Modello di piano di emergenza

Sviluppare un piano di emergenza è il metodo migliore per far sì che l'azienda non corra rischi nel caso in cui accada un imprevisto. Fortunatamente, la creazione di un modello di piano di emergenza può aiutare a definire un piano di riserva in modo facile e veloce.

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La pianificazione di iniziative aziendali future dovrebbe includere la creazione di un piano di riserva, nel caso in cui qualcosa non andasse come previsto. Con un modello di piano di emergenza, il tuo team può definire e lanciare rapidamente una strategia di riserva per affrontare un eventuale ostacolo.

Cos'è un modello di piano di emergenza?

Un modello di piano di emergenza è una bozza replicabile che può essere utilizzata per far fronte a un'emergenza inaspettata, ad esempio un piano per rispondere a catastrofi naturali. Creare un modello di piano di emergenza può servire a evitare che l'azienda corra rischi importanti. In questo modo, in caso di emergenza, il tuo team ha a disposizione una strategia per far sì che l'azienda continui a funzionare. Avere un piano, però, non è sufficiente: in caso di emergenza, bisogna essere in grado di muoversi rapidamente. Con una piattaforma di gestione del lavoro collaborativa, i membri del team possono avere accesso alle informazioni necessarie in caso di emergenza.

Cos'è un piano di emergenza?

Un piano di emergenza è una strategia che viene elaborata per il team o l'azienda nel caso in cui qualcosa interrompa le regolari operazioni aziendali. Un piano di emergenza è un "piano B", che viene creato per fare in modo che tutto continui a funzionare, anche se qualcosa impedisce all'azienda di operare normalmente.

Qual è la differenza tra un piano di emergenza aziendale e un piano di continuità aziendale?

Sebbene possano sembrare simili, i piani di emergenza e quelli di continuità rappresentano due strategie diverse, che vengono adottate per fare in modo che un'azienda continui a operare. I team creano un piano di emergenza prima che si verifichi un'interruzione, per prepararsi a potenziali problemi futuri. Per attivare un piano di emergenza, è necessario che un incidente soddisfi alcuni criteri. Un piano di emergenza viene messo in atto solo se uno scenario soddisfa alcuni criteri. Quando i team sviluppano un piano di emergenza, individuano anche i criteri che vanno soddisfatti per fare in modo che il piano venga attuato. 

Un piano di continuità è una soluzione messa in atto durante un incidente per far sì che l'azienda continui a operare. Mentre un piano di emergenza richiede che una situazione soddisfi alcuni criteri prima di essere attivato, un piano di continuità non ha questa necessità. Ciò significa che il tuo team può iniziare a implementare un piano di continuità non appena le cose iniziano a mettersi male.

Perché utilizzare un modello di piano di emergenza?

Utilizzare un modello di piano di emergenza offre diversi vantaggi.

  • Assicura che ogni piano contenga le informazioni rilevanti: quando si usa un modello di piano di emergenza per sviluppare una strategia, si avranno a disposizione gli elementi fondamentali, ad esempio i criteri dello scenario e la strategia necessaria per fare in modo che l'azienda continui a operare. Ciò fa sì che ogni piano contenga tutte le informazioni necessarie al team per attuare il piano.

  • Standardizza il formato: quando tutti i piani di emergenza sono organizzati in maniera simile, i membri del team sapranno dove trovare le informazioni di cui hanno bisogno quando devono mettere in atto un piano di emergenza. A volte, nei momenti di crisi, le persone non riescono a pensare chiaramente. Avere le informazioni organizzate in maniera simile aiuta a ridurre il lavoro cognitivo durante la ricerca delle informazioni necessarie.

  • Semplifica la creazione di un piano: quando si crea un modello di piano di emergenza in una piattaforma di gestione del lavoro digitale, come Asana, è possibile preparare piani completi in modo rapido e semplice. È sufficiente duplicare il modello e aggiungere le informazioni relative al piano specifico.

Funzionalità integrate

  • Brief del progetto. Il brief del progetto consente di comunicare dettagli e date importanti all'intero team. Assicurati che il tuo team possa accedere facilmente al brief del progetto mettendolo a disposizione in un'unica fonte di riferimento come Asana.

  • Approvazioni. Talvolta non devi semplicemente completare un'attività, ma hai bisogno di sapere se un risultato finale è stato approvato o meno. Le approvazioni sono un tipo speciale di attività su Asana che possono essere contrassegnate con "Approva", "Richiedi modifiche" o "Rifiuta". In tal modo, il titolare dell'attività riceve istruzioni chiare sulle azioni da attuare e viene a sapere se il suo lavoro è stato approvato o meno. 

  • Campi personalizzati. I campi personalizzati sono il modo migliore per etichettare, ordinare e filtrare il lavoro. Crea campi personalizzati univoci per tutte le informazioni che hai bisogno di monitorare: dalla priorità e dallo stato all'email o al numero di telefono. Usa i campi personalizzati per ordinare e pianificare le cose da fare, in modo da sapere da dove iniziare. Inoltre, condividi i campi personalizzati tra attività e progetti per garantire coerenza in tutta l'organizzazione. 

  • Messaggi. Devi condividere delle informazioni che non sono traducibili in azioni? Prova i messaggi di Asana, che ti consentono di comunicare all'interno di Asana in merito alle attività di riferimento. Puoi inviare dei messaggi a persone, team e progetti, in modo che tutti siano sempre aggiornati. Collegali alle attività, ai progetti e agli obiettivi di Asana per offrire ai destinatari del messaggio maggior contesto e una visualizzazione approfondita dei dettagli.

App consigliate 

  • Vimeo. Un testo potrà anche arrivare dritto al punto, ma le parole scritte mancano di tono, emozione ed espressività. Con il servizio di videomessaggistica di Asana, sviluppato da Vimeo, puoi dare al tuo team tutto il contesto di cui ha bisogno, senza dover programmare una nuova riunione. Registra brevi videomessaggi riprendendo te, il tuo schermo o entrambi, quindi incorpora i video in attività, progetti, messaggi e commenti per fornire ulteriori informazioni e garantire chiarezza. Asana creerà automaticamente una trascrizione della registrazione, che potrà essere letta e cercata in qualsiasi momento. Lascia un feedback, fai domande e assegna attività, il tutto senza uscire da Asana.

  • Google Workplace. Allega i file direttamente alle attività su Asana con il selettore di file di Google Workplace, che si trova nel pannello delle attività di Asana. Allega in modo semplice qualsiasi file da Il mio Drive in pochi clic.

  • Slack. Trasforma idee, richieste di lavoro e azioni su Slack in attività e commenti facili da monitorare su Asana. Passa da domande veloci e azioni da attuare ad attività con incaricati e date di scadenza. Trasferisci il lavoro su Asana, in modo che le richieste e le cose da fare non si perdano in Slack. 

  • Microsoft Teams. Con l'integrazione Microsoft Teams + Asana, puoi cercare e condividere le informazioni di cui hai bisogno senza uscire da Teams. Collega facilmente le conversazioni di Teams agli elementi utilizzabili su Asana. Inoltre, crea, assegna e visualizza le attività durante una riunione di Teams senza dover passare al browser.

Domande frequenti

Come si prepara un piano di emergenza?

Il modo migliore è partire da un modello. Un modello di piano di emergenza ne delinea gli aspetti più importanti e l'unica cosa da fare è inserire le informazioni relative al piano di emergenza specifico per la situazione attuale.

Quali sono i vantaggi della creazione di un piano di emergenza?

La creazione di un piano di emergenza riduce il numero di rischi che l'azienda potrebbe correre in caso di imprevisti. È consigliabile utilizzare un modello di piano di emergenza per crearne diversi per diverse situazioni, in modo che l'azienda sia pronta a ogni evenienza.

Quali sono i nove passaggi della creazione di un piano di emergenza?

La creazione di un piano di emergenza prevede nove passaggi. Il primo passaggio è creare un elenco dei rischi potenziali più importanti. A questo punto, va calcolata la pericolosità dei rischi in base alla loro gravità e possibilità di verificarsi. Qui è possibile identificare i rischi importanti che potrebbero influire sulle operazioni e analizzare l'impatto che potrebbero avere sull'azienda. In seguito, è possibile utilizzare il modello di piano di emergenza per sviluppare un piano completo relativo al rischio maggiore, ottenere l'approvazione dei superiori, distribuire i piani ai team responsabili e, se necessario, creare nuovi piani.

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