Modèle de plan d’urgence

Vous souhaitez protéger efficacement votre entreprise des risques potentiels lorsqu’un imprévu se produit ? Élaborez un plan d’urgence. Rassurez-vous, notre modèle est là pour vous faciliter la tâche et rendre cette démarche simple et rapide.

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Réfléchir à un plan de secours en cas d’imprévu est indispensable lors de la planification d’initiatives commerciales. Grâce à notre modèle de plan d’urgence, votre équipe sera en mesure de créer et mettre en œuvre une stratégie de secours si un obstacle se met en travers de son chemin.

Qu’est-ce qu’un modèle de plan d’urgence ?

Un modèle de plan d’urgence est une structure réutilisable dont vous pouvez vous servir en cas d’imprévu, par exemple afin de créer un plan d’action en cas de catastrophes naturelles. Il sera utile pour prémunir votre entreprise contre les risques majeurs et vous aurez ainsi une stratégie pour continuer d’assurer vos activités lorsqu’une situation d’urgence se déclare. Concevoir un plan est un bon début, mais cela ne suffit pas : il faut agir vite. Grâce à une plateforme collaborative de gestion du travail, les membres de votre équipe ont accès à toutes les informations nécessaires en seulement quelques clics.

Qu’est-ce qu’un plan d’urgence ?

Un plan d’urgence est une stratégie que vous prévoyez pour votre équipe ou votre entreprise lorsqu’un événement menace le bon déroulement des activités. Considérez-le comme un plan B : un plan qui permet de continuer à faire tourner la machine, même dans des situations qui pourraient tout interrompre.

Quelles différences entre un plan d’urgence et un plan de continuité ?

En dépit de leurs similitudes, le plan d’urgence et le plan de continuité sont deux stratégies différentes qui sont mises en place pour permettre à l’entreprise de continuer ses activités. Les équipes élaborent un plan d’urgence en amont d’une interruption d’activité pour se préparer aux problèmes qui en découleraient. L’incident devra généralement atteindre un certain stade avant de pouvoir le mettre en œuvre. Un plan d’urgence étant exécuté en fonction de certains scénarios, les équipes doivent penser aux critères auxquels une situation doit répondre avant de passer à l’action.

Un plan de continuité est une solution mise en place pendant un incident pour permettre à l’entreprise de fonctionner normalement. Contrairement au plan d’urgence qui n’est exécuté que dans certaines situations, il peut être déclenché à tout moment. Votre équipe peut donc le mettre en œuvre dès qu’un problème pointe le bout de son nez.

Quelle est l’utilité d’un modèle de plan d’urgence ?

Un modèle de plan d’urgence présente plusieurs avantages :

  • S’assurer que tous les plans contiennent les informations pertinentes : en utilisant un modèle de plan d’urgence, tous les éléments clés (critères de scénario et stratégie de maintien des activités) seront indiqués. Ainsi, les plans d’urgence comprendront toujours toutes les informations nécessaires à leur mise en œuvre.

  • Standardiser le format : en choisissant la même structure pour tous vos plans, votre équipe saura exactement où trouver les informations dont elle a besoin pour mettre en place son plan d’urgence. Avoir les idées claires est parfois difficile en temps de crise, mais avec ce modèle, fini le casse-tête lié à la recherche d’informations !

  • Simplifier la création de plan : le processus de création d’un modèle de plan d’urgence sur une plateforme de gestion du travail numérique comme Asana est simple et rapide. Il suffit de dupliquer le modèle et d’y ajouter les informations de votre plan.

Fonctionnalités intégrées

  • Brief de projet : un moyen de communiquer les dates et détails importants au reste de l’équipe projet. Veillez à le mettre à disposition de tous dans une source de référence centralisée comme Asana.

  • Approbations : dans certaines situations, vous n’avez pas seulement besoin d’accomplir une tâche, mais aussi de savoir si un livrable est approuvé ou non. Les approbations sont un type de tâche sur Asana dont les options visent à « Approuver », « Demander des modifications » ou « Rejeter » la tâche en question. Le responsable reçoit ainsi des instructions claires sur les actions à entreprendre et sur l’approbation ou non de son travail.

  • Champs personnalisés : le meilleur moyen d’étiqueter, de trier et de filtrer votre travail. Créez des champs personnalisés uniques pour chaque information dont vous souhaitez garder la trace (priorité, statut, adresse e-mail, numéro de téléphone, etc.). Vous pourrez ensuite vous en servir pour trier et planifier vos tâches afin de déterminer sur quoi travailler en premier. Partageables sur plusieurs projets et tâches, ces champs garantissent un maximum de cohérence à l’échelle de l’entreprise.

  • Messages : vous avez besoin de partager des informations qui ne constituent pas une tâche proprement dite ? Envoyez des messages sur Asana. La fonctionnalité Messages vous permet de communiquer et d’échanger des informations de contexte sur Asana. Vous pouvez envoyer des messages aux destinataires de votre choix : utilisateurs individuels, membres d’une équipe ou d’un projet… toutes les combinaisons sont possibles. Assurez-vous ainsi que tout le monde est bien sur la même longueur d’onde. Insérez facilement des liens vers des tâches, projets et objectifs Asana afin de permettre à vos destinataires d’accéder facilement au contexte ainsi qu’à l’ensemble des informations pertinentes.

Applications recommandées

  • Vimeo : si l’écrit permet de faire passer un message, jamais des mots rédigés sur un support ne pourront transmettre le ton employé ni les émotions ou expressions propres à son auteur. Grâce au service de messages vidéo sur Asana, développé par Vimeo, vous pouvez désormais fournir à votre équipe toutes les informations dont elle a besoin, sans multiplier les réunions. Effectuez de courts enregistrements de vous-même, de votre écran ou des deux, depuis Asana. Intégrez ensuite ces vidéos au sein de tâches, projets, messages ou commentaires pour apporter des précisions ou expliquer le contexte. Une transcription dont le contenu peut être consulté et faire l’objet d’une recherche sur Asana est ensuite automatiquement générée. Donnez votre avis, posez des questions et attribuez des tâches… Le tout, sans quitter Asana.

  • Google Workplace : le sélecteur de fichiers Google Workplace est intégré au volet des tâches d’Asana, vous permettant de joindre directement des fichiers aux tâches, en toute simplicité.

  • Slack : transformez vos idées, demandes de travail et autres actions sur Slack en tâches et commentaires faciles à suivre sur Asana. Une question à poser ou une action de suivi à enregistrer ? Quelques clics suffisent à créer une tâche Asana, avec un responsable et une échéance. Enregistrez les demandes et le travail à faire en toute simplicité pour éviter qu’ils ne se perdent sur Slack.

  • Microsoft Teams : grâce à l’intégration Asana pour Microsoft Teams, vous pouvez trouver toutes les informations dont vous avez besoin, mais aussi relier vos conversations sur Teams à des éléments concrets sur Asana, le tout sans quitter Teams. En outre, vous pouvez créer, attribuer et afficher des tâches Asana pendant vos réunions Teams. Pas besoin d’ouvrir votre navigateur !

FAQ

Comment créer un plan d’urgence ?

Le meilleur moyen reste d’utiliser un modèle de plan d’urgence. Ce dernier présente toutes les composantes principales d’un plan d’urgence. Vous n’avez qu’à le remplir en fonction de votre situation et le tour est joué !

Quels sont les avantages d’un plan d’urgence ?

La définition d’un plan d’urgence réduit les risques que votre entreprise peut rencontrer en cas d’interruption de ses activités. Avec un modèle de ce type, envisagez plusieurs plans selon différentes situations et parez à toute éventualité.

Quelles sont les 9 étapes clés de tout plan d’urgence ?

L’élaboration d’un plan d’urgence comprend 9 étapes clés. La première étape consiste à dresser une liste des risques majeurs. Classez-les ensuite en fonction de leur gravité et probabilité. Profitez-en pour identifier ceux qui pourraient avoir des répercussions sur les activités de l’entreprise et analysez leur étendue. Enfin, élaborez votre plan complet pour les risques les plus importants, obtenez l’approbation de vos supérieurs hiérarchiques, transmettez les plans aux équipes concernées et créez de nouveaux plans si besoin avec votre modèle de plan d’urgence.

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