Szablon planu awaryjnego

Planowanie przyszłych inicjatyw biznesowych powinno obejmować utworzenie planu awaryjnego. Dzięki szablonowi, Twój zespół może szybko opracować i wdrożyć strategię awaryjną, jeśli napotka na nieoczekiwaną przeszkodę.

Czym jest szablon planu awaryjnego?

Szablon planu awaryjnego to ogólny zarys planu, który można wdrożyć w nagłym przypadku, przykładowo w razie wystąpienia klęski żywiołowej. Utworzenie szablonu planu awaryjnego pomoże Ci uchronić swoje przedsiębiorstwo przed zagrożeniami. Dzięki niemu, Twój zespół zyskuje gotową do wdrożenia strategię, umożliwiającą płynne działanie firmy nawet w nagłych przypadkach. Sam plan jednak nie wystarczy, należy również upewnić się, że jego wdrażanie będzie błyskawiczne. Współpracując w platformie do zarządzania pracą, członkowie Twojego zespołu zyskują dostęp do informacji, których potrzebują w razie pojawienia się zagrożenia.

Czym jest plan awaryjny?

Plan awaryjny to strategia, którą tworzysz dla swojego zespołu lub firmy na wypadek pojawienia się przeszkody zakłócającej wykonywanie codziennych działań. Plan awaryjny to po prostu plan B, który umożliwia Twojej firmie normalne funkcjonowanie w nietypowych okolicznościach.

Jaka jest różnica między planem awaryjnym działalności a planem zachowania ciągłości biznesowej?

Chociaż te narzędzia wydają się podobne, plan awaryjny i plan ciągłości biznesowej to dwie różne strategie, które pozwolą Twojej firmie płynnie funkcjonować. Zespół tworzy plan awaryjny, aby przygotować się na potencjalne zakłócenia w przyszłości. Często zdarza się, że zanim wdrożony zostanie plan awaryjny, incydent musi spełnić konkretne kryteria, które są określane podczas tworzenia planu.

Plan ciągłości biznesowej to narzędzie, z którego korzysta się w trakcie incydentu, aby umożliwić normalne działanie firmy. Wdrożenie planu awaryjnego wymaga spełnienia konkretnych kryteriów, natomiast plan ciągłości biznesowej nie. Oznacza to, że plan ciągłości biznesowej można wdrożyć natychmiast po wykryciu problemu.

Dlaczego warto korzystać z szablonu planu awaryjnego?

Używanie szablonu planu awaryjnego zapewnia kilka różnych korzyści.

• Gwarantuje, że każdy plan zawiera właściwe informacje: używając szablonu planu awaryjnego, musisz określić jego kluczowe elementy, takie jak kryteria oraz strategię, którą należy wdrożyć, aby zapewnić płynne działanie firmy. Dzięki temu każdy plan będzie obejmował wszystkie informacje niezbędne do jego wdrożenia.

• Pozwala ustandaryzować formatowanie: jeśli wszystkie plany awaryjne są uporządkowane w podobny sposób, członkowie zespołu dokładnie wiedzą gdzie znaleźć informacje, których potrzebują podczas wdrażania danego planu. W warunkach kryzysowych niekiedy trudno jest właściwie ocenić sytuację. Standardowa struktura pozwala prawie intuicyjnie znaleźć właściwe dane, oszczędzając cenny czas.

• Upraszcza proces tworzenia planu: opracowanie szablonu planu awaryjnego w cyfrowej platformie do zarządzania pracą, takiej jak Asana, znacznie ułatwia proces jego tworzenia. Wystarczy powielić szablon i dodać do niego konkretne informacje.

Zintegrowane funkcje

• Brief projektu. Stanowi doskonały sposób, aby zakomunikować zespołowi projektowemu wszystkie najważniejsze daty i szczegóły. Upewnij się, że brief projektu jest dostępny w jednym, centralnym źródle informacji, takim jak Asana.

• Zatwierdzenia. Czasami nie wystarczy tylko wykonać zadanie – musisz wiedzieć, czy produkt końcowy jest zatwierdzony, czy nie. Zatwierdzenia to specjalny rodzaj zadań w Asanie, w których dostępne są opcje „Zatwierdź”, „Zażądaj zmian” lub „Odrzuć”. W ten sposób właściciele zadań otrzymują jasne instrukcje, jakie działania powinni podjąć i czy ich praca została zatwierdzona, czy nie. 

• Pola niestandardowe. Są one najlepszym sposobem na tagowanie, sortowanie i filtrowanie zadań. Twórz unikalne pola niestandardowe dla dowolnej informacji, którą chcesz śledzić – od priorytetów i statusów po adresy e-mail i numery telefonów. Używaj ich do sortowania oraz planowania pracy. Dodatkowo pola niestandardowe mogą być używane w wielu zadaniach i projektach, zapewniając spójność w całej organizacji. 

• Wiadomości. Chcesz udostępnić informacje referencyjne? Wypróbuj Wiadomości w Asanie. Wiadomości umożliwiają komunikowanie się z Twoimi współpracownikami w Asanie na temat informacji referencyjnych. Możesz wysyłać wiadomości do grup osób, zespołów i projektów oraz ich dowolnej kombinacji, aby wszyscy byli na bieżąco. Dodawaj linki do zadań, projektów i celów w Asanie, aby zapewnić odbiorcom kontekst i szczegóły.

Polecane aplikacje 

• Vimeo. Treści pisane są przejrzyste, ale brakuje w nich tonu głosu, emocji i ekspresji. Osadzając wiadomości Vimeo w Asanie możesz zapewnić swojemu zespołowi wszystkie informacje kontekstowe bez potrzeby organizowania kolejnego spotkania. Nagrywaj siebie, swój ekran lub siebie wraz z ekranem i osadzaj te filmy w zadaniach, projektach, wiadomościach i komentarzach, aby zapewnić przejrzysty przekaz i potrzebny kontekst. Asana automatycznie wygeneruje transkrypcję nagrania, dzięki czemu można szybko zapoznać się z jego treścią i wyszukać ważne informacje. Dziel się informacjami zwrotnymi, zadawaj pytania i przypisuj zadania – a wszystko to bez opuszczania Asany.

• Google Workplace. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Google Workplace, zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie. Łatwo dołącz dowolny plik z „Mojego dysku” za pomocą kilku kliknięć.

• Slack. Przekształcaj pomysły, prośby i zlecenia oraz działania omawiane w aplikacji Slack w możliwe do wykonania zadania oraz komentarze w Asanie. Przekształcaj krótkie pytania oraz działania w zadania z osobami odpowiedzialnymi i datami wykonania. Z łatwością zapisuj działania, aby mieć pewność, że prośby i zadania do wykonania nie zgubią się w aplikacji Slack. 

• Microsoft Teams. Dzięki integracji Microsoft Teams + Asana możesz wyszukiwać i udostępniać potrzebne informacje bez konieczności opuszczania aplikacji Teams. Z łatwością łącz swoje konwersacje w Teams z działaniami w Asanie – bez konieczności opuszczania aplikacji Teams. Możesz także tworzyć, przypisywać i wyświetlać zadania podczas spotkań w Teams bez konieczności przełączania się do przeglądarki.

Często zadawane pytania