Les champs et étiquettes de tâche

Volet des détails de tâche

Tous les champs relatifs aux tâches sont visibles et modifiables dans le volet des détails de tâche. Cliquez sur une tâche pour en afficher les détails dans le volet des détails de tâche.

Marquer des tâches comme terminées ou non

Marquez une tâche comme terminée pour indiquer que vous n’avez plus besoin de travailler dessus.

Vous pouvez de nouveau marquer une tâche comme non terminée si vous avez encore besoin de travailler dessus. Pour ce faire, cliquez sur la coche ou sur le bouton Terminée.

Par défaut, seules les tâches non terminées apparaissent dans votre section Mes tâches et dans vos projets. Vous pouvez modifier la vue de manière à afficher les tâches terminées. Dans ce cas, vous pouvez marquer une tâche comme non terminée dans le volet principal.

Échéance, heure limite et plage de dates d’une tâche

Définissez une échéance, une heure limite ou une plage de dates afin que vos collègues sachent quand le travail doit être achevé.

Ajouter une échéance et une heure limite

Dates et heures de début

Les dates et heures de début sont disponibles pour tous les clients Asana Premium, Business et Enterprise.

Les dates et heures de début permettent aux équipes aux processus complexes de planifier efficacement leurs tâches sur plusieurs jours, et même à la minute près.

Par défaut, les dates des tâches seront remplacées par la date du jour si :

1. Vous indiquez une heure de début sans avoir défini de date ou d’heure limite
2. Vous indiquez une heure de début et une heure limite sans avoir défini de date
3. Vous retirez l’échéance après qu’une plage de dates a été définie
4. Vous indiquez seulement une heure de début ou une date de début

Tâches récurrentes

Si vous devez effectuer une tâche particulière régulièrement, vous pouvez la définir comme tâche récurrente.

Lorsque vous définissez une tâche comme récurrente, elle apparaît sur le calendrier uniquement pour la prochaine échéance, et non pour toutes les prochaines occurrences. Une fois que vous marquez cette tâche comme terminée, celle-ci est automatiquement dupliquée pour la prochaine échéance déterminée. L’intervalle de répétition que vous avez défini pour votre tâche nous permet de déterminer la nouvelle échéance.

Tous les champs (à l’exception des commentaires de tâches) et les sous-tâches sont copiés lorsqu’une tâche récurrente est dupliquée.

Si vous décidez de répéter une tâche parente, ne répétez aucune de ses sous-tâches. La sous-tâche répétée serait dupliquée et entraînerait la création de multiples copies.

Les échéances des tâches qui se répètent périodiquement sont définies en fonction de la date d’achèvement de la tâche précédente.

Astuces concernant les tâches récurrentes

• Si vous souhaitez qu’une tâche se répète chaque jour ouvré de la semaine, choisissez l’option Toutes les semaines, puis cochez les cases L, Ma, Me, J et V.
• Si vous souhaitez qu’une tâche se répète chaque trimestre, choisissez l’option Tous les mois, puis choisissez un intervalle de trois mois entre chaque répétition.
• Si vous souhaitez qu’une tâche se répète chaque semestre, choisissez l’option Tous les mois, puis choisissez un intervalle de six mois entre chaque répétition.

Il est également possible d’arrêter la répétition d’une tâche récurrente. Il vous suffit de cliquer sur Retirer la répétition. Vous pouvez aussi supprimer l’échéance de la tâche pour l’empêcher de se répéter.

Projets associés à une tâche

Une même tâche peut appartenir à 20 projets différents à la fois. Vous pouvez voir tous les projets auxquels une tâche appartient dans le champ Projets du volet des détails de tâche.

Vous verrez la tâche dans chaque projet auquel elle a été associée. Cela peut s’avérer utile lorsqu’une tâche répond à des objectifs parallèles, ou lorsqu’elle partage la même échéance et la même date d’achèvement dans différents projets.

La tâche existera parallèlement dans chacun de ces projets. Cela ne dupliquera pas la tâche. Par conséquent, si vous la terminez dans un projet, elle sera également terminée dans tous les projets auxquels elle est associée.

Appuyez sur Tab + P sur votre clavier pour vous centrer rapidement sur le champ des projets.

Description de la tâche

La description de la tâche vous permet de la décrire, de donner des instructions ou d’ajouter d’autres informations complémentaires. Le champ de description se trouve dans le volet des détails de tâche de chaque tâche.

La description de la tâche prend en charge le texte enrichi et les emojis.

Mentions J’aime

Utilisez une mention J’aime pour confirmer, approuver ou louer rapidement le travail de votre collègue.

Vous pouvez également aimer des tâches depuis les notifications de votre boîte de réception.

Lorsque vous attribuez une mention J’aime à une tâche, elle s’affiche :

1. À côté du nom de la tâche, dans le volet principal
2. En haut du volet des détails de tâche

Pour indiquer que vous n’aimez plus une tâche, il vous suffit de cliquer une nouvelle fois sur l’icône en forme de pouce levé.

Vous avez la possibilité d’aimer les éléments suivants :

• Tâches
• Commentaires de tâches
• Pièces jointes à la tâche
• Achèvement de la tâche

Vous recevrez également une notification vous indiquant la réception d’une mention J’aime dans le fil d’activité de votre boîte de réception.

Étiquettes

Les étiquettes vous permettent de donner plus d’informations sur les tâches ou de regrouper les tâches similaires pour une meilleure visibilité. Vous pouvez utiliser une étiquette pour catégoriser vos tâches ou pour suivre l’état de l’une d’entre elles.

Cliquez sur le nom de l’étiquette pour afficher une liste complète des tâches qui y sont associées.

Appuyez sur Tab + T pour accéder rapidement au champ Étiquette.

Pour retirer une étiquette d’une tâche, passez simplement le curseur de votre souris sur le nom de l’étiquette et cliquez sur l’icône X.

Renommer ou supprimer des étiquettes

Cliquez sur le nom de l’étiquette pour accéder à une page présentant la liste complète des tâches associées à l’étiquette.

Quand une étiquette est supprimée, tous les abonnés à l’étiquette reçoivent une notification par e-mail contenant l’identifiant de l’étiquette. Si l’étiquette a été supprimée par erreur, n’importe quel utilisateur peut nous communiquer l’identifiant de l’étiquette afin que nous puissions la restaurer.

Autorisations des étiquettes

• Les étiquettes associées à une tâche privée peuvent être recherchées par le responsable et les collaborateurs de cette tâche.
• Les étiquettes associées à des tâches au sein d’un projet privé ne peuvent être recherchées que par les membres du projet en question.
• Toutes les étiquettes pourront être recherchées via l’API.

Étiquettes ou champs personnalisés : que choisir ?

Les étiquettes et les champs personnalisés vous permettent de catégoriser, de filtrer et de présenter des informations sur Asana. Nous recommandons vivement l’utilisation de champs personnalisés au sein d’une organisation, car ils sont plus visibles et fiables, tandis que les étiquettes conviennent à une utilisation à un niveau plus informel. Voici quelques cas d’utilisation pour orienter votre choix :

Utilisez des champs personnalisés dans les cas suivants :

• Vous souhaitez ajouter des données à toutes les tâches d’un projet.
• Vous souhaitez suivre des informations standard sur des tâches appartenant à différents projets (par exemple, le degré de priorité, le taux horaire ou la progression de l’activité).
• Vous souhaitez faire en sorte que vos collègues renseignent certaines informations pour chaque tâche au sein d’un projet.
• Vous avez besoin de trier ou de rechercher des informations selon des champs de données en particulier.

Utilisez des étiquettes si :

• Vous devez marquer un élément de façon ponctuelle (mais ne savez pas quelle option choisir) ou vous n’êtes pas sûr des éléments à marquer au moment de la création.
• Vous avez besoin de consulter l’étiquette à partir de la section Mes tâches.
• Vous avez uniquement besoin de marquer quelques tâches au sein d’un projet.
• Vous souhaitez marquer des modèles de tâche.

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