag a todas as suas tarefas modelo, e então favorite a tag para que a lista fique acessivel na sua barra lateralbarra lateral Use a barra lateral para navegar pelo painel, itens marcados com estrela, projetos e equipes. A barra lateral pode ser minimizada. Consulte Mais informação .

Com a flexibilidade da Asana, você pode usar modelos para criar fluxos de trabalho e processos completos, para que sua equipe possa começar a trabalhar sem complicações e sem se preocupar em perder etapas.

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Aulas Asana

Aprenda os fundamentos básicos da Asana em menos de 15 minutos com estas aulas rápidas

Tarefas

Tarefas Lessons

Acompanhe todo o seu trabalho

3 Minutos

Minhas tarefas

Minhas tarefas Lessons

Sempre saiba o que fazer a seguir

3 Minutos

Projetos

Projetos Lessons

Trabalhe com colegas de equipe

3 Minutos

Caixa de entrada

Caixa de entrada Lessons

Comunique-se ainda mais rápido

3 Minutos

Você pode usar tarefas para acompanhar, colaborar e organizar todo o seu trabalho.

Tarefas podem ser pendências, ideias, notas ou lembretes.

Atribua uma tarefa a você mesmo ou a um colega de equipe.

Pressione Tab+M para atribuir rapidamente uma tarefa a você mesmo.

Adicione uma data de conclusão para que seu prazo seja claro.

Adicione instruções e expectativas no campo da descrição da tarefa.

Digite @ para vincular outras tarefas, pessoas, conversas ou projetos.

Quando você @menciona um usuário, ele será adicionado como seguidor da tarefa.

Os seguidores recebem notificações quando novos comentários ou anexos são adicionados.

Adicione como seguidor qualquer pessoa que precise estar a par da tarefa.

Ela poderá deixar de seguir a tarefa quando quiser para parar de receber notificações.

Adicione comentários para fazer perguntas ou atualizar os seguidores.

“Curta” um comentário para que os seguidores saibam que você o leu.

Adicione arquivos relevantes ou GIFs irrelevantes como anexos.

Você também pode anexar arquivos diretamente do Dropbox, Google Drive ou Box.

Crie subtarefas para dividir sua tarefa em etapas menores.

Depois de adicionar uma subtarefa, pressione Enter para adicionar outra.

As subtarefas podem conter os mesmos detalhes das tarefas comuns.

Clique no ícone de comentário para adicionar comentários ou anexos a uma subtarefa.

Você pode criar tarefas em qualquer tela usando a barra superior.

Cada tarefa tem uma URL exclusiva para você poder copiar e compartilhar com facilidade.

Parabéns! Parece que você já está a par da tarefa.

Vamos para a próxima aula!

Sempre saiba o que fazer a seguir com a aba Minhas tarefas.

A aba Minhas tarefas é uma lista de todas as tarefas atribuídas a você.

Assim, administrar seu trabalho fica mais fácil.

Clique em sua lista de Minhas tarefas e comece a digitar para adicionar tarefas.

Como em um documento de texto, adicione uma nova linha para cada nova tarefa ou cole uma lista.

Encaminhe os e-mails para x@mail.asana.com para transformar seus e-mails em tarefas

A Asana vai converter seu e-mail em uma tarefa, incluindo os anexos.

As novas tarefas vão aparecer no topo da sua lista, em Novas tarefas.

As tarefas que você adiciona à aba Minhas tarefas são privadas para você.

Clique em Tornar pública para compartilhá-las com sua equipe.

Priorize as tarefas com Hoje, Próximas ou Mais tarde.

Clique no ponto azul ao lado da tarefa para ordená-la rapidamente.

Marque as tarefas que você poderá realizar Hoje.

Os colegas de equipe podem visualizar sua lista de Minhas tarefas para ver o que você está fazendo.

Eles só verão as tarefas que você tornou públicas ou que estiverem compartilhadas em um projeto (vamos falar mais sobre projetos depois).

Marque tarefas com datas de conclusão em até uma semana como Próximas para ver o que ser concluído em breve.

Na data de conclusão, sua tarefa mudará de Próximas para Hoje.

Como um passe de mágica.

Marque as tarefas com datas de conclusão além de uma semana para Mais tarde.

Elas ficarão fora do seu caminho até que a data de conclusão se aproxime.

As tarefas mudarão de Mais tarde para Próximas uma semana antes da data de conclusão.

Mantenha a aba Minhas tarefas organizada de acordo com as prioridades para que você sempre saiba o que deve fazer e o que virá a seguir.

Agora você já sabe como acompanhar e planejar seu trabalho!

Na próxima aula, aprenda como trabalhar com a sua equipe na Asana.

Trabalhe em grupos de tarefas por meio de projetos.

Os projetos ajudam você a acompanhar e organizar as etapas de um processo ou iniciativa.

Como um plano de eventos, lançamento de produto ou calendário editorial.

Como a aba Minhas tarefas, basta clicar e digitar para adicionar tarefas ao seu projeto.

Se você já tem as etapas preparadas em um documento ou e-mail, é só colar essa lista.

Adicione tarefas ao seu projeto com um e-mail.

Veja o endereço de e-mail único de seu projeto no menu suspenso do projeto.

Adicione tarefas a outros projetos relacionados.

As tarefas podem ser incluídas em vários projetos.

Adicione seções para organizar as tarefas em um projeto com listas.

Digite : ao final do título de qualquer tarefa para transformá-la em uma seção.

Ou adicione colunas para organizar as tarefas em um projeto com quadros.

Arraste e solte as tarefas entre ou dentro das colunas para reordená-las.

Atribua as tarefas e defina datas de conclusão.

Use o calendário do projeto para nunca esquecer um prazo.

Arraste e solte tarefas em seu calendário para alterar suas datas de conclusão.

Adicione como membrostodos os que precisarem ficar a par do seu projeto .

Os membros do projeto receberão notificações de novas conversas, status e tarefas.

Comece conversas para fazer anúncios ou iniciar discussões.

As suas mensagens serão enviadas a todos os membros do projeto.

Use a aba Progresso para ver como seu projeto está progredindo.

Defina um status de projeto para atualizar sua equipe sobre como as coisas estão progredindo.

O Proprietário do projeto receberá um lembrete para definir um status uma vez por semana.

Abra e organize os projetos a partir de sua barra lateral.

Favorite os projetos para fixá-los no topo da barra lateral.

Clique no botão de estrela à esquerda do nome do projeto para favoritá-lo.

Crie novos projetos em qualquer tela usando a barra superior.

Agora, você e sua equipe pode fazer seus projetos fluir.

Só mais uma aula antes de você entrar com tudo.

Comunique-se e coordene o trabalho mais rapidamente com a Caixa de entrada.

Confira sua Caixa de entrada para ler e responder rapidamente às últimas atualizações.

A caixa de entrada vai avisar você quando a data de conclusão de uma tarefa estiver chegando…

e quando seus colegas de equipe atualizarem tarefas, conversas e projetos que você segue.

Abra e responda a atualizações sem sair da Caixa de entrada.

Clique em uma atualização para ver todo o contexto necessário para responder.

Arquive atualizações quando quiser descartá-las.

Clique no X que aparece à direita de uma atualização para arquivá-la.

Abra o Arquivo para mover atualizações descartadas de volta para a Caixa de entrada.

Clique na seta que aparece à direita de uma atualização arquivada para movê-la de volta para a Caixa de entrada.

Deixe de seguir tarefas ou projetos para parar de receber atualizações sobre eles.

No fim das contas, você controla as atualizações que recebe (ou que escolhe não receber)

Quando estiver pronto, você pode desativar as Notificações de e-mail da Asana.

A maior parte da comunicação com sua equipe pode ser gerenciada facilmente na Caixa de entrada. Você só precisa se lembrar de consultá-la frequentemente.

Parabéns! Agora você está pronto para um ótimo dia de trabalho com a Asana.