かんばんカードテンプレート

かんばんは、一般的なプロジェクトマネジメントの手法で、チームが完了すべき仕事と各チームメンバーのキャパシティをバランスよく調整できるようにするものです。つまり、チームメンバーがバックログからタスクを引き出し (「プル」して)、指定されたワークフローのステージを経て、タスクを進めていく仕組みになっています。一般的に、チームはかんばんボードを使ってかんばん方式を実践します。

かんばんボードが骨格だとすれば、かんばんカードは筋肉です。かんばんカードには、開発者がタスクを完了するために必要な情報がすべて記録されています。チームが一貫性のあるかんばんプロセスを作りたいと考えている場合、かんばんカードのテンプレートを作成することで、ワークフローをスピードアップできます。ここでは、その仕組みをご紹介します。

かんばんカードのテンプレートとは？

かんばん方式では、各プロジェクトタスクは、そのタスクに関連する情報を記載したカードで表示されます。このカードには、タスクの概要、重要な日付、重要な関係者、タスクのステータスなどが含まれます。かんばんカードのテンプレートは、繰り返し使えるフレームワークです。このテンプレートをコピーすることで、簡単に新しいタスクを作成できます。

かんばんカードのテンプレートは、一貫性を保証するだけでなく、チームがワークフローを始めるために必要な情報を確認できるようにするツールでもあります。必要な情報がすべて同じ場所にあれば、メンバーは情報を探し回ることに時間をとられることなく、タスクを完了させることに集中できます。

かんばんカードのテンプレートを活用すれば、チームメンバーは、タスクを完了するために必要な情報を簡単に見つけられます。フォーマットが統一されているので、どのタスクリクエストにも同じ情報が同じフォーマットで記載されます。

かんばんカードテンプレートの作り方

かんばんカードのテンプレートを作成する際には、スクラムチームやアジャイルチームのメンバーと協力して、かんばんボードでタスクを正確に完了するために必要と思われる情報をブレーンストーミングしてください。これにより、情報を探し回る手間が減り、ボトルネックや制作時間の遅れを防げます。

かんばんカードのテンプレートには、必ず正しい情報が記載されていることを確認しましょう。通常、かんばんカードには、次のような情報が含まれます。

• 具体的なタスク名: タスク名を動詞で終えるようにすると、どのようなタスクが必要かを明確にできます。たとえば、「ウェブアプリに検索機能を追加する」の場合、このタスクのためにどのような作業が必要なのかが、はっきりとわかります。

• 重要な日付: チームのワークフローによっては、プロジェクトマネージャーと開発者がそれぞれ重要視する日付がある場合があります。たとえば、プロジェクトマネージャーにとってはタスクの開始日が大切ですが、開発者にとってはそのタスクの期日が重要だと言えます。

• タスクの担当者: そのタスクを完了する責任者です。この特定のタスクについて質問がある場合、この担当者が情報を提供します。

• タスクのステータス: かんばん方式では、かんばんボード上のカードの位置で表されることが一般的です。チームによって進行中のタスクの管理方法が異なるため、チームのかんばんボード上の各ステージを全員が把握すると効果的です。

かんばんカードに含まれる情報の中には、プロジェクトマネージャーが知っておくべき重要なものもあります。ここでは、プロジェクトマネージャーにとって重要なコンテキストを提供することができる任意の情報をご紹介します。

• タスクの優先順位: これは、個々のタスクが、周囲の他のタスクと比較してどれだけ重要であるかを示すものです。タスクに優先順位をつけることで、必要なタスクのリードタイムを最適化できます。開発チームがどのタスクを最初に完了させるかを決定する際にも役立ちます。

• ストーリーポイント: ストーリーポイントとは、タスクを完了するために必要な時間や労力を測定する方法です。この情報は、タスク管理上重要なものです。これを使ってプロジェクトマネージャーはチームに負担がかかりすぎるのを防げます。

• 包括的なプロジェクトまたはイニシアチブ: チームによっては、1 つのかんばんボードにさまざまなプロジェクトのタスクを表示する場合があります。カードがどのプロジェクトに属しているかを明確にすることで、開発者に詳細を伝え、他の関係者が見やすいように情報を整理できます。

• サブタスク: タスクの中には、たくさんの作業を必要とするため、小さなサブタスクに分割できるものがあります。親タスクの下にこれらのサブタスクを作成することで、仕事を整理しやすくなります。

• 時間の追跡: 代理店の場合、クライアントに費用を請求したり価格を設定したりする上で、時間追跡は欠かせないものです。

かんばんカードテンプレートの使い方

チームが、かんばんボードでタスクを正確にこなすために必要な情報をすべて特定したら、次はかんばんカードのテンプレートの作成に取りかかります。最も簡単な方法は、テンプレートからタスクを作成し、リアルタイムで情報にアクセスできるデジタルプロジェクト管理ツールを使用することです。

デジタルプロジェクト管理システムでかんばんカードのテンプレートを作ると、すばやく簡単に新しいかんばんカードを作成できます。テンプレートをコピーして、そのタスクに関連する情報を記入するだけで、新しいかんばんカードのできあがりです。

組み込まれている機能

• フォーム: メンバーがフォームに入力すると、Asana のプロジェクト内に新しいタスクとして表示されます。フォームを介して情報を取り入れることで、仕事を開始する方法や必要な情報を集める方法を統一し、仕事の見落としを防ぐことができます。リクエストをその場限りのプロセスとして処理するのではなく、標準のシステムやメンバー全員が回答しなければならない一連の質問を作成するとよいでしょう。あるいは、ブランチ機能を用いて、ユーザーの過去の回答に基づいて質問を調整する手もあります。フォームは、入ってくるリクエストを管理するために費やす時間と手間を省く効果があり、チームはより多くの時間を重要な仕事に使えるようになります。

• オートメーション: 手作業を自動化することで、チームは忙しいだけの無駄な作業に費やす時間を減らし、本来の業務に専念できるようになります。Asana のルールは、トリガーとアクション、つまり「X が発生したら Y を行う」という基本的な仕組みに基づいて機能します。ルールを使用して、作業の自動割り当て、期日の調整、カスタムフィールドの設定、関係者への通知などを行います。単発のオートメーションからワークフロー全体まで、ルールを活用することで、チームはスキルを要する仕事や戦略的な作業に取り組む時間を確保できます。

• カスタムフィールド: カスタムフィールドは、仕事のタグ付け、ソート、絞り込みにぴったりの方法です。優先度やステータス、メールや電話番号など、追跡が必要なあらゆる情報に対してそれぞれカスタムフィールドを作成できます。カスタムフィールドを使用して To-Do をソートし、スケジュールを組むことで、何から手を付けるべきかが瞬時にわかります。また、さまざまなタスクやプロジェクトを横断して同じカスタムフィールドを使用すれば、組織全体で一貫性のある管理ができます。

• サブタスク: 仕事の規模が大きすぎて、1 つのタスクに収まらないこともあります。タスクに複数の担当者がいる場合、期日が遠い場合、公開前に関係者の確認と承認が必要な場合などは、サブタスクを活用しましょう。サブタスクを使えば、タスクを細分化して仕事を配分できるほか、細かい To-Do を親タスクの全体的な流れに結びつけるにも役立ちます。サブタスクでタスクを細かく分割し、複数のステップから成るプロセスの各要素を管理しましょう。

おすすめのアプリ

• Slack: Slack 上にあるアイデアや仕事のリクエスト、アクションアイテムを追跡可能な Asana のタスクやコメントに変換しましょう。ちょっとした質問やアクションアイテムが、期限と担当者つきのタスクに変わります。仕事を簡単に取り込めるので、やるべきことが Slack の中に埋もれ、流れることはありません。

• Google Workspace: Asana タスクウィンドウに組み込まれた Google Workspace ファイル選択機能を使って、Asana でファイルをタスクに直接添付しましょう。マイドライブ内のファイルを、数クリックで簡単にタスクに添付できます。

• GitHub: GitHub のプルリクエストのステータス更新を自動的に Asana のタスクに同期します。Asana を離れることなく、プルリクエストの進捗状況を追跡し、技術部門と非技術部門による部門間のコラボレーションを改善できます。

• Jira: 技術部門とビジネス部門の間で、インタラクティブで、つながりのあるワークフローを作成し、製品の開発状況をリアルタイムで見える化します。これらの取り組みを Asana を離れることなく実現できます。プロジェクトのコラボレーションと引き継ぎを合理化し、Asana 内ですばやく Jira の課題ログを作成することで、適切なタイミングで技術部門とビジネス部門の間で仕事をスムーズに引き渡せるようになります。

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