La gestion de campagnes

Étapes de création d’un projet de campagne marketing sur Asana

Il existe plusieurs façons de créer un projet de campagne. Suivez ces étapes pour démarrer rapidement :

  1. Servez-vous du modèle de campagne et personnalisez-le selon les besoins de votre équipe.
  2. Importez la feuille de calcul sur laquelle vous suivez actuellement le travail associé à vos campagnes.

Accéder à tous les modèles Asana

GIF montrant comment accéder aux modèles sur Asana à partir du bouton + dans la barre supérieure

Si vous utilisez la version gratuite, que vous préférez créer vous-même entièrement votre projet de campagne ou que vous souhaitez connaître les bonnes pratiques liées aux projets Asana, démarrez en suivant ces étapes.

Inviter toutes les agences partenaires

Pour assurer un lancement et une exécution fluides de vos campagnes, conviez toutes les agences avec lesquelles vous collaborez en tant qu’invitées sur Asana au sein de votre projet. De cette manière, vos partenaires peuvent visualiser les détails de vos plans de campagne, et vous pouvez clarifier facilement les attentes liées aux échéances et aux livrables, pour des campagnes impeccables qui respectent les délais.

Regardez ce bref tutoriel pour savoir comment inviter des partenaires sur Asana.

Conseils pour gérer et réaliser le travail lié à une campagne marketing

Maintenant que vous avez créé votre projet de campagne marketing, les conseils suivants vous aideront à le gérer au fur et à mesure que le travail progresse.

1. Élaborez votre plan de projet (et ajustez-le au besoin) avec la Chronologie

Chaque campagne marketing est assortie de nombreuses échéances et dépendances clés menant à son lancement. La Chronologie vous aide à élaborer un plan qui comprend tous ces éléments avant de démarrer pour veiller à leur intégration dans la réalisation de l’objectif final.

GIF de la création d’un plan de projet avec la fonctionnalité Chronologie d’Asana

Voici les étapes de création d’un plan de campagne marketing avec la Chronologie :

  1. Créez des tâches pour toutes les choses à faire dans le cadre de votre campagne en utilisant la vue Liste.
  2. Cliquez sur l’onglet Chronologie en haut du projet pour basculer vers la vue Chronologie.
  3. Planifiez les tâches en les faisant glisser sur la chronologie. Si vous identifiez des conflits, déplacez-les au besoin afin de les reprogrammer.
  4. Allongez les plages de dates des tâches afin que les responsables disposent de plus de temps pour y travailler avant les échéances.
  5. Si les tâches doivent être effectuées dans un ordre précis, créez des dépendances en passant le curseur sur l’une d’entre elles, puis en faisant glisser le point vers la tâche associée.

Une fois le travail entamé, la Chronologie peut aussi vous aider à traiter les problèmes avant qu’ils ne fassent dérailler votre plan. Par exemple, si la création des pages d’accueil de votre campagne prend plus longtemps que prévu, vous pouvez déplacer les tâches dépendantes dans la chronologie. Leurs responsables seront automatiquement prévenus de la modification des échéances. Le travail démarre au bon moment, sans entraîner de confusion, de réunion supplémentaire ni provoquer de panique à cause d’un retard.

2. Collectez les informations clés des briefs créatifs et passez à l’action plus vite avec les formulaires

Les briefs créatifs aident les équipes marketing à saisir les détails les plus importants sur les objectifs, le public et les exigences d’une campagne, mais ils peuvent aussi ralentir le processus créatif s’ils ne sont pas réalisés correctement ou s’ils sont perdus dans des documents. Pour éviter cela, créez un formulaire de brief créatif directement relié à votre projet de campagne pour vous assurer que votre équipe démarre avec toutes les informations dont elle a besoin (dans des termes qu’elle comprend).

CAPTURE D’ÉCRAN d’un formulaire de brief de campagne créé sur Asana

Les formulaires peuvent être soumis par tous (même par des personnes n’utilisant pas Asana), pourvu que la personne dispose du lien vers le formulaire. Une fois soumis, le formulaire est transformé en tâche et s’affiche dans votre projet de campagne, où il peut ensuite être hiérarchisé.

Créez votre formulaire en suivant les étapes décrites ici.

3. Évitez les doublons en inscrivant des tâches de la campagne au sein de plusieurs projets

Le travail associé à une campagne est souvent relié à d’autres activités marketing, comme le lancement d’un produit ou des mesures de recrutement. Sans Asana, les équipes peuvent manquer de visibilité sur le travail des autres projets et initiatives, ce qui peut entraîner des doublons ou des efforts supplémentaires de coordination.

GIF héberger la même tâche dans plusieurs projets Asana pour les calendriers de contenu et le projet de lancement

  1. Appuyez sur TAB + P et saisissez le nom des autres projets dans lesquels vous souhaitez ajouter la tâche.

Ajoutez des tâches à plusieurs projets pour gagner du temps sans dupliquer le travail ni devoir le gérer à différents endroits. La tâche reste la même dans tous les projets où vous l’avez ajoutée, tous les fichiers et commentaires sont ainsi identiques, tandis que les personnes concernées la voient dans un contexte qui leur correspond.

4. Respectez vos délais grâce à des révisions et des approbations plus claires

Être en mesure de proposer et d’intégrer plus facilement des commentaires à vos campagnes peut faire toute la différence entre s’égosiller dans le vide et faire le buzz. Suivez plutôt ces étapes pour approuver votre travail rapidement et en toute transparence :

GIF du processus d’approbation avec les champs personnalisés sur Asana pour indiquer que le travail est prêt ou déjà approuvé

  1. Ajoutez des règles de projet afin que les tâches soient automatiquement attribuées aux bonnes personnes et qu’elles soient terminées ou transférées vers d’autres sections de projet au fil de leur avancement.
  2. Utilisez les notifications de champs personnalisés pour tenir les différents intervenants au courant de la progression. Ils recevront des notifications lorsque les champs passeront de l’étape « Feedback nécessaire » à l’étape « Approuvé ».
  3. Grâce à la révision, les réviseurs peuvent laisser des commentaires directement sur les images concernées. Chaque commentaire est transformé en sous-tâche exploitable, permettant ainsi au créateur de suivre et le cas échéant de prendre en compte ces commentaires.

GIF du processus de révision d’images sur Asana

Notre intégration avec Adobe Creative Cloud, permet aux créatifs d’exploiter le feedback directement dans le programme Adobe sur lequel ils travaillent pour les guider et gagner du temps en évitant de chercher le contexte et de basculer d’un outil à l’autre.

CAPTURE D’ÉCRAN sur l’intégration Adobe Creative Cloud avec une tâche Asana visible dans le programme Adobe

Il est plus simple de donner et recevoir du feedback, car les réviseurs peuvent partager clairement leurs idées et les créateurs peuvent décider d’intégrer ou non ces commentaires (tous regroupés au même endroit).

5. Gagnez du temps sur chaque campagne et ne manquez aucune étape clé grâce aux modèles

Bien que chaque campagne soit unique, il existe généralement un groupe de tâches essentielles qui doivent être réalisées à chaque fois, ou pour chaque type de campagne. Plutôt que de perdre du temps à recréer un plan pour chaque campagne (ou plutôt que de conserver le modèle dans un document déconnecté des fichiers et des instructions), vous pouvez créer et enregistrer des modèles de campagne sur Asana.

GIF montrant comment enregistrer un projet Asana sous forme de modèle à réutiliser

  1. Élaborez le travail essentiel de la campagne sous forme de tâches dans un projet. À moins que ce ne soit toujours la même personne qui effectue le même type de tâche, n’attribuez pas ces tâches et n’ajoutez pas d’échéances.
  2. Cliquez sur dans l’en-tête du projet et sélectionnez Enregistrer en tant que modèle.
  3. Si vous souhaitez limiter les droits de modification du modèle, sélectionnez l’option Commentaires uniquement.
  4. Pour chaque campagne, copiez le modèle en cliquant sur le bouton + Nouveau et sur Projet, puis en accédant à l’onglet des modèles enregistrés de votre organisation.
  5. Vous pouvez parfaire votre modèle au fil des campagnes pour veiller à ne pas reproduire les erreurs passées et à utiliser les stratégies les plus récentes.

Et voilà ! Vous pouvez maintenant commencer vos campagnes en quelques clics.

Conseils pour rendre compte du travail et de la progression d’une campagne

1. Tenez des réunions plus efficaces en utilisant votre projet comme ordre du jour

Se réunir régulièrement permet de suivre la progression et la cohérence d’un projet. En utilisant un projet de campagne comme ordre du jour de réunion lors des appels avec vos agences ou d’autres partenaires interfonctionnels, chacun voit plus facilement l’état d’avancement du travail et les sujets à aborder en priorité. Vous pouvez alors vous concentrer sur des débats stratégiques et des idées, plutôt que de vous contenter de simples tours de table de mise au point.

Au cours de la réunion, créez des tâches pour les mesures à prendre afin de ne pas les oublier.

2. Gérez les priorités et organisez le travail de la campagne avec les champs personnalisés

Si vous avez l’habitude d’utiliser des feuilles de calcul, vous pouvez trier et filtrer les colonnes pour afficher facilement les détails clés. Les champs personnalisés sont une alternative idéale car ils permettent de suivre ces informations dans leur contexte de travail (sans en limiter l’accès au seul chef de projet).

Par exemple, si vous ajoutez un champ personnalisé de priorité à votre projet de campagne, chaque tâche peut être assortie d’un niveau de priorité pour que chaque collègue soit au fait de ce qui requiert le plus son attention. Le projet peut ensuite être trié selon la priorité pour afficher les tâches les plus importantes en premier et contrôler leur progression.

Vous pouvez aussi afficher les tâches sur la Chronologie par champ personnalisé pour mieux visualiser les plans et identifier les obstacles visuellement grâce aux couleurs.

3. Affichez le travail susceptible d’être en retard et faites plus rapidement le point auprès de vos collègues avec les rapports de recherche avancée

Autre avantage de l’utilisation des champs personnalisés pour suivre les priorités et statuts des tâches, les données peuvent être utilisées pour générer des rapports de recherche avancée. Ceux-ci extraient les informations de votre travail sur Asana pour vous aider à répondre en temps réel à des questions telles que « quelles priorités présentent-elles un risque de retard ? », « quel travail est en attente de feedback ? », sans avoir besoin d’effectuer manuellement ces recherches.

CAPTURE D’ÉCRAN des résultats de rapport de recherche avancée sur Asana

Si vous pouvez créer des rapports de recherche pour à peu près tout type de données, les rapports de travail à risque et d’approbation permettent d’identifier les obstacles avant qu’ils ne fassent dérailler le projet. En vous basant sur ces rapports, vous pouvez effectuer un suivi auprès des responsables des tâches et des parties prenantes à l’aide de commentaires laissés directement sur les tâches.

Pour apprendre à créer d’autres types de rapports de recherche avancée, cliquez ici.

4. Suivez la progression et gérez votre dotation en personnel sur vos différentes campagnes avec les Portefeuilles et la Gestion des ressources

Pour obtenir des mises à jour de statut et évaluer la disponibilité des équipes de contenus, les chefs d’équipe rassemblent généralement les informations à partir de notes de réunions, d’e-mail ou de feuilles de calcul, ce qui, en plus de prendre du temps, peut s’avérer imprécis. Créez plutôt un portefeuille avec votre calendrier de publication et vos autres projets de contenus afin de voir au même endroit le statut des projets, les échéances et les priorités.

Puis, utilisez l’onglet Gestion des ressources pour visualiser la capacité globale de votre équipe en fonction des tâches attribuées sur Asana. Cette fonction vous aide à prendre des décisions de dotation avisées, pour répartir équitablement le travail et maintenir vos projets de création de contenus en bonne voie.

CAPTURE D’ÉCRAN de l’ajustement de la répartition des tâches entre les responsables au sein de la vue Gestion des ressources

Par défaut, la Gestion des ressources utilise le nombre de tâches, mais nous savons que toutes les tâches ne se valent pas. C’est pourquoi vous pouvez définir un champ personnalisé d’effort pour les projets d’un portefeuille qui vous permettra de mieux suivre la charge de travail de chaque tâche, au travers par exemple du nombre d’heures nécessaires ou d’un système de points.

Ressources pour planifier et gérer des campagnes

Vous apprenez mieux en regardant ? Vous souhaitez savoir comment nos clients gèrent leurs campagnes marketing ? Voici des ressources utiles :

Ressources Lien
Modèle de campagne marketing Utiliser le modèle
Cours sur demande S’inscrire à l’Asana Academy
Webinaire avec étude de cas Voir comment InVision et la fondation Leukaemia utilisent Asana pour planifier et gérer leurs campagnes marketing
Conseils sur les campagnes Lire l’article de blog
Échanger avec la communauté Participer à l’une de nos prochaines formations ou ouvrir un nouveau sujet sur notre forum

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Tâches

Tâches Lessons

Suivre l’ensemble de vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Repérez les prochaines tâches à accomplir

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquer encore plus rapidement

3 minutes

Grâce aux tâches, vous pouvez suivre, organiser et collaborer ensemble à l’avancement de votre travail.

Les tâches peuvent être constituées de listes de choses à faire, d’idées, de notes ou de rappels.

Attribuez une tâche à un collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab + M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez-y une échéance afin de clarifier la date butoir.

Indiquez vos attentes et instructions dans le champ de description de la tâche.

En tapant @, vous pouvez mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche en tant qu’abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche en tant qu’abonnés.

Les abonnés peuvent à tout moment décider d’arrêter de suivre la tâche et de recevoir les notifications correspondantes.

Ajoutez-y des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour indiquer aux abonnés concernés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des gifs inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour subdiviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches peuvent contenir les mêmes informations que les tâches ordinaires.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Chaque tâche dispose d’une URL unique, qui permet de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous avec passé cette étape avec brio.

Passons désormais au cours suivant !

Grâce à Mes tâches, vous savez toujours sur quelles tâches travailler ensuite.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

Elle a donc pour but de simplifier la gestion de votre travail.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez du contenu dans n’importe quelle liste.

Transférez vos e-mails à x@mail.asana.com pour les transformer en tâches.

Asana convertira votre e-mail en tâche, pièces jointes incluses.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité grâce aux sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu situé à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer pour Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir ce sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées au sein d’un projet (nous nous pencherons sur les projets plus en détail ultérieurement).

Marquez les tâches dues dans la semaine pour Bientôt afin de garder à l’œil les tâches prochainement échues.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Marquez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine pour Plus tard.

Vous n’aurez plus à vous en préoccuper jusqu’à ce que leur échéance approche.

Une semaine avant leur échéance, vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt.

Triez votre liste Mes tâches pour savoir ce sur quoi vous devez travailler en priorité et connaître les prochaines tâches à accomplir.

Vous savez désormais suivre et planifier votre travail !

Découvrons ensuite comment travailler en équipe sur Asana.

Grâce aux projets, vous pouvez travailler ensemble sur des groupes de tâches.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Vous pouvez par exemple vous en servir pour planifier un événement, lancer un produit ou établir un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous avez déjà établi vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

L’adresse e-mail unique à votre projet est visualisable dans le menu déroulant de celui-ci.

Ajoutez vos tâches à d’autres projets associés.

Les tâches peuvent faire partie de plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser vos tâches en un projet sous forme de liste.

Appuyez sur Tab + N à la fin du titre d’une tâche pour en faire une section.

Vous pouvez aussi ajouter des colonnes pour organiser vos tâches en un projet sous forme de tableau.

Faites glisser des tâches et déposez-les entre ou dans les colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et donnez-leur des échéances.

Grâce au calendrier de votre projet, ne ratez jamais une seule échéance.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour modifier leur échéance.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet en tant que membres .

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou pour discuter du travail en cours.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet concerné.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Une fois par semaine, le propriétaire du projet reçoit une notification pour lui rappeler de définir son statut.

Ouvrez et organisez vos projets depuis la barre latérale.

Ajoutez des projets à vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Vous êtes désormais à même de faire avancer vos projets avec votre équipe.

Plus qu’une leçon avant le grand saut !

Communiquez et coordonnez vos actions plus rapidement grâce à la boîte de réception.

Consultez votre boîte de réception pour lire rapidement les dernières mises à jour et y répondre.

La boîte de réception vous avertit quand l’une de vos tâches est due…

et lorsque des collègues mettent à jour des tâches, des discussions ou des projets que vous suivez.

Consultez vos mises à jour et répondez-y sans quitter la boîte de réception.

Cliquez sur une mise à jour pour disposer de tout le contexte nécessaire pour y répondre.

Archivez les mises à jour que vous êtes prêt à retirer.

Cliquez sur le X apparaissant à droite d’une mise à jour pour l’archiver.

Ouvrez les Archives pour replacer dans votre boîte de réception des mises à jour que vous avez retirées.

Cliquez sur la flèche apparaissant à droite d’une notification archivée pour la replacer dans votre boîte de réception.

Pour ne plus recevoir de mises à jour concernant certains projets ou tâches, arrêtez de les suivre.

Au final, vous avez le contrôle sur toutes les mises à jour que vous recevez (ou choisissez de ne pas recevoir).

Quand vous êtes prêt, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail d’Asana.

Vous pouvez gérer la majeure partie des communications de votre équipe à partir de votre boîte de réception. N’oubliez pas de la consulter régulièrement.

Félicitations ! Vous êtes maintenant fin prêt à travailler efficacement avec Asana.