Onde a Asana se encaixa?

Sua empresa provavelmente usa algumas ferramentas de colaboração, como para compartilhamento de arquivos, e-mail e comunicações. Embora essas ferramentas sejam ótimas (nós também as usamos para algumas coisas!) elas não mostram quem está fazendo o quê e até quando. Monitorar o trabalho com a Asana significa que conversas e documentos relevantes estarão todos em um só lugar para que seja possível trabalhar em um verdadeiro fluxo ininterrupto, em vez de ficar trocando constantemente de ferramenta para pesquisar informações espalhadas e muitas vezes pouco claras.

Fique por dentro com a série Como usar a Asana

Prefere um vídeo? Deixe a série [Como usar a Asana](https://www.youtube.com/playlist?list=PLJFG93oi0wJDMccrrEbbZha0v64Jo63K8) apresentar os detalhes para você.

E-mail

• Um e-mail não é algo executável, não ajuda as equipes a definirem as próximas etapas e não contribui para manter as informações que você precisa reunidas num só lugar, sem mencionar o esforço requerido para manter a caixa de entrada limpa e organizada.
• Na Asana, sua equipe receberá notificações automáticas sempre que você concluir, comentar ou mudar os status de tarefas. Dessa forma, você vai passar menos tempo escrevendo e-mails e mais tempo fazendo o seu trabalho.
• Se você usa o Gmail ou o Outlook, experimente o complemento Asana para Gmail ou o aplicativo Asana para Outlook para converter e-mails diretamente em tarefas realizáveis e monitoráveis na Asana sem precisar sair da sua caixa de entrada dos e-mails.
• Encaminhe e-mails para x@mail.asana.com para transformá-los em uma tarefa. Na Asana, o trabalho se tornará realizável, poderá ser compartilhado e será claramente atribuído com a devida responsabilidade.
• Como o trabalho é automaticamente organizado por equipes, projetos e tarefas, ele se torna mais fácil de encontrar. Além disso, você pode pesquisar qualquer coisa usando critérios específicos com a busca avançada.

Ferramentas de compartilhamento de arquivos

• As ferramentas de compartilhamento de arquivos são ótimas para colaboração, mas às vezes os documentos podem ficar desorganizados ou difíceis de encontrar. Como esses documentos não fazem parte do trabalho em si, eles não informam quem está fazendo o quê, nem quais são os prazos.
• Recomendamos adicionar aquivos diretamente às tarefas na Asana, para que você possa encontrar rapidamente a versão mais atual e colaborar com mais facilidade.
• A Asana se integra perfeitamente com o Google Drive, OneDrive, Dropbox e Box. Com isso, anexar arquivos na Asana a partir de sua ferramenta atual de compartilhamento é muito simples.

Chat

• O bate-papo é importante para conversas rápidas e instantâneas sobre algo urgente, mas também pode ser distrativo, difícil de pesquisar e de manter o controle sobre as atividades.
• Na Asana, use as conversas para se comunicar com os colegas de equipe sobre tarefas ou projetos. O histórico da conversa ficará acessível e pode ser pesquisado a qualquer momento, e os prazos e responsáveis estarão sempre perfeitamente claros.
• Se a sua empresa usa o Slack, você poderá usar uma integração para sincronizar informações entre a plataforma de bate-papo e a Asana.

Calendários compartilhados

• Os calendários normalmente estão separados do seu trabalho, e quando algo muda, você precisa atualizá-lo nos dois locais ou correr o risco de que um deles fique desatualizado ou não documentado. Ter que fazer alterações em vários locais é uma perda de tempo difícil de justificar.
• Na Asana, os calendários são automaticamente criados a partir de qualquer conjunto de tarefas ou projetos. Quando os prazos mudam, isso é refletido na própria tarefa, na lista de projetos e no calendário. As tarefas também podem ser editadas diretamente no calendário e arrastadas para atualizar o seu agendamento.
• Sincronize qualquer calendário da Asana com a ferramenta de sua escolha, como o Google Agenda, o Outlook e o Calendário da Apple. Quando sincronizados, você poderá clicar diretamente na tarefa Asana a partir do seu calendário.

Listas de pendências individuais e ferramentas de gerenciamento de tarefas

• As listas de pendências são ótimas para anotar as tarefas em que você está trabalhando, mas nem sempre suas listas estão visíveis para outras pessoas e vice-versa.
• Na Asana, as tarefas públicas dos colegas de equipe são sempre visíveis entre todos, e para encontrá-las basta clicar nos respectivos avatares (miniaturas das imagens de perfil). Como o trabalho está organizado em projetos, é pesquisável e está interconectado, podemos ver como as tarefas de cada pessoa contribuem para um objetivo geral.

Redes sociais corporativas

• Com as redes sociais corporativas, as conversas nem sempre são estritamente centradas no trabalho e nos projetos. Devido à multiplicidade dessas discussões, por vezes fica difícil encontrar o que você precisa e as etapas seguintes nem sempre estão claras.
• Na Asana, as conversas acontecem junto com o trabalho, diretamente nas tarefas e nos projetos. Como os seguidores das tarefas recebem atualizações na própria Caixa de entrada, é simples e fácil manter todos sempre a par do que importa.

Gerenciamento de projetos ou ferramentas de produtividade específicos de cada equipe

• Quando cada equipe de sua empresa usa uma ferramenta diferente, a colaboração interfuncional é difícil porque você não tem como ver o trabalho das outras equipes.
• Todas as pessoas da sua empresa podem usar e se beneficiar com a Asana, gerando mais colaboração e produtividade entre as equipes. Quanto mais pessoas a usarem, maior será a eficiência. Com o tempo, você pode gerir toda a sua empresa na Asana, livrando-se assim da fragmentação entre as ferramentas e as equipes que as utilizam.

Wikis ou documentos de referência

• Quando se utilizam Wikis ou documentos para armazenar as informações da empresa, acabam com frequência sendo subutilizados e raramente atualizados, além de normalmente não estarem armazenados junto com o trabalho.
• A Asana armazena automaticamente o histórico de cada tarefa pública para que tudo esteja sempre atualizado, facilmente acessível e contextualizado com o trabalho. Com as @menções, você também pode manter o trabalho conectado aos materiais de referência.

Aplicativos de notas

• As notas em um editor de texto, documento, caderno ou etiqueta adesiva não ficam visíveis para todos os seus colegas de equipe, podem ser difíceis de encontrar ao fim de algum tempo e, definitivamente, não são práticas para a colaboração.
• Na Asana, você pode fazer anotações em uma tarefa ou armazenar ideias em um projeto, para que todos os integrantes da sua equipe possam consultar a qualquer momento e permanecer bem informados.
• Se precisar manter algumas notas privadas, você pode criar uma tarefa particular, visível apenas para você, e acessá-las com rapidez junto com o restante do seu trabalho na Asana.

Mover seus fluxos de trabalho diários de outras ferramentas para a Asana é um passo enorme para monitorar todo o trabalho em um só lugar. Continue lendo para saber como mover os fluxos de trabalho específicos de sua equipe para a Asana.