Modelo de plano de contingência

O planejamento para as iniciativas futuras do negócio deve incluir a elaboração de um plano de backup para o caso de as coisas não transcorrerem conforme planejado. Com um modelo de plano de contingência, a sua equipe pode estabelecer e executar rapidamente uma estratégia de backup quando surgirem obstáculos.

O que é um modelo de plano de contingência?

Um modelo de plano de contingência é a descrição reprodutível de um plano de contingência que pode ser usado no caso de emergências inesperadas, tais como um plano de resposta a desastres naturais. A criação de um modelo de plano de contingência ajuda a empresa a prevenir riscos graves. Desta maneira, no caso de uma emergência, o negócio terá uma estratégia em funcionamento para manter a continuidade das atividades. Por si só, a existência de um plano não é suficiente porque, no caso de emergências, é necessário agir com rapidez. Ao contar com uma plataforma de gestão de trabalho colaborativa, os membros da equipe podem acessar a informação necessária ao surgir qualquer emergência.

O que é um plano de contingência?

Um plano de contingência é a estratégia criada para a equipe ou para a empresa lidarem com situações que desestabilizam as operações normais do negócio. Pense no plano de contingência como um plano B para essas operações. Ele é criado para que a empresa mantenha as atividades em andamento, mesmo quando algo impede que o negócio opere normalmente.

Qual é a diferença entre um plano de contingência empresarial e um plano de continuidade do negócio?

Embora pareçam semelhantes, os planos de contingência e os planos de continuidade são duas estratégias distintas que são acionadas para manter as atividades do negócio. As equipes criam um plano de contingência antes de um evento que cause desestabilização, visando se preparar para potenciais problemas futuros. Os planos de contingência geralmente estabelecem que um incidente deve atender a certos critérios para que o plano seja acionado, e portanto só são postos em ação caso o cenário atenda a esses critérios. Quando as equipes desenvolvem o plano de contingência, também definem os critérios que devem ser atendidos para que o plano seja executado.

Um plano de continuidade é a solução executada durante o incidente para manter as atividades do negócio em funcionamento. Ao passo que um plano de contingência exige o atendimento de certos critérios antes de ser executado, um plano de continuidade não apresenta as mesmas exigências. Isso significa que a equipe pode iniciar a implementação de um plano de continuidade tão logo as coisas comecem a sair dos trilhos.

Por que usar um modelo de plano de contingência?

O uso do modelo de plano de contingência oferece algumas vantagens distintas.

• Assegura que todos os planos contenham as informações relevantes: ao adotar um modelo de plano de contingência para desenvolver a estratégia, você terá os elementos principais, como os critérios do cenário e a estratégia necessária para a continuidade das atividades do negócio. Isso assegura que todos os planos conterão as informações de que a equipe precisa para executá-los.

• Padroniza a formatação: quando todos os planos de contingência estiverem organizados de maneira semelhante, os membros da equipe saberão exatamente onde e quando encontrar a informação necessária para executar um plano de contingência. Em tempos de crise, as pessoas nem sempre raciocinam com clareza. Ao organizar as informações de um modo padronizado, o trabalho mental exigido para encontrar as informações importantes é reduzido.

• Simplifica a criação dos planos: quando um modelo de plano de contingência é criado em uma plataforma de gestão de trabalho digital como a Asana, é possível criar planos de contingência completos com rapidez e facilidade. Basta duplicar o modelo e, em seguida, adicionar as informações relevantes a um determinado plano.

Recursos integrados

• Brief do projeto. O brief do projeto é uma maneira de comunicar detalhes e datas importantes para a equipe mais ampla do projeto. Certifique-se de que a equipe possa acessar com facilidade o brief do projeto ao disponibilizá-lo em um núcleo de referência, como a Asana.

• Aprovações. Às vezes, não basta concluir uma tarefa — você precisa saber se o trabalho entregado está aprovado ou não. As Aprovações são um tipo especial de tarefa na Asana que oferece as opções de “Aprovar”, “Solicitar alterações” ou “Recusar” a tarefa. Assim, os responsáveis podem saber claramente como proceder e verificar se o trabalho foi aprovado ou não. 

• Campos personalizados. Estes componentes são a melhor forma de rotular, classificar e filtrar o trabalho. Crie campos personalizados exclusivos para qualquer informação necessária: prioridade, status, e-mail ou número de telefone, etc. Utilize os campos personalizados para ordenar e agendar os seus afazeres, assim você fica sabendo o que fazer primeiro. Além disso, compartilhe os mesmos campos personalizados em diferentes tarefas e projetos para assegurar a consistência por toda a organização.

• Mensagens. Você precisa compartilhar informações que não exigem respostas instantâneas? Experimente as Mensagens da Asana, uma funcionalidade que permite usar a plataforma para enviar mensagens sobre o trabalho para quaisquer indivíduos, equipes e projetos, mantendo todos em sintonia. Vincule tarefas, projetos e metas na Asana para que os destinatários tenham fácil acesso a contextos e possam se dedicar aos detalhes mais importantes.

Aplicativos recomendados 

• Vimeo. Textos podem até passar a mensagem, mas é difícil comunicar o tom, a emoção e as expressões humanas por escrito. Com as mensagens de vídeo na Asana, proporcionadas pelo Vimeo, é possível dar às equipes todo o contexto de que elas precisam sem ter de marcar reuniões. Grave um vídeo curto de si, da sua tela ou dos dois, depois inclua os vídeos nas tarefas, nos projetos, nas mensagens e nos comentários para dar mais clareza e contexto. Em seguida, a Asana cria automaticamente uma transcrição da gravação, o que faz com que a mensagem possa ser lida e pesquisada. Assim se pode dar feedback, fazer perguntas e atribuir tarefas sem precisar sair da Asana.

• Google Workplace. Anexe arquivos diretamente a tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Google Workplace, já integrado ao painel de tarefas da Asana. Em poucos cliques, você poderá anexar qualquer arquivo do Meu Drive.

• Slack. Transforme ideias, pedidos de trabalho e coisas a fazer do Slack em tarefas e comentários monitoráveis na Asana. Converta breves perguntas e afazeres em tarefas com atribuição de responsáveis e datas de conclusão. Registre os trabalhos com facilidade para que não fiquem perdidos no Slack. 

• Microsoft Teams. Com a integração entre o Microsoft Teams e a Asana, é possível buscar pelas informações necessárias sem sair do Teams. Conecte facilmente as conversas do Teams a itens realizáveis na Asana sem sair do aplicativo da Microsoft. Você também pode criar, atribuir e visualizar tarefas durante uma reunião do Teams sem precisar mudar para o navegador.

Perguntas frequentes