Créer un plan d’engagement des parties prenantes en cinq étapes, modèle inclus

Dans bon nombre de projets, diverses parties prenantes sont impliquées pour des raisons financières ou stratégiques. En fonction de leur motivation, leurs niveaux d’intérêt et d’influence peuvent varier, d’où l’importance d’adapter votre style de communication aux besoins des intervenants : vous pourrez ainsi donner la priorité à ceux dont l’implication est la plus bénéfique.

Un plan d’engagement des parties prenantes vous aidera à définir l’identité, le niveau d’intérêt et le degré d’influence des intervenants, ainsi qu’à présenter votre stratégie de communication. Votre équipe peut utiliser ce modèle pour répondre aux attentes des parties prenantes et empêcher que d’éventuels obstacles à la communication perturbent le processus du projet. Dans cet article, nous vous expliquons comment utiliser un plan d’engagement des parties prenantes pour mieux gérer vos relations avec les clients, les investisseurs et les dirigeants.

Qu’est-ce qu’un plan d’engagement des parties prenantes ?

Un plan d’engagement des parties prenantes (PEPP) est un document qui présente les niveaux d’implication et d’influence des parties prenantes de votre projet, et qui décrit votre stratégie de communication (fréquence des échanges avec chaque intervenant, plateforme utilisée, quantité d’informations transmises, etc.).

Les parties prenantes peuvent aussi bien être des membres de votre équipe que des acteurs externes concernés par votre travail.

• Parmi les parties prenantes internes, on trouve notamment les chefs de projets, les équipes des opérations, les chefs de service et les membres du conseil d’administration.

• Les parties prenantes externes incluent notamment les clients, les investisseurs, les fournisseurs, les partenaires de l’entreprise et les actionnaires.

La communication avec les parties prenantes doit être établie dès le début du projet, d’où l’importance de créer votre plan d’engagement pendant la phase de planification. Votre idée de projet en tête, identifiez les parties prenantes et le niveau d’engagement attendu ou souhaité. À mesure que le projet avance, n’hésitez pas à adapter votre PEEP à leurs besoins.

Comment utiliser un plan d’engagement avec les parties prenantes ?

Chacune des parties prenantes doit être écoutée et il n’est pas concevable d’en tenir certaines éloignées des discussions. Votre plan d’engagement est là pour vous guider tout au long du processus de planification du projet et pour vous aider à communiquer avec les personnes qui y tiennent le plus.

Certaines parties prenantes misent sur la pédagogie et l’adhésion des équipes, alors que d’autres préfèrent consulter passivement les documents du projet à leur propre rythme. Lors de la création de votre PEPP, classez les parties prenantes dans plusieurs catégories : vous pourrez ainsi communiquer au mieux avec elles en fonction de leurs niveaux d’influence et d’intérêt.

L’intérêt du PEEP repose notamment sur sa nature collaborative. En intégrant votre plan d’engagement des parties prenantes à un outil de gestion du travail, vous offrez à votre équipe la possibilité de le modifier au besoin et de gérer l’attribution des responsabilités. Par ailleurs, cette intégration vous permettra de partager ce plan avec tout un éventail de personnes, tous projets confondus.

Éléments à inclure dans un plan d’engagement des parties prenantes

Les PEPP diffèrent en fonction des priorités des équipes et des parties prenantes.

Éléments clés d’un plan d’engagement des parties prenantes :

• Nom des parties prenantes : identifiez à qui vous vous adressez.

• Niveau d’intérêt : déterminez le niveau d’intérêt ou d’engagement des parties prenantes dans le cadre du projet. Vous trouverez ci-dessous la description des cinq niveaux d’engagements possibles.

• Niveau d’influence : déterminez le niveau d’influence (de très élevé à très faible) qu’ont les parties prenantes sur le projet.

• Fréquence de communication : identifiez la fréquence à laquelle vous communiquerez avec chaque partie prenante.

• Canal de communication : indiquez l’outil de communication que vous utiliserez pour communiquer avec chaque partie prenante.

• Type d’information : précisez le type d’information que vous transmettrez à chaque partie prenante lors de vos échanges.

La création d’un plan d’engagement des parties prenantes vous permettra de mettre en évidence les objectifs et motivations de chacun des intervenants, ainsi que les modes de communication que vous emploierez pour échanger.

Créer un PEEP en cinq étapes

Mais alors, comment créer un plan d’engagement des parties prenantes qui puisse satisfaire les acteurs du projet et faciliter la collaboration ? Pour commencer, vous devez cerner leurs besoins et leur influence sur votre projet. Suivez les étapes ci-dessous pour vous lancer.

1. Identifiez les parties prenantes

Certaines parties prenantes sont plus impliquées que d’autres, et ce dès le lancement de votre projet. Ce niveau d’implication est bien souvent lié à leurs motivations.

Par exemple, un dirigeant interne chargé de superviser le projet aura plus de chances de s’impliquer, car son emploi en dépend. En revanche, un partenaire externe pour lequel les enjeux financiers sont limités s’engagera peut-être moins et ne voudra pas forcément être informé de tous les détails du projet.

Les cinq niveaux d’implication des parties prenantes

• Meneuse : la partie prenante est consciente de l’impact du projet et s’y implique activement.

• Coopérative : la partie prenante est consciente de l’impact du projet et y apporte son soutien.

• Neutre : la partie prenante est consciente de l’impact du projet. Elle n’y oppose pas de résistance, mais elle ne le soutient pas non plus.

• Réfractaire : la partie prenante est consciente de l’impact du projet, mais oppose une résistance au changement.

• Non informée : la partie prenante n’a connaissance ni du projet ni de ses répercussions.

Une fois que vous connaissez le niveau d’engagement des parties prenantes, identifiez leur niveau d’influence. Le Project Management Institute définit l’influence comme le pouvoir qu’une partie prenante exerce sur un projet ; si elle a une influence élevée, elle peut contrôler les décisions clés et pousser les autres à agir.

Échelle d’influence des parties prenantes

• Très élevée : une partie prenante très influente exerce un contrôle significatif sur les décisions clés liées au projet.

• Élevée : une partie prenante influente peut inciter les autres intervenants à agir.

• Moyenne : une partie prenante moyennement influente participe souvent au processus de prise de décision.

• Faible : une partie prenante faiblement influente peut donner son avis sur les décisions et exprimer ses doutes, mais ses idées ne sont pas forcément prises en compte.

• Très faible : une partie prenante très peu influente peut s’impliquer dans le projet quand elle le souhaite, mais elle n’exerce aucun contrôle sur les décisions.

2. Placez les parties prenantes dans la grille influence/intérêt

Maintenant que vous connaissez les niveaux d’influence et d’intérêt de chaque partie prenante, placez-les dans la grille influence/intérêt. Très utile pour faire le point sur le style de communication à adopter en fonction de chaque personne, cette grille doit toutefois rester confidentielle.

Les parties prenantes se répartissent en quatre catégories :

• Haute influence et grand intérêt. Acteurs clés du projet, ces individus de la plus haute importance appartiennent à la catégorie des parties prenantes meneuses ou coopératives. Faites régulièrement le point avec eux et donnez-leur des informations précises sur le projet.

• Faible influence et grand intérêt. Là encore, ces intervenants font plutôt partie des parties prenantes meneuses ou coopératives. Même s’ils n’ont pas autant d’influence que d’autres, il est important de les tenir informés et de les encourager à participer par d’autres moyens en fonction de la situation. L’utilisation d’un outil de gestion de projet vous aidera à tenir ces personnes au courant, sans efforts supplémentaires.

• Haute influence et faible intérêt. Il s’agit plutôt de parties prenantes neutres ou réfractaires. Vous devez impérativement faire preuve de pédagogie pour maintenir leur intérêt. Ces personnes peuvent manifester une certaine résistance en cas d’imprévu, veillez donc à leur donner accès aux informations nécessaires et à les informer de toute tâche qui pourrait avoir des répercussions sur leurs processus de projet.

• Faible influence et faible intérêt. Il s’agit des parties prenantes qualifiées plus haut de non informées. Vous n’avez pas besoin de les contacter régulièrement, mais pensez à leur envoyer un compte-rendu mensuel via votre outil de gestion de projet. Incluez-y les informations clés sur le projet, de façon à leur faire savoir qu’elles ont la possibilité de s’impliquer davantage.

3. Créez un plan de communication

Identifier l’emplacement des parties prenantes dans la grille vous permettra d’être plus à même de communiquer avec elles en fonction de leurs niveaux d’influence et d’intérêt. Aidez-vous de cette grille pour créer un plan de communication personnalisé.

Votre plan de communication est crucial, puisqu’il contient des informations sur la façon dont vous comptez tenir informées les parties prenantes. Peu importe leur emplacement dans la grille, veillez à ce qu’elles puissent obtenir des informations pertinentes sur le projet. Pour ce faire, l’idéal est de conserver toutes les données liées à votre projet au même endroit, par exemple au sein d’un outil de gestion de projet. Les parties prenantes peuvent alors facilement y accéder, et obtenir les toutes dernières informations sur l’avancement et la chronologie du projet.

La création d’un plan de communication de fait en deux étapes :

1. Identifier les différents canaux de communication. Quels canaux votre équipe utilise-t-elle régulièrement ? À quoi sert chaque canal ?

2. Identifier le type de communication propre à chaque quadrant de la grille. Gardez à l’esprit qu’il n’existe pas d’approche universelle en matière de communication. Faites le point sur la façon dont vous communiquerez avec les intervenants tout au long du cycle de vie du projet.

Par exemple, les parties prenantes qui ont des niveaux d’intérêt et d’influence élevés souhaiteront sans doute être tenues informées des dernières nouvelles chaque semaine. Rien de plus simple : il vous suffit de leur envoyer des rapports d’avancement de projet via votre outil de gestion du travail.

Une fois que vous avez créé votre plan de communication, envoyez-le à votre équipe projet. En cas de changement, pensez à modifier le plan et à en informer vos collaborateurs, car il est essentiel que chacun dispose toujours d’informations à jour.

4. Utilisez les commentaires des intervenants pour modifier votre plan

Il n’est pas rare que le comportement des parties prenantes évolue au fil du projet : souvenez-vous que leur emplacement dans la grille intérêt/influence n’est pas gravé dans le marbre.

Rien ne vous empêche de revoir votre plan si vous constatez que le comportement des intervenants évolue, ou même de leur demander leur avis sur votre plan. Pour un feedback optimal, le mieux est de leur poser des questions précises.

Vous pouvez par exemple leur envoyer votre plan de communication et leur demander leur opinion. Est-ce que ce plan leur convient ? Est-ce qu’ils aimeraient y apporter des modifications ?

Autres conseils pour demander l’avis des parties prenantes :

• Demandez-leur de vous transmettre leurs commentaires par écrit ou posez-leur des questions détaillées sur votre processus d’engagement par le biais d’un questionnaire officiel

• Demandez aux membres de votre équipe interne ce qu’ils pensent de votre plan d’engagement

• Indiquez aux parties prenantes et aux membres d’équipe les éventuels changements apportés au plan d’engagement

• Organisez une visioconférence et demandez aux intervenants si cette méthode leur semble plus simple et pratique

Modèle de plan d’engagement des parties prenantes

Vous trouverez ci-dessous un modèle prérempli de plan d’engagement des parties prenantes. Indiquez-y le nom de chaque intervenant, ses niveaux d’intérêt et d’influence, et précisez votre plan de communication.

Téléchargez gratuitement le modèle de PEPP ci-dessous pour concevoir une stratégie d’engagement hors pair dès votre prochain projet.

Quels sont les avantages d’un plan d’engagement des parties prenantes ?

Un PEPP efficace aidera votre équipe à informer les parties prenantes. La création d’un tel plan peut aussi avoir d’autres avantages :

• Gérer les attentes : informez les parties prenantes du déroulement du projet et des résultats à attendre au cours de chaque phase.

• Réduire les risques de projet : évitez que les parties prenantes apportent des modifications majeures qui risqueraient de nuire à la réussite du projet.

• Renforcer la confiance : resserrez les liens entre les membres d’équipe et les parties prenantes.

• Améliorer le processus de prise de décision : anticipez plus facilement les besoins et souhaits des parties prenantes pour déterminer la suite des événements.

• Créer une synergie d’équipe : simplifiez la collaboration en assurant une bonne communication d’équipe.

Simplifiez les échanges avec les parties prenantes grâce à Asana

Veillez à personnaliser votre plan de communication en fonction des besoins et souhaits de chaque partie prenante : en les impliquant de façon optimale, vous mettez toutes les chances de votre côté pour assurer la réussite de votre projet et obtenir des résultats incomparables.

Asana vous offre la flexibilité dont vous avez besoin pour planifier votre stratégie d’engagement, transmettre votre plan aux personnes concernées et le mettre en œuvre. Campagnes marketing, projets ou relations avec les clients… notre outil vous permet de centraliser l’ensemble de vos initiatives.