Modèle de backlog de sprint

L’objectif des sprints est de rationaliser le processus de votre équipe, mais la situation peut vite virer au cauchemar lorsque les priorités et les délais changent. Si vous ne disposez pas d’un outil efficace pour organiser et trier les tâches, gérer la charge de travail de votre équipe et vous adapter au changement peut devenir un vrai casse-tête.

C’est là que votre modèle de backlog de sprint entre en jeu.

Qu’est-ce qu’un modèle de backlog de sprint ?

Un modèle de backlog de sprint est un guide réutilisable conçu pour vous aider à planifier et à organiser le travail pour chaque sprint du projet. Il reprend chaque élément d’information dont vous avez besoin pour organiser les tâches et mener à bien vos projets, comme l’estimation de l’effort, la priorité et le statut. Grâce au modèle de backlog de sprint, votre équipe ne doit pas recommencer du début à chaque nouveau sprint. Il vous suffit de dupliquer votre modèle, d’ajouter des tâches à votre backlog et de vous mettre au travail.

Quels sont les avantages d’un modèle numérique de backlog de sprint ?

Les sprints sont évolutifs : votre équipe commence avec une liste de tâches à terminer, puis les traite ensemble au cours du sprint. Par conséquent, votre modèle de backlog de sprint ne doit pas constituer uniquement une liste statique de livrables, mais également vous servir à suivre la progression de votre équipe en temps réel.

Un modèle de backlog de sprint numérique se met automatiquement à jour à mesure que votre équipe avance dans son travail, ce qui vous permet de suivre sa progression en tout temps. Vous pouvez ainsi gérer efficacement la charge de travail de votre équipe et faire preuve d’agilité face au changement.

En créant votre modèle de backlog de sprint à l’aide d’un outil de gestion de projet, vous pouvez :

• Planifier et collaborer sur votre backlog de sprint au même endroit.

• Bénéficier d’une vue d’ensemble de toutes les tâches que votre équipe doit accomplir pour le sprint en cours.

• Déplacer les tâches d’une étape à l’autre à mesure que votre équipe avance dans son travail afin que les parties prenantes puissent consulter le statut des tâches et des projets en temps réel.

• Ajouter facilement des tâches à votre modèle de backlog de sprint à partir de votre backlog produit en évitant le travail en double.

• Basculer d’une vue à l’autre sans effort, et afficher votre backlog de sprint sous forme de liste, de tableau Kanban ou de diagramme de Gantt.

• Attribuer un responsable et une échéance à chaque livrable pour clarifier qui fait quoi et pour quand.

• Joindre des documents, liens ou images aux tâches pour fournir des informations de contexte.

• Adapter facilement les échéances et les responsables si vos priorités évoluent.

Les éléments à inclure dans votre modèle de backlog de sprint

Votre modèle de backlog de sprint doit permettre d’assurer le suivi de toutes les tâches de votre équipe pendant un sprint donné. Il se distingue ainsi du backlog produit qui permet d’organiser toutes les tâches à venir de votre équipe. Dans le cadre d’un modèle de backlog de sprint, il vous suffit de réfléchir aux livrables que votre équipe va traiter au cours du prochain sprint.

En vue d’organiser les tâches et de mener vos projets à bien, prévoyez des espaces pour suivre les informations mentionnées ci-dessous dans votre modèle de backlog de sprint :

• Nom de la tâche : brève description de la tâche.

• Type de tâche : la catégorie de la tâche. Par exemple, « bug » ou « fonctionnalité ».

• Niveau d’effort : l’estimation du temps ou de l’effort nécessaire à la réalisation de la tâche, souvent accompagnée de story points.

• Priorité : l’importance de la tâche, dans le contexte des objectifs de votre équipe et de votre entreprise.

• User story : une explication informelle de chaque tâche selon la perspective d’un utilisateur final. Les user story fournissent un contexte à votre équipe et suivent généralement le format suivant : « En tant que [persona], je souhaite [objectif] afin de [résultat] ».

• Epic Agile : l’ensemble plus large auquel chaque tâche est associée. Par exemple, une tâche visant à mettre à jour les images sur mobile peut faire partie d’une epic plus générale dont l’objectif est d’actualiser l’expérience mobile globale.

Si vous souhaitez suivre le statut de vos tâches, vous pouvez aussi créer des sections dans votre modèle pour chaque étape d’achèvement de la tâche. Par exemple, vous pouvez créer des sections « Non commencée », « En développement », «En test » et « Terminée ». À mesure que votre équipe avance dans son travail, vous pouvez glisser-déposer les tâches dans les sections correspondantes ou automatiser ce processus.

Intégrations et fonctionnalités à tester

Vous souhaitez rationaliser davantage votre processus de sprint ? Voici quelques pistes de fonctionnalités complémentaires à ajouter afin de vous concentrer sur vos tâches clés.

Fonctionnalités intégrées

• Vue Tableau : inspiré de la méthode Kanban, ce mode d’affichage répartit les tâches d’un projet dans différentes colonnes représentant leur statut (Ex. : « À faire », « En cours » et « Terminé »). Vous êtes libre de modifier le nom des colonnes en fonction de vos besoins. Dans chaque colonne, les tâches sont affichées sous la forme de fiches, chacune indiquant diverses informations (nom de la tâche, échéance, champs personnalisés…). Cette vue vous permet de suivre facilement l’avancement des tâches et d’obtenir une vue d’ensemble sur le statut de votre projet.

• Dépendances : les dépendances de tâches vous permettent d’indiquer qu’une tâche est en attente d’une autre. En repérant aisément les tâches qui bloquent le travail de vos collègues, vous êtes plus à même de gérer vos priorités en conséquence. Les équipes qui suivent des processus collaboratifs peuvent ainsi identifier les tâches dont dépendent les leurs et savoir à quel moment se lancer dans leur propre travail. Lorsque la première tâche est terminée, le responsable de la tâche suivante est informé qu’il peut commencer la sienne. Enfin, si la tâche dont dépend votre travail est reportée, Asana vous en informe afin que vous puissiez modifier votre propre échéance si nécessaire.

• Dates de début : dans certaines circonstances, il n’est pas suffisant de connaître l’échéance d’une tâche, vous devez aussi savoir quand commencer à travailler sur celle-ci. Les heures et les dates de début donnent aux membres de votre équipe une idée claire du temps nécessaire à la réalisation de chaque tâche. Utilisez-les pour définir, suivre et gérer le travail, de façon à coordonner votre équipe autour des objectifs et à n’oublier aucune dépendance.

• Ajout de tâches à plusieurs projets : le travail est interfonctionnel par essence, c’est pourquoi les équipes doivent pouvoir collaborer efficacement, tous services confondus. Lorsque chaque service dispose de son propre système de fichiers, le travail est cloisonné et peut prendre du retard. Pour y remédier, Asana vous permet de suivre et gérer facilement les tâches sur plusieurs projets. En plus de vous aider à éviter les tâches redondantes et à gagner en visibilité, ce système vous offre la possibilité de voir les tâches en contexte, de garder un œil sur les responsabilités de chacun et de faire le lien entre votre équipe et ses tâches.

Applications recommandées

• Jira : créez des processus interactifs et interconnectés reliant vos équipes techniques et commerciales pour une visibilité optimale sur les étapes du développement produit, en temps réel et sans jamais quitter Asana. Simplifiez la collaboration de projet et les transferts en créant rapidement des tickets Jira depuis Asana. Le travail est ainsi transféré d’une équipe à l’autre sans aucune difficulté, au moment opportun.

• GitHub : synchronisez automatiquement les mises à jour de statut de demandes d’extraction (pull requests) GitHub avec des tâches Asana. Suivez la progression de vos demandes d’extraction et améliorez la collaboration interfonctionnelle entre vos équipes techniques et non techniques, sans quitter Asana.

• Google Workplace : le sélecteur de fichiers Google Workplace est intégré au volet des tâches d’Asana, vous permettant de joindre directement des fichiers aux tâches, en toute simplicité.

• Slack : transformez vos idées, demandes de travail et autres actions sur Slack en tâches et commentaires faciles à suivre sur Asana. Une question à poser ou une action de suivi à enregistrer ? Quelques clics suffisent à créer une tâche Asana, avec un responsable et une échéance. Enregistrez les demandes et le travail à faire en toute simplicité pour éviter qu’ils ne se perdent sur Slack.

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