Mes tâches
- Passer à
- Récemment attribuées
- Règles applicables à Mes tâches
- Applications dans Mes tâches
- Enregistrer une vue par défaut
- Faire glisser et déposer des tâches
- Vue Calendrier hebdomadaire
- Priorités de la semaine
- Accès partagé à Mes tâches
La section Mes tâches répertorie toutes les tâches qui vous sont attribuées dans une organisation ou un espace de travail. Triez votre liste de tâches pour afficher vos tâches à votre guise.
Pour accéder à l’onglet Mes tâches :
Cliquez sur Mes tâches dans la barre latérale.
Récemment attribuées
Lorsqu’une tâche vous est attribuée, elle s’affiche dans la section Récemment attribuées dans Mes tâches. Vous pouvez renommer cette dernière comme bon vous semble, sans oublier cependant que c’est dans cette section « spéciale » que vous retrouvez vos tâches à leur attribution ! Vous ne pouvez pas supprimer cette section.
Si vous créez une tâche en envoyant un e-mail à x@mail.asana.com, celle-ci s’affiche tout d’abord dans la section Récemment attribuées.
Sections personnalisées
Vous pouvez créer vos propres sections dans Mes tâches afin d’organiser votre travail. Renommez, réorganisez, créez et supprimez des sections de façon à concevoir votre système d’organisation personnel idéal.
Pour bien démarrer, vous pouvez suivre les suggestions proposées ici.
Règles applicables à Mes tâches
L’ancienne fonctionnalité d’auto-promotion Aujourd’hui, À venir, Plus tard, qui déplaçait automatiquement les tâches entre les sections, a été supprimée. Toutefois, les règles vous permettent de la reproduire à l’identique.
Ajoutez des automatisations à votre liste Mes tâches pour gagner du temps sur les processus manuels comme le tri, et automatiser le déplacement des tâches entre vos sections. Dans la galerie de règles prédéfinies, vous trouverez des options intégrant déjà un déclencheur et une action associée. Vous pourrez ensuite configurer les paramètres selon vos besoins.
Grâce aux automatisations, vous pouvez personnaliser votre liste Mes tâches de façon à :
- Déplacer une tâche vers une certaine section à l’approche de son échéance
- Ajouter un commentaire automatiquement dès qu’une tâche est en retard
- Les clients Business et Enterprise ont également accès à l’outil de création de règles personnalisées. Ils peuvent faire leur choix parmi plusieurs options prédéfinies ou cliquer sur Personnaliser pour accéder à d’autres options.
Reproduction de l’auto-promotion Aujourd’hui, À venir et Plus tard
Pour reproduire le comportement qui consistait à déplacer les tâches des sections Plus tard vers À venir et À venir vers Aujourd’hui, il vous faudra ajouter deux règles à votre liste Mes tâches : l’une dans le but de déplacer les tâches vers la section À venir à l’approche de leur échéance, l’autre pour déplacer les tâches vers la section Aujourd’hui le jour de l’échéance.
Pour ajouter ces automatisations :
- Dans la barre d’outils, cliquez sur Personnaliser.
- Cliquez sur Ajouter une règle.
- Cliquez sur la règle L’échéance est proche pour l’ajouter.
- Choisissez l’échéance à laquelle la règle devra se déclencher pour déplacer les tâches vers une autre section.
- Sélectionnez la section vers laquelle déplacer les tâches à l’échéance prévue.
L’icône des règles (en forme d’éclair) s’affiche à côté de la section associée à la règle pour vous indiquer qu’elle a bien été déployée.
Vous pouvez ajouter une règle supplémentaire à chaque section vers laquelle vous comptez déplacer vos tâches. Par exemple, il vous faudra créer deux règles si vous souhaitez commencer par déplacer vos tâches vers la section À venir lorsque l’échéance est prévue pour dans 3 jours, puis une autre règle distincte pour les déplacer vers la section Aujourd’hui à l’approche de l’échéance.
Une fois ces automatisations créées, les tâches seront déplacées vers les sections correspondantes à l’approche de leur échéance, peu importe où elles se trouvent au départ. Elles seront retirées de votre section Récemment attribuées ou de toute autre section entre minuit et une heure du matin, au moment où les automatisations s’appliqueront à votre liste de tâches.
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Applications dans Mes tâches
L’intégration des applications que vous utilisez au quotidien n’est pas réservée qu’aux projets. Vous pouvez ajouter des applications dans Mes tâches pour les intégrer aux outils préférés de votre équipe.
Pour ajouter une application dans Mes tâches, cliquez sur le bouton Personnaliser dans le coin supérieur droit et en choisissant une application dans le menu. Le champ de l’application s’affichera dans chacune des tâches dans Mes tâches pour vous permettre d’intégrer l’application directement à vos processus.
Vues Liste, Tableau et Calendrier
Comme pour les projets, vous pouvez basculer entre plusieurs vues : liste, tableau ou calendrier. Selon les sections que vous utilisez, l’une de ces vues aura certainement votre préférence.
Tri et filtres
Vous pouvez filtrer votre liste Mes tâches par échéance, mentions J’aime ou ordre alphabétique. En vue Liste, activez l’option Trier dans chaque section pour maintenir les tâches organisées en sections tout en les triant au sein de ces dernières. En vue Tableau, en revanche, les sections ne changent pas et ne sont jamais supprimées, les tâches étant systématiquement triées au sein de celles-ci.
Personnalisation
Pour personnaliser votre liste Mes tâches, vous pouvez :
- Activer/désactiver l’affichage de certains champs
- Réorganiser les champs
- Redimensionner les colonnes des champs
Terminées, non terminées et tout afficher
Utilisez ce menu pour afficher uniquement les tâches non terminées ou terminées, ou encore toutes les tâches qui vous sont attribuées. Lorsque vous limitez l’affichage aux seules tâches terminées, vous pouvez même en préciser la date d’achèvement : aujourd’hui, hier ou au cours des une, deux ou trois dernières semaines.
Créer des tâches à partir de Mes tâches
Toutes les tâches que vous créez dans Mes tâches vous sont automatiquement attribuées et vous sont réservées. Ajoutez-les à des projets pour qu’elles soient visibles par le reste de votre équipe.
Toutes les tâches créées par un tiers dans votre liste Mes tâches vous sont automatiquement attribuées et ne sont visibles que par vous et les collaborateurs des tâches en question (par exemple, les créateurs de ces tâches).
Enregistrer une vue par défaut
L’onglet Mes tâches conserve automatiquement vos préférences (vue, tri et filtres).
Veuillez noter que les vues de projet ne sont pas enregistrées automatiquement. Pour en savoir plus sur l’enregistrement de votre vue de projet, consultez l’article du guide correspondant.
Voir toutes vos tâches pour l’ensemble des espaces auxquels vous appartenez
Pour consulter votre liste Mes tâches dans chaque espace dont vous faites partie (espace de travail ou organisation), vous devrez passer d’un espace à l’autre depuis la barre supérieure.
Toutefois, vous pouvez utiliser cette intégration tierce. Taco vous permet de visualiser toutes vos tâches dans une seule liste pour l’ensemble de vos espaces de travail et organisations.
Dans la mesure où cet outil tiers n’est pas développé par Asana, notre équipe d’assistance ne pourra pas vous aider dans le cadre de son utilisation.
Faire glisser et déposer des tâches
Vous pouvez réorganiser votre liste Mes tâches par glisser-déposer, à condition qu’elle ne soit pas triée par échéance.
Vue Calendrier hebdomadaire
Affichez Mes tâches en vue Calendrier afin de garder l’œil sur vos échéances importantes et sur vos tâches à venir. Grâce à la vue Calendrier hebdomadaire, vous pouvez réorganiser chaque jour les tâches à terminer, afin de placer en tête de liste celles à accomplir en priorité.
Depuis la vue Calendrier hebdomadaire dans Mes tâches, vous pouvez :
- Sélectionnez Affichage par semaine pour afficher ou masquer les tâches sur plusieurs jours afin d’éviter que vos tâches à long terme encombrent votre planning hebdomadaire. Vous pouvez également opter pour l’affichage par mois, et afficher ou masquer les week-ends.
- Organiser la vue Calendrier de manière à afficher toutes les tâches, ou seulement les tâches incomplètes ou les tâches terminées, en cliquant sur le bouton de filtre correspondant dans la barre d’outils.
- Réorganiser les tâches à terminer au jour le jour, afin de placer en tête de liste celles à accomplir en priorité. Pour ce faire, il vous suffit de déplacer vos tâches par glisser-déposer.
- Cliquer sur le bouton Non programmées pour faire apparaître les tâches qui n’ont pas encore d’échéance. Vous accédez également à un mini-calendrier qui permet de consulter rapidement une date particulière si nécessaire. Vous pouvez aussi sélectionner des tâches depuis la barre latérale Non programmées et les déplacer sur votre planning hebdomadaire (affichage par semaine) par glisser-déposer. Le bouton Non programmées n’est visible que dans l’affichage par semaine.
Priorités de la semaine
Vos priorités de la semaine
Commencez la semaine du bon pied et donnez-vous un objectif hebdomadaire : identifiez les activités prioritaires des sept jours à venir et restez concentré sur l’essentiel. Visibles sur toutes les applications Asana (mobiles, Web et pour ordinateur), ces petits objectifs vous aident à planifier votre travail et à déployer les efforts nécessaires pour réussir tous vos projets.
Le lundi matin, les utilisateurs de l’application mobile sont invités à définir des priorités hebdomadaires. Ces dernières s’affichent également sur les versions pour ordinateur et Web d’Asana, sans toutefois pouvoir y être modifiées. Vos objectifs s’affichent en haut de l’onglet Mes tâches pendant toute la semaine, pour vous aider à planifier votre travail.
Accès partagé à Mes tâches
Avec l’accès partagé à Mes tâches, vous pouvez demander à accéder aux tâches d’un autre utilisateur et les gérer. Vous avez aussi la possibilité de donner accès à votre propre liste de tâches aux personnes de votre choix.
Cette fonctionnalité est particulièrement utile dans le cas de processus nécessitant de trier, organiser ou créer des sections dans la liste de tâches d’un autre utilisateur, ou lorsque vous souhaitez que certains collègues en fassent de même pour vous.
Si vous consultez la liste de tâches d’un autre utilisateur sans bénéficier de droits d’accès particuliers, vous aurez accès aux informations et actions suivantes :
- La liste des tâches qui lui sont attribuées.
- La possibilité de réorganiser les données (pour vous-même et sans que cela n’ait d’incidence pour le propriétaire de cette liste de tâches).
- La possibilité de filtrer les données (seulement pour vous-même).
- En revanche, vous ne pourrez ni réorganiser les tâches, ni visualiser les sections ou en créer.
Sans droits d’accès particuliers, vous pouvez uniquement trier les tâches par échéance et par projet. Une fois l’accès partagé obtenu, vous bénéficiez aussi des options de tri Aucun et Mentions J’aime.
Obtenir l’accès à la liste de tâches d’un tiers n’a aucune incidence sur le caractère privé des tâches. À titre d’exemple, si vous étiez dans l’impossibilité de visualiser une tâche avant d’avoir accès à cette liste, vous ne pourrez toujours pas la voir une fois cet accès accordé.
Accéder à la liste Mes tâches d’un autre utilisateur
Pour accéder à la liste Mes tâches d’un autre utilisateur :
- Saisissez le nom d’un utilisateur dans la barre de recherche.
- Faites défiler vers le bas pour accéder aux Utilisateurs, puis cliquez sur celui de votre choix pour accéder à son profil.
- Vous accédez alors à sa liste de tâches.
Demander l’accès à la liste Mes tâches d’un autre membre
Pour demander à accéder à la liste Mes tâches d’un autre membre, rendez-vous sur sa liste de tâches, cliquez sur la flèche du menu déroulant et sélectionnez Demander l’accès.
Effectuer une demande d’accès a pour effet de créer une tâche pour la personne qui fait l’objet de la demande.
Accorder l’accès à votre liste de tâches depuis le bouton Partager
Cliquez sur le bouton Partager.
Saisissez le nom de la personne concernée, puis cliquez sur Inviter.
Une fois l’accès accordé, la personne qui en a fait la demande reçoit une notification par e-mail.
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