應變計劃範本

制訂應變計劃是確保業務在發生意外時遠離風險的最佳方式。好在,建立應變計劃範本能夠幫助您快速、輕鬆地建立起後備方案。

建立您的範本

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規劃未來業務計劃時,應包含後備方案的制訂,以防出現未如預期進行的情況。藉由應變計劃範本,您的團隊就能在遇到阻礙時快速建立並啟動後備策略。

什麼是應變計劃範本?

應變計劃範本是一種可複製的大綱,可以在發生意外緊急情況時使用,例如針對自然災害制訂的應對計劃。建立應變計劃範本有助於防止您的業務面臨重大風險。如此一來,當您遇到緊急情況,您的團隊就能備妥能夠維持業務正常運轉的策略。僅僅有一份計劃還不足夠,出現緊急情況時,您還需要迅速採取行動。藉助協作式工作管理平台,您的團隊成員就可以在緊急情況發生時存取所需資訊。

什麼是應變計劃?

應變計劃即為您的團隊或業務制訂的策略,以防出現干擾正常業務營運的情況。不妨將應變計劃看作是日常業務營運的「B 計劃」,亦即制訂一份計劃,即使遇到阻礙業務正常營運的事情仍能維持正常運作。

業務應變計劃與營運持續計劃有何區別?

雖然兩者聽起來相似,但應變計劃和營運持續計劃是兩種獨立的策略,皆旨在幫助維持業務持續運作。團隊在發生中斷前建立應變計劃,以便為潛在的未來問題做好準備。應變計劃實施前通常需要事件滿足特定標準。只有當情境滿足特定標準時,才會實施應變計劃。當團隊制訂應變計劃時,還需要制訂執行該計劃前需滿足哪些條件的標準。

營運持續計劃則是事件發生期間實施的解決方案,以利維持業務持續運作。雖然應變計劃需要在情況滿足特定要求時才會實施,但持續計劃則不然。意即一旦出現問題,您的團隊就可以開始實施持續計劃了。

為什麼要使用應變計劃範本?

使用應變計劃範本可為您帶來幾種好處。

  • 確保每一項計劃都能備妥相關資訊:使用應變計劃範本制訂策略時,情境標準和維持業務運作所需策略等重要元素都已一一列明。此舉可確保每一項計劃都能提供團隊實施計劃時所需的全部資訊。

  • 標準化格式:當所有應變計劃都以相似的方式進行組織時,團隊成員就能確切知道要實施應變計劃時從何處取得所需資訊。在危機時刻,人們有時候難以保持頭腦清晰。以相似的方式組織資訊,有助於在尋找所需資訊時減輕認知上的負擔。

  • 簡化計劃的建立:使用像 Asana 這類工作管理平台建立應變計劃範本時,您可以快速、輕鬆地建立起完整的應變計劃。只需複製範本,然後將相關資訊新增至特定計劃即可。

整合功能

  • 專案簡報。專案簡報是一種向較大專案團隊傳達重要詳細資料和日期的方式。請將它存放在一處集中的來源事實 (如 Asana),確保您的團隊能輕易存取專案簡報。

  • 核准。有時候,您需要的不僅只是完成任務而已,您還需要知道某個交付項目是否已獲得核准。核准是 Asana 中一個特別的任務類型,提供對任務進行「核准」、「請求變更」或「拒絕」等選項。這樣一來,任務所有者就能清楚瞭解應該採取哪些行動,以及他們的工作是否已獲核准。

  • 自訂欄位。自訂欄位是為工作設定標籤、排序和篩選的最佳方法。請針對任何需要追蹤的資訊建立獨特的自訂欄位,包括優先順序、狀態,乃至於電子郵件或電話號碼。使用自訂欄位排序和安排待辦事項的時程,以便知道自己該優先處理哪些工作。此外,您還可以跨任務和專案分享自訂欄位,確保整個組織的一致性。 

  • 傳送訊息。需要分享非可行動資訊嗎?不妨在 Asana 中試試訊息功能。您可以藉由訊息功能,在 Asana 中溝通非行動工作。您可以將訊息傳送至任何個體組合、團隊和專案,讓每個人都能掌握相同資訊。在 Asana 中連結至任務、專案和目標,即可讓訊息接收者輕鬆獲知情境並深入瞭解細節。

推薦的應用程式 

  • Vimeo。文字也許可以表達重點,但書面文字缺乏語氣、情感和表情。藉助由 Vimeo 提供支援的 Asana 影片傳訊功能,您可以為團隊提供他們需要的所有情境資訊,而無需另外安排會議。錄製您自己、您的螢幕畫面或兩者兼具的簡短影片訊息,然後將影片嵌入到任務、專案、訊息和評論中,即可提供更多明晰度和情境。Asana 會自動建立錄音檔字幕,使其可讀且可搜尋。無需離開 Asana,即可提供回饋、提問和指派任務。

  • Google Workplace。使用內建於 Asana 任務窗格中的 Google Workplace 檔案選擇工具,將檔案直接附加至 Asana 中的任務。只需按幾下,即可輕鬆附加任意 My Drive 檔案。

  • Slack。將構想、工作請求和行動項目從 Slack 轉變成 Asana 中可追蹤的任務和評論。把簡短的問題和行動項目變成有指派對象和截止日期的任務。輕鬆掌握工作內容,以免請求和待辦事項隱沒於 Slack 中。

  • Microsoft Teams。藉助 Microsoft Teams + Asana 整合,您毋須離開 Teams 就可以搜尋和分享您需要的資訊。輕鬆地將團隊的對話連結至 Asana 中的可行動項目。此外,也可以在 Teams 會議中建立、指派和檢視任務,而毋須切換至您的瀏覽器。

常見問題

如何撰寫應變計劃?

撰寫應變計劃的最佳方式,就是從應變計劃範本著手。應變計劃範本列出應變計劃中的所有重大組成部分。藉助範本,您需要做的就是填入針對您目前情況的特定應變計劃相關的關鍵資訊。

應變計劃有哪些好處?

應變計劃可將業務在發生中斷時可能遭遇的風險降至最低。使用應變計劃範本針對多種不同情況建立多個計劃,從而為您的業務隨時做好準備。

制訂應變計劃的 9 個步驟是什麼?

制訂應變計劃需進行 9 個關鍵步驟。第一步是列出重大潛在風險。此時需依據風險發生的嚴重程度和可能性來權衡這些風險。您可以在此時識別可能影響營運的重大風險,並分析它們對您的業務可能產生的影響。然後,您可以使用應變計劃範本針對最重大風險制訂完整計劃,取得主管的核准,將計劃分發至相關團隊,並且在需要時建立新的計劃。

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