Modèle de processus de recrutement de la ville de Providence

Template created by the City of Providence

Logo de la ville de Providence

La ville de Providence (Rhode Island, États-Unis) se sert d’Asana pour gérer de A à Z le recrutement d’employés. Tirez parti du modèle utilisé par cette ville pour veiller à ce que votre équipe suive correctement chaque étape, de l’offre d’emploi initiale à l’accueil du nouvel employé.

Utiliser ce modèle

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Recruter les meilleurs candidats est difficile, surtout si votre processus de recrutement compte de nombreux candidats, parties prenantes et étapes. Quand vous investissez beaucoup dans le recrutement, il est primordial d’en simplifier le processus afin que votre équipe passe moins de temps à rechercher les informations qu’à trouver les personnes les plus adaptées au poste.

Asana s’est ainsi associé à la ville de Providence afin de leur proposer un modèle de processus de recrutement personnalisé. Découvrez comment cette ville avant-gardiste utilise Asana pour suivre ses candidats, de l’examen des CV à l’accueil des nouveaux employés, et utilisez son modèle pour simplifier le travail de votre équipe et garantir à chaque candidat une expérience fluide.

Modèle de processus de recrutement de la ville de Providence - Capture d’écran

Pourquoi utiliser le modèle de processus de recrutement de la ville de Providence ?

Un modèle de ce type est une structure qui vous permet d’organiser votre processus de recrutement, de collaborer avec les parties prenantes et de suivre les candidats à chaque étape du processus, de l’offre d’emploi à l’intégration de la nouvelle recrue.

Simplifiez les processus interfonctionnels

Le recrutement est un processus interfonctionnel qui implique généralement des recruteurs, des ressources humaines, des responsables du recrutement et des examinateurs. Les parties prenantes concernées diffèrent selon les étapes du processus et coordonner l’ensemble peut s’avérer difficile. Le modèle de la ville de Providence résout ce problème en permettant à votre équipe de suivre un processus de recrutement structuré, qui précise notamment comment les parties prenantes interfonctionnelles doivent collaborer, qui doit être tenu informé et quand.

Proposez une expérience fluide à chaque candidat

À la suite d’un entretien de recrutement, n’oubliez pas que le candidat vous évalue lui aussi. Ce modèle permet à votre équipe de passer en revue les différentes étapes du processus afin de n’en manquer aucune et d’assurer au candidat une expérience fluide. Premier contact ? C’est fait. E-mail de suivi ? Aussi. Entretien téléphonique préliminaire ? Organisé avec succès. Le processus est donc en bonne voie.

Suivez les candidats et collaborez avec les parties prenantes au même endroit

Le modèle de la ville de Providence offre une vue d’ensemble du profil de chaque candidat, y compris de l’étape de recrutement atteinte. Grâce à ce niveau d’information, votre équipe peut organiser ses ressources, déterminer s’il est nécessaire d’évaluer davantage de candidats pour un poste spécifique et s’assurer que chaque candidat retenu avance dans le processus.

Ce modèle vous permet de suivre les candidats et également de collaborer avec les parties prenantes tout au long du processus. Ainsi, vous pouvez attribuer des tâches, définir des échéances, demander des approbations et ajouter des commentaires au sein d’un seul et même système. Terminée la perte de temps à rechercher des informations, à basculer d’un outil à l’autre ou à attendre des mises à jour de statut. Chacun voit où en est le processus de recrutement à tout moment.

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Nous suivons chaque étape du processus de recrutement sur Asana. Ainsi, nous veillons à ce que tout le monde suive correctement l’évolution des candidats à chaque étape du processus, de l’examen des CV à la formulation d’une proposition d’embauche. Cela nous permet non seulement d’offrir aux candidats une expérience de recrutement agréable, mais aussi de pourvoir les postes vacants plus rapidement.”
 Ashley Fioravanti, responsable des ressources humaines

Comment utiliser ce modèle de processus de recrutement ?

Chacun recrute à sa façon. Cela étant, ce modèle offre une structure qui vous permet de créer et de personnaliser votre propre processus de recrutement. Voici les éléments à garder à l’esprit lorsque vous en établissez un :

  • Identifiez en un coup d’œil les informations nécessaires au suivi des candidats. Par exemple, avez-vous besoin de connaître le statut de recrutement du candidat, sa fonction, ses recommandations ou le responsable du recrutement pour ce poste ? Sur Asana, vous pouvez créer des étiquettes personnalisées avec un code couleur pour chaque type d’information que vous souhaitez suivre.

  • Dressez la liste des étapes requises lors d’un recrutement dans votre entreprise. Par exemple, vous pourriez avoir besoin de l’approbation d’un certain service, de connaître les postes vacants, de consulter des CV, d’organiser un entretien téléphonique, etc. Pour cela, chaque étape du processus de recrutement peut constituer une section de votre modèle. Ainsi, vous pourrez suivre visuellement l’évolution des candidats et des postes d’une étape à l’autre.

  • Identifiez les parties prenantes à tenir informées, et quand. Prenez bien en compte l’ensemble du processus de recrutement. Au fil des étapes validées par le candidat, automatisez certaines tâches pour tenir informé les bonnes parties prenantes facilement et au moment opportun. Par exemple, envoyez automatiquement un message au responsable du recrutement quand le poste a été validé, ou attribuez des tâches aux examinateurs pour qu’ils préparent l’entretien avant l’arrivée du candidat.

  • Centralisez les directives à destination des responsables du recrutement, des recruteurs et des examinateurs. À quelles informations les parties prenantes ont-elles besoin d’accéder au fil du processus de recrutement ? Indiquez-les dans les tâches présentes dans votre modèle. Vous pouvez par exemple ajouter les rubriques suivantes : les exigences du poste, les directives pour l’examinateur, l’évaluation du candidat, et bien plus encore.

Fonctionnalités intégrées

  • Vue Tableau : inspiré de la méthode Kanban, ce mode d’affichage répartit les tâches d’un projet dans différentes colonnes représentant leur statut (Ex. : « À faire », « En cours » et « Terminé »). Vous êtes libre de modifier le nom des colonnes en fonction de vos besoins. Dans chaque colonne, les tâches sont affichées sous la forme de fiches, chacune indiquant diverses informations (nom de la tâche, échéance, champs personnalisés…). Cette vue vous permet de suivre facilement l’avancement des tâches et d’obtenir une vue d’ensemble sur le statut de votre projet.

  • Champs personnalisés : le meilleur moyen d’étiqueter, de trier et de filtrer votre travail. Créez des champs personnalisés uniques pour chaque information dont vous souhaitez garder la trace (priorité, statut, adresse e-mail, numéro de téléphone, etc.). Vous pourrez ensuite vous en servir pour trier et planifier vos tâches afin de déterminer sur quoi travailler en premier. Partageables sur plusieurs projets et tâches, ces champs garantissent un maximum de cohérence à l’échelle de l’entreprise.

  • Automatisation : grâce aux règles, automatisez les étapes manuelles afin que votre équipe consacre moins de temps aux tâches d’organisation et davantage à son cœur de métier. Sur Asana, les règles sont basées sur des déclencheurs et des actions : par exemple, « quand l’événement X survient, déclencher Y ». Utilisez les règles pour attribuer automatiquement du travail, définir des champs personnalisés, envoyer des informations aux parties prenantes, etc. Que vous cherchiez à automatiser des tâches ponctuelles ou des processus complets, les règles aideront votre équipe à se dégager plus de temps pour le travail qualifié et stratégique.

  • Générateur de processus : visualisez votre processus et simplifiez la collaboration entre les différentes équipes. Cet outil, qui ne nécessite aucune connaissance technique, vous permet en quelques clics de visualiser et de créer de puissants processus automatisés. Créez sans effort des processus efficaces qui relient les équipes à tous les niveaux de votre structure. Rationalisez par ailleurs les tâches et faites en sorte que vos collègues soient toujours sur la même longueur d’onde en intégrant vos applications professionnelles préférées (ex. : Slack, Adobe Creative Cloud, Salesforce, Zoom, etc.) directement au sein de vos processus.

Applications recommandées

  • Zoom : Asana et Zoom se sont associés pour aider les équipes à organiser des réunions plus cadrées et mieux ciblées. L’intégration Asana pour Zoom facilite la préparation des réunions et l’organisation de discussions concrètes, ainsi que l’accès aux informations une fois la réunion terminée. La réunion commence sur Asana, l’ordre du jour étant partagé avec tous les concernés pour clarifier les points abordés et leur contexte. Pendant celle-ci, les membres de l’équipe peuvent rapidement créer des tâches sur Zoom afin de ne laisser passer aucune information ni action à traiter. Une fois la réunion terminée, l’intégration joint les transcriptions et les enregistrements des réunions aux tâches Asana correspondantes. Ainsi, tous les collaborateurs et parties prenantes peuvent revoir la réunion si nécessaire.

  • Google Workplace : le sélecteur de fichiers Google Workplace est intégré au volet des tâches d’Asana, vous permettant de joindre directement des fichiers aux tâches, en toute simplicité.

  • Gmail : avec l’intégration Asana pour Gmail, vous pouvez créer des tâches Asana directement depuis votre boîte de réception Gmail. Les tâches ainsi créées incluent automatiquement toutes les données liées à votre e-mail pour ne rien oublier. Vous rédigez un e-mail et avez besoin de vous référer à une tâche Asana ? Utilisez l’extension Asana pour Gmail et recherchez la tâche directement depuis votre boîte de réception Gmail, sans même avoir à ouvrir Asana.

  • Slack : transformez vos idées, demandes de travail et autres actions sur Slack en tâches et commentaires faciles à suivre sur Asana. Une question à poser ou une action de suivi à enregistrer ? Quelques clics suffisent à créer une tâche Asana, avec un responsable et une échéance. Enregistrez les demandes et le travail à faire en toute simplicité pour éviter qu’ils ne se perdent sur Slack.

FAQ

Quels sont les avantages d’un modèle numérique de processus de recrutement ?

Les modèles Excel statiques deviennent rapidement obsolètes et ne constituent pas un moyen de collaborer en temps réel avec les parties prenantes au cours du processus de recrutement. À l’inverse, un modèle de processus de recrutement intégré à une plateforme de gestion du travail vous permet de suivre les candidats et de collaborer avec les parties prenantes en un seul et même endroit. Vous pourrez ainsi transmettre les tâches d’une équipe à l’autre de manière automatisée, attribuer des tâches avec des échéances claires et suivre les candidats en temps réel au fil du processus de recrutement.

À quelles équipes s’adresse le modèle de processus de recrutement de la ville de Providence ?

Toute équipe en charge du recrutement peut tirer parti de ce modèle. Cet outil standardisé aidera notamment les équipes des ressources humaines des grandes entreprises, qui doivent gérer de nombreuses parties prenantes. Cependant, les petites entreprises et les startups peuvent également utiliser ce modèle de suivi pour organiser le recrutement de leurs meilleurs talents.

Je possède déjà un système de suivi des candidats. Puis-je tout de même tirer parti de ce modèle ?

Bien sûr ! Un système de suivi des candidats est un bon moyen de recueillir et d’organiser les candidatures pour les différents postes vacants, mais offre rarement la possibilité aux équipes interfonctionnelles de collaborer. En combinant l’utilisation des deux outils, vous pourrez recevoir les candidatures puis les intégrer à votre processus de recrutement.

Optimisez votre modèle

Les modèles sont un excellent début, mais Asana Premium vous permet de passer à la vitesse supérieure.

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