비상 대책 템플릿

무언가 일반적이지 않은 일이 일어나더라도 비즈니스를 리스크로부터 안전하게 지킬 수 있는 가장 좋은 방법은 비상 대책을 개발하는 것입니다. 다행히도 비상 대책 템플릿을 만들어 두면 빠르고 손쉽게 차선책을 세울 수 있습니다.

템플릿 만들기

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향후의 비즈니스 이니셔티브를 위한 계획에는 계획대로 진행되지 않는 경우를 대비하여 차선책을 마련하는 일도 포함되어야 합니다. 비상 대책 템플릿이 있으면 팀이 문제가 발생했을 때 빠르게 대체 전략을 수립하고 실행할 수 있습니다.

비상 대책 템플릿이란 무엇인가요?

비상 대책 템플릿은 자연재해 대응 계획과 같이 예기치 못한 비상 상황에서 사용할 수 있는 비상 대책의 개요로, 복제하여 사용할 수 있습니다. 비상 대책 템플릿을 만들면 비즈니스에 큰 위험이 닥치지 않도록 방지할 수 있으며, 팀이 비상 상황이 발생하더라도 비즈니스를 계속 영위할 수 있는 전략을 갖추게 됩니다. 그저 계획이 있는 것으로는 충분하지 않습니다. 비상 상황이 되면 빠르게 행동에 옮겨야 합니다. 협업 업무 관리 플랫폼을 사용하면 팀원들이 비상 상황에서도 필요한 정보에 접근할 수 있습니다.

비상 대책이란 무엇인가요?

비상 대책은 정상적인 비즈니스 운영에 지장을 주는 상황이 발생했을 때를 대비하여 팀과 비즈니스를 위해 수립하는 전략입니다. 비상 대책을 정상적인 비즈니스 운영에 대한 ‘차선책’이라고 생각하세요. 비상 대책은 비즈니스를 제대로 운영하지 못하게 된 상황에서도 업무를 계속하기 위한 계획입니다.

비즈니스 비상 대책과 비즈니스 연속성 계획의 차이점은 무엇인가요?

비슷해 보이기는 하지만, 비상 대책과 연속성 계획은 별개의 두 가지 전략으로 비즈니스 운영을 지속하는 데 사용하기 위한 것입니다. 비상 대책은 팀이 추후 발생할 수 있는 문제에 대비하기 위해 문제가 발생하기 전에 미리 만드는 것입니다. 비상 대책은 사건이 특정한 기준을 충족해야 한다는 실행 요건이 있는 경우가 많습니다. 시나리오가 특정 기준에 부합할 때만 비상 대책이 실행되는 것입니다. 팀이 비상 대책을 개발할 때는 대책 실행 전에 먼저 충족되어야 하는 상황에 대한 기준도 함께 개발합니다.

연속성 계획은 사건 발생 시 비즈니스 운영을 지속하기 위해 마련되는 솔루션입니다. 비상 대책은 특정한 상황 요건을 충족해야 실행할 수 있지만, 연속성 계획은 그렇지 않습니다. 무언가 잘못되기 시작하면 팀이 바로 연속성 계획을 실행할 수 있다는 뜻입니다.

비상 대책 템플릿을 사용해야 하는 이유는 무엇인가요?

비상 대책 템플릿을 사용하면 다음과 같은 몇 가지 이점이 있습니다.

  • 모든 대책에 관련 정보를 포함할 수 있습니다. 비상 대책 템플릿을 사용하여 전략을 개발하면 시나리오 기준 그리고 비즈니스 운영을 지속하는 데 필요한 전략과 같은 핵심 요소를 갖출 수 있습니다. 이로써 팀이 대책을 실행하는 데 필요한 모든 정보를 모든 대책에 포함할 수 있습니다.

  • 서식을 표준화할 수 있습니다. 모든 비상 대책을 비슷한 방식으로 정리하면 비상 대책을 실행해야 할 때 필요한 정보를 어디서 찾아야 할지 팀원들이 정확히 알 수 있습니다. 위기 상황이 되면 명료하게 사고하기가 어려워집니다. 유사한 방식으로 정리된 정보가 있으면 필요한 정보를 찾을 때 인지적인 수고를 할 필요가 없어집니다.

  • 대책 수립이 단순해집니다. Asana와 같은 디지털 업무 관리 플랫폼에서 비상 대책 템플릿을 만들면 비상 대책 전체를 빠르고 쉽게 만들 수 있습니다. 템플릿을 복제한 다음 특정 대책에 관련된 정보를 추가하기만 하면 됩니다.

포함된 기능

  • 프로젝트 브리프: 프로젝트 브리프는 프로젝트 팀 전체에 중요한 세부 정보와 일정을 전달하는 수단입니다. 프로젝트 브리프를 Asana와 같은 일원화된 정보 소스에 두어 팀이 쉽게 액세스할 수 있도록 하세요.

  • 승인: 단순히 작업을 완료하는 것만이 아니라 결과물이 승인되었는지 여부를 파악해야 할 때가 있습니다. 승인은 Asana의 특별한 작업 유형으로 작업을 ‘승인’, ‘변경 요청’ 혹은 ‘거절’할 수 있는 옵션이 있습니다. 이렇게 승인 상태를 표시하면 작업 소유자가 취해야 할 조치와 업무 승인 여부를 명확하게 파악할 수 있습니다.

  • 사용자 지정 필드: 사용자 지정 필드는 업무에 태그를 달고, 정렬하고, 필터링하는 가장 좋은 수단입니다. 우선순위 및 상태부터 이메일 주소나 휴대폰 번호까지, 추적해야 하는 모든 정보에 대해 고유한 사용자 지정 필드를 생성하세요. 사용자 지정 필드를 사용하여 해야 할 일을 정렬하고 일정을 계획하면 먼저 착수해야 할 일이 무엇인지 파악할 수 있습니다. 또한, 사용자 지정 필드를 작업과 프로젝트 간에 공유하여 조직 전체에 일관성을 유지하세요. 

  • 메시지: 실행 항목이 아닌 정보를 공유해야 한다면 Asana에서 메시지 기능을 사용해 보세요. 메시지 기능으로 Asana에서 실행 항목이 아닌 업무에 관해서 소통할 수 있습니다. 개별 사용자, 팀 프로젝트 등 어떤 조합으로도 메시지를 보낼 수 있어 모두가 동일한 이해를 바탕으로 업무를 할 수 있습니다. Asana의 작업, 프로젝트, 목표에 연결하여 메시지를 수신하는 사람이 배경 정보를 편리하게 파악하고 세부 사항을 자세하게 알아볼 수 있도록 하세요.

추천 앱

  • Vimeo: 글은 요점을 전달하기 유용할 수 있지만 톤, 감정, 표현을 전달하기는 힘듭니다. Vimeo가 제공하는 Asana의 동영상 메시징을 사용하면 미팅을 잡지 않고도 팀에 필요한 모든 배경 정보를 전달할 수 있습니다. 자신의 모습이나 화면 또는 둘 다를 녹화한 다음 작업, 프로젝트, 메시지, 댓글에 녹화한 동영상을 추가하여 더 명확한 배경 정보를 제공하세요. Asana에서 만든 동영상의 대화록이 자동으로 생성되어 동영상의 내용을 읽고 검색할 수 있습니다. Asana를 나가지 않고도 피드백을 제공하고, 질문하고, 작업을 배정하세요.

  • Google Workplace: Asana 작업 창에 내장된 Google Workplace 파일 선택기를 사용하여 Asana 작업에 바로 파일을 첨부할 수 있습니다. 클릭 몇 번만으로 내 드라이브의 파일을 쉽게 첨부하세요.

  • Slack: Slack에 있는 아이디어, 업무 요청, 실행 과제를 Asana에서 추적 가능한 작업과 댓글로 전환하세요. 간단한 질문과 실행 과제를 작업으로 전환하여 담당자와 마감일을 지정하세요. 업무를 손쉽게 포착하여 Slack에서 요청과 해야 할 일을 놓치지 않고 관리할 수 있습니다.

  • Microsoft Teams: Microsoft Teams + Asana 연동을 사용하면 Teams를 나가지 않고도 필요한 정보를 검색하고 공유할 수 있습니다. Asana에서 Teams 대화를 실행 가능한 항목으로 손쉽게 연결하세요. 또한, Teams 모임 중에 브라우저로 전환하지 않고도 작업을 생성하고, 배정하고, 확인하세요.

FAQ

비상 대책은 어떻게 작성하나요?

비상 대책을 작성하는 가장 좋은 방법은 비상 대책 템플릿으로 시작하는 것입니다. 비상 대책 템플릿에는 비상 대책의 모든 핵심 구성 요소가 포함되어 있습니다. 템플릿이 있으면 현재 상황에 맞게 특정 비상 대책에 관련된 주요 정보를 기입하기만 하면 됩니다.

비상 대책의 이점은 무엇인가요?

비상 대책을 수립하면 예기치 못한 사태에 직면할 때 비즈니스에서 발생할 수 있는 리스크의 정도를 최소화할 수 있습니다. 비상 대책 템플릿으로 다양한 상황에 대비하여 여러 가지 대책을 수립하세요. 비즈니스가 항상 만반의 태세를 갖추게 될 것입니다.

비상 대책을 세우는 9가지 단계는 무엇인가요?

비상 대책 수립에는 9가지 주요 단계가 있습니다. 첫 번째 단계는 중요한 잠재적 리스크의 목록을 만드는 것입니다. 그런 다음 리스크의 심각성과 발생 가능성을 토대로 리스크의 수준을 평가합니다. 비즈니스 운영에 영향을 미칠 수 있는 중요한 리스크를 식별하고 비즈니스에 어떤 영향을 미치게 될지 분석합니다. 그런 다음, 비상 대책 템플릿을 사용하여 최대 리스크에 대해 전체 대책을 개발하고, 경영진에게 승인을 받고, 관련 팀에 대책을 배포하고, 필요한 경우 새로운 대책을 수립합니다.

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