Mes tâches

La section Mes tâches répertorie toutes les tâches qui vous sont attribuéesattribué La personne responsable de la tâche ou de la sous-tâche. Asana autorise un responsable par tâche ou sous-tâche. Lire la suite dans un espace de travail ou une organisation. Triez votre liste de tâches pour afficher vos tâches comme il vous convient.

mes tâches dans la barre latérale

Pour accéder à la section Mes tâches :

Cliquez sur Mes tâches dans la barre latérale.

Récemment attribuées, Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard

Par défaut, la liste est organisée en quatre sections représentant différents niveaux de priorité : Récemment attribuées, Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Mes tâches

Lorsqu’une tâche vous est initialement attribuée, elle s’affiche dans la section Récemment attribuées. Vous avez alors la possibilité de la classer dans une autre section en fonction de sa priorité : Aujourd’hui, Bientôt ou Plus tard.

Vous pouvez utiliser ces sections pour organiser vos tâches et les classer par ordre de priorité :

  • Placez les tâches sur lesquelles vous devez ou souhaitez travailler aujourd’hui dans la section Aujourd’hui.
  • Placez les tâches sur lesquelles vous devez ou souhaitez travailler cette semaine dans la section Bientôt.
  • Placez les tâches sur lesquelles vous travaillerez la semaine prochaine ou plus tard dans la section Plus tard.

Les sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard peuvent toutes être réduites. Vous pouvez donc vous concentrer sur une seule section à la fois si vous le souhaitez.

Si vous créez une tâche en envoyant un e-mail à x@mail.asana.com, celle-ci s’affiche tout d’abord dans la section Récemment attribuées.

Déplacer des tâches en fonction de leur priorité

Il existe deux façons de déplacer des tâches d’une section à une autre en fonction de leur priorité.

établir la priorité des tâches

Pour déplacer des tâches en fonction de leur priorité :

  1. Passez votre curseur sur le nom de la tâche et cliquez sur l’icône à côté de son échéance.
  2. Choisissez la section dans laquelle vous souhaitez déplacer la tâche.

L’icône qui s’affiche à côté du nom d’une tâche varie en fonction des sections. Elle peut prendre les formes suivantes :

  • Un calendrier bleu dans Récemment attribuées
  • Un calendrier avec une étoile dans Aujourd’hui
  • Un cercle blanc dans Bientôt
  • Une boîte à dossiers dans Plus tard

Vous pouvez également faire glisser et déposer des tâches dans la section Mes tâches pour les déplacer vers une autre section.

Les sections Récemment attribuées, Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard ne s’affichent que lorsqu’elles contiennent au moins une tâche.

Gérer les priorités à l’aide de raccourcis

Marquer pour : Raccourci :
Aujourd’hui Tab-Y
à venir Tab-U
Plus tard Tab-L

Auto-promotion des tâches

Les tâches ayant pour échéanceéchéance La date à laquelle une tâche ou une sous-tâche est due. Lire la suite Bientôt ou Plus tard « remontent » automatiquement à mesure que leur échéance approche.

Lorsqu’une tâche est marquée pour Bientôt, elle est automatiquement déplacée dans la section Aujourd’hui, à minuit le jour de l’échéance de la tâche.

Lorsqu’une tâche est marquée pour Plus tard, elle est automatiquement déplacée dans la section Bientôt, à minuit sept jours avant l’échéance de la tâche.

Aucune option ne permet de désactiver cette fonctionnalité, mais vous pouvez placer les tâches manuellement dans une autre section.

Priorités et échéances

Les échéances sont particulièrement adaptées aux délais des équipes ou des entreprises et permettent à tous les membres d’une équipe de rester informés du calendrier d’un projet. Les intitulés Aujourd’hui, Bientôt ou Plus tard servent à des fins de hiérarchisation personnelle et concernent uniquement la liste Mes tâches.

Outre la fonctionnalité d’auto-promotion, ces sections ne sont pas intrinsèquement liées aux échéances. Vous pouvez marquer une tâche pour Aujourd’hui, même si son échéance est dans plusieurs mois.

Créer des tâches à partir de Mes tâches

Toutes les tâches que vous créez dans Mes tâches vous sont automatiquement attribuées et vous sont réservées. Ajoutez-les à des projets pour qu’elles soient visibles par le reste de votre équipe.

Toutes les tâches créées par quelqu’un d’autre dans votre liste Mes tâches vous sont automatiquement attribuées et vous sont réservées, à vous et à tous les abonnésabonnés Si vous ajoutez des abonnés à une tâche, ils recevront des notifications sur ses mises à jour. Lire la suite (par exemple, ceux qui les ont créées).

Enregistrer une vue par défaut

La section Mes tâches conserve automatiquement vos préférences de tri et de filtres.

Veuillez noter que les vues de projet ne sont pas enregistrées automatiquement. Pour en savoir plus sur l’enregistrement de votre vue de projet, consultez l’article du guide correspondant.

Voir toutes vos tâches pour l’ensemble des espaces auxquels vous appartenez

Pour consulter votre liste Mes tâches dans chaque espace dont vous faites partie (espace de travail ou organisation), vous devrez passer d’un espace à l’autre depuis la barre supérieure.

Toutefois, vous pouvez utiliser cette intégration tierce. Taco vous permet de visualiser toutes vos tâches dans une seule liste pour l’ensemble de vos espaces de travail et organisations.

Dans la mesure où cet outil tiers n’est pas développé par Asana, notre équipe d’assistance ne pourra pas vous aider dans le cadre de son utilisation.

Glisser-déposer

Vous pouvez à tout moment réorganiser votre liste Mes tâches par glisser-déposer, à condition qu’elle ne soit pas triée par échéance.

glisser-déposer

Accès partagé à Mes tâches

Avec l’accès partagé à Mes tâches, vous pouvez demander à accéder aux tâches d’un autre utilisateur et les gérer. Vous avez aussi la possibilité de donner accès à votre propre liste de tâches aux personnes de votre choix.

Cette fonctionnalité est particulièrement utile dans le cas de processus nécessitant de trier, organiser ou créer des sections dans la liste de tâches d’un autre utilisateur, ou lorsque vous souhaitez que certains collègues en fassent de même pour vous.

Si vous consultez la liste de tâches d’un autre utilisateur sans bénéficier de droits d’accès particuliers, vous aurez accès aux informations et actions suivantes : - La liste des tâches qui lui sont attribuées. - La possibilité de réorganiser les données (pour vous-même et sans que cela n’ait d’incidence pour le propriétaire de cette liste de tâches). - La possibilité de filtrer les données (seulement pour vous-même). - En revanche, vous ne pourrez ni réorganiser les tâches, ni visualiser les sections ou en créer.

Sans droits d’accès particuliers, vous pouvez uniquement trier les tâches par échéance et par projet. Une fois l’accès partagé obtenu, vous bénéficiez aussi des options de tri « Aucun » et « Mentions J’aime ».

Obtenir l’accès à la liste de tâches d’un tiers n’a aucune incidence sur le caractère privé des tâches. À titre d’exemple, si vous étiez dans l’impossibilité de visualiser une tâche avant d’avoir accès à cette liste, vous ne pourrez toujours pas la voir une fois cet accès accordé.

Demander l’accès à la liste Mes tâches d’un autre membre

Pour demander à accéder à la liste Mes tâches d’un autre membre, rendez-vous sur sa liste de tâches, cliquez sur la flèche du menu déroulant et sélectionnez Demander l’accès.

Demande d’accès à Mes tâches 1

Effectuer une demande d’accès a pour effet de créer une tâche pour la personne qui fait l’objet de la demande.

Accorder l’accès à votre liste de tâches depuis le bouton Partager

Demande d’accès à Mes tâches 2

Cliquez sur le bouton Partager.

Demande d’accès à Mes tâches 3

Saisissez le nom de la personne concernée, puis cliquez sur Inviter.

Une fois l’accès accordé, la personne qui en a fait la demande reçoit une notification par e-mail.

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Suivre l’ensemble de vos tâches

3 minutes

Mes tâches

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Repérer les prochaines tâches à accomplir

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquer encore plus rapidement

3 minutes

Grâce aux tâches, vous pouvez suivre, organiser et collaborer ensemble à l’avancement de votre travail.

Les tâches peuvent être constituées de listes de choses à faire, d’idées, de notes ou de rappels.

Attribuez une tâche à un collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab + M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez-y une échéance afin de clarifier la date butoir.

Indiquez vos attentes et instructions dans le champ de description de la tâche.

En tapant @, vous pouvez mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche en tant qu’abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche en tant qu’abonnés.

Les abonnés peuvent à tout moment décider d’arrêter de suivre la tâche et de recevoir les notifications correspondantes.

Ajoutez-y des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour indiquer aux abonnés concernés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des gifs inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour subdiviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches peuvent contenir les mêmes informations que les tâches ordinaires.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Chaque tâche dispose d’une URL unique, qui permet de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous avec passé cette étape avec brio.

Passons désormais au cours suivant !

Grâce à Mes tâches, vous savez toujours sur quelles tâches travailler ensuite.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

Elle a donc pour but de simplifier la gestion de votre travail.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez du contenu dans n’importe quelle liste.

Transférez vos e-mails à x@mail.asana.com pour les transformer en tâches.

Asana convertira votre e-mail en tâche, pièces jointes incluses.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste sous Récemment attribuées.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre public pour partager le contenu d’une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité grâce aux sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu situé à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer pour Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir ce sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées au sein d’un projet (nous nous pencherons sur les projets plus en détail ultérieurement).

Marquez les tâches dues dans la semaine pour Bientôt afin de garder à l’œil les tâches prochainement échues.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Marquez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine pour Plus tard.

Vous n’aurez plus à vous en préoccuper jusqu’à ce que leur échéance approche.

Une semaine avant leur échéance, vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt.

Triez votre liste Mes tâches pour savoir ce sur quoi vous devez travailler en priorité et connaître les prochaines tâches à accomplir.

Vous savez désormais suivre et planifier votre travail !

Découvrons ensuite comment travailler en équipe sur Asana.

Grâce aux projets, vous pouvez travailler ensemble sur des groupes de tâches.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Vous pouvez par exemple vous en servir pour planifier un événement, lancer un produit ou établir un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous avez déjà établi vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

L’adresse e-mail unique à votre projet est visualisable dans le menu déroulant de celui-ci.

Ajoutez vos tâches à d’autres projets associés.

Les tâches peuvent faire partie de plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser vos tâches en un projet sous forme de liste.

Appuyez sur Tab + N dans la ligne d’une tâche pour créer une nouvelle section.

Vous pouvez aussi ajouter des colonnes pour organiser vos tâches en un projet sous forme de tableau.

Faites glisser des tâches et déposez-les entre ou dans les colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et donnez-leur des échéances.

Grâce au calendrier de votre projet, ne ratez jamais une seule échéance.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour modifier leur échéance.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet en tant que membres .

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou pour discuter du travail en cours.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet concerné.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Une fois par semaine, le propriétaire du projet reçoit une notification pour lui rappeler de définir son statut.

Ouvrez et organisez vos projets depuis la barre latérale.

Ajoutez des projets à vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Vous êtes désormais à même de faire avancer vos projets avec votre équipe.

Plus qu’une leçon avant le grand saut !

Communiquez et coordonnez vos actions plus rapidement grâce à la boîte de réception.

Consultez votre boîte de réception pour lire rapidement les dernières mises à jour et y répondre.

La boîte de réception vous avertit quand l’une de vos tâches est due…

et lorsque des collègues mettent à jour des tâches, des discussions ou des projets que vous suivez.

Consultez vos mises à jour et répondez-y sans quitter la boîte de réception.

Cliquez sur une mise à jour pour disposer de tout le contexte nécessaire pour y répondre.

Archivez les mises à jour que vous êtes prêt à retirer.

Cliquez sur le X apparaissant à droite d’une mise à jour pour l’archiver.

Ouvrez les Archives pour replacer dans votre boîte de réception des mises à jour que vous avez retirées.

Cliquez sur la flèche apparaissant à droite d’une notification archivée pour la replacer dans votre boîte de réception.

Pour ne plus recevoir de mises à jour concernant certains projets ou tâches, arrêtez de les suivre.

Au final, vous avez le contrôle sur toutes les mises à jour que vous recevez (ou choisissez de ne pas recevoir).

Quand vous êtes prêt, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail d’Asana.

Vous pouvez gérer la majeure partie des communications de votre équipe à partir de votre boîte de réception. N’oubliez pas de la consulter régulièrement.

Félicitations ! Vous êtes maintenant fin prêt à travailler efficacement avec Asana.