Les actions de projet

Vous pouvez effectuer de nombreuses actions sur vos projets sur Asana. Les actions ci-dessous concernent les projets. Les vues Recherche et les listes Mes tâches proposent des actions légèrement différentes de celles-ci.

actions de projet

Cliquez sur l’icône avec les trois points pour accéder aux options suivantes :

  1. Détails du projet - modifie le nom ou la description de votre projet
  2. Couleur - modifie la couleurcouleur Les utilisateurs peuvent associer un projet ou une étiquette à une couleur. Lire la suite du projet
  3. Copier l’URL du projet
  4. Enregistrer comme disposition par défaut
  5. Dupliquer le projet - duplique le projet
  6. Convertir en modèle
  7. Importer/Exporter ou Imprimer/Transférer à une autre équipe
  8. Archiver - archive le projet
  9. Supprimer - supprime le projet

Ajoutez le projet à vos favoris en cliquant sur le symbole en forme d’étoile à côté du nom du projet. Cela vous permet d’ajouter le projet à votre barre latérale afin d’y accéder plus facilement.

Nom et description du projet

Le nom et la description de projet fournissent des renseignements concernant la nature du projet et ses objectifs.

description du projet

Lorsque vous ouvrez un projet :

  1. Le nom du projet est clairement visible en en-tête.
  2. Vous pouvez également modifier le nom ou la description du projet en cliquant sur l’icône « i » à côté de l’en-tête du projet.

modifier la description du projet

Pour modifier le nom et la description d’un projet :

  1. Cliquez sur la flèche du menu déroulant.
  2. Sélectionnez Modifier le nom et la description.

La description du projet est compatible avec le texte enrichi et les émoticônes.

Imprimer votre projet

imprimer un projet

Pour imprimer un projet :

  1. Cliquez sur l’icône avec les trois points.
  2. Passez le curseur de votre souris sur Exporter/Imprimer et sélectionnez l’option d’impression.

Votre version imprimée comprendra les éléments suivants :

  • Noms et descriptions de tâches
  • Noms et descriptions de sous-tâches
  • Noms de sections ou de colonnes
  • Case à cocher Terminée/Non terminée
  • Champs personnalisés
  • Échéances de tâches

La version imprimée reflète la vue actuelle de votre projet ou de Mes tâches. Si vous souhaitez que la version imprimée soit triée ou filtrée différemment, il vous suffit de modifier la vue et de relancer l’impression.

Vous pouvez également utiliser l’option d’impression pour enregistrer votre projet au format PDF. La plupart des navigateurs proposent une option « Enregistrer au format PDF » dans leur fenêtre d’impression. Choisissez cette option afin d’enregistrer l’aperçu avant impression du projet sur votre ordinateur.

Dupliquer votre projet

Dupliquez un projet afin de l’utiliser comme modèle pour vos processus opérationnels.

dupliquer un projet

Pour dupliquer un projet :

  1. Cliquez sur l’icône avec les trois points à côté du titre du projet.
  2. Sélectionnez Dupliquer le projet.

fenêtre de duplication de projet

Une liste de champs de tâches s’affiche. Vous pouvez choisir lesquels inclure dans votre nouveau projet. Lorsque vous aurez fait votre choix, cochez les champs que vous souhaitez y inclure et cliquez sur Créer un nouveau projet.

Pour les processus auxquels vous faites appel le plus fréquemment, pensez à utiliser les modèles personnalisés plutôt que de dupliquer des projets un à un.

Transférer un projet à une autre équipe

Cette action n’est disponible que pour les projets publics appartenant à des organisationsorganisations Les organisations mettent en relation tous les membres d’une entreprise sur Asana à partir d’un domaine de messagerie commun. Lire la suite . Les projets privésprojets privés Les projets privés sont uniquement visibles par les membres du projet. Lire la suite doivent être définis comme publics avant de pouvoir être déplacés.

Vous pouvez uniquement transférer un projet à des équipes dont vous êtes membre.

transférer un projet à une autre équipe

Pour transférer un projet à une autre équipe :

  1. Cliquez sur la flèche du menu déroulant.
  2. Sélectionnez Transférer à une autre équipe.
  3. Sélectionnez l’équipeéquipe Une équipe est un groupe de personnes qui collaborent sur un ensemble de projets au sein d’une organisation. Lire la suite de destination (la coche indique l’équipe à laquelle le projet appartient actuellement).

Vous pouvez également transférer des projets d’une équipe à une autre en les faisant glisser et en les déposant dans votre barre latérale.

Transférer des projets vers un autre espace de travail ou une autre organisation.

Les espaces de travail et les organisations sont cloisonnés. Pour pouvoir transférer un projet vers un autre espace, il vous faut créer un projet dans l’espace de travail et l’organisation de votre choix, puis copier-coller les listes de tâches manuellement depuis le projet existant vers le nouveau projet concerné.

Vous pouvez néanmoins faire appel à cette intégration tierce. Kothar copie votre projet et le reproduit dans l’espace de votre choix, tandis que le projet d’origine demeure inchangé.

Couleurs du projet

Si vous disposez de nombreux projets mais que seuls quelques-uns d’entre eux sont pertinents ou doivent être traités rapidement, vous pouvez utiliser la fonctionnalité de couleur pour différencier ces projets visuellement.

couleurs du projet

Pour modifier la couleur d’un projet :

  1. Cliquez sur la flèche du menu déroulant.
  2. Sélectionnez Couleur d’affichage.
  3. (Facultatif) Cochez la case Définir pour tous afin de définir la couleur du projet pour toutes les personnes de votre espace de travail ou organisation.

Importer un projet sur Asana

Vous pouvez importer des tâches dans un projet sur Asana via CSV.

importer des tâches

Sélectionnez la liste déroulante de projet à côté du nom du projet, passez le curseur de votre souris sur Ajouter des tâches via, puis choisissez CSV.

importer des tâches

Suivez les instructions et sélectionnez le projet auquel vous souhaitez ajouter votre fichier CSV et l’organisation dans laquelle il se trouve.

Pour importer des projets ou des tâches sur Asana, vous pouvez aussi dupliquer les tâches que vous souhaitez importer sur Asana sous forme de liste, que vous pourrez coller dans un projet. Asana crée automatiquement une tâche après chaque saut de ligne.

Veuillez noter que dans la mesure où ces outils tiers ne sont pas développés par Asana, notre équipe d’assistance ne pourra pas vous aider dans le cadre de leur utilisation.

Exporter votre projet

Vous pouvez exporter votre projet sous la forme de fichiers au format texte JSON ou CSV.

Outre des projets, vous pouvez également exporter une vue Recherche ou l’une de vos listes Mes tâches.

exporter un projet

Pour exporter un projet :

  1. Cliquez sur l’icône avec les trois points à côté du titre du projet.
  2. Passez le curseur de votre souris sur Exporter/Imprimer.
  3. Sélectionnez le type de fichier souhaité pour l’exportation.

En savoir plus sur l’exportation de projets

Vous pouvez exporter jusqu’à 2 000 tâches dans un fichier CSV, sous-tâches incluses.

Archiver un projet

Archiver un projet vous permet de le faire disparaître de la barre latérale et des résultats de recherche. Archiver des projets terminés ou reportés vous aidera à mieux vous concentrer sur vos projets encore en cours.

archiver un projet

Pour archiver un projet :

  1. Cliquez sur la flèche du menu déroulant.
  2. Sélectionnez Archiver le projet.

Une fois archivé, le projet disparaît de la barre latérale et des résultats de recherche de tout le monde. Même si un projet archivé n’apparaît pas dans les recherches par nom, ses tâches individuelles apparaissent toujours dans les résultats de recherche.

Toute personne disposant d’un lien menant au projet archivé pourra aisément accéder au projet (par exemple depuis une notification envoyée par e-mail, une notification se trouvant dans sa boîte de réceptionboîte de réception Ma boîte de réception rassemble les activités liées aux tâches, aux projets ou aux discussions qu’un utilisateur suit. Lire la suite , ou encore une tâche appartenant à un autre projet ou lui ayant été attribuée).

Les tâches qui vous ont été attribuées faisant partie de projets archivés seront toujours affichées dans votre liste Mes tâches.

Désarchiver un projet

Désarchivez un projet afin de le réactiver et de le faire réapparaître dans les recherches.

désarchiver un projet

Pour désarchiver un projet :

  1. Cliquez sur la flèche du menu déroulant.
  2. Sélectionnez Désarchiver le projet.
  3. Cliquez sur l’invite de restauration en haut à droite.

Le projet réapparaîtra alors dans la barre latéralebarre latérale Utilisez la barre latérale pour parcourir le tableau de bord, les éléments marqués d’une étoile, les projets et les équipes. La barre latérale peut être réduite. Lire la suite et dans les résultats de recherche.

Les projets archivés n’expirent jamais et ne sont pas supprimés.

Retrouver des projets archivés dans la barre latérale

Si vous avez parfois besoin de vous référer à un projet archivé, vous pouvez choisir d’afficher les projets archivés dans la barre latérale.

projets archivés dans la barre latérale

Pour retrouver des projets archivés :

Dans la barre latéralebarre latérale Utilisez la barre latérale pour parcourir le tableau de bord, les éléments marqués d’une étoile, les projets et les équipes. La barre latérale peut être réduite. Lire la suite , faites défiler votre liste de projets jusqu’en bas et cliquez sur Afficher plus de projets… ; une fois le chargement des projets terminé, faites de nouveau défiler la liste jusqu’en bas, puis sélectionnez Afficher les projets archivés.

Actualisez la page pour masquer à nouveau les projets archivés.

Supprimer un projet

Les tâches attribuées et les tâches associées à d’autres projets ne seront pas supprimées.

supprimer un projet

Pour supprimer un projet :

  1. Cliquez sur la flèche du menu déroulant.
  2. Sélectionnez Supprimer le projet.

Tous les membres du projet sont avertis de sa suppression par e-mail. En outre, la personne qui a supprimé le projet reçoit un lien permettant d’annuler sa suppression si elle le souhaite. Ce lien expire au bout de 7 jours. Les e-mails de suppression de projet ne sont pas envoyés pour les projets créés il y a moins d’un jour et ne contenant aucune tâche.

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Tâches

Tâches Lessons

Suivre l’ensemble de vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Repérez les prochaines tâches à accomplir

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquer encore plus rapidement

3 minutes

Grâce aux tâches, vous pouvez suivre, organiser et collaborer ensemble à l’avancement de votre travail.

Les tâches peuvent être constituées de listes de choses à faire, d’idées, de notes ou de rappels.

Attribuez une tâche à un collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab + M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez-y une échéance afin de clarifier la date butoir.

Indiquez vos attentes et instructions dans le champ de description de la tâche.

En tapant @, vous pouvez mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche en tant qu’abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche en tant qu’abonnés.

Les abonnés peuvent à tout moment décider d’arrêter de suivre la tâche et de recevoir les notifications correspondantes.

Ajoutez-y des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour indiquer aux abonnés concernés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des gifs inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour subdiviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches peuvent contenir les mêmes informations que les tâches ordinaires.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Chaque tâche dispose d’une URL unique, qui permet de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous avec passé cette étape avec brio.

Passons désormais au cours suivant !

Grâce à Mes tâches, vous savez toujours sur quelles tâches travailler ensuite.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

Elle a donc pour but de simplifier la gestion de votre travail.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez du contenu dans n’importe quelle liste.

Transférez vos e-mails à x@mail.asana.com pour les transformer en tâches.

Asana convertira votre e-mail en tâche, pièces jointes incluses.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste sous Récemment attribuées.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité grâce aux sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu situé à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer pour Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir ce sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées au sein d’un projet (nous nous pencherons sur les projets plus en détail ultérieurement).

Marquez les tâches dues dans la semaine pour Bientôt afin de garder à l’œil les tâches prochainement échues.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Marquez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine pour Plus tard.

Vous n’aurez plus à vous en préoccuper jusqu’à ce que leur échéance approche.

Une semaine avant leur échéance, vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt.

Triez votre liste Mes tâches pour savoir ce sur quoi vous devez travailler en priorité et connaître les prochaines tâches à accomplir.

Vous savez désormais suivre et planifier votre travail !

Découvrons ensuite comment travailler en équipe sur Asana.

Grâce aux projets, vous pouvez travailler ensemble sur des groupes de tâches.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Vous pouvez par exemple vous en servir pour planifier un événement, lancer un produit ou établir un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous avez déjà établi vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

L’adresse e-mail unique à votre projet est visualisable dans le menu déroulant de celui-ci.

Ajoutez vos tâches à d’autres projets associés.

Les tâches peuvent faire partie de plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser vos tâches en un projet sous forme de liste.

Appuyez sur Tab + N à la fin du titre d’une tâche pour en faire une section.

Vous pouvez aussi ajouter des colonnes pour organiser vos tâches en un projet sous forme de tableau.

Faites glisser des tâches et déposez-les entre ou dans les colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et donnez-leur des échéances.

Grâce au calendrier de votre projet, ne ratez jamais une seule échéance.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour modifier leur échéance.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet en tant que membres .

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou pour discuter du travail en cours.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet concerné.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Une fois par semaine, le propriétaire du projet reçoit une notification pour lui rappeler de définir son statut.

Ouvrez et organisez vos projets depuis la barre latérale.

Ajoutez des projets à vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Vous êtes désormais à même de faire avancer vos projets avec votre équipe.

Plus qu’une leçon avant le grand saut !

Communiquez et coordonnez vos actions plus rapidement grâce à la boîte de réception.

Consultez votre boîte de réception pour lire rapidement les dernières mises à jour et y répondre.

La boîte de réception vous avertit quand l’une de vos tâches est due…

et lorsque des collègues mettent à jour des tâches, des discussions ou des projets que vous suivez.

Consultez vos mises à jour et répondez-y sans quitter la boîte de réception.

Cliquez sur une mise à jour pour disposer de tout le contexte nécessaire pour y répondre.

Archivez les mises à jour que vous êtes prêt à retirer.

Cliquez sur le X apparaissant à droite d’une mise à jour pour l’archiver.

Ouvrez les Archives pour replacer dans votre boîte de réception des mises à jour que vous avez retirées.

Cliquez sur la flèche apparaissant à droite d’une notification archivée pour la replacer dans votre boîte de réception.

Pour ne plus recevoir de mises à jour concernant certains projets ou tâches, arrêtez de les suivre.

Au final, vous avez le contrôle sur toutes les mises à jour que vous recevez (ou choisissez de ne pas recevoir).

Quand vous êtes prêt, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail d’Asana.

Vous pouvez gérer la majeure partie des communications de votre équipe à partir de votre boîte de réception. N’oubliez pas de la consulter régulièrement.

Félicitations ! Vous êtes maintenant fin prêt à travailler efficacement avec Asana.