Champs et étiquettes de tâche

Vous trouverez tous les champs relatifs à une tâche dans le volet de droite, où vous pourrez également les modifier. Cliquez sur n’importe quelle tâche pour révéler ses détails dans le volet de droitevolet de droite Le volet de droite contient les détails d’une tâche ou d’une discussion. Lire la suite .

Depuis le panneau de droite, vous pouvez effectuer les actions suivantes :

  1. AttribuerAttribuer La personne responsable de la tâche ou de la sous-tâche. Asana autorise un responsable par tâche ou sous-tâche. Lire la suite la tâche
  2. Définir une échéanceéchéance La date à laquelle une tâche ou une sous-tâche est due. Lire la suite et une heure limite
  3. Aimer la tâche
  4. Créer une liste de sous-tâchessous-tâches Les sous-tâches divisent les tâches en plus petites activités. Tout comme les tâches, les sous-tâches ont des responsables, des échéances, des commentaires et des mentions j'aime. Lire la suite
  5. Mettre en ligne des pièces jointespièces jointes Un fichier joint à une tâche ou une discussion. Lire la suite
  6. Identifier à quel(s) projet(s) la tâche appartient
  7. Marquer la tâche comme terminéeterminée Permet d’indiquer qu’une tâche est terminée à l’aide d’une coche. Lire la suite ou non terminée
  8. Ajouter une description pour donner plus de contexte à la tâche
  9. Publier un commentaire
  10. SuivreSuivre Si vous ajoutez des abonnés à une tâche, ils recevront des notifications sur ses mises à jour. Lire la suite ou ne plus suivre la tâche

Nom de la tâche

Les noms des tâches parlent souvent d’eux-mêmes.

Vous pouvez modifier le nom d’une tâche dans deux endroits distincts :

  1. À partir du volet principalvolet principal Lorsque vous sélectionnez un projet, une étiquette ou une personne, la liste de tâches correspondante s’affiche dans le volet principal. Lire la suite
  2. Dans le champ Nom de la tâche du volet de droitevolet de droite Le volet de droite contient les détails d’une tâche ou d’une discussion. Lire la suite

Marquer des tâches comme achevées ou non achevées

Marquez une tâche comme achevée pour indiquer que vous l’avez terminée.

Vous pouvez procéder de deux façons pour marquer une tâche comme achevée :

  1. Cliquer sur la coche dans le volet principal
  2. Cliquer sur la coche dans le volet de droite

Inversement, vous pouvez de nouveau marquer une tâche comme non achevée lorsque celle-ci nécessite encore votre intervention.

Pour marquer à nouveau une tâche comme non achevée, procédez comme suit :

Cliquez sur l’icône en forme de coche dans le volet de droite.

Par défaut, seules les tâches non achevées apparaissent dans votre section Mes tâches et dans vos projets. Vous pouvez modifier la vue de manière à afficher également les tâches achevées. Vous pouvez également marquer une tâche comme non achevée dans le panneau principal lorsque vous décidez d’afficher les tâches achevées.

Heure limite et échéance d’une tâche

Définissez une échéance ou une heure limite pour indiquer à vos collègues à quel moment ils doivent terminer une tâche.

Échéances

Pour définir une échéance, procédez comme suit :

Cliquez sur le champ Échéance et choisissez entre saisir une date ou en sélectionner une dans le calendrier.

Appuyez sur Tab + D pour vous centrer sur le champ Échéance.

Pour supprimer une échéance, procédez comme suit :

Passez le curseur de votre souris sur le champ Échéance et cliquez sur l’icône X qui s’affiche.

Heures limites

Outre les échéances, vous pouvez définir une heure limite pour chaque tâche.

Pour définir une heure limite, procédez comme suit :

  1. Cliquez sur le champ Échéance.
  2. Sélectionnez Ajouter l’heure limite.

Pour supprimer une heure limite, procédez comme suit :

  1. Cliquez sur le champ Échéance.
  2. Cliquez sur l’icône X à côté de l’heure limite.

Lorsque vous définissez une heure limite sans préciser d’échéance, celle-ci est définie à la date du jour par défaut.

Tâches récurrentes

Si vous devez effectuer une tâche particulière régulièrement, vous pouvez la définir comme tâche récurrente.

Votre calendrier n’affiche que la prochaine occurrence d’une tâche récurrente.

Lorsqu’une tâche récurrente est marquée comme achevée, nous copions toutes les informations dans une nouvelle tâche disposant d’une nouvelle échéance. L’intervalle de répétition que vous avez défini pour votre tâche nous permet de déterminer la nouvelle échéance.

Tous les champs (à l’exception des commentaires de tâches) et les sous-tâches sont copiés lorsqu’une tâche récurrente est dupliquée.

Pour définir une tâche comme tâche récurrente, procédez comme suit :

  1. Cliquez sur le champ Échéance.
  2. Sélectionnez Répéter.

Si vous décidez de répéter une tâche parente, il est inutile de paramétrer la répétition de l’une de ses sous-tâches. Cela engendrera la création de plusieurs copies de la sous-tâche récurrente.

De là, vous pouvez effectuer les actions suivantes :

  1. Répéter : définissez la fréquence à laquelle vous souhaitez répéter la tâche (tous les jours, toutes les semaines, tous les mois, tous les ans, périodiquement).
  2. Intervalle : vous pouvez également définir un intervalle pour les tâches récurrentes qui se répètent toutes les semaines, tous les mois ou périodiquement.

Les échéances des tâches qui se répètent périodiquement sont définies en fonction de la date d’achèvement de la tâche précédente.

Astuces concernant les tâches récurrentes

  • Si vous souhaitez répéter une tâche en semaine, paramétrez-la pour se répéter Toutes les semaines, puis cochez les cases LUN, MAR, MER, JEU et VEN.
  • Si vous souhaitez répéter une tâche tous les trimestres, paramétrez-la pour se répéter Tous les mois, puis choisissez un intervalle de trois mois entre chaque répétition.
  • Si vous souhaitez répéter une tâche chaque semestre, paramétrez-la pour se répéter Tous les mois, puis choisissez un intervalle de six mois entre chaque répétition.

Vous pouvez également empêcher une tâche récurrente de se répéter de nouveau.

Pour empêcher une tâche récurrente de se répéter, procédez comme suit :

  1. Cliquez sur le champ Échéance.
  2. Cliquez sur le champ Répéter.
  3. Sélectionnez Jamais.

Vous pouvez également supprimer l’échéance de la tâche pour l’empêcher de se répéter.

Modifier plusieurs échéances dans une liste

Lorsque les délais de tout un projet changent, vous pouvez régler les échéances de chaque tâche au sein de ce dernier en procédant comme suit :

  • Cliquez sur le menu Vue en haut du panneau principal.
  • Sélectionnez Tâches par échéance.
  • Utilisez la sélection multiplesélection multiple La sélection multiple vous permet d’effectuer des actions sur plusieurs tâches à la fois. Lire la suite pour désigner les tâches concernées.
  • Appuyez longtemps sur la touche  (sur Mac) ou Ctrl (sur PC) de votre clavier, puis servez-vous des flèches haut et bas pour définir toutes vos échéances une à une.

Projets associés à une tâche

Une même tâche peut appartenir à 20 projets différents à la fois. Vous pouvez voir tous les projets auxquels une tâche appartient dans le champ Projets du panneau de droite.

tâches associées à plusieurs projets 1

Les projets associés à une tâche donnée sont affichés :

  1. À côté du nom de la tâche dans le volet principalvolet principal Lorsque vous sélectionnez un projet, une étiquette ou une personne, la liste de tâches correspondante s’affiche dans le volet principal. Lire la suite
  2. Au-dessus du nom de la tâche dans le volet de droitevolet de droite Le volet de droite contient les détails d’une tâche ou d’une discussion. Lire la suite

Vous verrez la tâche dans chaque projet auquel elle a été associée. Cela peut s’avérer utile lorsqu’une tâche répond à des objectifs parallèles, ou lorsqu’elle partage la même échéance et la même date d’achèvement dans différents projets.

La tâche existera parallèlement dans chacun de ces projets. Cela ne dupliquera pas la tâche. Par conséquent, si vous l’achevez dans un projet, elle sera également terminée dans tous les projets auxquels elle est associée.

tâches associées à plusieurs projets 2

Pour ajouter la tâche à un autre projet :

Passez le curseur au-dessus du nom du projet dans le volet des tâches et cliquez sur l’icône de crayon ou l’icône +. L’icône de crayon n’apparaît que pour les tâches associées à un seul projet.

Appuyez sur Tab + P sur votre clavier pour vous centrer rapidement sur le champ des projets.

Pour supprimer la tâche d’un projet, procédez comme suit :

Passez le curseur de votre souris sur le nom du projet dans votre panneau des tâches. Cliquez sur l’icône X à côté du projet ou sur l’icône + pour l’ajouter à un autre projet.

Descriptions de tâches

Les descriptions de tâches vous permettent de décrire, de donner des directives ou d’ajouter d’autres informations sur une tâche.

Le champ Description se trouve dans le panneau de droite de chaque tâche. Cliquez sur le champ pour commencer à le modifier.

Les descriptions de tâches acceptent le texte enrichi et les emojis.  

Mentions J’aime

Utilisez une mention J’aime pour confirmer, approuver ou louer rapidement le travail de votre collègue.

Appuyez sur Tab + H sur votre clavier pour indiquer que vous aimez une tâche.

mentions j’aime

Pour aimer une tâche, procédez comme suit :

Cliquez sur l’icône en forme de pouce levé dans le panneau de droite.

Vous pouvez également aimer des tâches via les notifications de votre boîte de réception.

affichage des mentions j’aime

Lorsque vous aimez une tâche, cela se voit aux endroits suivants :

  1. À côté du nom de la tâche dans le panneau principal
  2. En haut du panneau de droite

Pour indiquer que vous n’aimez plus une tâche, il vous suffit de cliquer une nouvelle fois sur l’icône en forme de de pouce levé.

Vous avez la possibilité d’aimer les éléments suivants :

  • Tâches
  • CommentairesCommentaires Commentez une tâche ou une discussion pour proposer de l’aide, répondre à des questions et faire avancer le travail. Lire la suite de tâches
  • Pièces jointesPièces jointes Un fichier joint à une tâche ou une discussion. Lire la suite de la tâche
  • Achèvements de tâches

Étiquettes

Les étiquettes vous permettent de donner plus d’informations sur les tâches ou de regrouper les tâches similaires pour une meilleure visibilité.

Vous pouvez utiliser une étiquette pour catégoriser vos tâches ou pour suivre l’état de l’une d’entre elles.

étiquette dans le volet de droite

Les étiquettes d’une tâche apparaissent à droite du nom de la tâche ou dans le champ étiquettes du volet de droite.

Cliquez sur le nom de l’étiquette pour afficher une liste complète des tâches associées à l’étiquette.

icône à trois points

Pour ajouter une étiquette à une tâche, vous pouvez :

  1. Cliquer sur l’icône à trois points en haut du volet de droite et sélectionner Étiquettes dans le menu déroulant
  2. Cliquer sur le + à côté du champ des étiquettes dans le volet de droite

Appuyez sur Tab + T pour vous centrer sur le champ Étiquette.

retirer une étiquette X

Pour retirer une étiquette d’une tâche :

Passez le curseur de votre souris sur le nom de la tâche et cliquez sur le X qui apparaît.

Créer des étiquettes

créer avec +

Pour créer une étiquette après avoir cliqué sur + :

  1. Saisissez le nom de l’étiquette
  2. Sélectionnez Nouvelle étiquette dans le champ de saisie automatique

Lorsque vous saisissez le nom d’une étiquette, vous voyez un menu déroulant composé d’étiquettes existantes avec un nom similaire. Sélectionnez une étiquette dans le menu déroulant si vous souhaitez ajouter la tâche à l’une des étiquettes existantes.

Renommer ou supprimer des étiquettes

Retirer ou supprimer

Pour renommer ou supprimer une étiquette :

  1. Cliquez sur le nom de l’étiquette dans le volet de droite (ou le volet principal) Une liste des tâches associées à l’étiquette apparaît dans le volet principal
  2. Cliquez sur la flèche du menu déroulant dans le titretitre Le titre est une partie de l’interface utilisateur située entre la barre du haut et le volet principal. Il permet aux utilisateurs de parcourir les projets. Lire la suite
  3. Sélectionnez Renommer l’étiquette ou Supprimer l’étiquette

Quand une étiquette est supprimée, tous les abonnés à l’étiquette recevront une notification par e-mail contenant l’identifiant de l’étiquette. Si la suppression était une erreur, n’importe qui peut nous contacter en nous fournissant l’identifiant pour que nous restaurions l’étiquette.

Couleurs d’étiquettes

Attribuez différentes couleurs à vos étiquettes pour les discerner plus facilement.

Pour modifier la couleur d’une étiquette, procédez comme suit :

  1. Cliquez sur le nom de l’étiquette dans le panneau de droite (ou le panneau principal). Une liste des tâches associées à cette étiquette s’affiche dans le panneau principal.
  2. Cliquez sur la flèche du menu déroulant à partir du titre.
  3. Sélectionnez Définir la couleur d’affichage. Cela applique une couleur au nom de l’étiquette dans le panneau principal et le panneau de droite

Autorisations des étiquettes

Les étiquettes disposent des mêmes autorisations que les tâches auxquelles elles sont associées :

  • Les étiquettes associées à une tâche privéetâche privée Une tâche privée est uniquement visible par ses abonnés. Les tâches créées dans Mes tâches sont privées par défaut. Lire la suite ne sont visibles que par le responsable de la tâche et les personnes qui la suivent.
  • Les étiquettes associées à des tâches au sein d’un projet privéprojet privé Les projets privés sont uniquement visibles par les membres du projet. Lire la suite ne sont visibles que par les membres du projet en question.

Apprenez-en davantage dans la section Autorisations du guide.

Lorsqu’une personne tente d’utiliser une étiquette au sein d’un projet ou d’une tâche, mais qu’elle n’est pas autorisée à le faire, nous créons une copie de l’étiquette.

Choisir entre utiliser des étiquettes et des champs personnalisés

Les étiquettes et les champs personnalisés vous permettent de catégoriser, de filtrer et de présenter des informations sur Asana. Nous recommandons vivement l’utilisation de champs personnalisés au sein d’une organisation, car ils sont plus visibles et fiables, tandis que les étiquettes conviennent à une utilisation à un niveau plus informel. Voici quelques cas d’utilisation pour orienter votre choix :

Utilisez des champs personnalisés dans les cas suivants :

  • Vous souhaitez ajouter des données à toutes les tâches d’un projet.
  • Vous souhaitez suivre des informations standard sur des tâches appartenant à différents projets (par exemple, le degré de priorité, le taux horaire ou la progression de l’activité).
  • Vous souhaitez faire en sorte que vos collègues renseignent certaines informations pour chaque tâche au sein d’un projet.
  • Vous avez besoin de trier ou de rechercher des informations selon des champs de données en particulier.

Utilisez des étiquettes dans les cas suivants :

  • Vous devez marquer un élément de façon ponctuelle (mais vous ne savez pas quelle option choisir) ou vous n’êtes pas sûr des éléments à marquer au moment de la création.
  • Vous avez besoin de consulter l’étiquette à partir de la section Mes tâches.
  • Vous avez uniquement besoin de marquer quelques tâches dans un projet.
  • Vous souhaitez marquer des modèles de tâches.

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Leçons Asana

Apprenez les bases d’Asana en moins de 15 minutes grâce à ces leçons rapides

Tâches

Tâches Lessons

Suivez toutes vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Sachez toujours à quelle tâche passer ensuite

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquez encore plus rapidement

3 minutes

 Lessons

Cette section du guide d’Asana concerne tous les champs et les détails associés aux tâches.

Vous pouvez utiliser les tâches pour suivre votre travail, l’organiser et collaborer.

Les tâches peuvent être des choses à faire, des idées, des notes ou des rappels.

Attribuez une tâche à collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab+M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez une échéance afin que la date limite soit claire.

Ajoutez des instructions et vos attentes dans le champ de description de la tâche.

Utilisez @ pour mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche comme abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez comme abonnés tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche.

Ils pourront toujours arrêter de suivre la tâche pour ne plus recevoir de notifications.

Ajoutez des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour montrer aux abonnés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des GIF inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour diviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches contiennent les mêmes informations que les tâches normales.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran en utilisant labarre du haut.

Chaque tâche a une URL unique permettant de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous semblez être à la hauteur.

Passons à la leçon suivante !

Sachez toujours quoi faire ensuite grâce à Mes tâches.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

La gestion de votre travail est donc simplifiée.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez dans n’importe quelle liste.

Écrivez à x@mail.asana.com pour transformer vos e-mails en tâches.

Asana changera votre e-mail, y compris ses pièces jointes, en tâche.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité avec les sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées dans un projet (nous verrons les projets plus en détail ultérieurement).

Placez les tâches dues dans la semaine dans Bientôt afin de garder à l’œil les tâches qui approchent.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Placez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine dans Plus tard.

Elle ne vous embêteront plus jusqu’à ce que leur échéance approche.

Vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt une semaine avant leur échéance.

Triez votre liste Mes tâches pour toujours savoir sur quoi vous devez travailler et ce qui approche.

Vous savez désormais comment suivre et planifier votre travail !

Ensuite, découvrons comment travailler en équipe sur Asana.

Travaillez ensemble sur des groupes de tâches grâce aux projets.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Par exemple, pour un plan d’événement, un lancement de produit ou un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous disposez déjà de vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

Consultez l’adresse e-mail unique de votre projet dans le menu déroulant du projet.

Ajoutez vos tâches aux autres projets associés.

Les tâches peuvent être incluses dans plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser les tâches d’un projet en liste.

Saisissez : à la fin du nom de n’importe quelle tâche pour en faire une section.

Ou bien, ajoutez des colonnes pour organiser les tâches des projets en tableau

Faites glisser et déposez les tâches entre les colonnes ou au sein des colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et définissez leur échéance.

Ne ratez jamais une échéance avec le calendrier de votre projet.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour changer leur échéance.

Ajoutez en tant que membres tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet.

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou parler du travail.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Il sera rappelé au propriétaire du projet de définir un statut une fois par semaine.

Ouvrez et organisez les projets depuis votre barre latérale.

Placez des projets dans vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets à partir de n’importe quel écran en utilisant la barre du haut.

Vous pouvez désormais faire progresser vos projets avec votre équipe.

Il ne reste plus qu’une leçon avant le grand plongeon.

“Communiquez et coordonnez plus rapidement avec la boîte de