Agendy spotkań

Jak utworzyć agendę spotkania w Asanie

Możesz utworzyć projekt agendy dowolnego spotkania, ale radzimy zacząć od cyklicznego spotkania zespołu lub spotkania jeden na jeden, a następnie w razie potrzeby tworzyć agendy innego rodzaju spotkań. Agendę spotkania można utworzyć na kilka sposobów. Aby szybko rozpocząć:

1. Zacznij od szablonu agendy spotkania i dostosuj go do potrzeb swojego zespołu lub
2. Zaimportuj istniejący arkusz kalkulacyjny, w którym obecnie planujesz spotkania.

Jeśli korzystasz z darmowej wersji Asany, wolisz utworzyć własną agendę spotkania od podstaw lub chcesz poznać ogólne, najlepsze praktyki dotyczące projektów w Asanie, obejrzyj nasz krótki samouczek „Jak używać Asany”:

Przykłady spotkań, które możesz zaplanować w Asanie:

Możesz zaplanować dowolne spotkanie w Asanie, a oto kilka pomysłów na początek:

• Cykliczne spotkania zespołu

• Spotkania jeden na jeden

• Burze mózgów

• Planowanie sprintów

• Spotkania przeglądowe zespołów projektowych

Wskazówki, jak zaplanować i przygotować spotkanie

1. Dodaj tematy do przedyskutowania i elementy agendy jako zadania

Przygotowując tematy do poruszenia lub przedyskutowania, dodaj elementy agendy do projektu jako zadania. Możesz utworzyć nowe zadania dla danej agendy lub [dodać istniejące zadania]/guide/help/tasks/fields#gl-projects) z innych projektów. Ponieważ te same zadania mogą znajdować się w wielu projektach, nie musisz ich duplikować. Po omówieniu danego tematu możesz usunąć go z projektu agendy.

ustal zasady zespołu odnośnie tego, kto może proponować elementy agendy – na przykład każdy lub tylko osoba prowadząca spotkanie.

2. Przejrzyj i ustal kolejność tematów do przedyskutowania przed spotkaniem

Utwórz sekcje (lub kolumny w przypadku projektu z widokiem tablicy), aby uporządkować elementy agendy. Możesz utworzyć kategorie, np. agenda, dalsze działania, nadchodzące i notatki.

Przed spotkaniem przejrzyj i nadaj priorytety tematom agendy, przeciągając i upuszczając zadania, aby ułożyć je we właściwej kolejności.

3. Udostępnij pliki lub ważny kontekst przed spotkaniem

Projekty agendy spotkań ułatwiają również uczestnikom dostęp do potrzebnych zasobów i kontekstu przed spotkaniem. Na przykład, jeśli chcesz, aby Twoi współpracownicy przeczytali coś z wyprzedzeniem, utwórz zadanie z niezbędnymi informacjami lub plikami, a następnie przypisz im kopie zadania z datą wykonania przypadającą przed spotkaniem, aby mogli się do niego przygotować.

Wskazówki, jak zaplanować spotkanie

1. Połącz Zoom z Asaną

Przygotuj się na prostsze planowanie i bardziej produktywne spotkania w Zoom. Dzięki tej integracji możesz tworzyć lub łączyć spotkania Zoom z zadaniami w Asanie. Po zakończeniu spotkania zobaczysz również transkrypcję i nagranie dołączone do zadania, by mieć je zawsze pod ręką.

2. Upewnij się, że agenda jest widoczna dla wszystkich podczas spotkania

Podczas dyskusji łatwo jest zboczyć z tematu, jeśli członkowie zespołu nie są skupieni na tym samym punkcie. Wyświetl agendę spotkania w Asanie na ekranie lub zachęć członków zespołu do otwarcia jej w aplikacji mobilnej. W ten sposób każdy może śledzić wątek spotkania, niezależnie od tego, skąd do niego dołącza.

3. Śledź dalsze działania, aby zwiększyć odpowiedzialność

Z pewnością nie jednemu z nas zdarzyło się zgłosić do czegoś na ochotnika na spotkaniu i zupełnie o tym zapomnieć po powrocie do biurka. Aby tego uniknąć, członkowie zespołu mogą tworzyć zadania dla działań do wykonania i przypisywać je w trakcie spotkania. Dodając niezbędne informacje w opisie zadania, kontekst i cele są jasne po zakończeniu spotkania.

4. Łatwo udostępniaj notatki ze spotkań

Zamiast każdorazowego sporządzania oddzielnych notatek ze spotkania, możesz utworzyć zadanie o nazwie „Notatki” w agendzie i dodać uczestników (lub nieobecnych pracowników) jako osoby obserwujące zadanie, aby mogły zobaczyć podsumowanie spotkania. Po zakończeniu spotkania w Zoom powiązanego z zadaniem w Asanie, nagranie i transkrypcja spotkania są automatycznie dołączane do zadania.

równomiernie rozłóż obowiązki sporządzania notatek na uczestników spotkania, aby wszyscy mogli aktywnie w nim uczestniczyć i nie zawsze zgłaszały się na ochotnika te same osoby.

5. Omawiaj pomysły i strategie, a nie tylko aktualizacje statusu

Dzięki Asanie zyskujesz jasny obraz tego, na jakim etapie znajdują się prace oraz co dzieje się w Twojej organizacji, co z kolei zmniejsza liczbę spotkań i zwiększa efektywność dyskusji. Eliminując potrzebę ciągłego sprawdzania list kontrolnych „do zrobienia, w toku, zrobione”, możesz skupić się na ważniejszych rzeczach, takich jak wykrywanie blokad, rozwiązywanie problemów i osiąganie wyników.

Zasoby do planowania agendy i prowadzenia spotkań

Zasoby	Link
Samouczek wideo	Obejrzyj filmik z serii „Jak używać Asany”
Szablon agendy spotkania	Użyj szablonu
Kurs na żądanie	Zarejestruj się w Akademii Asany