Integração de novos funcionários

Quando um novo funcionário entra na empresa, pode ser desafiador (e exigir uma série de e-mails) passar todas as informações que o funcionário precisa, assegurar que se preencha toda a papelada exigida e garantir uma transição tranquila. Geralmente são necessários oito meses para que um funcionário recém-contratado alcance uma produtividade plena. Ao usar um modelo de projeto na Asana, você pode acompanhar o processo de integração do início ao fim, e os funcionários saberão o que precisam fazer e onde encontrar as informações para poderem começar com rapidez.

Siga as dicas do artigo para criar o seu projeto de novas integrações e ver os outros recursos disponíveis.

Recursos para a integração de novos funcionários	Link
Modelo da Asana	Usar modelo
Estudo de caso	Veja como a equipe de marketing da Dow Jones, o The Education Trust-West e a POMT crescem em ritmo acelerado ao integrar novos funcionários com a Asana

Como criar um projeto de integração

1. Crie um projeto para usar como modelo de integração. Intitule o projeto “Modelo de integração de RH para [Nome]”. Você pode duplicar esse projeto para cada novo funcionário e incluir o seu nome no título do projeto.

2. Organize o projeto adicionando seções como “Benefícios”, “INSS”, “TI”, ou “Referências”.

3. Adicione tarefas em cada seção como “Registro para obter benefícios”, “Inscrição no INSS”, ou “Conectar impressoras da empresa ao seu computador”. Forneça instruções claras na descrição da tarefa, anexe os arquivos necessários e use @menções para fazer referência a outras tarefas e projetos. Atribua tarefas como “Solicitar computador” para alguém no departamento correspondente.

4. Salve o seu projeto como um modelo. Clique no menu suspenso do cabeçalho do projeto e selecione Converter em modelo. Dessa forma, sempre que um novo funcionário começar as suas atividades, bastará fazer uma cópia do modelo. Quando os novos funcionários tiverem feedback sobre o processo de integração, você pode atualizar o modelo para garantir que todos tenham sempre a melhor experiência possível de integração.

5. Convide para o projeto os colegas envolvidos no processo de integração e atribua tarefas ao novo colega de equipe.

6. Quando o novo funcionário começar, já saberá que documentação precisa preencher e as tarefas que precisa realizar para concluir a sua integração. Novos funcionários também podem fazer perguntas diretamente em qualquer tarefa e têm autonomia para dar os próximos passos.

Dicas para gerenciar o seu projeto de integração

Precisa acompanhar um grande número de novos funcionários? Monitore os seus processos de integração com a ajuda de um Portfólio

Quer você seja um gerente de contratações ou esteja em contato com os novos funcionários para ajudar com a sua integração, pode ser desafiador acompanhar como cada um deles está progredindo, especialmente quando há diversas pessoas começando ao mesmo tempo. Em vez de os acompanhar em conversas individuais e isoladas e esperar que eles venham até você se tiverem dúvidas, fique de olho em todos eles adicionando seus projetos de integração a um portfólio. Isto facilita o seu trabalho ao permitir fazer o acompanhamento das atualizações num só lugar e entrar em ação rapidamente quando notar alguma dificuldade.

Crie também modelos de integração específicos por equipe

Além de ter um projeto de RH para documentação e controle de benefícios, cada gerente ou equipe individual pode criar um projeto de modelo de integração específico para a equipe. Crie uma tarefa no modelo para os novos funcionários revisarem as metas da empresa e da equipe e ajudá-los a ficar a par de tudo rapidamente. A integração de uma equipe pode incluir tarefas que são únicas para a função e que não se aplicam a toda a empresa. Se algumas das tarefas se aplicarem a vários modelos, você pode armazená-las nos diversos projetos para que o trabalho não seja duplicado e para que não fique confuso para o candidato.

Por exemplo, a área de Vendas pode ter documentos sobre o funil de vendas e a pontuação de leads. Crie uma tarefa no modelo para analisar esses dados e anexar os documentos. Outras tarefas podem incluir “Tomar um café com o João” ou “Revisar o plano estratégico”. Atribua tarefas para os membros de equipe apropriados e assegure uma transição tranquila para seu novo colega de equipe.

Use os campos personalizados para categorizar as tarefas de integração por prioridade ou por tipo

Os campos personalizados facilitam a localização de informações importantes nas tarefas. Os nomes e valores dos campos são personalizáveis, e você pode criar menus suspensos, campos de números e de texto para coletar informações específicas. Para integrações, você pode usar uma prioridade no formato de menu suspenso para indicar a importância da tarefa de integração, de forma que o novo funcionário saiba o que deve fazer em primeiro lugar.

Você também pode categorizar as tarefas como “realizáveis” ou “de consulta”, para que os novos funcionários possam encontrar informações com facilidade (como mapas do escritório) ou guardar determinadas informações mesmo depois que a tarefa é concluída, pois é possível procurar e ordenar por campo personalizado a qualquer momento.

Adicione campos personalizados ao seu projeto clicando no link azul Adicionar campos personalizados na parte superior do seu projeto. A partir daqui é possível criar e gerenciar seus campos personalizados por custo ou quaisquer outros dados que você precise monitorar.