La gestion de campagnes

Étapes de création d’un projet de campagne marketing sur Asana

Il existe plusieurs façons de créer un projet de campagne. Suivez ces étapes pour démarrer rapidement :

  1. Servez-vous du modèle de campagne et personnalisez-le selon les besoins de votre équipe.
  2. Importez la feuille de calcul sur laquelle vous suivez actuellement le travail associé à vos campagnes.

Accéder à tous les modèles Asana

GIF montrant comment accéder aux modèles sur Asana à partir du bouton + dans la barre du haut

Si vous utilisez la version gratuite, que vous préférez créer vous-même entièrement votre projet de campagne ou que vous souhaitez connaître les bonnes pratiques liées aux projets Asana, démarrez en suivant ces étapes.

Inviter toutes les agences partenaires

Pour assurer le lancement et l’exécution fluides des campagnes, conviez toutes les agences avec lesquelles vous collaborez en tant qu’invitées sur Asana au sein de votre projet. De cette manière, vos partenaires peuvent visualiser les détails de vos plans de campagne, et vous pouvez clarifier facilement les attentes liées aux échéances et aux livrables, pour des campagnes impeccables qui respectent les délais.

Regardez ce bref tutoriel pour savoir comment inviter des partenaires sur Asana.

Conseils pour gérer et réaliser le travail lié à une campagne marketing

Maintenant que vous avez créé votre projet de campagne marketing, les conseils suivants vous aideront à le gérer au fur et à mesure que le travail progresse.

1. Élaborez votre plan de projet (et ajustez-le au besoin) avec la Chronologie

Chaque campagne marketing est assortie de nombreuses échéances et dépendances clés menant à son lancement. La Chronologie vous aide à élaborer un plan qui comprend tous ces éléments avant de démarrer pour veiller à leur intégration dans la réalisation de l’objectif final.

GIF de la création d’un plan de projet avec la fonctionnalité Chronologie d’Asana

Voici les étapes de création d’un plan de campagne marketing avec la Chronologie :

  1. Créez des tâches pour toutes les choses à faire dans le cadre de votre campagne en utilisant la vue Liste.
  2. Cliquez sur l’onglet Chronologie en haut du projet pour basculer vers la vue Chronologie.
  3. Planifiez les tâches en les faisant glisser sur la chronologie. Si vous identifiez des conflits, déplacez-les au besoin afin de les reprogrammer.
  4. Allongez les plages de dates des tâches afin que les responsables disposent de plus de temps pour y travailler avant les échéances.
  5. Si les tâches doivent être effectuées dans un ordre précis, créez des dépendances entre elles en passant le curseur sur l’une d’entre elles, puis en faisant glisser le point vers la tâche associée.

Une fois le travail entamé, la Chronologie peut aussi vous aider à traiter les problèmes avant qu’ils ne fassent dérailler votre plan. Par exemple, si la création des pages d’accueil de votre campagne prend plus longtemps que prévu, vous pouvez déplacer les tâches dépendantes dans la chronologie. Leurs responsables seront automatiquement prévenus que leur échéance a été modifiée. Le travail peut donc démarrer en temps opportun sans prêter à confusion, requérir une réunion ni provoquer la panique parce qu’un délai est dépassé.

2. Capturez les informations clés des briefs créatifs et passez à l’action plus vite avec les formulaires

Les briefs créatifs aident les équipes Marketing à saisir les détails les plus importants sur les objectifs, le public et les exigences d’un travail donné, mais ils peuvent aussi ralentir le processus créatif s’ils ne sont pas réalisés correctement ou s’ils sont perdus au sein de documents. Pour éviter cela, créez un formulaire de brief créatif directement relié à votre projet de campagne pour vous assurer que votre équipe démarre avec toutes les informations dont elle a besoin (dans des termes qu’elle comprend).

CAPTURE D’ÉCRAN d’un formulaire de brief de campagne créé sur Asana

Les formulaires peuvent être soumis par tous (même par des personnes n’utilisant pas Asana) pourvu que la personne dispose du lien vers le formulaire](/guide/help/premium/forms#gl-share). Une fois soumis, le formulaire est transformé en tâche dans votre projet de calendrier de contenu afin d’être trié par niveau de priorité. Lorsque vous êtes prêt à travailler sur le nouveau contenu, créez une copie de votre tâche de modèle de contenu, puis collez les détails du brief créatif figurant sur le formulaire dans la description de la tâche.

Créez votre formulaire en suivant les étapes décrites ici.

3. Évitez les doublons en inscrivant des tâches de la campagne au sein de plusieurs projets

Le travail associé à une campagne est souvent relié à d’autres activités marketing, comme le lancement d’un produit ou des mesures de recrutement. Sans Asana, les équipes peuvent manquer de visibilité sur le travail des autres projets et initiatives, ce qui peut entraîner des doublons ou des efforts supplémentaires de coordination.

GIF héberger la même tâche dans plusieurs projets Asana pour les calendriers de contenu et le projet de lancement

  1. Tapez TAB + P et saisissez le nom des autres projets où vous souhaitez ajouter la tâche.

Ajoutez des tâches à plusieurs projets pour gagner du temps sans dupliquer le travail ni devoir le gérer à différents endroits. La tâche reste la même dans tous les projets où vous l’avez ajoutée, tous les fichiers et commentaires sont ainsi identiques, tandis que les personnes concernées la voient dans un contexte qui leur correspond.

4. Créez du feedback exploitable directement sur les actifs de la campagne

Pouvoir fournir et incorporer facilement du feedback sur une campagne peut faire toute la différence entre une campagne sans écho et une campagne virale. La fonctionnalité de révision sur Asana permet aux réviseurs de laisser des commentaires directement sur les actifs afin de proposer un feedback en contexte. Chaque commentaire est transformé en sous-tâche que le créateur peut ensuite décider d’incorporer.

GIF du processus de révision d’images sur Asana

Notre intégration avec Adobe Creative Cloud, permet aux créatifs d’exploiter le feedback directement dans le programme Adobe sur lequel ils travaillent pour les guider et gagner du temps en évitant de chercher le contexte et de basculer d’un outil à l’autre.

CAPTURE D’ÉCRAN sur l’intégration Adobe Creative Cloud avec une tâche Asana visible dans le programme Adobe

Donner et recevoir du feedback est simplifié, car les réviseurs peuvent partager clairement leurs idées et les créateurs peuvent ensuite décider d’intégrer ou non ces commentaires (tous regroupés au même endroit).

5. Tenez les délais grâce à des approbations et à des transitions plus claires

Associé avec la fonctionnalité de révision, notre processus d’approbation et les notifications liées aux champs personnalisés aident les équipes à enchaîner facilement les transitions et les cycles de révision.

GIF du processus opérationnel avec les champs personnalisés sur Asana pour indiquer que le travail est prêt ou déjà approuvé

  1. Ajoutez le champ personnalisé « Étape d’approbation » à votre projet en cliquant sur le lien bleu Ajouter des champs personnalisés en haut du projet.
  2. Les notifications seront automatiquement activées pour ce champ, de sorte que les personnes abonnées à la tâche seront prévenues chaque fois que ce champ est modifié.
  3. Une fois l’actif prêt pour l’étape de révision, le créateur modifie le champ personnalisé en sélectionnant Prêt à être passé en revue.
  4. Le réviseur reçoit une notification le prévenant que sa part du travail peut commencer.
  5. Une fois la révision terminée, le réviseur modifie le champ personnalisé en sélectionnant Approuvé ou Changements requis.
    • Si des modifications doivent être apportées, le réviseur peut laisser un commentaire exploitable en suivant le processus de révision détaillé dans le conseil précédent.
  6. Le rédacteur reçoit une notification lui indiquant si son travail est approuvé en l’état ou si celui-ci doit être modifié. Il peut à partir de là afficher le feedback et accéder directement au fichier pour effectuer les corrections nécessaires.

6. Gagnez du temps sur chaque campagne et ne manquez aucune étape clé grâce aux modèles

Bien que chaque campagne soit unique, il existe généralement un groupe de tâches essentielles qui doivent être réalisées à chaque fois, ou pour chaque type de campagne. Plutôt que de perdre du temps à recréer un plan pour chaque campagne (ou plutôt que de conserver le modèle dans un document déconnecté des fichiers et des instructions), vous pouvez créer et enregistrer des modèles de campagne sur Asana.

GIF montrant comment enregistrer un projet Asana sous forme de modèle à réutiliser

  1. Élaborez le travail essentiel de la campagne sous forme de tâches dans un projet. À moins que ce soit toujours la même personne qui effectue le même type de tâche, n’attribuez pas ces tâches et n’ajoutez pas d’échéances.
  2. Cliquez sur dans l’en-tête du projet et sélectionnez Enregistrer en tant que modèle.
  3. Si vous souhaitez limiter les droits de modification du modèle, sélectionnez l’option Commentaires uniquement.
  4. Pour chaque campagne, copiez le modèle en cliquant sur le bouton + Nouveau et sur Projet, puis en accédant à l’onglet des modèles enregistrés de votre organisation.
  5. Vous pouvez parfaire votre modèle au fil des campagnes pour veiller à ne pas reproduire les erreurs passées et à utiliser les stratégies les plus récentes.

Et voilà ! Vous pouvez maintenant commencer vos campagnes en quelques clics.

Conseils pour rendre compte du travail et de la progression liés à une campagne

1. Tenez des réunions plus efficaces en utilisant votre projet comme ordre du jour

Se réunir régulièrement permet de suivre la progression et la cohérence d’un projet. Si vous utilisez un projet de campagne comme ordre du jour de réunion lors des appels avec vos agences ou d’autres partenaires interfonctionnels, chacun voit plus facilement l’état d’avancement du travail et les sujets qui doivent être abordés en priorité. Vous pouvez alors vous concentrer sur des débats stratégiques et des idées, plutôt que de faire des tours de table de mises à jour.

Pendant la réunion, vous pouvez créer des tâches pour les mesures à prendre afin que celles-ci ne soient pas oubliées.

2. Gérez les priorités et organisez le travail de la campagne avec les champs personnalisés

Si vous avez l’habitude d’utiliser des feuilles de calcul, vous pouvez trier et filtrer les colonnes pour afficher facilement les détails clés. Les champs personnalisés sont une alternative idéale car ils permettent de suivre ces informations dans leur contexte de travail (sans en limiter l’accès au seul chef de projet).

Par exemple, si vous ajoutez un champ personnalisé de priorité à votre projet de campagne, chaque tâche peut être assortie d’un niveau de priorité pour que chaque collègue soit au fait de ce qui requiert le plus leur attention. Ensuite, le projet peut être trié selon la priorité pour afficher les tâches les plus importantes en premier et contrôler leur progression.

Vous pouvez aussi afficher les tâches sur la Chronologie par champ personnalisé pour mieux visualiser les plans et identifier les obstacles visuellement grâce aux couleurs.

3. Affichez le travail à risque et effectuez plus vite le suivi auprès de vos collègues avec les rapports de recherche avancée

Autre avantage de l’utilisation des champs personnalisés pour suivre les priorités et statuts des tâches, les données peuvent être utilisées pour générer des rapports de recherche avancée. Ceux-ci extraient des informations de votre travail sur Asana pour vous aider à répondre en temps réel à des questions telles que « quelles priorités sont à risque ? », « quel travail est en attente de feedback ? », sans avoir besoin d’effectuer manuellement des recherches ou compilations.

CAPTURE D’ÉCRAN des résultats de rapport de recherche avancée sur Asana

Si vous pouvez créer des rapports de recherche pour à peu près tout type de données, les rapports de travail à risque et d’approbation permettent d’identifier les obstacles avant qu’ils ne fassent dérailler le projet. En vous basant sur ces rapports, vous pouvez effectuer un suivi auprès des responsables des tâches et des parties prenantes en laissant des commentaires directement dans les tâches.

Pour apprendre à créer d’autres types de rapports de recherche avancée, cliquez ici.

4. Suivez la progression et gérez votre dotation en personnel sur vos différentes campagnes avec les Portefeuilles et la Gestion des ressources

Pour obtenir des mises à jour de statut et évaluer la disponibilité des équipes de contenus, les chefs d’équipe rassemblent généralement les informations à partir de notes de réunions, d’e-mail ou de feuilles de calcul, ce qui, en plus de prendre du temps, peut s’avérer imprécis. Créez plutôt un portefeuille avec votre calendrier de publication et vos autres projets de contenus afin de voir au même endroit le statut des projets, les échéances et les priorités.

Puis utilisez l’onglet Gestion des ressources pour visualiser la capacité globale de votre équipe en fonction des tâches attribuées sur Asana. Cette fonction vous aide à prendre des décisions de dotation avisées, pour répartir équitablement le travail et maintenir vos projets de création de contenus en bonne voie.

CAPTURE D’ÉCRAN de l’ajustement de la répartition des tâches entre les responsables au sein de la vue Gestion des ressources

Ressources pour planifier et gérer des campagnes

Vous apprenez mieux en voyant ? Vous souhaitez savoir comment nos clients gèrent leurs campagnes marketing ? Voici des ressources utiles :

Ressource Lien
Modèle de campagne marketing Utiliser le modèle
Cours sur demande S’inscrire à l’Asana Academy
Webinaire avec étude de cas Voir comment InVision utilise Asana pour planifier et gérer ses campagnes marketing
Conseils sur les campagnes Lire l’article de blog
Échanger avec la communauté [Participer à l’une de nos prochaines formations ou ouvrir un nouveau sujet sur notre forum

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Leçons Asana

Apprenez les bases d’Asana en moins de 15 minutes grâce à ces leçons rapides

Tâches

Tâches Lessons

Suivez toutes vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Sachez toujours à quelle tâche passer ensuite

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquez encore plus rapidement

3 minutes

Vous pouvez utiliser les tâches pour suivre votre travail, l’organiser et collaborer.

Les tâches peuvent être des choses à faire, des idées, des notes ou des rappels.

Attribuez une tâche à collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab+M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez une échéance afin que la date limite soit claire.

Ajoutez des instructions et vos attentes dans le champ de description de la tâche.

Utilisez @ pour mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche comme abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez comme abonnés tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche.

Ils pourront toujours arrêter de suivre la tâche pour ne plus recevoir de notifications.

Ajoutez des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour montrer aux abonnés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des GIF inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour diviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches contiennent les mêmes informations que les tâches normales.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran en utilisant labarre du haut.

Chaque tâche a une URL unique permettant de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous semblez être à la hauteur.

Passons à la leçon suivante !

Sachez toujours quoi faire ensuite grâce à Mes tâches.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

La gestion de votre travail est donc simplifiée.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez dans n’importe quelle liste.

Écrivez à x@mail.asana.com pour transformer vos e-mails en tâches.

Asana changera votre e-mail, y compris ses pièces jointes, en tâche.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité avec les sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées dans un projet (nous verrons les projets plus en détail ultérieurement).

Placez les tâches dues dans la semaine dans Bientôt afin de garder à l’œil les tâches qui approchent.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Placez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine dans Plus tard.

Elle ne vous embêteront plus jusqu’à ce que leur échéance approche.

Vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt une semaine avant leur échéance.

Triez votre liste Mes tâches pour toujours savoir sur quoi vous devez travailler et ce qui approche.

Vous savez désormais comment suivre et planifier votre travail !

Ensuite, découvrons comment travailler en équipe sur Asana.

Travaillez ensemble sur des groupes de tâches grâce aux projets.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Par exemple, pour un plan d’événement, un lancement de produit ou un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous disposez déjà de vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

Consultez l’adresse e-mail unique de votre projet dans le menu déroulant du projet.

Ajoutez vos tâches aux autres projets associés.

Les tâches peuvent être incluses dans plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser les tâches d’un projet en liste.

Saisissez : à la fin du nom de n’importe quelle tâche pour en faire une section.

Ou bien, ajoutez des colonnes pour organiser les tâches des projets en tableau

Faites glisser et déposez les tâches entre les colonnes ou au sein des colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et définissez leur échéance.

Ne ratez jamais une échéance avec le calendrier de votre projet.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour changer leur échéance.

Ajoutez en tant que membres tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet.

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou parler du travail.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Il sera rappelé au propriétaire du projet de définir un statut une fois par semaine.

Ouvrez et organisez les projets depuis votre barre latérale.

Placez des projets dans vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets à partir de n’importe quel écran en utilisant la barre du haut.

Vous pouvez désormais faire progresser vos projets avec votre équipe.

Il ne reste plus qu’une leçon avant le grand plongeon.

Consultez votre boîte de réception pour lire rapidement les dernières mises à jour et y répondre.

La boîte de réception vous avertit quand l’une de vos tâches est due…

et lorsque des collègues mettent à jour des tâches, des discussions ou des projets que vous suivez.

Ouvrez les mises à jour et répondez-y sans quitter la boîte de réception.

Cliquez sur une mise à jour et vous aurez tout le contexte nécessaire pour répondre.

Archivez les mises à jour que vous êtes prêt à retirer.

Cliquez sur le X qui apparaît sur la droite d’une mise à jour pour l’archiver.

Ouvrez les Archives pour replacer dans votre boîte de réception des mises à jour que vous avez retirées.

Cliquez sur la flèche qui apparaît sur la droite d’une notification retirée pour la replacer dans la boîte de réception.

Arrêtez de suivre des tâches ou des projets pour ne plus recevoir leurs mises à jour.

Au final, vous avez le contrôle sur toutes les mises à jour que vous recevez (ou choisissez de ne pas recevoir).

Quand vous êtes prêt, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail d’Asana.

Vous pouvez gérer la majeure partie des communications de votre équipe à partir de votre boîte de réception.” N’oubliez pas de la consulter souvent.

Félicitations ! Vous êtes maintenant prêt à travailler efficacement avec Asana.