Campos e tags da tarefa

Todos os campos de tarefas podem ser encontrados e modificados no painel direito. Clique em qualquer tarefa para exibir seus detalhes no painel direitopainel direito O painel direito exibe os detalhes de uma tarefa ou conversa. Consulte Mais informação .

No painel direito, você pode:

  1. AtribuirAtribuir A pessoa responsável pela tarefa ou subtarefa. O sistema Asana só permite um responsável por tarefa ou subtarefa. Consulte Mais informação a tarefa
  2. Definir uma data e um horário de conclusão
  3. Curtir a tarefa
  4. Criar uma lista de subtarefassubtarefas Subtarefas são divisões menores das tarefas. Assim como as tarefas, cada subtarefa tem responsáveis, datas de conclusão, comentários e status "Amei". Consulte Mais informação
  5. Enviar anexosanexos Um arquivo anexado a uma tarefa ou conversa. Consulte Mais informação
  6. Identificar em que projeto(s) a tarefa está
  7. Marcar a tarefa como concluídaconcluída Marcar uma tarefa com um sinal de visto para indicar que ela foi concluída. Consulte Mais informação or não-concluída
  8. Adicionar uma descrição para dar mais contexto à tarefa
  9. Postar um comentáriocomentário Comente em uma tarefa ou conversa para oferecer ajuda, responder perguntas e ajudar com o andamento do trabalho. Consulte Mais informação
  10. SeguirSeguir Adicione seguidores a qualquer tarefa e eles receberão notificações sobre as atualizações da tarefa. Consulte Mais informação ou deixar de seguir a tarefa

Nome da tarefa

Os nomes das tarefas costumam ser as ações que devem ser realizadas.

Você pode alterar o nome de uma tarefa:

  1. No painel principalpainel principal Quando você seleciona um projeto, tag ou pessoa, verá a lista relevante de tarefas no painel principal. Consulte Mais informação
  2. No campo do nome da tarefa no painel direitopainel direito O painel direito exibe os detalhes de uma tarefa ou conversa. Consulte Mais informação

Marcar tarefas como concluídas ou não concluídas

Marque uma tarefa como concluída para indicar que ela foi realizada.

Você pode marcar uma tarefa como concluída:

  1. Clicando no ícone de confirmação no painel principal
  2. Clicando no ícone de confirmação no painel direito

Você também pode marcar uma tarefa como não-concluída novamente se ainda houver algo a ser feito.

Para marcar uma tarefa como não-concluída novamente:

Clique no ícone de confirmação no painel direito

Como padrão, apenas tarefas não-concluídas vão aparecer na aba Minhas tarefas e nos projetos. Você pode alterar a Visualização para exibir também as tarefas concluídas. Com as tarefas concluídas visíveis, você também pode marcar uma tarefa como não-concluída no painel principal.

Data e horário de conclusão da tarefa

Defina uma data ou horário de conclusão para informar aos seus colegas de equipe até quando uma tarefa deve ser concluída.

Datas de conclusão

Para definir uma data de conclusão:

Clique no campo Data de conclusão e digite uma data ou selecione-a no Calendário.

Pressione Tab+D para selecionar o campo da data de conclusão.

Para remover uma data de conclusão:

Passe o mouse sobre o campo de data de conclusão e clique no ícone de X que aparecer.

Horários de conclusão

Além das datas de conclusão, você pode definir um horário de conclusão para cada tarefa.

Para definir um horário de conclusão:

  1. Clique no campo de Data de conclusão
  2. Selecione Adicionar horário de conclusão

Para remover um horário de conclusão:

  1. Clique no campo de Data de conclusão
  2. Clique no ícone de X ao lado do horário de conclusão

Se você só definir um horário de conclusão, sem uma data, a data de conclusão será definida para a data de hoje.

Tarefas recorrentes ou repetidas

Se você tem uma tarefa que precisa ser realizada regularmente, pode configurá-la como uma tarefa recorrente.

Seu Calendário só vai exibir a próxima ocorrência de uma tarefa recorrente.

Quando uma tarefa recorrente é marcada como concluída, ela vai duplicar todas as informações em uma nova tarefa, com uma nova data de conclusão. O intervalo que você definir para a recorrência da tarefa vai determinar a nova data de conclusão.

Todos os campos (exceto os comentários da tarefa) são copiados quando uma tarefa recorrente se duplica, inclusive as subtarefas.

Para configurar uma tarefa como recorrente:

  1. Clique no campo de Data de conclusão
  2. Selecione Configurar repetição

Se você configurar uma tarefa principal como recorrente, não configure nenhuma de suas subtarefas como recorrentes também. Se fizer isso, a subtarefa recorrente vai se duplicar exponencialmente.

Aqui, você pode:

  1. Repetição - defina a frequência com que você quer que a tarefa se repita (diariamente, semanalmente, mensalmente, anualmente, periodicamente)
  2. Intervalo - as tarefas recorrentes que se repetem semanalmente, mensalmente ou periodicamente também têm a opção de definir um intervalo

As datas de conclusão para tarefas que se repetem periodicamente são determinadas pela data em que a tarefa foi concluída pela última vez.

Dicas rápidas sobre tarefas recorrentes

  • Se você quiser que uma tarefa se repita em dias úteis, configure-a para se repetir Semanalmente e marque as caixas de STQQS
  • Se quiser que uma tarefa se repita trimestralmente, configure-a para se repetir Mensalmente e selecione o intervalo de repetição para a cada 3 meses
  • Se quiser que uma tarefa se repita semestralmente, configure-a para se repetir Mensalmente e selecione o intervalo de repetição para a cada 6 meses

Você também pode configurar uma tarefa recorrente para que ela não se repita nunca mais.

Para impedir a repetição de uma tarefa recorrente:

  1. Clique no campo de Data de conclusão
  2. Clique no campo Repetição
  3. Selecione Nunca

Alternativamente, apagar a data de conclusão da tarefa fará com que ela não se repita mais.

Alterar várias datas de conclusão em uma lista

Se os prazos de um projeto inteiro mudarem, você pode ajustar as datas de conclusão de todas as tarefas com este atalho:

  • Clique no menu Visualização na parte superior do painel principalpainel principal Quando você seleciona um projeto, tag ou pessoa, verá a lista relevante de tarefas no painel principal. Consulte Mais informação
  • Clique em Tarefas por data de conclusão
  • Selecione todas as tarefas desejadas
  • Pressione e segure a tecla (no Mac) or Ctrl (no PC) em seu teclado, depois use as setas para cima ou para baixo para ajustar todas as datas de conclusão, um dia de cada vez

Os projetos associados a uma tarefa

Uma tarefa pode estar presente em 20 projetos diferentes ao mesmo tempo. Você pode ver todos os projetos onde existe essa tarefa no campo projetos do painel direito.

multihome 1

Os projetos associados a uma tarefa vão aparecer:

  1. Ao lado do nome da tarefa no painel principalpainel principal Quando você seleciona um projeto, tag ou pessoa, verá a lista relevante de tarefas no painel principal. Consulte Mais informação
  2. Acima do nome da tarefa no painel direitopainel direito O painel direito exibe os detalhes de uma tarefa ou conversa. Consulte Mais informação

Você verá a tarefa em todos os projetos aos quais ela é associada. Isso é útil quando uma tarefa é relevante para objetivos simultâneos e quando sua data de conclusão e sua conclusão são relevantes para vários projetos.

A tarefa existirá simultaneamente em todos esses projetos. Isso não vai duplicar a tarefa - se você marcá-la como concluída em um projeto, ela será concluída em todos os projetos aos quais pertence.

multihome 2

Para adicionar a tarefa a outro projeto:

Passe o mouse sobre o nome do projeto em seu painel de tarefas e clique no ícone de lápis ou de +. O ícone de lápis só vai aparecer para tarefas associadas a um único projeto.

Pressione Tab+P em seu teclado para selecionar rapidamente o campo de projetos.

Para remover a tarefa de um projeto:

Passe o mouse sobre o nome do projeto no painel da tarefa. Clique no ícone de X ao lado do projeto ou no ícone de + para adicioná-la a outro projeto.

Descrição da tarefa

As descrições das tarefas permitem que você descreva, dê instruções ou adicione mais contexto a uma tarefa.

O campo de descrição fica no painel direito de cada tarefa. Clique nele para começar a editá-lo.

As descrições das tarefas são compatíveis com rich text e emojis.

Curtidas

Use o botão Curtir para confirmar, aprovar ou elogiar o trabalho de seu colega de equipe rapidamente.

Pressione Tab+H no seu teclado para curtir uma tarefa rapidamente.

likes

Para curtir uma tarefa:

Clique no ícone de curtida no painel direito.

Você também pode curtir tarefas nas notificações da Caixa de entrada

likes appear

Depois que a tarefa receber uma curtida, ela vai aparecer:

  1. Ao lado do nome da tarefa no painel principalpainel principal Quando você seleciona um projeto, tag ou pessoa, verá a lista relevante de tarefas no painel principal. Consulte Mais informação
  2. No topo do painel direitopainel direito O painel direito exibe os detalhes de uma tarefa ou conversa. Consulte Mais informação

Para descurtir a tarefa, basta clicar no ícone de curtida novamente.

Você verá a opção de curtir em:

  • Tarefas
  • ComentáriosComentários Comente em uma tarefa ou conversa para oferecer ajuda, responder perguntas e ajudar com o andamento do trabalho. Consulte Mais informação da tarefa
  • AnexosAnexos Um arquivo anexado a uma tarefa ou conversa. Consulte Mais informação da tarefa
  • Conclusão de tarefas

Tags

As tags permitem que você acrescente mais contexto a uma tarefa ou agrupe tarefas semelhantes para facilitar a visualização.

Você pode usar uma tag para acompanhar o status de uma tarefa ou para categorizá-las.

tag no painel direito

As tags aparecem à direita do nome da tarefa ou no campo de tags no painel direito.

Clique no nome da tag para ver uma lista completa das tarefas associadas a ela.

ícone de três pontos

Para adicionar uma tag:

  1. Clique no ícone de três pontos no topo do painel direito e selecione Tags no menu suspenso
  2. Clique no botão + ao lado do campo de tags no painel direito

Pressione Tab+T para selecionar o campo de tags.

x para remoção da tag

Para remover uma tag de uma tarefa:

Passe o mouse sobre o nome da tag e clique no botão de X que aparece.

Criar tags

ícone + para criar

Para criar uma tag depois de clicar no ícone +:

  1. Insira o nome da tag
  2. Selecione Nova tag nos resultados de autopreenchimento

Ao digitar o nome da tag, você verá um menu suspenso de tags existentes com nomes semelhantes. Selecione uma das opções se quiser adicionar a tarefa a uma tag já existente.

Renomear ou excluir tags

Renomear ou excluir

Para renomear ou excluir uma tag:

  1. Clique no nome da tag no painel direito (ou no painel principal). Aparecerá uma lista de tarefas associadas à tag no painel principal
  2. Clique na seta do menu suspenso no cabeçalhocabeçalho O cabeçalho faz parte da interface do usuário, entre a barra superior e o painel principal, e permite que os usuários naveguem entre os projetos. Consulte Mais informação
  3. Selecione Renomear a tag ou Excluir tag

Depois que a tag for excluída, todos os seguidores dela receberão uma notificação por e-mail sobre a exclusão do ID da tag. Se a tag foi excluída por engano, qualquer pessoa pode entrar em contato conosco e informar o ID para que ela seja restaurada.

Cores das tags

Use cores nas tags para diferenciá-las melhor visualmente.

Para editar a cor de uma tag:

  1. Clique no nome da tag no painel direito (ou no painel principal). Perceba que uma lista de tarefas associadas à tag vai aparecer no painel principal.
  2. Clique na seta no cabeçalho
  3. Selecione Definir cor de destaque Isso vai colorir o nome da tag no painel principal e no painel direito

Permissões de tags

As tags herdam as permissões das tarefas às quais são associadas:

  • Tags associadas a uma tarefa privadatarefa privada Uma tarefa privada é visível apenas aos seguidores da tarefa. Tarefas criadas na aba Minhas tarefas já são privadas por padrão. Consulte Mais informação serão privadas ao responsável e aos seguidores dessa tarefa.
  • Tags associadas a tarefas dentro de um projeto privadoprojeto privado Os projetos privados são visíveis apenas aos membros do projeto. Consulte Mais informação serão privadas para os membros desse projeto.

Saiba mais na seção do Guia sobre permissões.

Se alguém tentar usar uma tag que existe em um projeto ou tarefa para o qual não têm permissões, a tag será duplicada.

Utilização de tags vs. campos personalizados

As tags e os campos personalizados permitem que você categorize, filtre e adicione informações na Asana. Nós recomendamos que os campos personalizados sejam a opção padrão em toda a Organização, pois são mais visíveis e sérios; já as tags, são mais informais. Aqui estão algumas situações para ajudar você a decidir:

Use os campos personalizados:

  • Se quiser adicionar certas informações a todas as tarefas de um projeto
  • Tem informações padrão que precisa acompanhar nas tarefas de vários projetos (por exemplo, nível de prioridade, tempo gasto, etapa do trabalho)
  • Se quiser assegurar que seus colegas de equipe forneçam certas informações para cada tarefa de um projeto
  • Precisa ordenar ou pesquisar de acordo com certas informações

Use tags se:

  • Precisar de tags em situações específicas, tiver opções ilimitadas ou não tiver certeza do que precisa ser marcado com tags no momento da criação
  • Precisar ver a tag na aba Minhas tarefas
  • Só precisar marcar algumas tarefas em um projeto
  • Quiser marcar tarefas como modelos

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Tarefas

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Você pode usar tarefas para acompanhar, colaborar e organizar todo o seu trabalho.

Tarefas podem ser pendências, ideias, notas ou lembretes.

Atribua uma tarefa a você mesmo ou a um colega de equipe.

Pressione Tab+M para atribuir rapidamente uma tarefa a você mesmo.

Adicione uma data de conclusão para que seu prazo seja claro.

Adicione instruções e expectativas no campo da descrição da tarefa.

Digite @ para vincular outras tarefas, pessoas, conversas ou projetos.

Quando você @menciona um usuário, ele será adicionado como seguidor da tarefa.

Os seguidores recebem notificações quando novos comentários ou anexos são adicionados.

Adicione como seguidor qualquer pessoa que precise estar a par da tarefa.

Ela poderá deixar de seguir a tarefa quando quiser para parar de receber notificações.

Adicione comentários para fazer perguntas ou atualizar os seguidores.

“Curta” um comentário para que os seguidores saibam que você o leu.

Adicione arquivos relevantes ou GIFs irrelevantes como anexos.

Você também pode anexar arquivos diretamente do Dropbox, Google Drive ou Box.

Crie subtarefas para dividir sua tarefa em etapas menores.

Depois de adicionar uma subtarefa, pressione Enter para adicionar outra.

As subtarefas podem conter os mesmos detalhes das tarefas comuns.

Clique no ícone de comentário para adicionar comentários ou anexos a uma subtarefa.

Você pode criar tarefas em qualquer tela usando a barra superior.

Cada tarefa tem uma URL exclusiva para você poder copiar e compartilhar com facilidade.

Parabéns! Parece que você já está a par da tarefa.

Vamos para a próxima aula!

Sempre saiba o que fazer a seguir com a aba Minhas tarefas.

A aba Minhas tarefas é uma lista de todas as tarefas atribuídas a você.

Assim, administrar seu trabalho fica mais fácil.

Clique em sua lista de Minhas tarefas e comece a digitar para adicionar tarefas.

Como em um documento de texto, adicione uma nova linha para cada nova tarefa ou cole uma lista.

Encaminhe os e-mails para x@mail.asana.com para transformar seus e-mails em tarefas

A Asana vai converter seu e-mail em uma tarefa, incluindo os anexos.

As novas tarefas vão aparecer no topo da sua lista, em Novas tarefas.

As tarefas que você adiciona à aba Minhas tarefas são privadas para você.

Clique em Tornar pública para compartilhá-las com sua equipe.

Priorize as tarefas com Hoje, Próximas ou Mais tarde.

Clique no ponto azul ao lado da tarefa para ordená-la rapidamente.

Marque as tarefas que você poderá realizar Hoje.

Os colegas de equipe podem visualizar sua lista de Minhas tarefas para ver o que você está fazendo.

Eles só verão as tarefas que você tornou públicas ou que estiverem compartilhadas em um projeto (vamos falar mais sobre projetos depois).

Marque tarefas com datas de conclusão em até uma semana como Próximas para ver o que ser concluído em breve.

Na data de conclusão, sua tarefa mudará de Próximas para Hoje.

Como um passe de mágica.

Marque as tarefas com datas de conclusão além de uma semana para Mais tarde.

Elas ficarão fora do seu caminho até que a data de conclusão se aproxime.

As tarefas mudarão de Mais tarde para Próximas uma semana antes da data de conclusão.

Mantenha a aba Minhas tarefas organizada de acordo com as prioridades para que você sempre saiba o que deve fazer e o que virá a seguir.

Agora você já sabe como acompanhar e planejar seu trabalho!

Na próxima aula, aprenda como trabalhar com a sua equipe na Asana.

Trabalhe em grupos de tarefas por meio de projetos.

Os projetos ajudam você a acompanhar e organizar as etapas de um processo ou iniciativa.

Como um plano de eventos, lançamento de produto ou calendário editorial.

Como a aba Minhas tarefas, basta clicar e digitar para adicionar tarefas ao seu projeto.

Se você já tem as etapas preparadas em um documento ou e-mail, é só colar essa lista.

Adicione tarefas ao seu projeto com um e-mail.

Veja o endereço de e-mail único de seu projeto no menu suspenso do projeto.

Adicione tarefas a outros projetos relacionados.

As tarefas podem ser incluídas em vários projetos.

Adicione seções para organizar as tarefas em um projeto com listas.

Digite : ao final do título de qualquer tarefa para transformá-la em uma seção.

Ou adicione colunas para organizar as tarefas em um projeto com quadros.

Arraste e solte as tarefas entre ou dentro das colunas para reordená-las.

Atribua as tarefas e defina datas de conclusão.

Use o calendário do projeto para nunca esquecer um prazo.

Arraste e solte tarefas em seu calendário para alterar suas datas de conclusão.

Adicione como membrostodos os que precisarem ficar a par do seu projeto .

Os membros do projeto receberão notificações de novas conversas, status e tarefas.

Comece conversas para fazer anúncios ou iniciar discussões.

As suas mensagens serão enviadas a todos os membros do projeto.

Use a aba Progresso para ver como seu projeto está progredindo.

Defina um status de projeto para atualizar sua equipe sobre como as coisas estão progredindo.

O Proprietário do projeto receberá um lembrete para definir um status uma vez por semana.

Abra e organize os projetos a partir de sua barra lateral.

Favorite os projetos para fixá-los no topo da barra lateral.

Clique no botão de estrela à esquerda do nome do projeto para favoritá-lo.

Crie novos projetos em qualquer tela usando a barra superior.

Agora, você e sua equipe pode fazer seus projetos fluir.

Só mais uma aula antes de você entrar com tudo.

Comunique-se e coordene o trabalho mais rapidamente com a Caixa de entrada.

Confira sua Caixa de entrada para ler e responder rapidamente às últimas atualizações.

A caixa de entrada vai avisar você quando a data de conclusão de uma tarefa estiver chegando…

e quando seus colegas de equipe atualizarem tarefas, conversas e projetos que você segue.

Abra e responda a atualizações sem sair da Caixa de entrada.

Clique em uma atualização para ver todo o contexto necessário para responder.

Arquive atualizações quando quiser descartá-las.

Clique no X que aparece à direita de uma atualização para arquivá-la.

Abra o Arquivo para mover atualizações descartadas de volta para a Caixa de entrada.

Clique na seta que aparece à direita de uma atualização arquivada para movê-la de volta para a Caixa de entrada.

Deixe de seguir tarefas ou projetos para parar de receber atualizações sobre eles.

No fim das contas, você controla as atualizações que recebe (ou que escolhe não receber)

Quando estiver pronto, você pode desativar as Notificações de e-mail da Asana.

A maior parte da comunicação com sua equipe pode ser gerenciada facilmente na Caixa de entrada. Você só precisa se lembrar de consultá-la frequentemente.

Parabéns! Agora você está pronto para um ótimo dia de trabalho com a Asana.