應變計劃範本

規劃未來業務計劃時，應包含後備方案的制訂，以防出現未如預期進行的情況。藉由應變計劃範本，您的團隊就能在遇到阻礙時快速建立並啟動後備策略。

什麼是應變計劃範本？

應變計劃範本是一種可複製的大綱，可以在發生意外緊急情況時使用，例如針對自然災害制訂的應對計劃。建立應變計劃範本有助於防止您的業務面臨重大風險。如此一來，當您遇到緊急情況，您的團隊就能備妥能夠維持業務正常運轉的策略。僅僅有一份計劃還不足夠，出現緊急情況時，您還需要迅速採取行動。藉助協作式工作管理平台，您的團隊成員就可以在緊急情況發生時存取所需資訊。

什麼是應變計劃？

應變計劃即為您的團隊或業務制訂的策略，以防出現干擾正常業務營運的情況。不妨將應變計劃看作是日常業務營運的「B 計劃」，亦即制訂一份計劃，即使遇到阻礙業務正常營運的事情仍能維持正常運作。

業務應變計劃與營運持續計劃有何區別？

雖然兩者聽起來相似，但應變計劃和營運持續計劃是兩種獨立的策略，皆旨在幫助維持業務持續運作。團隊在發生中斷前建立應變計劃，以便為潛在的未來問題做好準備。應變計劃實施前通常需要事件滿足特定標準。只有當情境滿足特定標準時，才會實施應變計劃。當團隊制訂應變計劃時，還需要制訂執行該計劃前需滿足哪些條件的標準。

營運持續計劃則是事件發生期間實施的解決方案，以利維持業務持續運作。雖然應變計劃需要在情況滿足特定要求時才會實施，但持續計劃則不然。意即一旦出現問題，您的團隊就可以開始實施持續計劃了。

為什麼要使用應變計劃範本？

使用應變計劃範本可為您帶來幾種好處。

• 確保每一項計劃都能備妥相關資訊：使用應變計劃範本制訂策略時，情境標準和維持業務運作所需策略等重要元素都已一一列明。此舉可確保每一項計劃都能提供團隊實施計劃時所需的全部資訊。

• 標準化格式：當所有應變計劃都以相似的方式進行組織時，團隊成員就能確切知道要實施應變計劃時從何處取得所需資訊。在危機時刻，人們有時候難以保持頭腦清晰。以相似的方式組織資訊，有助於在尋找所需資訊時減輕認知上的負擔。

• 簡化計劃的建立：使用像 Asana 這類工作管理平台建立應變計劃範本時，您可以快速、輕鬆地建立起完整的應變計劃。只需複製範本，然後將相關資訊新增至特定計劃即可。

整合功能

• 專案簡報。專案簡報是一種向較大專案團隊傳達重要詳細資料和日期的方式。請將它存放在一處集中的來源事實 (如 Asana)，確保您的團隊能輕易存取專案簡報。

• 核准。有時候，您需要的不僅只是完成任務而已，您還需要知道某個交付項目是否已獲得核准。核准是 Asana 中一個特別的任務類型，提供對任務進行「核准」、「請求變更」或「拒絕」等選項。這樣一來，任務所有者就能清楚瞭解應該採取哪些行動，以及他們的工作是否已獲核准。

• 自訂欄位。自訂欄位是為工作設定標籤、排序和篩選的最佳方法。請針對任何需要追蹤的資訊建立獨特的自訂欄位，包括優先順序、狀態，乃至於電子郵件或電話號碼。使用自訂欄位排序和安排待辦事項的時程，以便知道自己該優先處理哪些工作。此外，您還可以跨任務和專案分享自訂欄位，確保整個組織的一致性。 

• 傳送訊息。需要分享非可行動資訊嗎？不妨在 Asana 中試試訊息功能。您可以藉由訊息功能，在 Asana 中溝通非行動工作。您可以將訊息傳送至任何個體組合、團隊和專案，讓每個人都能掌握相同資訊。在 Asana 中連結至任務、專案和目標，即可讓訊息接收者輕鬆獲知情境並深入瞭解細節。

推薦的應用程式 

• Vimeo。文字也許可以表達重點，但書面文字缺乏語氣、情感和表情。藉助由 Vimeo 提供支援的 Asana 影片傳訊功能，您可以為團隊提供他們需要的所有情境資訊，而無需另外安排會議。錄製您自己、您的螢幕畫面或兩者兼具的簡短影片訊息，然後將影片嵌入到任務、專案、訊息和評論中，即可提供更多明晰度和情境。Asana 會自動建立錄音檔字幕，使其可讀且可搜尋。無需離開 Asana，即可提供回饋、提問和指派任務。

• Google Workplace。使用內建於 Asana 任務窗格中的 Google Workplace 檔案選擇工具，將檔案直接附加至 Asana 中的任務。只需按幾下，即可輕鬆附加任意 My Drive 檔案。

• Slack。將構想、工作請求和行動項目從 Slack 轉變成 Asana 中可追蹤的任務和評論。把簡短的問題和行動項目變成有指派對象和截止日期的任務。輕鬆掌握工作內容，以免請求和待辦事項隱沒於 Slack 中。

• Microsoft Teams。藉助 Microsoft Teams + Asana 整合，您毋須離開 Teams 就可以搜尋和分享您需要的資訊。輕鬆地將團隊的對話連結至 Asana 中的可行動項目。此外，也可以在 Teams 會議中建立、指派和檢視任務，而毋須切換至您的瀏覽器。

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