Projectbeheersoftware pitchen: een complete handleiding
Samenvatting
Als je projectbeheersoftware hebt onderzocht, weet je waarschijnlijk hoe het de efficiëntie kan verhogen, de samenwerking kan verbeteren en je team de vrijheid kan geven om zich te concentreren op waardevol werk. Maar hoewel het gemakkelijk is om het potentieel van een tool voor jezelf te zien, kan het overtuigen van leiderschap lastig zijn, vooral wanneer de bedrijfsmiddelen beperkt zijn.
Bedrijfsleiders zijn van nature op hun hoede voor investeringen in nieuwe software. Het is aan hen om de beste beslissingen te nemen voor het bedrijf als geheel, dus ze willen ervoor zorgen dat elke aankoop meetbare resultaten oplevert. In dit artikel helpen we je de waarde van projectbeheersoftware te verwoorden, zodat je bedrijfsleiders aan boord kunt krijgen, niet alleen als terughoudende belanghebbenden, maar als volledig ingekochte partners.
Het pitchen van projectbeheersoftware is moeilijk, maar het is het waard
Een goed gemaakte pitch levert je meer op dan goedkeuringen om projectbeheersoftware te gaan gebruiken. Het overtuigt ook het leiderschap dat de tool het bedrijf als geheel meetbaar kan verbeteren, zodat ze volledig geïnvesteerd zijn in het aan boord brengen van de nieuwe software. Hoe meer buy-in je vooraf van senior belanghebbenden kunt krijgen, hoe makkelijker het zal zijn om de tool later uit te rollen. Wanneer belanghebbenden volledig aan boord zijn, kunnen ze de weg vrijmaken voor digitale transformatie en adoptie tussen teams in de toekomst.
Om te beginnen zijn hier vijf belangrijke dingen om over na te denken bij het voorbereiden van je projectmanagement-pitch, plus specifieke tips om de deal te sluiten.
Nucleus Research: halveer de projectduur
Ontdek hoe Asana organisaties helpt kosten te verlagen en de efficiëntie te verbeteren
Focus op wat voor bedrijfsleiders belangrijk is
Als teamleider ken je de bedrijfsprocessen als je broekzak, met alle gebreken en al. Maar verbetermogelijkheden die voor jou in het oog springen, zijn vaak minder duidelijk voor leidinggevenden, omdat ze niet direct betrokken zijn bij je dagelijkse werk. Het is niet dat het ze niets kan schelen, integendeel. Bedrijfsleiders willen je team uitrusten om te slagen, maar ze bekijken aankoopbeslissingen door een bedrijfsspecifieke lens.
Voordat je je elevatorpitch voorbereidt, moet je bedenken wat bedrijfsleiders belangrijk vinden. Plaats jezelf in hun schoenen. Hoe zal het aanschaffen van nieuwe software de prestaties en winstmarges voor het hele bedrijf verhogen?
Hier zijn vijf dingen om je op te concentreren die de zorgen van team-, afdelings- of bedrijfsleiders aanpakken.
1. Rendement op investering (ROI)
We krijgen vijf keer meer gedaan per persoon dan bedrijven die 10 keer groter zijn dan ons en we doen dit relatief stressloos.”
Als je kunt aantonen hoe nieuwe software de bedrijfsresultaten zal helpen, is de kans veel groter dat je leiderschap aan boord krijgt. Bereken hoeveel tijd je team besteedt aan repetitieve en handmatige taken - plus hoeveel uren je kunt besparen met de nieuwe software. Doe ook wat extern onderzoek. Je kunt vaak onafhankelijke rapporten vinden die de tijdsbesparing van verschillende Pojectbeheertools kwantificeren, zoals dit rapport van Nucleus Research.
Belangrijkste boodschap:
Projectbeheersoftware bevat ingebouwde automatiseringen om onnodig werk te elimineren, waardoor teamleden zich kunnen concentreren op projecten die inkomsten genereren.
2. Beveiliging
Elk bedrijf dat meerdere beveiligingscertificaten heeft en toont dat ze beveiliging serieus nemen, betekent veel voor ons.”
Met cyberaanvallen die het nieuws bepalen, richten bedrijfsleiders zich steeds meer op gegevensbeveiliging. Ze willen ervoor zorgen dat bedrijfsinformatie privé blijft, zelfs wanneer werknemers op verschillende locaties en tijdzones werken. Volgens Michael Oberlainder, Chief Information Security Officer bij LogMeIn, "verdwijnt cyberbeveiliging niet. Je kunt het niet negeren, snelkoppeling maken of onderfinancieren."
Dat betekent dat bij het pitchen van projectbeheersoftware beveiliging een onmisbare functie is. Doe je onderzoek en zorg ervoor dat de tool voldoet aan de vereiste beveiligingsnormen van je IT-team.
Belangrijkste boodschap:
Deze pojectbeheertool geeft prioriteit aan beveiligingsfuncties en heeft meerdere beveiligingscertificeringen, dus we kunnen erop vertrouwen dat onze gegevens veilig zijn.
3. Use cases voor meerdere teams
We moesten ons werk centraliseren in één platformtool omdat elk team verschillende tools gebruikte, wat leidde tot miscommunicatie en inefficiënties.”
Bedrijfsleiders zijn vaak op hun hoede voor het toevoegen van nieuwe software omdat ze bang zijn dat deze beperkt zal worden gebruikt voor een specifiek team, wat bijdraagt aan de wildgroei van applicaties en het moeilijker maakt om samen te werken en informatie cross-functioneel te delen. Daarom is het belangrijk om bij het pitchen van een nieuwe tool een breed scala aan use-cases te demonstreren. Deze nieuwe tool zal je team zeker helpen, maar laat ook zien hoe het platform flexibel genoeg is om in verschillende afdelingen te gebruiken. Hoe meer use-cases een tool heeft, hoe aantrekkelijker het zal zijn voor het leiderschap van het bedrijf.
Laat tijdens je pitch zien hoe projectbeheersoftware breed kan worden gebruikt om de samenwerking tussen teams te verbeteren. Zo doe je dat:
Illustreer hoe het platform kan worden gebruikt voor verschillende teams, zoals marketing, operations, IT en meer.
Laat zien hoe de tool teamwerk kan verbeteren en workflows tussen teams kan stroomlijnen, zoals campagne- en projectplanning, het bijhouden van werkaanvragen of strategische planning. Kijk of het platform kant-en-klare sjablonen biedt om je team te helpen snel cross-functional processen op te zetten.
Als het platform integraties biedt, zorg er dan voor dat je deze benadrukt. Verschillende teams gebruiken verschillende tools - voor gegevensanalyse, ontwerpen, e-mailautomatisering, leadtracking en meer. Leiders willen projectbeheersoftware die kan functioneren met je bestaande tech stack, zonder extra werk toe te voegen of processen te verstoren die al werken.
Belangrijkste boodschap:
Deze tool verbindt teams en vermindert de wildgroei van applicaties - en zorgt niet voor meer verwarring.
4. Gemakkelijk te adopteren
Bedrijfsleiders willen niet betalen voor een tool die werknemers niet zullen gebruiken. Als software niet intuïtief is, zullen teams het niet adopteren, wat betekent dat de initiële investering in de tool verspild zal zijn. Om deze angsten weg te nemen, moet je tijdens je pitch specifiek ingaan op het gemak van adoptie. Hier zijn enkele manieren om dit te doen:
Bekijk productdemo's of plan vooraf een sessie met het verkoopteam van de tool, zodat je precies kunt zien hoe de software werkt, hoe intuïtief deze te gebruiken is en hoe deze specifieke pijnpunten kan oplossen.
Als je met het softwareverkoopteam praat, vraag dan welke rol IT moet spelen bij het adopteren van de nieuwe tool. Als de software gemakkelijker te gebruiken is, kunnen IT-teams minder tijd besteden aan tijdrovend werk en meer tijd besteden aan het strategisch plannen hoe ze het meeste uit de tool kunnen halen. Laat vervolgens in je pitch zien hoe teams gemakkelijk zelf aan de slag kunnen met de tool - zonder extra werk voor je IT-team.
Controleer of iemand in je bedrijf al een versie van de software gebruikt. Dit gebeurt vaker dan je zou denken, vooral als de tool een basisversie heeft. Als werknemers de software al zelf gebruiken, is de kans groot dat het gemakkelijk is om deze in verschillende teams uit te rollen. Als bonus betekent dit ook dat het adopteren van de tool niet zal bijdragen aan de bestaande technische stack van je bedrijf - je breidt alleen het huidige gebruik ervan uit.
Belangrijkste boodschap:
Projectbeheersoftware is intuïtief en gemakkelijk te gebruiken, dus we hoeven geen extra middelen te besteden om teams op weg te helpen.
5. Informatie bijhouden
Toen Zoom groeide, wilden we een standaard overzicht van alles wat er gebeurde, zodat we prioriteiten konden stellen en bedrijfsbeslissingen konden nemen. We hadden behoefte aan zichtbaarheid, verantwoordelijkheid, consistentie in hoe werk gedaan wordt, en kennisdeling tussen teams.”
Bedrijfsleiders willen weten wat er aan de hand is, zodat ze weloverwogen beslissingen kunnen nemen voor hun teams. Ze willen ook dat werknemers dezelfde helderheid hebben, omdat het essentieel is om iedereen op één lijn te krijgen voor een effectieve samenwerking. Maar het is moeilijk om helderheid te bereiken, vooral wanneer de gemiddelde kenniswerker 25 keer per dag tussen 10 apps schakelt. Met informatie verspreid over verschillende plaatsen, is het moeilijk om bij te houden wat er gebeurt, hoe projecten presteren en wie waarvoor verantwoordelijk is.
Dit is waar je pitch om de hoek komt kijken. Projectbeheersoftware lost dit probleem op door één registratiesysteem te creëren voor al het werk. Het centraliseert bedrijfsinformatie, zodat werknemers - en leiders - kunnen vinden wat ze nodig hebben.
Belangrijkste boodschap:
Projectbeheersoftware biedt één registratiesysteem voor al het werk, zodat jij en je team weten wat er gebeurt, hoe projecten presteren en wie waarvoor verantwoordelijk is.
Nucleus Research: halveer de projectduur
Ontdek hoe Asana organisaties helpt kosten te verlagen en de efficiëntie te verbeteren
Geef je pitch een voorsprong
Geweldige pitches hebben altijd een voordeel - iets waardoor ze opvallen. Je wilt dat je publiek een 'aha'-moment heeft, wanneer ze duidelijk kunnen zien hoe de software het bedrijf ten goede zal komen, of hoe deze kan worden toegepast op kritieke bedrijfsprocessen.
Probeer deze strategieën om je pitch extra kracht te geven:
1. Krijg andere teams of afdelingen aan je zijde
Tijdens de evaluatie was het belangrijk voor ons om het product te testen en intern te leren om te zien of mensen het leuk vonden. Als één persoon die het leuk vindt zegt: 'Dit is een geweldige tool', is dat de sleutel om iedereen erin te laten geloven.”
Dit zal meer dan wat dan ook laten zien hoe je projectbeheersoftware in verschillende teams kunt toepassen. Voordat je pitcht voor bedrijfsleiders, praat je met belanghebbenden in andere teams en afdelingen en krijg je ze aan je zijde. Als je een brede interesse in het adopteren van de tool kunt aantonen, kun je je publiek ervan overtuigen dat use-cases voor verschillende teams - en verbeterde bedrijfsworkflows - daadwerkelijk mogelijk zijn.
Belangrijkste boodschap:
Meerdere teams en belanghebbenden zijn betrokken bij deze tool, zodat deze kan en zal worden gebruikt voor verschillende use cases in het hele bedrijf.
2. Breng een visuele demo mee
Geen enkele pitch is voltooid zonder een boeiend visueel element. Een demo in het echt helpt je publiek de functionaliteit van de tool te visualiseren, hoe intuïtief deze te gebruiken is en hoe deze kan worden toegepast op specifieke bedrijfssituaties. Vraag het softwareverkoopteam om je presentatie bij te wonen en de tool in realtime te demonstreren. Of neem een vooraf gemaakte video mee als je niet met een lid van het verkoopteam werkt.
Markeer tijdens de demo de belangrijkste functies die de projectbeheersoftware onderscheiden, zoals:
Doelen stellen-functionaliteit om teams op één lijn te houden rond de belangrijkste bedrijfsprioriteiten.
Dashboards die realtime inzichten bieden in hoe initiatieven presteren.
Functies voor tijdregistratie en middelenbeheer om teams te helpen tijd te besteden waar het telt.
Gantt-grafieken, Kanbanborden, agenda's en mijlpalen om teams te helpen routekaarten te maken en projectplanning te visualiseren.
Taakbeheerfuncties die teams helpen werk te sorteren en toe te wijzen, zoals automatiseringen en aangepaste tags.
Integraties waarmee teams andere tools kunnen blijven gebruiken terwijl ze informatie op één plek centraliseren.
Belangrijkste boodschap:
Deze pojectbeheertool heeft intuïtieve, handige functies die we kunnen toepassen op specifieke use-cases van het bedrijf.
3. Deel succesverhalen
Leiders willen een projectbeheeroplossing die in hun hele branche wordt vertrouwd. Een van de beste manieren om geloofwaardigheid te tonen, is door klantsuccesverhalen te delen - idealiter verhalen van vergelijkbare en bekende bedrijven. Bekijk de website van de software om te zien of ze prominente klanten uitlichten. Bonuspunten als je succesverhalen kunt vinden die kwantificeren hoeveel tijd en inzet bedrijven hebben bespaard door de tool te gebruiken.
Om nog meer vertrouwen op te bouwen, controleer je of de software prijzen heeft gewonnen. Bekijk wat analistenbedrijven zoals Forrester, Gartner en IDC te zeggen hebben over de tool.
Belangrijkste boodschap:
Deze tool wordt in onze branche vertrouwd en krijgt hoge cijfers van analisten.
Anticipeer op veelgestelde vragen
Een pitch is niet eenzijdig. Het is eerder een gesprek tussen jou en je leiderschapsteam. Naast het voorbereiden van gesprekspunten, moet je ook anticiperen op de vragen die leiders zullen stellen en je antwoorden van tevoren voorbereiden.
Als je niet zeker weet waar je moet beginnen, zijn hier enkele veelgestelde vragen om je voor te bereiden op het pitchen van projectbeheersoftware:
Wat kost het? Zijn er verschillende prijsopties?
Welke specifieke bedrijfsbehoeften lost dit platform op?
Hoe gaan we aan de slag?
Hoe tijdrovend is de eerste installatie?
Welk type externe ondersteuning is beschikbaar om te helpen bij de uitrol? Zijn er professionele diensten, webinars en andere praktische bronnen die we kunnen gebruiken?
Welke interne middelen hebben we nodig om dit uit te rollen?
Wat gebeurt er als de tool niet werkt zoals we verwachten?
Hoeveel tijd bespaart het?
Werkt dit platform voor Agile-projectbeheer?
Gebruiken andere bedrijven deze tool? Hoe werkt het voor hen?
Wie is verantwoordelijk is voor wijzigingsbeheer wanneer we dit platform uitrollen?
Wie is verantwoordelijk voor het trainen van werknemers om de tool te gebruiken?
Digitale transformatie, van onder naar boven
Door duidelijk de waarde van projectbeheersoftware te demonstreren, kun je bedrijfsleiders aan boord krijgen en beginnen met het planten van de zaden van digitale transformatie. En met een goed gemaakte pitch kun je meer dan alleen groen licht krijgen - je kunt ook leiders veranderen van terughoudende belanghebbenden in volledig ingekochte partners.
Nucleus Research: halveer de projectduur
Ontdek hoe Asana organisaties helpt kosten te verlagen en de efficiëntie te verbeteren
