Onde a Asana se encaixa?

Sua empresa provavelmente usa algumas ferramentas de colaboração, como para compartilhamento de arquivos, e-mail e comunicações. Embora essas ferramentas sejam ótimas (nós também as usamos para algumas coisas!) elas não mostram quem está fazendo o que e até quando. Monitorar o trabalho com Asana significa que conversas e documentos relevantes estarão todos em um só lugar, para que seja possível trabalhar em um fluxo real, em vez de ficar trocando de ferramenta a toda hora, para pesquisar informações espalhadas e que talvez não estejam tão claras.

Onde a Asana se integra com outras ferramentas de colaboração, como Dropbox, Slack, Gmail, JIRA, Basecamp e mais

Acompanhe o Como usar a Asana

Prefere um vídeo? Deixe a série Como usar Asana resolver isso para você.

E-mail

  • Um e-mail não é algo executável, não ajuda as equipes a definirem as próximas etapas e espalha as informações que você precisa, sem mencionar o esforço para manter a caixa de entrada limpa e organizada.
  • Na Asana, sua equipe receberá notificações automaticamente toda vez que você concluir, comentar ou mudar os status de tarefas. Dessa forma, você vai passar menos tempo escrevendo e-mails e mais tempo fazendo seu trabalho.
  • Se usar o Gmail e o Outlook, experimente o add-on Asana para Gmail e o aplicativo Asana para Outlook para converter e-mails diretamente em tarefas realizáveis e monitoráveis na Asana sem precisar sair da sua caixa de entrada.
  • Encaminhe e-mails para x@mail.asana.com para transformá-los em uma tarefa. Na Asana, o trabalho se tornará realizável, poderá ser compartilhado e será claramente atribuído com a devida responsabilidade.
  • Uma vez que o trabalho é automaticamente organizado por equipes, projetos e tarefas, ele se torna mais fácil de ser encontrado. Além disso, você pode pesquisar qualquer coisa usando critérios específicos com a busca avançada.

Ferramentas de compartilhamento de arquivos

  • As ferramentas de compartilhamento de arquivos são ótimas para colaboração, mas às vezes os documentos podem ficar desorganizados ou difíceis de encontrar. Como esses documentos não fazem parte do trabalho em si, eles não informam quem está fazendo o que e para quando.
  • Recomendamos adicionar aquivos diretamente em suas tarefas na Asana, para que você possa encontrar a versão mais recente rapidamente e colaborar com mais facilidade.
  • A Asana se integra perfeitamente com o Google Drive, OneDrive, Dropbox e Box. Com isso, anexar arquivos na Asana a partir de sua ferramenta de compartilhamento atual é muito simples.

Como anexar arquivos na Asana de seu computador ou ferramentas de compartilhamento de arquivos

Chat

  • O bate-papo é importante para conversas rápidas em tempo real sobre algo urgente, mas também pode ser distrativo, difícil de pesquisar e de manter o controle sobre as atividades.
  • Na Asana, use as conversas para se comunicar com seus colegas de equipe sobre tarefas ou projetos. O histórico da conversa ficará acessível e poderá ser pesquisado depois, e os prazos e responsáveis ficarão claros.
  • Se sua empresa usa o Slack, você poderá usar uma integração para transmitir informações entre a plataforma de bate-papo e a Asana.

Calendários compartilhados

  • Os calendários são criados de forma separada do seu trabalho, e quando algo mudar, você precisa atualizar em dois locais ou correr o risco de que um deles acabe ficando desatualizado ou não documentado. Ter que atualizar dois documentos é perda de tempo!
  • Na Asana, os calendários são automaticamente criados a partir de qualquer conjunto de tarefas ou projetos. Quando os prazos mudarem, isso será refletido na própria tarefa, na lista de projetos e no calendário. As tarefas também podem ser editadas diretamente no calendário e arrastadas para atualizar cronogramas.
  • Sincronize qualquer calendário da Asana com a ferramenta de sua escolha, como a Google Agenda, o Outlook e o Calendário da Apple. Quando sincronizados, você poderá clicar diretamente na tarefa Asana a partir do seu calendário.

Como usar a visualização do calendário na Asana

Listas de pendências individuais e ferramentas de gerenciamento de tarefas

  • As listas de pendências são ótimas para anotar as tarefas em que você está trabalhando, mas nem sempre suas listas estão visíveis para outras pessoas, nem as de outros estão visíveis para você.
  • Na Asana, você pode sempre ver quaisquer [tarefas] públicas dos seus colegas de equipe(/guide/help/fundamentals/my-tasks). Basta clicar nos avatares deles. Como o trabalho está organizado em projetos, pode ser pesquisado e está conectado, é possível ver como as tarefas de cada indivíduo se relacionam com um objetivo geral.

Redes sociais corporativas

  • Com as redes sociais corporativas, as conversas nem sempre são estritamente concentradas no trabalho e em projetos. Por causa da multiplicidade de discussões, pode ser difícil encontrar o que você precisa, e as próximas etapas nem sempre são claras.
  • Na Asana, as conversas acontecem junto com o trabalho, diretamente em tarefas e projetos. Como os seguidores das tarefas são atualizados na caixa de entrada, fica fácil manter todos a par de tudo.

Gerenciamento de projetos específicos para uma equipe ou ferramentas de produtividade

  • Toda vez que a equipe de sua empresa usa uma ferramenta diferente, a colaboração interfuncional é difícil porque você não tem como ver o trabalho de outras equipes.
  • Todos em sua empresa podem usar e se beneficiar com a Asana, gerando mais colaboração e produtividade entre as equipes. Quanto mais pessoas usam a Asana, mais eficaz ela se torna. Com o tempo, você pode administrar toda a sua empresa na Asana e se livrar da fragmentação entre as ferramentas e as equipes que as usam.

Wikis ou documentos de referência

  • Quando Wikis ou documentos são utilizados para armazenar informações da empresa, eles são frequentemente subutilizados e raramente atualizados, além de serem armazenados separadamente do trabalho.
  • A Asana armazena automaticamente o histórico de cada tarefa pública para que tudo esteja sempre atualizado, facilmente acessível e contextualizado com o trabalho. Com as @menções, você também pode manter o trabalho conectado aos materiais de referência.

Aplicativos de notas

  • As notas em um editor de texto, documento, caderno ou em um post-it não ficam visíveis para todos os seus colegas de equipe, são difíceis de encontrar depois e não são práticos.
  • Na Asana, você pode fazer anotações em uma tarefa ou armazenar ideias em um projeto para que todos de sua equipe possam se manter informados e consultar mais tarde.
  • Se você precisa manter suas notas privadas, você pode criar uma tarefa particular visível apenas para você, para acessá-las com rapidez junto com o restante de seu trabalho na Asana.

Mover seus fluxos de trabalho diários de outras ferramentas para a Asana é um passo enorme para monitorar todo o trabalho em um só lugar. Continue lendo para saber mais sobre como mover os fluxos de trabalho específicos de sua equipe para a Asana.

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Aulas Asana

Aprenda os fundamentos básicos da Asana em menos de 15 minutos com estas aulas rápidas

Tarefas

Tarefas Lessons

Acompanhe todo o seu trabalho

3 Minutos

Minhas tarefas

Minhas tarefas Lessons

Saiba sempre o que fazer a seguir

3 Minutos

Projetos

Projetos Lessons

Trabalhe com colegas de equipe

3 Minutos

Caixa de entrada

Caixa de entrada Lessons

Comunique-se ainda mais rápido

3 Minutos

Você pode usar tarefas para acompanhar, colaborar e organizar todo o seu trabalho.

Tarefas podem ser pendências, ideias, notas ou lembretes.

Atribua uma tarefa a você ou a um colega de equipe.

Pressione Tab+M para se atribuir rapidamente uma tarefa.

Adicione uma data de conclusão para que seu prazo seja claro.

Adicione instruções e expectativas no campo da descrição da tarefa.

Digite @ para vincular outras tarefas, pessoas, conversas ou projetos.

Quando você @menciona um usuário, ele será adicionado como seguidor da tarefa.

Os seguidores recebem notificações quando novos comentários ou anexos são adicionados.

Adicione como seguidor qualquer pessoa que precise estar a par da tarefa.

Ela poderá deixar de seguir a tarefa quando quiser para parar de receber notificações.

Adicione comentários para fazer perguntas ou atualizar os seguidores.

“Curta” um comentário para que os seguidores saibam que você o leu.

Adicione arquivos relevantes ou GIFs irrelevantes como anexos.

Você também pode anexar arquivos diretamente do Dropbox, Google Drive ou Box.

Crie subtarefas para dividir sua tarefa em etapas menores.

Depois de adicionar uma subtarefa, pressione Enter para adicionar outra.

As subtarefas podem conter os mesmos detalhes das tarefas comuns.

Clique no ícone de comentário para adicionar comentários ou anexos a uma subtarefa.

Você pode criar tarefas em qualquer tela usando a barra superior.

Cada tarefa usa um link exclusivo que pode ser copiado e compartilhado com facilidade.

Parabéns! Agora você está a par das tarefas.

Vamos para a próxima aula!

Saiba sempre o que fazer a seguir com a aba Minhas tarefas.

A aba Minhas tarefas é uma lista de todas as tarefas atribuídas a você.

Assim, administrar seu trabalho fica mais fácil.

Clique em sua lista de Minhas tarefas e comece a digitar para adicionar tarefas.

Como em um documento de texto, adicione uma nova linha para cada nova tarefa ou cole uma lista.

Encaminhe os e-mails para x@mail.asana.com para transformar seus e-mails em tarefas

A Asana vai converter seu e-mail em uma tarefa, incluindo os anexos.

As novas tarefas vão aparecer no topo da sua lista, em Novas tarefas.

As tarefas que você adiciona à aba Minhas tarefas são privadas para você.

Clique em Tornar pública para compartilhá-las com sua equipe.

Priorize as tarefas com Hoje, Próximas ou Mais tarde.

Clique no ponto azul ao lado da tarefa para ordená-la rapidamente.

Marque as tarefas que você poderá realizar Hoje.

Os colegas de equipe podem visualizar sua lista de Minhas tarefas para ver o que você está fazendo.

Eles só verão as tarefas que você tornou públicas ou que estiverem compartilhadas em um projeto (vamos falar mais sobre projetos depois).

Marque tarefas com datas de conclusão dentro de uma semana como Próximas para ver o que será concluído em breve.

No dia previsto, sua tarefa passará de Próximas para Hoje.

Como num passe de mágica.

Marque as tarefas com datas de conclusão além de uma semana para Mais tarde.

Elas ficarão fora do seu caminho até que a data de conclusão se aproxime.

As tarefas passarão de Mais tarde para Próximas uma semana antes da data de conclusão.

Mantenha a aba Minhas tarefas organizada de acordo com as prioridades para sempre saber o que fazer e o que virá em seguida.

Agora você já sabe como acompanhar e planejar seu trabalho!

Na próxima aula, aprenda como trabalhar com a sua equipe na Asana.

Trabalhe em grupos de tarefas por meio de projetos.

Os projetos ajudam a acompanhar e organizar as etapas de um processo ou iniciativa.

Como um plano de eventos, lançamento de produto ou calendário editorial.

Assim como na aba Minhas tarefas, basta clicar e começar a digitar para adicionar tarefas ao seu projeto.

Se você já tem as etapas preparadas em um documento ou e-mail, é só colar essa lista.

Adicione tarefas ao seu projeto com um e-mail.

Veja o endereço de e-mail único de seu projeto no menu suspenso do projeto.

Adicione tarefas a outros projetos relacionados.

As tarefas podem ser incluídas em vários projetos.

Adicione seções para organizar as tarefas num projeto de lista.

Digite Tab+N depois de escrever o título de qualquer tarefa para transformá-la em uma seção.

Num projeto de quadro, organize as tarefas em colunas.

Arraste e solte as tarefas entre colunas ou outras tarefas de uma coluna para reordená-las.

Atribua as tarefas e defina datas de conclusão.

Use o calendário do projeto para nunca perder os prazos.

Arraste e solte tarefas no calendário para alterar suas datas de conclusão.

Adicione como membros todos os que precisarem estar a par do seu projeto.

Os membros recebem notificações de novas conversas, status e tarefas.

Comece conversas para fazer anúncios ou iniciar discussões.

Suas mensagens serão enviadas a todos os membros do projeto.

Use a aba Progresso para ver como seu projeto está progredindo.

Defina um status de projeto para atualizar a equipe sobre como as coisas estão indo.

O Proprietário do projeto receberá um lembrete para rever o status uma vez por semana.

Abra e organize os projetos a partir de sua barra lateral.

Favorite os projetos para fixá-los no topo da barra lateral.

Clique no botão de estrela à direita do nome do projeto para favoritá-lo.

Crie novos projetos em qualquer tela usando a barra superior.

Agora você e sua equipe podem fazer os projetos fluir.

Só mais uma aula antes de você entrar com tudo.

Comunique-se e coordene o trabalho mais rapidamente com a Caixa de entrada.

Confira sua Caixa de entrada para ler e responder rapidamente às últimas atualizações.

A Caixa de entrada notificará quando se aproximar a data de conclusão de uma tarefa…

…e quando seus colegas de equipe atualizarem tarefas, conversas e projetos que você segue.

Leia e responda às atualizações sem sair da Caixa de entrada.

Ao expandir uma atualização você tem todo o contexto necessário para responder.

Arquive atualizações quando quiser descartá-las.

Clique no X que aparece à direita de uma atualização para arquivá-la.

Abra o Arquivo para mover atualizações descartadas de volta para a Caixa de entrada.

Clique na seta que aparece à direita de uma atualização arquivada para retorná-la à Caixa de entrada.

Deixe de seguir tarefas ou projetos para parar de receber atualizações sobre eles.

Afinal, você tem sempre o controle das atualizações que recebe e das que prefere não receber

Você pode desativar as notificações por e-mail sobre a Asana quando quiser.

A maior parte da comunicação com sua equipe pode ser facilmente coordenada através da Caixa de entrada, por isso lembra-se de a consultar com regularidade.

Parabéns! Agora você está pronto para um ótimo dia de trabalho com a Asana.