Noodplansjabloon

Bij het plannen van toekomstige bedrijfsinitiatieven hoort het opstellen van een back-up plan voor het geval iets niet gaat zoals gepland. Met een noodplansjabloon kan je team snel een back-up strategie opstellen en lanceren voor het geval zich een wegversperring voordoet.

Wat is een noodplansjabloon?

Een noodplansjabloon is een repliceerbare opzet van een noodplan dat je kunt gebruiken in geval van een onverwachte noodsituatie, zoals een reactieplan op natuurrampen. Het maken van een noodplansjabloon kan helpen voorkomen dat je bedrijf grote risico's loopt. Op deze manier heeft je team, als je met een noodsituatie te maken krijgt, een strategie om je bedrijf draaiende te houden. Het is niet genoeg om alleen een plan te hebben - als er een noodsituatie is, moet je snel handelen. Met een collaboratief werkbeheerplatform hebben je teamleden toegang tot de informatie die ze in geval van nood nodig hebben.

Wat is een noodplan?

Een noodplan is een strategie die je maakt voor je team of bedrijf in het geval dat iets de normale bedrijfsvoering verstoort. Zie een noodplan als het "Plan B" voor de reguliere bedrijfsvoering - het is het plan dat je maakt om de zaak draaiende te houden, zelfs als iets verhindert dat je bedrijf normaal functioneert.

Wat is het verschil tussen een bedrijfsnoodplan en een bedrijfscontinuïteitsplan?

Hoewel ze op elkaar lijken, zijn noodplannen en continuïteitsplannen twee verschillende strategieën om een bedrijf draaiende te houden. Teams maken een noodplan voorafgaand aan een verstoring om zich voor te bereiden op mogelijke toekomstige problemen. Noodplannen vereisen vaak dat een incident aan bepaalde criteria voldoet voordat het plan in werking treedt. Wanneer teams het noodplan ontwikkelen, ontwikkelen ze ook de criteria waaraan een situatie moet voldoen voordat dat plan wordt uitgevoerd. 

Een continuïteitsplan is een oplossing die tijdens een incident wordt ingezet om het bedrijf draaiende te houden. Terwijl een noodplan vereist dat een situatie aan bepaalde criteria voldoet voordat het in werking treedt, doet een continuïteitsplan dat niet. Dit betekent dat je team kan beginnen met de uitvoering van een continuïteitsplan zodra er iets mis begint te gaan.

Waarom een noodplansjabloon gebruiken?

Het gebruik van een noodplansjabloon levert je een paar verschillende voordelen op.

• Zorg ervoor dat elk plan de relevante informatie bevat: Als je een noodplansjabloon gebruikt om je strategie te ontwikkelen, heb je belangrijke elementen, zoals een scenario-criteria, en de strategie die nodig is om het bedrijf draaiende te houden. Dit zorgt ervoor dat elk plan alle informatie bevat die het team nodig heeft om het plan uit te voeren.

• Gestandaardiseerde opmaak: Als alle noodplannen op een vergelijkbare manier zijn georganiseerd, weten teamleden precies waar ze de informatie kunnen vinden die ze nodig hebben als ze een rampenplan in werking moeten stellen. In tijden van crisis denken mensen soms niet helder. Als de informatie op dezelfde manier is georganiseerd, neemt dat het cognitieve werk weg van het vinden van de benodigde informatie..

• Vereenvoudiging van het maken van plannen: Als je in een digitaal werkbeheerplatform zoals Asana een sjabloon voor noodplannen maakt, kun je snel en gemakkelijk volledige noodplannen maken. Dupliceer gewoon het sjabloon en voeg dan de relevante informatie toe aan dat specifieke plan.

Geïntegreerde functies

• Projectbriefing. Een projectbriefing is een manier om belangrijke details en datums aan je bredere projectteam mee te delen. Zorg ervoor dat je team gemakkelijk bij je projectbriefing kan door deze in een centrale bron van waarheid te zetten zoals Asana.

• Goedkeuringen. Soms moet je niet enkel een taak voltooien, maar moet je ook weten of een deliverable werd goedgekeurd of niet. Goedkeuringen zijn een speciaal soort taak in Asana met opties voor de taak zoals 'Goedkeuren', 'Wijzigingen aanvragen' of 'Afkeuren'. Zo krijgen taakeigenaars duidelijke instructies over welke acties ze moeten ondernemen en of hun werk werd goedgekeurd of niet.

• Aangepaste velden. Aangepaste velden zijn de beste manier om werk te labelen, sorteren en filteren. Maak unieke aangepaste velden voor alle informatie die je wilt bijhouden - van prioriteit en status tot e-mail of telefoonnummer. Gebruik aangepaste velden om je taken te sorteren en te plannen zodat je weet waar je eerst aan moet werken. Bovendien kun je aangepaste velden delen tussen taken en projecten om consistentie in je hele organisatie te verzekeren. 

• Berichten. Moet je informatie delen die niet uitvoerbaar is? Probeer dan Berichten in Asana. Met Berichten kun je binnen Asana communiceren over niet-uitvoerbaar werk. Je kunt berichten sturen naar gelijk welke combinatie van individuen, teams en projecten, zodat iedereen op dezelfde golflengte zit. Door te linken naar taken, projecten en doelen in Asana maak je het eenvoudig voor de ontvangers van je bericht om de context te begrijpen en in te zoomen op de details.

Aanbevolen apps 

• Vimeo. Tekst mag dan wel duidelijk maken wat je bedoelt, maar geschreven woorden missen toon, emotie en expressie. Met videoberichten in Asana, mogelijk gemaakt door Vimeo, kun je je team alle context geven die het nodig heeft, zonder dat je nog een vergadering hoeft te plannen. Neem korte videoboodschappen op van jezelf, je scherm - of beide - en voeg de video's toe aan taken, projecten, berichten en opmerkingen om extra duidelijkheid en context te geven. Een transcript van de opname wordt automatisch door Asana gemaakt, zodat het leesbaar en doorzoekbaar is. Geef feedback, stel vragen, en wijs taken toe - allemaal zonder Asana te verlaten.

• Google Workplace. Voeg bestanden rechtstreeks toe in Asana met de Google Workplace-bestandenkiezer, die is ingebouwd in het Asana-taakvenster. Met een paar klikken kun je makkelijk alle My Drive-bestanden bijvoegen.

• Slack. Zet ideeën, werkaanvragen en actiepunten uit Slack om in taken en reacties die je kunt bijhouden in Asana. Ga van snelle vragen en actiepunten naar taken met verantwoordelijken en vervaldatums. Leg werk makkelijk vast zodat aanvragen en takenlijsten niet verloren raken in Slack.

• Microsoft Teams. Met de Microsoft Teams + Asana integratie kun je de informatie die je nodig hebt zoeken en delen zonder Teams te verlaten. Verbind je Teams gesprekken eenvoudig met uitvoerbare items in Asana. Bovendien kun je taken maken, toewijzen en bekijken tijdens een Teams vergadering zonder naar je browser te hoeven overschakelen..

Veelgestelde vragen