Szablon spotkania 1:1

Buduj zaufanie i rozwijaj współpracę dzięki szablonowi spotkania 1:1. Zyskaj dostęp do agendy spotkania, notatek i informacji o kolejnych krokach – a wszystko to w jednym miejscu.

Użyj szablonu

INTEGRATED FEATURES

milestone iconKamienie milowefield-add iconPola niestandardowegoal iconCelemultihome iconDodawanie zadań do wielu projektów

Recommended apps

Ikona Zoom
Zoom
Ikona Vimeo
Vimeo
Loom
Loom
Ikona Microsoft Teams
Microsoft Teams

Udostępnij
facebooktwitterlinkedin
[Interfejs użytkownika produktu] Projekt agendy spotkania 1:1 w Asanie wraz z tematami do omówienia i działaniami do wykonania (widok listy)

Aby być dobrym menedżerem, należy rozwijać w zespole kulturę opartą na zaufaniu. Aby jednak stworzyć kulturę, w której członkowie zespołu czują się swobodnie, otwarcie dzieląc się swoimi przemyśleniami, potrzebna jest bezpieczna przestrzeń, która zachęcałaby do takich rozmów. W tym kontekście najlepiej sprawdzają się spotkania 1:1.

Czym jest spotkanie 1:1?

Spotkanie 1:1 to prywatne spotkanie dwóch członków zespołu, zazwyczaj kierownika i jego bezpośredniego podwładnego, podczas którego pracownik może Cię poinformować o bieżącym statusie projektu, przedyskutować swoje cele zawodowe, podzielić się własnymi spostrzeżeniami oraz zadać pytania. 

Jeżeli jeszcze tak nie jest, zaplanuj cykliczne spotkania 1:1 z każdym z bezpośrednich podwładnych, aby omówić, co się wydarzyło w ubiegłym tygodniu i jakie są plany na kolejny. Najlepiej zaplanować takie spotkania co tydzień lub co dwa, aby pracownicy wiedzieli, że ten czas w Twoim kalendarzu jest zarezerwowany dla nich. 

quotation mark
Tak wiele czasu poświęcamy na znalezienie wspaniałych ludzi. Warto jest pomóc im w rozwoju, aby stali się najlepszą wersją siebie.”
Justin Rosenstein, współzałożyciel Asany

Czym jest szablon spotkania 1:1?

Spotkania 1:1 mają kluczowe znaczenie, ale bez jasnych ram i agendy spotkania, mogą czasem wydawać się bezużyteczne. Aby upewnić się, że zarówno Ty, jak i Twój bezpośredni podwładny, w pełni wykorzystacie czas spotkania, udostępnij agendę spotkania i zapisuj zadania do wykonania w łatwo dostępnym miejscu. 

W tym właśnie pomoże szablon spotkania 1:1. Nasz szablon ułatwia ustalenie tematów, które chciałby poruszyć Twój pracownik, kontrolę realizacji działań, których potrzeba wykonania pojawiła się podczas rozmowy, a także monitorowanie rozwoju kariery pracownika lub osiąganie jego celów zawodowych. Możesz kopiować ten szablon, aby tworzyć przestrzenie przeznaczone dla każdego bezpośredniego podwładnego.

Dzięki spotkaniu 1:1 możesz: 

  • Śledzić dalsze działania, określając osoby odpowiedzialne za ich wykonanie i terminy ukończenia

  • Śledzić długoterminowe cele kariery

  • Wymieniać się asynchronicznymi informacjami zwrotnymi, aby pomóc pracownikowi podejmować działania w kierunku szybszego wykonywania swojej pracy

  • Szybko wdrażać nowych pracowników

  • Wcześniej zaplanować tematy do przedyskutowania podczas spotkania

  • Usprawnić współpracę, szczególnie w zespołach pracujących zdalnie

  • Udzielić odpowiedzi na pytania, które pojawiły się w trakcie spotkania

[Interfejs użytkownika produktu] Projekt agendy spotkania 1:1 wraz z tematami do omówienia, działaniami do wykonania i priorytetami tematów (widok listy)
Użyj szablonu

Wskazówki dotyczące korzystania z projektu spotkania 1:1

Szablon spotkania 1:1 to zaledwie początek. Po dodaniu do szablonu sekcji i kategorii, które chcesz omówić, powiel szablon dla każdego bezpośredniego podwładnego. 

Oto, jak korzystać z własnego spersonalizowanego projektu spotkania 1:1: 

  • Przez cały tydzień dodawaj tematy i zachęć pracownika, aby robił to samo. Może to pomóc we wcześniejszym ustaleniu agendy waszego spotkania 1:1 i zapewnić, że nie przeoczycie żadnego ważnego tematu. 

  • W trakcie spotkania otwórz projekt, aby konsultować się z nim na bieżąco i dodawać do niego działania do wykonania. Niech te cotygodniowe spotkania będą wykonalne, ważne i korzystne zarówno dla Ciebie, jak i dla Twoich bezpośrednich podwładnych.

  • Stwórz przyjazną atmosferę do rozmowy na temat celów pracy i zadawania pytań. Spotkania 1:1 powinny mieć prywatny charakter i umożliwiać współpracę. 

  • Dziel się informacjami na temat zmian statusu i istniejących blokad zarówno w czasie rzeczywistym, jak i asynchronicznie. Dzięki temu będziesz mieć przegląd inicjatyw pracownika, bez konieczności mikrozarządzania. Zrób przegląd ubiegłotygodniowej pracy podwładnego i wskaż obszary, w których może się on poprawić.

  • Regularnie udzielaj konstruktywnych informacji zwrotnych, aby uniknąć niespodzianek podczas ocen okresowych. Upewnij się, że Twój pracownik otrzymuje wystarczająco dużo informacji zwrotnych, zarówno pozytywnych, jak i konstruktywnych, aby wiedział, w jakich obszarach może udoskonalić swoją pracę.

  • Wykorzystuj projekt, aby śledzić długoterminowe cele kariery pracowników. Nie tylko będzie to przypominać im o celach zawodowych, ale także służyć jako punkt odniesienia podczas okresowej oceny pracownika.

  • Przechowuj dane referencyjne, dokumenty oraz cele w jednym miejscu. 

Co powinien zawierać szablon spotkania 1:1

Twój szablon spotkania 1:1 powinien zawierać:

  • Sekcję poświęconą tematom do przedyskutowania na żywo

  • Sekcję poświęconą pytaniom do zadania w formie asynchronicznej

  • Sposób rejestrowania działań do wykonania

  • Sposób śledzenia długoterminowego rozwoju kariery

  • Miejsce do przechowywania zasobów i referencji

[Interfejs użytkownika produktu] Agenda spotkania 1:1 z tematami do przedyskutowania w cztery oczy, tematami do dyskusji asynchronicznej oraz zagadnieniami dotyczącymi rozwoju (widok listy)

Aby ująć wszystkie te elementy i wiele więcej, stwórz swój szablon spotkania 1:1 w oprogramowaniu do zarządzania pracą, takim jak na przykład Asana.

Użyj szablonu

Zintegrowane funkcje

  • Kamienie milowe. Kamienie milowe przedstawiają ważne punkty kontrolne projektu. Wyznaczając kamienie milowe na przestrzeni projektu, informujesz członków zespołu i interesariuszy projektu o postępach w realizacji celu. Wykorzystaj kamienie milowe jako okazję do świętowania małych zwycięstw na drodze do ogólnego celu projektu. 

  • Pola niestandardowe. Są one najlepszym sposobem na tagowanie, sortowanie i filtrowanie zadań. Twórz unikalne pola niestandardowe dla dowolnej informacji, którą chcesz śledzić – od priorytetów i statusów po adresy e-mail i numery telefonów. Używaj ich do sortowania oraz planowania pracy. Dodatkowo pola niestandardowe mogą być używane w wielu zadaniach i projektach, zapewniając spójność w całej organizacji.

  • Cele. Cele w Asanie są połączone z pracą przyczyniającą się do ich realizacji, dzięki czemu członkowie zespołu zawsze wiedzą, do czego dążą. Często zdarza się, że cele są całkowicie odłączone od codziennych działań pracowników. Połączenie celów zespołu i firmy z konkretnymi działaniami wspierającymi ich realizację umożliwia członkom zespołu zrozumienie, w jaki sposób ich praca przyczynia się do sukcesu zespołu i całej organizacji. W rezultacie, zespoły podejmują lepsze decyzje. W razie konieczności mogą określić projekty, które wspierają realizację strategii firmy i priorytetyzować pracę, która przynosi wymierne wyniki. 

  • Dodawanie zadań do wielu projektów. Często praca opiera się na współpracy międzyfunkcyjnej, a zespoły muszą być w stanie efektywnie ze sobą współpracować. Jeśli jednak każdy dział korzysta z innych narzędzi i systemów, powstają silosy i opóźnienia. Asana sprawia, że śledzenie zadań i zarządzanie nimi w wielu projektach jest proste. Nie tylko ogranicza to powielanie wysiłków oraz zwiększa widoczność międzyfunkcyjną, ale również umożliwia zobaczenie zadań w kontekście, sprawdzenie kto i nad czym pracuje oraz połączenie zespołu i zadań.

Polecane aplikacje

  • Zoom. Asana i Zoom łączą siły, aby pomóc zespołom poprawić produktywność i efektywność spotkań. Integracja Zoom + Asana ułatwia przygotowywanie się do spotkań, prowadzenie konwersacji, które można przekształcić w możliwe do wykonania działania oraz dostęp do informacji po zakończeniu rozmowy. Spotkania mają początek w Asanie, gdzie udostępnione agendy zawierają potrzebny kontekst. Podczas spotkania członkowie zespołu łatwo mogą tworzyć zadania bezpośrednio w Zoom, aby nie przeoczyć żadnych szczegółów i czynności do wykonania. Po zakończeniu spotkania, integracja Zoom + Asana automatycznie pobierze nagranie i transkrypcję ze spotkania w Zoom, dodając je do Asany i umożliwiając wszystkim współpracownikom oraz interesariuszom ich późniejsze odsłuchanie.

  • Vimeo. Treści pisane są przejrzyste, ale brakuje w nich tonu głosu, emocji i ekspresji. Osadzając wiadomości Vimeo w Asanie możesz zapewnić swojemu zespołowi wszystkie informacje kontekstowe bez potrzeby organizowania kolejnego spotkania. Nagrywaj siebie, swój ekran lub siebie wraz z ekranem i osadzaj te filmy w zadaniach, projektach, wiadomościach i komentarzach, aby zapewnić przejrzysty przekaz i potrzebny kontekst. Asana automatycznie wygeneruje transkrypcję nagrania, dzięki czemu można szybko zapoznać się z jego treścią i wyszukać ważne informacje. Dziel się informacjami zwrotnymi, zadawaj pytania i przypisuj zadania – a wszystko to bez opuszczania Asany.

  • Loom. Dzięki filmom Loom możesz nadać swoim projektem bardziej osobisty charakter, a także zapewnić zespołowi przejrzystość i dodatkowy kontekst. Możesz z łatwością osadzić filmy Loom, aby wyjaśnić swój projekt, określić oczekiwania i podkreślić kluczowe kamienie milowe. Za pośrednictwem wiadomości wideo Loom możesz omówić niuanse i przedstawić kontekst, umożliwiając zespołowi szybsze przystąpienie do pracy. I najlepsza część: Twój zespół może oglądać filmy bez wychodzenia z Asany.

  • Microsoft Teams. Dzięki integracji Microsoft Teams + Asana możesz wyszukiwać i udostępniać potrzebne informacje bez konieczności opuszczania aplikacji Teams. Z łatwością łącz swoje konwersacje w Teams z działaniami w Asanie – bez konieczności opuszczania aplikacji Teams. Możesz także tworzyć, przypisywać i wyświetlać zadania podczas spotkań w Teams bez konieczności przełączania się do przeglądarki.

Często zadawane pytania

W jakim celu tworzy się szablon spotkania 1:1?

Szablon spotkania 1:1 to ustandaryzowany sposób na ujęcie spotkania 1:1 w określonych ramach. Możesz go skopiować dla każdego bezpośredniego podwładnego. Taki projekt jest miejscem, w którym z każdym pracownikiem możesz dzielić się tematami do przedyskutowania podczas spotkania. Następnie, już w trakcie samego spotkania, możesz wykorzystać swój projekt spotkania 1:1 do zanotowania działań do wykonania oraz wniosków z dyskusji.

Jak skonstruować szablon spotkania 1:1?

Skonstruuj szablon tak, aby zawierał sekcje poświęcone agendom spotkań, działaniom do podjęcia w krótkiej perspektywie oraz celom długofalowym. Gdy struktura szablonu będzie już spełniać Twoje oczekiwania, skopiuj szablon dla każdego pracownika z osobna. W trakcie pierwszego spotkania wyjaśnij, na czym on polega i poinstruuj podwładnych, że mogą do niego dodawać, cokolwiek zechcą. W ciągu tygodnia sprawdzaj co jakiś czas szablon spotkania 1:1, aby być na bieżąco z tematami, które zostaną poruszone na kolejnym spotkaniu.

Czy potrzebuję szablonu spotkania 1:1?

Tak. Szablon spotkania 1:1 określa pewien standard dla spotkań 1:1 i zapewnia każdemu członkowi zespołu przestrzeń do zadawania pytań oraz zapisywania tematów do omówienia. Pożegnaj się z zadawaniem poważnych pytań za pośrednictwem szybkich wiadomości na czacie. Dzięki ustandaryzowanemu szablonowi możesz notować tematy do dyskusji, działania do wykonania oraz kluczowe wnioski, tworząc w ten sposób centralne źródło informacji spełniające potrzeby wszystkich pracowników.

Jakie tematy powinien zawierać mój szablon spotkania 1:1?

Upewnij się, że Twój szablon spotkania 1:1 obejmuje miejsce do przechowywania tematów do dyskusji, działań do wykonania, informacji referencyjnych, a także celów długofalowych lub kluczowych rezultatów (OKR-ów). Następnie skopiuj szablon dla każdego pracownika, aby stworzyć w ten sposób centralne źródło informacji dla każdego bezpośredniego podwładnego. 

Czy szablon spotkania 1:1 jest przeznaczony wyłącznie dla kierownika i jego pracowników?

Nie. Możesz wykorzystać szablon spotkania 1:1 do spotkań 1:1 między współpracownikami, międzyfunkcyjnych spotkań 1:1, a nawet do spotkania 1:1 z przełożonym Twojego przełożonego. Pomyśl o tym w ten sposób: jeżeli spotykasz się z kimś regularnie, wykorzystaj szablon spotkania 1:1 do stworzenia podstaw do dyskusji i realizacji działań do wykonania.

Prowadź bardziej efektywne spotkania 1:1 dzięki Asanie

Śledź tematy do omówienia, rób notatki ze spotkań i planuj kolejne kroki, a wszystko to w jednym miejscu.

Użyj szablonu