Conseils Asana : 7 fonctionnalités pour réussir

Asana est conçu pour tous les types d’équipes et il existe de nombreuses façons de le personnaliser pour vous et votre équipe. Deux équipes peuvent utiliser la même fonctionnalité de manière totalement différente. Il suffit d’apprendre et d’essayer de trouver ce qui fonctionne le mieux. Cela étant dit, nous aimons vous donner des conseils pour vous aider à y parvenir. Nous avons donc rassemblé nos préférés pour vous aider à utiliser Asana comme un pro.

1. Consultez votre liste de tâches dans Mes tâches

Vous ne savez pas où se trouve la tâche que votre collègue vous a attribuée ? Vous voulez savoir sur quoi vous allez travailler aujourd’hui ? La section Mes tâches est votre point de départ. Elle regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées et vous permet de les filtrer par tâches terminées, tâches à terminer prochainement et tâches à venir. Consultez régulièrement la section Mes tâches au cours de la journée pour vous assurer que vous êtes sur la bonne voie et que vous êtes au courant de tout nouveau travail qui vous est attribué.

Conseils pour utiliser Mes tâches :

• Donnez à chaque tâche une échéance et classez-la par ordre de priorité : Aujourd’hui, À venir ou Plus tard. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur vos priorités, sans vous soucier de perdre de vue le travail à venir ou de vous laisser distraire par le désordre.

• Cliquez sur l’icône représentant un filtre dans le coin supérieur droit de la section Mes tâches pour trier vos tâches par échéance ou achèvement. L’affichage de vos tâches terminées vous donne une idée de ce que vous avez accompli (hello le rapport d’avancement instantané !).

• Utilisez la vue Calendrier pour visualiser votre emploi du temps à court et à long terme afin de comprendre votre capacité de travail. Ensuite, faites glisser et déposez les tâches pour modifier leur échéance.

Obtenez encore plus de conseils sur les tâches en suivant Apprendre à utiliser Asana.

2. @mentionnez des collègues, des tâches et des projets

Vous souhaitez attirer l’attention de votre collègue sur une tâche ? Associer d’autres tâches ? Faciliter le partage d’un projet ? Saisissez simplement @ et le nom de la personne, de la tâche ou du projet que vous souhaitez associer sur Asana. Pour les collègues, cela génère une notification (c’est-à-dire que cela les « pingue »). Pour les tâches et les projets, cela vous relie au travail sur Asana. Plus besoin de vous demander si votre collègue a vu votre message ou d’envoyer des dizaines de documents de référence.

3. Documentez votre processus (et accélérez-le) avec des modèles personnalisés

Vous vous souvenez de cette campagne qui a été retardée parce qu’un designer n’avait pas été mis au courant ? Ou de cette fois où un e-mail n’a pas été testé, car tout le monde pensait que quelqu’un d’autre s’en était chargé ? Créer des processus clairs et les maintenir peut être fastidieux… jusqu’à ce que vous exploitiez la puissance d’Asana pour vous y aider.

Les modèles personnalisés sur Asana sont le moyen le plus simple (et le plus rapide) de documenter et de verrouiller les processus afin de pouvoir démarrer rapidement de nouveaux projets. Tout le monde peut créer un projet à partir du modèle. Ainsi, vous savez que les bonnes étapes sont toujours suivies et que les informations nécessaires sont disponibles pour mener à bien le projet.

Conseils pour les modèles personnalisés :

• Les modèles sont automatiquement en lecture seule pour verrouiller vos étapes. Ainsi, personne ne peut les modifier par erreur.

• Tout processus récurrent peut être transformé en modèle personnalisé. Certains de nos modèles préférés sont l’organisation d’événements, l’onboarding de nouveaux employéset les lancements de produits.

4. Garantissez un contexte clair en stockant les tâches dans plusieurs projets

Parfois, le travail ne se limite pas à un seul projet, comme un article de blog que vous suivez dans votre calendrier éditorial et pour une campagne marketing à venir. Plutôt que de dupliquer les tâches (et le travail), ajoutez-les simplement aux deux projets. Ainsi, le travail et les mises à jour sont suivis au même endroit, mais les autres parties prenantes peuvent les consulter dans le projet qui leur convient le mieux.

Votre réviseur de blog peut facilement accéder au brouillon à partir du projet de calendrier éditorial, et votre responsable de campagne peut consulter le projet pour s’assurer que le contenu est sur la bonne voie.

5. Indiquez la durée d’une tâche avec des dates de début

Les échéances vous indiquent quand le travail doit être terminé, mais trop souvent, nous attendons la dernière minute ou nous l’oublions si nous avons trop de temps pour le réaliser. Pour éviter cela, vous pouvez utiliser les dates de début pour rythmer votre travail et vous assurer que les plans de projet donnent à vos collègues suffisamment de temps pour terminer leur travail.

6. Attribuez un code couleur à chaque élément

Asana vous aide à éviter que votre bureau ne soit recouvert de notes adhésives et de surligneurs, mais cela ne signifie pas que nous avons supprimé les couleurs. Au contraire, nous vous proposons de nombreuses options pour ajouter des couleurs afin de vous aider à organiser votre travail. Vous pouvez définir une couleur de projet pour indiquer le type de projet ou organiser votre barre latérale. Cliquez simplement sur la liste déroulante du projet et sélectionnez la couleur. Vous pouvez également définir des couleurs pour les champs personnalisés.

Cela permet à vos collègues de consulter facilement les informations en fonction de la couleur. Si vous avez des champs personnalisés, vous pouvez utiliser le rouge pour « en attente », le jaune pour « en révision » et le vert pour « terminé ».

7. Établissez des conventions sur la façon dont votre équipe utilisera Asana

Il existe diverses façons d’utiliser Asana, et bien que nous ayons de nombreuses recommandations sur la « bonne façon », en fin de compte, ce qui est « bon » est ce qui fonctionne le mieux pour votre équipe. Si vous débutez sur Asana, consultez notre guide des conventions et organisez une réunion avec votre équipe pour discuter de la manière dont vous souhaitez utiliser Asana pour communiquer et collaborer.

Voici quelques éléments sur lesquels vous pourriez vouloir prendre une décision :

• Quelles informations doivent figurer dans une tâche avant qu’elle ne soit attribuée ?

• Comment partagerez-vous les mises à jour ?

• Qui crée et gère les projets ?

• Comment utiliserez-vous les logiciels de messagerie et de tchat en parallèle d’Asana ?

Consultez Apprendre à utiliser Asana pour découvrir quelques conseils sur les conventions de communication pour Asana :

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