Agenda spotkania 1:1

Aby być dobrym menedżerem, należy rozwijać w zespole kulturę opartą na zaufaniu. Aby jednak stworzyć kulturę, w której członkowie zespołu czują się swobodnie, otwarcie dzieląc się swoimi przemyśleniami, potrzebna jest bezpieczna przestrzeń, która zachęcałaby do takich rozmów. W tym kontekście najlepiej sprawdzają się spotkania 1:1.

Czym jest spotkanie 1:1?

Spotkanie 1:1 to prywatne spotkanie dwóch członków zespołu, zazwyczaj kierownika i jego bezpośredniego podwładnego, podczas którego pracownik może Cię poinformować o bieżącym statusie projektu, przedyskutować swoje cele zawodowe, podzielić się własnymi spostrzeżeniami oraz zadać pytania. 

Jeżeli jeszcze tak nie jest, zaplanuj cykliczne spotkania 1:1 z każdym z bezpośrednich podwładnych, aby omówić, co się wydarzyło w ubiegłym tygodniu i jakie są plany na kolejny. Najlepiej zaplanować takie spotkania co tydzień lub co dwa, aby pracownicy wiedzieli, że ten czas w Twoim Kalendarz jest zarezerwowany dla nich. 

Tak wiele czasu poświęcamy na znalezienie wspaniałych ludzi. Warto jest pomóc im w rozwoju, aby stali się najlepszą wersją siebie.”

Czym jest szablon spotkania 1:1?

Spotkania 1:1 mają kluczowe znaczenie, ale bez jasnych ram i agendy mogą czasem wydawać się bezużyteczne. Aby zorganizować produktywne spotkanie i upewnić się, że zarówno Ty, jak i Twój bezpośredni podwładny, w pełni wykorzystacie czas spotkania, udostępnij agendę spotkania i zapisuj czynności do wykonania w łatwo dostępnym miejscu. 

W tym właśnie pomoże szablon spotkania 1:1. Nasz szablon ułatwia ustalenie tematów, które chciałby poruszyć Twój pracownik, kontrolę realizacji czynności do wykonania, których potrzeba pojawiła się podczas rozmowy, a także monitorowanie rozwoju kariery pracownika lub osiąganie jego celów zawodowych. Możesz kopiować ten szablon, aby tworzyć przestrzenie przeznaczone dla każdego bezpośredniego podwładnego.

Dzięki szablonowi spotkania 1:1 możesz: 

• Śledzić czynności do wykonania, określając osoby odpowiedzialne za ich wykonanie i daty wykonania

• Śledzić długoterminowe cele zawodowe

• Wymieniać się asynchronicznymi informacjami zwrotnymi, aby pomóc pracownikowi podejmować działania w kierunku szybszego wykonywania swojej pracy

• Szybko wdrażać nowych pracowników

• Wcześniej zaplanować tematy do przedyskutowania podczas spotkania

• Usprawnić współpracę, szczególnie w zespołach pracujących zdalnie

• Udzielić odpowiedzi na pytania, które pojawiły się w trakcie spotkania

Wskazówki dotyczące korzystania z projektu spotkania 1:1

Szablon spotkania 1:1 to zaledwie początek. Po dodaniu do szablonu sekcji i kategorii, które chcesz omówić, powiel szablon dla każdego bezpośredniego podwładnego. 

Oto, jak korzystać z własnego spersonalizowanego projektu spotkania 1:1: 

• Przez cały tydzień dodawaj tematy i zachęć pracownika, aby robił to samo. Może to pomóc we wcześniejszym ustaleniu agendy waszego spotkania 1:1 i zapewnić, że nie przeoczycie żadnego ważnego tematu.

• W trakcie spotkania otwórz projekt, aby konsultować się z nim na bieżąco i dodawać do niego czynności do wykonania. Niech te cotygodniowe spotkania będą wykonalne, ważne i korzystne zarówno dla Ciebie, jak i dla Twoich bezpośrednich podwładnych.

• Stwórz stronę główną dla pytań, celów i przepływów pracy swoich bezpośrednich podwładnych. Spotkania 1:1 powinny mieć prywatny charakter i umożliwiać współpracę. 

• Dziel się informacjami na temat zmian statusu i istniejących blokad zarówno w czasie rzeczywistym, jak i asynchronicznie. Dzięki temu będziesz mieć przegląd inicjatyw pracownika, bez konieczności mikrozarządzania. Zrób przegląd ubiegłotygodniowej pracy pracownika i wskaż obszary, w których może się on poprawić.

• Regularnie udzielaj konstruktywnych informacji zwrotnych, aby uniknąć niespodzianek podczas ocen okresowych. Upewnij się, że Twój pracownik otrzymuje wystarczająco dużo informacji zwrotnych, zarówno pozytywnych, jak i konstruktywnych, aby wiedział, w jakich obszarach może udoskonalić swoją pracę.

• Wykorzystuj projekt, aby śledzić długoterminowe cele zawodowe pracowników. Nie tylko będzie to przypominać im o celach zawodowych, ale także służyć jako punkt odniesienia podczas okresowej oceny pracownika.

• Przechowuj dane referencyjne, dokumenty oraz cele w jednym miejscu. 

Co powinien zawierać szablon spotkania 1:1

Twój szablon spotkania 1:1 powinien zawierać:

• sekcja poświęcona tematom do przedyskutowania na żywo;

• Sekcję poświęconą pytaniom do zadania w formie asynchronicznej

• Sposób rejestrowania czynności do wykonania

• Sposób śledzenia długoterminowego rozwoju kariery

• Miejsce do przechowywania zasobów i referencji

Chociaż możesz utworzyć statyczną listę rzeczy do zrobienia w narzędziu takim jak Dokumenty Google lub Microsoft Word, utworzenie szablonu spotkania 1:1 w narzędziu do zarządzania projektami, takim jak Asana, pozwala szybko rejestrować i śledzić informacje w miejscu, w którym wykonywana jest praca. 

Zintegrowane funkcje

• Kamienie milowe. Kamienie milowe przedstawiają ważne punkty kontrolne projektu. Wyznaczając kamienie milowe na przestrzeni projektu, informujesz członków zespołu i interesariuszy projektu o postępach w realizacji celu. Wykorzystaj kamienie milowe jako okazję do świętowania małych zwycięstw na drodze do ogólnego celu projektu. 

• Pola niestandardowe. Pola niestandardowe to najlepszy sposób na tagowanie, sortowanie i filtrowanie pracy. Twórz unikalne pola niestandardowe dla dowolnych informacji, które chcesz śledzić – od priorytetów i statusów po adresy e-mail i numery telefonów. Używaj pól niestandardowych do sortowania oraz planowania pracy. Dodatkowo pola niestandardowe mogą być używane w wielu zadaniach i projektach, zapewniając spójność w całej organizacji.

• Cele. Cele w Asanie są połączone z pracą przyczyniającą się do ich realizacji, dzięki czemu członkowie zespołu zawsze wiedzą, do czego dążą. Często zdarza się, że cele są całkowicie odłączone od codziennych działań pracowników. Połączenie celów zespołu i firmy z konkretnymi działaniami wspierającymi ich realizację umożliwia członkom zespołu zrozumienie, w jaki sposób ich praca przyczynia się do sukcesu zespołu i całej organizacji. W rezultacie zespół podejmuje lepsze decyzje. W razie konieczności mogą określić projekty, które wspierają realizację strategii firmy i priorytetyzować pracę, która przynosi wymierne wyniki. 

• Dodawanie zadań do wielu projektów. Praca ma z natury charakter międzyfunkcyjny. Zespoły muszą umieć efektywnie współpracować między działami. Jeśli jednak każdy dział korzysta z innych narzędzi i systemów, powstają silosy i opóźnienia. Asana sprawia, że śledzenie zadań i zarządzanie nimi w wielu projektach jest proste. Ogranicza to powielanie wysiłków oraz zwiększa widoczność międzyfunkcyjną. Dodatkowo umożliwia przeglądanie zadań w kontekście, sprawdzenie kto nad czym pracuje oraz połączenie zespołu w jednym miejscu.

Polecane aplikacje

• Zoom. Asana i Zoom łączą siły, aby pomóc zespołom poprawić produktywność i efektywność spotkań. Integracja Zoom + Asana ułatwia przygotowywanie się do spotkań, prowadzenie konwersacji, które można przekształcić w wykonalne działania, oraz uzyskiwanie dostępu do informacji po zakończeniu rozmowy. Spotkania mają początek w Asanie, gdzie udostępnione agendy zawierają potrzebny kontekst. Podczas spotkania członkowie zespołu mogą łatwo tworzyć zadania bezpośrednio w Zoom, aby nie przeoczyć żadnych szczegółów i czynności do wykonania. Po zakończeniu spotkania integracja Zoom + Asana automatycznie pobiera nagranie i transkrypcję ze spotkania w Zoom, dodając je do Asany i umożliwiając wszystkim współpracownikom oraz interesariuszom ich późniejsze przesłuchanie.

• Vimeo. Treści pisane są przejrzyste, ale brakuje w nich tonu głosu, emocji i ekspresji. Osadzając wiadomości Vimeo w Asanie, możesz zapewnić swojemu zespołowi wszystkie informacje kontekstowe bez potrzeby organizowania kolejnego spotkania. Nagrywaj siebie, swój ekran lub siebie wraz z ekranem i osadzaj te filmy w zadaniach, projektach, wiadomościach i komentarzach, aby zapewnić przejrzysty przekaz i potrzebny kontekst. Asana automatycznie wygeneruje transkrypcję nagrania, dzięki czemu można szybko zapoznać się z jego treścią i wyszukać ważne informacje. Dziel się informacjami zwrotnymi, zadawaj pytania i przypisuj zadania – a wszystko to bez opuszczania Asana.

• Loom. Dzięki filmom Loom możesz nadać swoim projektom bardziej osobisty charakter, a także zapewnić zespołowi przejrzystość i dodatkowy kontekst. Możesz z łatwością osadzić filmy Loom, aby wyjaśnić swój projekt, określić oczekiwania i podkreślić kluczowe kamienie milowe. Za pośrednictwem wiadomości wideo Loom możesz omówić niuanse i przedstawić kontekst, umożliwiając zespołowi szybsze przystąpienie do pracy. A najlepsza część: Twój zespół może oglądać filmy bez wychodzenia z Asany.

• Microsoft Teams. Dzięki integracji Microsoft Teams + Asana możesz wyszukiwać i udostępniać potrzebne informacje bez konieczności opuszczania aplikacji Teams. Z łatwością łącz swoje konwersacje w Teams z działaniami w Asanie. Możesz także tworzyć, przypisywać i wyświetlać zadania podczas spotkań w Teams bez konieczności przełączania się do przeglądarki.

Często zadawane pytania