Integração de novos funcionários

Quando um novo funcionário entra na empresa, pode ser desafiador (e requer uma série de e-mails) passar todas as informações que esse funcionário precisa, assegurar que preencham toda a papelada exigida e garantir uma transição tranquila. Geralmente são necessários oito meses para que um funcionário recém contratado alcance uma produtividade completa. Ao usar um modelo de projeto na Asana, você pode acompanhar o processo de integração do início ao fim. Funcionários saberão o que precisam fazer e onde encontrar informações para que possam começar com rapidez.

Siga as dicas do artigo para criar o seu projeto de novas integrações e ver os outros recursos disponíveis.

Recursos para criar projetos de novas integrações link
modelo criado por asana Usar modelo
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Como criar um projeto de integração

  1. Crie um projeto para usar como seu modelo de integração. Intitule o projeto “Modelo de integração de RH para [Nome]”. Você pode duplicar esse projeto para cada novo funcionário e incluir o seu nome no título do projeto.

  2. Organize o projeto adicionando seções como “Benefícios”, “INSS”, “TI”, “Referências”.

  3. Adicione tarefas em cada seção como “Registro para obter benefícios”, “Inscrição INSS”, “Conectar impressoras da empresa ao seu computador”. Forneça instruções claras na descrição da tarefa, anexe arquivos necessários e use @menções para fazer referência a outras tarefas e projetos. Atribua tarefas como “Solicitar computador” para alguém no departamento correto.

  4. Salve seu projeto como um modelo. Clique no menu suspenso do cabeçalho do projeto e selecione Salvar como um modelo. Dessa forma, toda vez que um novo contratado começar, bastará copiar o modelo. À medida que novos contratados recebem o feedback de integração, você pode atualizar o modelo para garantir que todos tenham a melhor experiência possível de integração.

  5. Convide colegas de equipe envolvidos no processo de integração para o projeto e atribua tarefas para seu novo colega.

  6. Quando o novo contratado começar, ele saberá qual sua documentação e outras tarefas que precisa fazer para concluir sua integração. Novos funcionários também pode fazer perguntas diretamente em qualquer tarefa e serem incentivados a dar o próximo passo.

Projeto de um modelo de integração para RH na Asana

Dicas para gerenciar o seu projeto de integração

Tem um grande número de contratações a acompanhar? Acompanhe esses processos de integração com a ajuda de um Portfólio

Quer você seja um gerente de contratações ou alguém que trabalha em proximidade com os novos funcionários para ajudar com a sua integração, pode ser um desafio acompanhar como cada um deles está progredindo, especialmente quando há diversas pessoas iniciando ao mesmo tempo. Em vez de os acompanhar em conversas individuais e isoladas e esperar que eles venham até você se tiverem dúvidas, fique de olho em todos eles adicionando seus projetos de integração a um portfólio. Isto facilita o seu trabalho ao permitir fazer o acompanhamento das atualizações num só lugar e entrar em ação rapidamente quando perceber alguma dificuldade.

Crie também modelos de integração específicos por equipe

Além de ter um projeto de RH para documentação e benefícios, cada equipe individual ou gerente pode criar um projeto de modelo de integração específico da equipe. A integração de uma equipe pode incluir tarefas únicas para a função, mas não para toda a empresa. Se algumas das tarefas forem as mesmas em cada modelo, você poderá armazenar tarefas em vários projetos para que o trabalho não seja duplicado e confuso para o candidato.

Por exemplo, a área de Vendas pode ter um documento sobre o funil de vendas e pontuação de líderes. Crie uma tarefa no modelo para analisar esses dados e anexar os documentos. Outras tarefas podem incluir “Tomar um café com o João”ou “Revisar o plano estratégico”. Atribua tarefas para os membros de equipe apropriados e garanta uma transição tranquila para seu novo colega de equipe.

Use os campos personalizados para categorizar as tarefas de integração por prioridade ou por tipo

Os campos personalizados fazem com que as informações importantes sejam fáceis de encontrar em uma tarefa. Os nomes e valores dos campos são personalizáveis, e você pode criar menus suspensos, campos de números ou de texto para capturar informações específicas. Para fazer a integração, você pode usar uma prioridade no formato de menu suspenso para indicar a importância da tarefa de integração, para que o novo funcionário saiba o que deve fazer em primeiro lugar.

Você também pode categorizar tarefas como “realizáveis” ou “de consulta”, para que os novos funcionários possam encontrar as informações com facilidade, como mapas do escritório, ou guardar determinadas informações mesmo depois de concluir a tarefa, uma vez que é possível buscar e ordenar por campo personalizado a qualquer momento.

Adicione campos personalizados ao seu projeto clicando no link Adicionar campos personalizados azul na parte superior do seu projeto. A partir daqui é possível criar e gerenciar seus campos personalizados por custo ou quaisquer outros dados que você precise monitorar.

Criação de campos personalizados na Asana a partir do link azul na parte superior do projeto

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Você pode usar tarefas para acompanhar, colaborar e organizar todo o seu trabalho.

Tarefas podem ser pendências, ideias, notas ou lembretes.

Atribua uma tarefa a você ou a um colega de equipe.

Pressione Tab+M para se atribuir rapidamente uma tarefa.

Adicione uma data de conclusão para que seu prazo seja claro.

Adicione instruções e expectativas no campo da descrição da tarefa.

Digite @ para vincular outras tarefas, pessoas, conversas ou projetos.

Quando você @menciona um usuário, ele será adicionado como seguidor da tarefa.

Os seguidores recebem notificações quando novos comentários ou anexos são adicionados.

Adicione como seguidor qualquer pessoa que precise estar a par da tarefa.

Ela poderá deixar de seguir a tarefa quando quiser para parar de receber notificações.

Adicione comentários para fazer perguntas ou atualizar os seguidores.

“Curta” um comentário para que os seguidores saibam que você o leu.

Adicione arquivos relevantes ou GIFs irrelevantes como anexos.

Você também pode anexar arquivos diretamente do Dropbox, Google Drive ou Box.

Crie subtarefas para dividir sua tarefa em etapas menores.

Depois de adicionar uma subtarefa, pressione Enter para adicionar outra.

As subtarefas podem conter os mesmos detalhes das tarefas comuns.

Clique no ícone de comentário para adicionar comentários ou anexos a uma subtarefa.

Você pode criar tarefas em qualquer tela usando a barra superior.

Cada tarefa usa um link exclusivo que pode ser copiado e compartilhado com facilidade.

Parabéns! Agora você está a par das tarefas.

Vamos para a próxima aula!

Saiba sempre o que fazer a seguir com a aba Minhas tarefas.

A aba Minhas tarefas é uma lista de todas as tarefas atribuídas a você.

Assim, administrar seu trabalho fica mais fácil.

Clique em sua lista de Minhas tarefas e comece a digitar para adicionar tarefas.

Como em um documento de texto, adicione uma nova linha para cada nova tarefa ou cole uma lista.

Encaminhe os e-mails para x@mail.asana.com para transformar seus e-mails em tarefas

A Asana vai converter seu e-mail em uma tarefa, incluindo os anexos.

As novas tarefas vão aparecer no topo da sua lista, em Novas tarefas.

As tarefas que você adiciona à aba Minhas tarefas são privadas para você.

Clique em Tornar pública para compartilhá-las com sua equipe.

Priorize as tarefas com Hoje, Próximas ou Mais tarde.

Clique no ponto azul ao lado da tarefa para ordená-la rapidamente.

Marque as tarefas que você poderá realizar Hoje.

Os colegas de equipe podem visualizar sua lista de Minhas tarefas para ver o que você está fazendo.

Eles só verão as tarefas que você tornou públicas ou que estiverem compartilhadas em um projeto (vamos falar mais sobre projetos depois).

Marque tarefas com datas de conclusão dentro de uma semana como Próximas para ver o que será concluído em breve.

No dia previsto, sua tarefa passará de Próximas para Hoje.

Como num passe de mágica.

Marque as tarefas com datas de conclusão além de uma semana para Mais tarde.

Elas ficarão fora do seu caminho até que a data de conclusão se aproxime.

As tarefas passarão de Mais tarde para Próximas uma semana antes da data de conclusão.

Mantenha a aba Minhas tarefas organizada de acordo com as prioridades para sempre saber o que fazer e o que virá em seguida.

Agora você já sabe como acompanhar e planejar seu trabalho!

Na próxima aula, aprenda como trabalhar com a sua equipe na Asana.

Trabalhe em grupos de tarefas por meio de projetos.

Os projetos ajudam a acompanhar e organizar as etapas de um processo ou iniciativa.

Como um plano de eventos, lançamento de produto ou calendário editorial.

Assim como na aba Minhas tarefas, basta clicar e começar a digitar para adicionar tarefas ao seu projeto.

Se você já tem as etapas preparadas em um documento ou e-mail, é só colar essa lista.

Adicione tarefas ao seu projeto com um e-mail.

Veja o endereço de e-mail único de seu projeto no menu suspenso do projeto.

Adicione tarefas a outros projetos relacionados.

As tarefas podem ser incluídas em vários projetos.

Adicione seções para organizar as tarefas num projeto de lista.

Digite Tab+N depois de escrever o título de qualquer tarefa para transformá-la em uma seção.

Num projeto de quadro, organize as tarefas em colunas.

Arraste e solte as tarefas entre colunas ou outras tarefas de uma coluna para reordená-las.

Atribua as tarefas e defina datas de conclusão.

Use o calendário do projeto para nunca perder os prazos.

Arraste e solte tarefas no calendário para alterar suas datas de conclusão.

Adicione como membros todos os que precisarem estar a par do seu projeto.

Os membros recebem notificações de novas conversas, status e tarefas.

Comece conversas para fazer anúncios ou iniciar discussões.

Suas mensagens serão enviadas a todos os membros do projeto.

Use a aba Progresso para ver como seu projeto está progredindo.

Defina um status de projeto para atualizar a equipe sobre como as coisas estão indo.

O Proprietário do projeto receberá um lembrete para rever o status uma vez por semana.

Abra e organize os projetos a partir de sua barra lateral.

Favorite os projetos para fixá-los no topo da barra lateral.

Clique no botão de estrela à direita do nome do projeto para favoritá-lo.

Crie novos projetos em qualquer tela usando a barra superior.

Agora você e sua equipe podem fazer os projetos fluir.

Só mais uma aula antes de você entrar com tudo.

Comunique-se e coordene o trabalho mais rapidamente com a Caixa de entrada.

Confira sua Caixa de entrada para ler e responder rapidamente às últimas atualizações.

A Caixa de entrada notificará quando se aproximar a data de conclusão de uma tarefa…

…e quando seus colegas de equipe atualizarem tarefas, conversas e projetos que você segue.

Leia e responda às atualizações sem sair da Caixa de entrada.

Ao expandir uma atualização você tem todo o contexto necessário para responder.

Arquive atualizações quando quiser descartá-las.

Clique no X que aparece à direita de uma atualização para arquivá-la.

Abra o Arquivo para mover atualizações descartadas de volta para a Caixa de entrada.

Clique na seta que aparece à direita de uma atualização arquivada para retorná-la à Caixa de entrada.

Deixe de seguir tarefas ou projetos para parar de receber atualizações sobre eles.

Afinal, você tem sempre o controle das atualizações que recebe e das que prefere não receber

Você pode desativar as notificações por e-mail sobre a Asana quando quiser.

A maior parte da comunicação com sua equipe pode ser facilmente coordenada através da Caixa de entrada, por isso lembra-se de a consultar com regularidade.

Parabéns! Agora você está pronto para um ótimo dia de trabalho com a Asana.