Plantilla para plan de contingencia

La planificación de futuras iniciativas comerciales debería incluir la elaboración de un plan de respaldo en caso de que algo no salga según lo planeado. Con una plantilla para plan de contingencia, tu equipo puede establecer y lanzar rápidamente una estrategia de respaldo en caso de que se presente un obstáculo.

¿Qué es una plantilla para plan de contingencia?

La plantilla para plan de contingencia es un esquema reutilizable de un plan de contingencia que puedes usar en caso de una emergencia inesperada, como un plan de respuesta ante desastres naturales. Crear una plantilla para plan de contingencia puede ayudarte a evitar que tu empresa experimente un riesgo significativo. De esta manera, si te encuentras ante una emergencia, tu equipo tendrá una estrategia para mantener la empresa en funcionamiento. No basta con tener un plan: si hay una emergencia, se debe actuar rápidamente. Si cuentas con una plataforma de gestión colaborativa del trabajo, los miembros de tu equipo pueden tener acceso a la información que necesitan en caso de una emergencia.

¿Qué es un plan de contingencia?

Un plan de contingencia es una estrategia que creas para tu equipo o empresa en caso de que algo interrumpa las operaciones comerciales regulares. El plan de contingencia es como el “Plan B” para las operaciones comerciales regulares: es el plan que elaboras para mantener todo en funcionamiento incluso si algo impide que tu empresa funcione de forma normal.

¿Cuál es la diferencia entre un plan de contingencia empresarial y un plan de continuidad del negocio?

Si bien suenan similares, los planes de contingencia y los planes de continuidad son dos estrategias diferentes que se implementan para ayudar a mantener una empresa en funcionamiento. Los equipos crean un plan de contingencia antes de una interrupción para prepararse ante posibles problemas futuros. Los planes de contingencia a menudo requieren que un incidente cumpla con ciertos criterios antes de que se aplique el plan. El plan de contingencia solo se pone en práctica si una situación dada cumple con ciertos criterios. Cuando los equipos elaboran el plan de contingencia, también desarrollan los criterios que debe cumplir una situación para que se ejecute ese plan.

Un plan de continuidad es una solución que se implementa durante un incidente para ayudar a mantener la empresa en funcionamiento. Mientras que un plan de contingencia requiere que una situación cumpla con ciertos requisitos antes de que se lleve a la práctica, ese no es el caso con el plan de continuidad. Esto significa que tu equipo puede comenzar a implementar un plan de continuidad tan pronto como la situación empiece a complicarse.

¿Por qué usar una plantilla para plan de contingencia?

Usar una plantilla para plan de contingencia te brinda diferentes beneficios.

• Asegúrate de que cada plan contenga la información relevante: cuando uses una plantilla para plan de contingencia para desarrollar tu estrategia, deberás incluir elementos clave, como los criterios que debe cumplir la situación y la estrategia necesaria para mantener la empresa en funcionamiento. Esto garantiza que cada plan tenga toda la información que el equipo necesita para implementarlo.

• Estandariza el formato: cuando todos los planes de contingencia se organizan de manera similar, los miembros del equipo saben exactamente dónde encontrar la información que necesitan a la hora de implementar un plan de contingencia. En tiempos de crisis, a veces cuesta pensar con claridad. Tener la información organizada de manera similar ayuda a eliminar el trabajo cognitivo de tener que encontrar esa información que necesitas.

• Simplifica el desarrollo de planes: cuando creas una plantilla para plan de contingencia en una plataforma de gestión del trabajo digital como Asana, puedes elaborar planes de contingencia completos de manera rápida y sencilla. Simplemente duplica la plantilla y luego agrega la información relevante para ese plan específico.

Funciones integradas

• Brief del proyecto. El brief te permite comunicar detalles y fechas importantes al equipo del proyecto más amplio. Asegúrate de que tu equipo pueda acceder fácilmente al brief al agregarlo en una fuente central de información como Asana.

• Aprobaciones. A veces, además de hacer una tarea, necesitas saber si un entregable está aprobado o no. Las aprobaciones son un tipo especial de tarea en Asana con opciones para aprobar, solicitar cambios o rechazar la tarea. De esa forma, los propietarios de las tareas reciben instrucciones claras sobre las acciones que deben realizar y si su trabajo ha sido aprobado o no. 

• Campos personalizados. Los campos personalizados son la mejor opción para etiquetar, ordenar y filtrar actividades. Crea campos personalizados únicos para cualquier información a la que debas dar seguimiento, por ejemplo, la prioridad, el estado de los emails o los números de teléfono. Usa los campos personalizados para ordenar y organizar el cronograma de tus tareas pendientes para saber qué te conviene hacer primero. Además, usa los mismos campos personalizados en las distintas tareas y proyectos para garantizar la uniformidad en toda la organización. 

• Mensajes. ¿Necesitas compartir información que no se traduce en una tarea concreta? Prueba los mensajes en Asana. La función Mensajes te permite comunicarte dentro de Asana con respecto al trabajo que no está asociado a tareas concretas. Puedes enviar mensajes a cualquier persona, equipo y proyecto, para que todos estén en sintonía. Vincúlalos a tareas, proyectos y objetivos en Asana para que los destinatarios de tus mensajes obtengan contexto y profundicen en los detalles.

Aplicaciones recomendadas

• Vimeo. Mediante un texto puedes transmitir el mensaje, pero las palabras escritas carecen de tono, emoción y expresión. Los mensajes de video en Asana, con tecnología desarrollada por Vimeo, le brindan a tu equipo todo el contexto que necesita, sin tener que programar otra reunión. Graba mensajes de video cortos de ti mismo, de tu pantalla o de ambos, luego incorpora los videos a tareas, proyectos, mensajes y comentarios para proporcionar mayor claridad y contexto. Asana creará automáticamente una transcripción de la grabación, convirtiéndose así en material que puedes ver y buscar. Envía comentarios, haz preguntas y asigna tareas, todo sin salir de Asana.

• Google Workplace. El selector de archivos de Google Workplace está integrado en el panel de tareas de Asana, lo que te permite adjuntar archivos a las tareas con tan solo unos clics.

• Slack. Convierte las ideas, las solicitudes de trabajo y las acciones pendientes de Slack en tareas y comentarios a los que puedas dar seguimiento en Asana. Transforma esas consultas breves y acciones pendientes en tareas con responsables y fechas de entrega. Captura fácilmente el trabajo para que las solicitudes y las tareas pendientes no se pierdan en el universo de Slack. 

• Microsoft Teams. Gracias a la integración entre Microsoft Teams y Asana, puedes buscar y compartir la información que necesites, y conectar fácilmente las conversaciones de Teams con acciones concretas en Asana, sin salir de Teams. También puedes crear, asignar y mirar las tareas durante las reuniones de Teams sin tener que cambiar de navegador.

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