Campos e tags da tarefa

Todos os campos de tarefas podem ser encontrados e modificados no painel direito. Clique em qualquer tarefa para exibir seus detalhes no painel direitopainel direito O painel direito exibe os detalhes de uma tarefa ou conversa. Consulte Mais informação .

destaque do painel direito

No topo do painel direito você pode:

  1. Marcar a tarefa como concluídaconcluída Marcar uma tarefa com um sinal de visto para indicar que ela foi concluída. Consulte Mais informação ou incompleta
  2. Enviar anexosanexos Um arquivo anexado a uma tarefa ou conversa. Consulte Mais informação
  3. Criar uma lista de subtarefassubtarefas Subtarefas são divisões menores das tarefas. Assim como as tarefas, cada subtarefa tem responsáveis, datas de conclusão, comentários e status "Amei". Consulte Mais informação
  4. Copiar o URL da tarefa
  5. Curtir a tarefa
  6. Acessar as opções adicionais da tarefa

destaques no painel direito

A partir do painel direito também é possível:

  1. Editar o nome da tarefa
  2. AtribuirAtribuir A pessoa responsável pela tarefa ou subtarefa. O sistema Asana só permite um responsável por tarefa ou subtarefa. Consulte Mais informação a tarefa
  3. Definir uma data de conclusãodata de conclusão A data em que uma tarefa ou subtarefa deve ser concluída. Consulte Mais informação e horário de conclusão
  4. Adicionar uma descrição para dar mais contexto à tarefa
  5. Identificar em que projeto a tarefa se encontra
  6. Publicar um comentáriocomentário Comente em uma tarefa ou conversa para oferecer ajuda, responder perguntas e ajudar com o andamento do trabalho. Consulte Mais informação
  7. SeguirSeguir Adicione seguidores a qualquer tarefa e eles receberão notificações sobre as atualizações da tarefa. Consulte Mais informação ou deixar de seguir a tarefa

Nome da tarefa

Os nomes das tarefas costumam ser as ações que devem ser realizadas.

Você também mudar o nome da tarefa:

  1. Na respectiva linha a partir do painel principalpainel principal Quando você seleciona um projeto, tag ou pessoa, verá a lista relevante de tarefas no painel principal. Consulte Mais informação
  2. No campo do nome da tarefa no painel direitopainel direito O painel direito exibe os detalhes de uma tarefa ou conversa. Consulte Mais informação

Marcar tarefas como concluídas ou não concluídas

Marque uma tarefa como concluída para indicar que ela foi realizada.

Você pode marcar uma tarefa como concluída:

  1. Clicando no ícone de verificação no painel principal
  2. Clicando no botão Marcar como concluído no painel direito

Você também pode marcar uma tarefa como não-concluída novamente se ainda houver algo a ser feito.

Para marcar uma tarefa outra vez como não concluída:

Clique no botão Concluído no painel direito

Como padrão, apenas tarefas não-concluídas vão aparecer na aba Minhas tarefas e nos projetos. Você pode alterar a Visualização para exibir também as tarefas concluídas. Com as tarefas concluídas visíveis, você também pode marcar uma tarefa como não-concluída no painel principal.

Data e horário de conclusão e intervalos de datas da tarefa

Defina uma data de conclusão, horário de conclusão ou intervalo de datas para informar aos seus colegas de equipe até quando uma tarefa deve ser concluída.

data de conclusão, data de início

Para adicionar uma data de início, data de conclusão e horário de conclusão:

  1. Clique no campo de seleção de datas e digite ou selecione a data no Calendário.
  2. Informe uma Data de início
  3. Informe uma data de conclusão
  4. Informe um horário de conclusão

Pressione Tab+D para selecionar o campo da data de conclusão.

data de conclusão, data de início

Para remover uma data de início ou de conclusão:

Passe o mouse sobre o campo de data e clique no ícone de X.

Se você só definir um horário de conclusão, sem uma data, a data de conclusão será definida para a data de hoje.

Tarefas recorrentes ou repetidas

Se você tem uma tarefa que precisa ser realizada regularmente, pode configurá-la como uma tarefa recorrente.

Quando você configura uma tarefa recorrente, ela só aparecerá no seu Calendário na próxima data prevista para a tarefa, não todas as vezes que a tarefa se repetir no futuro. Ao marcar uma tarefa recorrente como concluída, ela se duplicará para a próxima vez que estiver programada para ocorrer.

Quando uma tarefa recorrente é marcada como concluída, ela vai duplicar todas as informações em uma nova tarefa, com uma nova data de conclusão. O intervalo que você definir para a recorrência da tarefa vai determinar a nova data de conclusão.

Todos os campos (exceto os comentários da tarefa) são copiados quando uma tarefa recorrente se duplica, inclusive as subtarefas.

Para configurar uma tarefa como recorrente:

  1. Clique no campo de Data de conclusão
  2. Selecione Configurar repetição

Se você configurar uma tarefa principal como recorrente, não configure nenhuma de suas subtarefas como recorrentes também. Se fizer isso, a subtarefa recorrente vai se duplicar exponencialmente.

Aqui, você pode:

  1. Repetição - defina a frequência com que você quer que a tarefa se repita (diariamente, semanalmente, mensalmente, anualmente, periodicamente)
  2. Intervalo - as tarefas recorrentes que se repetem semanalmente, mensalmente ou periodicamente também têm a opção de definir um intervalo

As datas de conclusão para tarefas que se repetem periodicamente são determinadas pela data em que a tarefa foi concluída pela última vez.

Dicas rápidas sobre tarefas recorrentes

  • Se você quiser que uma tarefa se repita em dias úteis, configure-a para se repetir Semanalmente e marque as caixas de STQQS
  • Se quiser que uma tarefa se repita trimestralmente, configure-a para se repetir Mensalmente e selecione o intervalo de repetição para a cada 3 meses
  • Se quiser que uma tarefa se repita semestralmente, configure-a para se repetir Mensalmente e selecione o intervalo de repetição para a cada 6 meses

Você também pode configurar uma tarefa recorrente para que ela não se repita nunca mais.

Para impedir a repetição de uma tarefa recorrente:

  1. Clique no campo de Data de conclusão
  2. Clique no campo Repetição
  3. Selecione Nunca

Alternativamente, apagar a data de conclusão da tarefa fará com que ela não se repita mais.

Alterar várias datas de conclusão em uma lista

Se os prazos de um projeto inteiro mudarem, você pode ajustar as datas de conclusão de todas as tarefas com este atalho:

  • Clique no menu Visualização na parte superior do painel principalpainel principal Quando você seleciona um projeto, tag ou pessoa, verá a lista relevante de tarefas no painel principal. Consulte Mais informação
  • Clique em Tarefas por data de conclusão
  • Selecione todas as tarefas desejadas
  • Pressione e segure a tecla (no Mac) or Ctrl (no PC) em seu teclado, depois use as setas para cima ou para baixo para ajustar todas as datas de conclusão, um dia de cada vez

Os projetos associados a uma tarefa

Uma tarefa pode estar presente em 20 projetos diferentes ao mesmo tempo. Você pode ver todos os projetos onde existe essa tarefa no campo projetos do painel direito.

multihospedagem 1

Os projetos associados a uma tarefa aparecerão:

  • Abaixo da descrição da tarefa, no painel direito.

Você verá a tarefa em todos os projetos aos quais ela é associada. Isso é útil quando uma tarefa é relevante para objetivos simultâneos e quando sua data de conclusão e sua conclusão são relevantes para vários projetos.

A tarefa existirá simultaneamente em todos esses projetos. Isso não vai duplicar a tarefa - se você marcá-la como concluída em um projeto, ela será concluída em todos os projetos aos quais pertence.

multihome 2

Para adicionar a tarefa a outro projeto:

Passe o mouse sobre o nome do projeto em seu painel de tarefas e clique no ícone de lápis ou de +. O ícone de lápis só vai aparecer para tarefas associadas a um único projeto.

Pressione Tab+P em seu teclado para selecionar rapidamente o campo de projetos.

Para remover a tarefa de um projeto:

Passe o mouse sobre o nome do projeto no painel da tarefa. Clique no ícone de X ao lado do projeto ou no ícone de + para adicioná-la a outro projeto.

Descrição da tarefa

As descrições das tarefas permitem que você descreva, dê instruções ou adicione mais contexto a uma tarefa.

O campo de descrição fica no painel direito de cada tarefa. Clique nele para começar a editá-lo.

As descrições das tarefas são compatíveis com rich text e emojis.

Curtidas

Use o botão Curtir para confirmar, aprovar ou elogiar o trabalho de seu colega de equipe rapidamente.

likes

Para curtir uma tarefa:

Clique no ícone de curtida no painel direito.

Você também pode curtir tarefas nas notificações da Caixa de entrada

likes appear

Depois que a tarefa receber uma curtida, ela vai aparecer:

  1. Ao lado do nome da tarefa no painel principalpainel principal Quando você seleciona um projeto, tag ou pessoa, verá a lista relevante de tarefas no painel principal. Consulte Mais informação
  2. No topo do painel direitopainel direito O painel direito exibe os detalhes de uma tarefa ou conversa. Consulte Mais informação

Para descurtir a tarefa, basta clicar no ícone de curtida novamente.

Você verá a opção de curtir em:

  • Tarefas
  • ComentáriosComentários Comente em uma tarefa ou conversa para oferecer ajuda, responder perguntas e ajudar com o andamento do trabalho. Consulte Mais informação da tarefa
  • AnexosAnexos Um arquivo anexado a uma tarefa ou conversa. Consulte Mais informação da tarefa
  • Conclusão de tarefas

Tags

As tags permitem que você acrescente mais contexto a uma tarefa ou agrupe tarefas semelhantes para facilitar a visualização.

Você pode usar uma tag para acompanhar o status de uma tarefa ou para categorizá-las.

tag no painel direito

As tags aparecem à direita do nome da tarefa ou no campo de tags no painel direito.

Clique no nome da tag para ver uma lista completa das tarefas associadas a ela.

ícone de três pontos

Para adicionar uma tag:

  1. Clique no ícone de três pontos no topo do painel direito e selecione Tags no menu suspenso
  2. Clique no botão + ao lado do campo de tags no painel direito

Pressione Tab+T para selecionar o campo de tags.

x para remoção da tag

Para remover uma tag de uma tarefa:

Passe o mouse sobre o nome da tag e clique no botão de X que aparece.

Criar tags

ícone + para criar

Para criar uma tag depois de clicar no ícone +:

  1. Insira o nome da tag
  2. Selecione Criar tag nos resultados de autopreenchimento

Ao digitar o nome da tag, você verá um menu suspenso de tags existentes com nomes semelhantes. Selecione uma das opções se quiser adicionar a tarefa a uma tag já existente.

Renomear ou excluir tags

Renomear ou excluir

Para renomear ou excluir uma tag:

  1. Clique no nome da tag no painel direito (ou no painel principal). Aparecerá uma lista de tarefas associadas à tag no painel principal
  2. Clique na seta do menu suspenso no cabeçalhocabeçalho O cabeçalho faz parte da interface do usuário, entre a barra superior e o painel principal, e permite que os usuários naveguem entre os projetos. Consulte Mais informação
  3. Selecione Renomear a tag ou Excluir tag

Depois que a tag for excluída, todos os seguidores dela receberão uma notificação por e-mail sobre a exclusão do ID da tag. Se a tag foi excluída por engano, qualquer pessoa pode entrar em contato conosco e informar o ID para que ela seja restaurada.

Permissões de tags

  • Tags associadas a uma tarefa privada serão pesquisáveis pelo responsável e pelos seguidores dessa tarefa
  • Tags associadas a tarefas dentro de um projeto privado serão pesquisáveis pelos membros desse projeto
  • Todas as tags serão pesquisáveis através do API

Cores das tags

Use cores nas tags para diferenciá-las melhor visualmente.

Para editar a cor de uma tag:

  1. Clique no nome da tag no painel direito (ou no painel principal). Perceba que uma lista de tarefas associadas à tag vai aparecer no painel principal.
  2. Clique na seta no cabeçalho
  3. Selecione Definir cor de destaque Isso vai colorir o nome da tag no painel principal e no painel direito

Utilização de tags vs. campos personalizados

As tags e os campos personalizados permitem que você categorize, filtre e adicione informações na Asana. Nós recomendamos que os campos personalizados sejam a opção padrão em toda a Organização, pois são mais visíveis e sérios; já as tags, são mais informais. Aqui estão algumas situações para ajudar você a decidir:

Use os campos personalizados:

  • Se quiser adicionar certas informações a todas as tarefas de um projeto
  • Tem informações padrão que precisa acompanhar nas tarefas de vários projetos (por exemplo, nível de prioridade, tempo gasto, etapa do trabalho)
  • Se quiser assegurar que seus colegas de equipe forneçam certas informações para cada tarefa de um projeto
  • Precisa ordenar ou pesquisar de acordo com certas informações

Use tags se:

  • Precisar de tags em situações específicas, tiver opções ilimitadas ou não tiver certeza do que precisa ser marcado com tags no momento da criação
  • Precisar ver a tag na aba Minhas tarefas
  • Só precisar marcar algumas tarefas em um projeto
  • Quiser marcar tarefas como modelos

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Aprenda os fundamentos básicos da Asana em menos de 15 minutos com estas aulas rápidas

Tarefas

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Você pode usar tarefas para acompanhar, colaborar e organizar todo o seu trabalho.

Tarefas podem ser afazeres, ideias, notas ou lembretes.

Atribua uma tarefa a você ou a um colega de equipe.

Pressione Tab+M para se atribuir rapidamente uma tarefa.

Adicione uma data de conclusão para que o prazo seja claro.

Adicione instruções e expectativas no campo da descrição da tarefa.

Digite @ para vincular outras tarefas, pessoas, conversas ou projetos.

Quando você @menciona um usuário, ele é adicionado como seguidor da tarefa.

Os seguidores recebem notificações quando novos comentários ou anexos são adicionados.

Adicione como seguidor qualquer pessoa que precise estar a par da tarefa.

Ela poderá deixar de seguir a tarefa quando quiser para parar de receber notificações.

Adicione comentários para fazer perguntas ou atualizar os seguidores.

"Curta" um comentário para que os seguidores saibam que você o leu.

Adicione arquivos relevantes ou GIFs irrelevantes como anexos.

Você também pode anexar arquivos diretamente do Dropbox, Google Drive ou Box.

Crie subtarefas para dividir sua tarefa em etapas menores.

Depois de adicionar uma subtarefa, pressione Enter para adicionar outra.

As subtarefas podem conter os mesmos detalhes das tarefas comuns.

Clique no ícone de comentário para adicionar comentários ou anexos a uma subtarefa.

Você pode criar tarefas em qualquer tela usando a barra superior.

Cada tarefa usa um link exclusivo que pode ser copiado e compartilhado com facilidade.

Parabéns! Agora você está a par das tarefas.

Vamos para a próxima aula!

Saiba sempre o que fazer em seguida com a aba Minhas tarefas.

A aba Minhas tarefas é uma lista de todas as tarefas atribuídas a você.

Com ela, fica mais fácil administrar o seu trabalho.

Clique em sua lista de Minhas tarefas e comece a digitar para adicionar tarefas.

Como em um documento de texto, adicione uma nova linha para cada nova tarefa ou cole uma lista.

Encaminhe os e-mails para x@mail.asana.com para transformar seus e-mails em tarefas.

A Asana converterá o e-mail em uma tarefa, incluindo os seus anexos.

As novas tarefas aparecerão no topo da sua lista, em Atribuídas recentemente.

As tarefas que você adiciona à aba Minhas tarefas são privadas para você.

Clique em Tornar público para compartilhá-las com sua equipe.

Priorize as tarefas com as seções Hoje, Próximas ou Mais tarde.

Clique no ponto azul ao lado de uma tarefa para ordená-la rapidamente.

Deixe na seção Hojeas tarefas que você terá tempo para fazer durante o dia.

Os colegas de equipe podem visualizar sua lista de Minhas tarefas para ver o que você está fazendo.

Eles só verão as tarefas que você tornou públicas ou que estiverem compartilhadas em um projeto (vamos falar sobre projetos mais tarde).

Marque tarefas com datas de conclusão dentro de uma semana como Próximas para ver o que será concluído em breve.

No dia previsto para conclusão, sua tarefa passará de Próximas para Hoje.

Como num passe de mágica.

Marque as tarefas com datas de conclusão além de uma semana para Mais tarde.

Elas ficarão fora do seu caminho até que a data de conclusão se aproxime.

As tarefas passarão de Mais tarde para Próximas uma semana antes da data de conclusão.

Mantenha a aba Minhas tarefas organizada de acordo com as prioridades para sempre saber o que fazer e o que virá em seguida.

Agora você já sabe como acompanhar e planejar seu trabalho!

Na próxima aula, aprenda como trabalhar com a sua equipe na Asana.

Trabalhe coletivamente em grupos de tarefas por meio de projetos.

Os projetos ajudam a acompanhar e organizar as etapas de um processo ou iniciativa.

Como um plano de eventos, lançamento de produto ou calendário editorial.

Assim como na aba Minhas tarefas, basta clicar e começar a digitar para adicionar tarefas ao seu projeto.

Se você já tem as etapas preparadas em um documento ou e-mail, é só colar essa lista.

Adicione tarefas ao seu projeto a partir de um e-mail.

Veja o endereço de e-mail exclusivo no menu suspenso do projeto.

Adicione as tarefas a outros projetos relacionados.

As tarefas podem ser incluídas em vários projetos.

Adicione seções para organizar as tarefas num projeto de lista.

Digite Tab+N na linha de qualquer tarefa para criar uma nova seção.

Num projeto de quadro, organize as tarefas adicionando colunas.

Arraste e solte as tarefas entre colunas ou outras tarefas de uma coluna para reordená-las.

Atribua as tarefas e defina datas de conclusão.

Use o calendário do projeto para nunca perder os prazos.

Arraste e solte tarefas no calendário para alterar suas datas de conclusão.

Adicione como membros todos os que precisarem estar a par do seu projeto.

Os membros recebem notificações de novas conversas, status e tarefas.

Comece conversas para fazer anúncios ou iniciar discussões.

Suas mensagens serão enviadas a todos os membros do projeto.

Use a aba Progresso para ver como o seu projeto está progredindo.

Defina um status de projeto para atualizar a equipe sobre como as coisas estão indo.

O Proprietário do projeto receberá um lembrete para rever o status uma vez por semana.

Abra e organize os projetos a partir de sua barra lateral.

Favorite os projetos para fixá-los no topo da barra lateral.

Clique no botão de estrela à direita do nome do projeto para favoritá-lo.

Crie novos projetos em qualquer tela usando a barra superior.

Agora você e sua equipe podem fazer avança os projetos.

Falta só mais uma aula antes de você testar na prática.

Comunique-se e coordene o trabalho mais rapidamente com a Caixa de entrada.

Confira sua Caixa de entrada para ler e responder rapidamente às últimas atualizações.

A Caixa de entrada notificará quando se aproximar a data de conclusão de uma tarefa…

…e quando seus colegas de equipe atualizarem tarefas, conversas e projetos que você segue.

Leia e responda às atualizações sem sair da Caixa de entrada.

Ao expandir uma atualização você tem todo o contexto necessário para agir.

Arquive atualizações quando quiser descartá-las.

Clique no X que aparece à direita de uma atualização para arquivá-la.

Abra o Arquivo para mover atualizações descartadas de volta para a Caixa de entrada.

Clique na seta que aparece à direita de uma atualização arquivada para retorná-la à Caixa de entrada.

Deixe de seguir tarefas ou projetos para parar de receber atualizações sobre eles.

Afinal, você tem sempre o controle das atualizações que recebe e das que prefere não receber

Você pode desativar as notificações por e-mail da Asana quando quiser.

A maior parte da comunicação com sua equipe pode ser facilmente coordenada através da Caixa de entrada, por isso lembra-se de a consultar com regularidade.

Parabéns! Agora você está pronto para um ótimo dia de trabalho com a Asana.