Gestion des campagnes

Étapes de création d’un projet de campagne marketing sur Asana

Il existe plusieurs façons de créer un projet de campagne. Suivez ces étapes pour démarrer rapidement :

  1. Servez-vous du modèle de campagne et personnalisez-le selon les besoins de votre équipe.
  2. Importez la feuille de calcul sur laquelle vous suivez actuellement le travail associé à vos campagnes.

Accéder à tous les modèles Asana

Gif montrant comment accéder aux modèles sur Asana à partir du bouton + dans la barre supérieure

Si vous utilisez la version gratuite, que vous préférez créer vous-même entièrement votre projet de campagne ou que vous souhaitez connaître les bonnes pratiques liées aux projets Asana, démarrez en suivant ces étapes.

Inviter toutes les agences partenaires

Pour assurer un lancement et une exécution fluides de vos campagnes, conviez toutes les agences avec lesquelles vous collaborez en tant qu’invitées sur Asana au sein de votre projet. De cette manière, vos partenaires peuvent visualiser les détails de vos plans de campagne, et vous pouvez clarifier facilement les attentes liées aux échéances et aux livrables, pour des campagnes impeccables qui respectent les délais.

Regardez ce bref tutoriel pour savoir comment inviter des partenaires sur Asana.

Conseils pour gérer et réaliser le travail lié à une campagne marketing

Maintenant que vous avez créé votre projet de campagne marketing, suivez les conseils suivants pour le gérer à mesure que votre travail progresse.

1. Commencer votre campagne par la rédaction d’un brief clair et l’attribution de rôles

CAPTURE D’ÉCRAN de la vue Aperçu qui présente le brief et les rôles pour un projet de campagne marketing

Tout utilisateur qui travaille sur une campagne se réfère généralement très régulièrement au brief du projet pour s’assurer que la campagne reste fidèle à l’objectif défini et au message à véhiculer. Rédiger un brief de projet sous l’onglet Aperçu permet d’accéder facilement à cette ressource à tout moment. Ainsi, les directeurs de campagne ne sont pas constamment sollicités par des collaborateurs qui ne seraient pas en mesure de consulter le brief de projet.

 Définissez des rôles sous l’onglet Aperçu afin que tout le monde sache à qui s’adresser pour demander une approbation ou poser des questions.

2. Élaborer votre plan de projet avec la Chronologie (et l’ajuster au besoin)

Chaque campagne marketing est assortie de nombreuses échéances et dépendances clés menant à son lancement. La Chronologie vous aide à élaborer un plan qui comprend tous ces éléments avant de démarrer pour veiller à leur intégration dans la réalisation de l’objectif final.

GIF de la création d’un plan de projet avec la fonctionnalité Chronologie d’Asana

Voici les étapes de création d’un plan de campagne marketing avec la Chronologie :

  1. Créez des tâches pour toutes les choses à faire dans le cadre de votre campagne en utilisant la vue Liste.
  2. Cliquez sur l’onglet Chronologie en haut du projet pour basculer vers la vue Chronologie.
  3. Planifiez les tâches en les faisant glisser sur la Chronologie. Si vous identifiez des conflits, déplacez-les au besoin afin de les reprogrammer.
  4. Allongez les plages de dates des tâches afin que les responsables puissent mieux gérer leur temps et respecter les délais.
  5. Si les tâches doivent être effectuées dans un ordre précis, créez des dépendances en plaçant votre curseur sur l’une d’elles, puis en faisant glisser le point vers la tâche associée.

Une fois le travail entamé, la Chronologie peut aussi vous aider à traiter les problèmes avant qu’ils ne fassent dérailler votre plan. Par exemple, si la création des pages d’accueil de votre campagne prend plus longtemps que prévu, vous pouvez déplacer les tâches dépendantes dans la chronologie. Leurs responsables seront automatiquement prévenus de la modification des échéances. Ainsi, le travail démarre au bon moment, sans entraîner de confusion ou de réunion supplémentaire, ni provoquer de panique suite à un retard.

3. Collecter les informations clés des briefs créatifs et passer à l’action plus vite avec les formulaires

Les briefs créatifs aident les équipes marketing à saisir les détails les plus importants sur les objectifs, le public et les exigences d’une campagne, mais ils peuvent aussi ralentir le processus créatif s’ils ne sont pas réalisés correctement ou s’ils sont perdus dans des documents. Pour éviter cela, créez un formulaire de brief créatif directement relié à votre projet de campagne pour vous assurer que votre équipe démarre avec toutes les informations dont elle a besoin (dans des termes qu’elle comprend).

CAPTURE D’ÉCRAN d’un formulaire de brief de campagne créé sur Asana

Les formulaires peuvent être soumis par tous (même par des personnes n’utilisant pas Asana), pourvu que la personne dispose du lien vers le formulaire. Une fois soumis, le formulaire est transformé en tâche et s’affiche dans votre projet de campagne, où il peut ensuite être hiérarchisé.

Créez un formulaire en suivant ces étapes.

4. Éviter les doublons en suivant les tâches concernées dans plusieurs projets

Le travail associé à une campagne est souvent relié à d’autres activités marketing, comme le lancement d’un produit ou des mesures de recrutement. Sans Asana, les équipes peuvent manquer de visibilité sur le travail des autres projets et initiatives, ce qui peut entraîner des doublons ou des efforts supplémentaires de coordination.

Gif montrant comment héberger la même tâche dans plusieurs projets Asana pour les calendriers de contenu et projets de lancement

  1. Appuyez sur TAB + P et saisissez le nom des autres projets dans lesquels vous souhaitez ajouter la tâche.

Ajoutez des tâches à plusieurs projets pour gagner du temps sans dupliquer le travail ni devoir le gérer à différents endroits. La tâche reste la même dans tous les projets où vous l’avez ajoutée. Tous les fichiers et commentaires sont ainsi identiques, tandis que les personnes concernées la voient dans un contexte qui leur correspond.

5. Respecter vos délais grâce à des révisions et des approbations plus claires

Être en mesure de proposer et d’intégrer plus facilement des commentaires à vos campagnes peut faire toute la différence entre s’égosiller dans le vide et faire le buzz. Suivez plutôt ces étapes pour approuver votre travail rapidement et en toute transparence :

GIF du processus d’approbation avec les champs personnalisés sur Asana pour indiquer que le travail est prêt ou déjà approuvé

  1. Ajoutez des règles de projet afin que les tâches soient automatiquement attribuées aux bonnes personnes et qu’elles soient terminées ou transférées vers d’autres sections de projet au fil de leur avancement.
  2. Utilisez les notifications de champs personnalisés pour tenir les différents intervenants au courant de la progression. Ils recevront des notifications lorsque les champs passeront de l’étape « Feedback nécessaire » à l’étape « Approuvé ».
  3. Grâce à la révision, les réviseurs peuvent laisser des commentaires directement sur les images concernées. Chaque commentaire est transformé en sous-tâche exploitable, permettant ainsi au créateur de suivre et le cas échéant de prendre en compte ces commentaires.

GIF du processus de révision d’images sur Asana

Notre intégration avec Adobe Creative Cloud, permet aux créatifs d’exploiter le feedback directement dans le programme Adobe sur lequel ils travaillent pour les guider et gagner du temps en évitant de chercher le contexte et de basculer d’un outil à l’autre.

CAPTURE D’ÉCRAN de l’intégration Adobe Creative Cloud avec une tâche Asana visible dans le programme Adobe

Il est plus simple de donner et recevoir du feedback, car les réviseurs peuvent partager clairement leurs idées et les créateurs peuvent décider d’intégrer ou non ces commentaires (tous regroupés au même endroit).

6. Gagner du temps sur chaque campagne et ne manquer aucune étape clé grâce aux modèles

Bien que chaque campagne soit unique, il existe généralement un groupe de tâches essentielles qui doivent être réalisées à chaque fois, ou pour chaque type de campagne. Plutôt que de perdre du temps à recréer un plan pour chaque campagne (ou de conserver le modèle dans un dossier déconnecté des documents de travail et des instructions), vous pouvez créer et enregistrer des modèles de campagne sur Asana.

Gif montrant comment enregistrer un projet Asana sous forme de modèle à réutiliser

  1. Élaborez le travail essentiel de la campagne sous forme de tâches dans un projet. À moins que ce ne soit toujours la même personne qui effectue le même type de tâche, n’attribuez pas ces tâches et n’ajoutez pas d’échéances.
  2. Cliquez sur ... dans l’en-tête du projet et sélectionnez Enregistrer en tant que modèle.
  3. Si vous souhaitez limiter les droits de modification du modèle, sélectionnez l’option Commentaires uniquement.
  4. Pour chaque campagne, copiez votre modèle en cliquant sur le bouton + orange et sur Projet, puis en accédant à l’onglet des modèles enregistrés de votre organisation.
  5. Vous pouvez parfaire votre modèle au fil des campagnes pour veiller à ne pas reproduire les erreurs passées et à utiliser les stratégies les plus récentes.

Et voilà ! Vous pouvez maintenant commencer vos campagnes en quelques clics.

Conseils pour rendre compte du travail et de la progression d’une campagne

1. Publier des mises à jour de statut et consulter l’activité du projet en vue Aperçu

SCREENSHOT d’une mise à jour de statut sur Asana avec un fil d’activité qui montre la mise à jour des tâches

À mesure que votre campagne progresse, servez-vous de l’onglet Aperçu pour publier des mises à jour et consulter le fil d’activité du projet actualisé. Vous pouvez glisser-déposer des éléments clés dans vos mises à jour pour présenter des graphiques ou des jalons. De plus, Asana vous permet d’enregistrer votre mise à jour comme modèle : vous pourrez ainsi publier chacune de vos mises à jour sous le même format.

2. Tenir des réunions plus efficaces en utilisant votre projet comme d’un ordre du jour

Se réunir régulièrement permet de suivre la progression et la cohérence d’un projet. En utilisant un projet de campagne comme ordre du jour de réunion lors des appels avec vos agences ou d’autres partenaires interfonctionnels, chacun voit plus facilement l’état d’avancement du travail et les sujets à aborder en priorité. Vous pouvez alors vous concentrer sur les débats stratégiques et les idées, plutôt que de vous contenter de simples tours de table de mise au point.

Au cours de la réunion, créez des tâches pour les mesures à prendre afin de ne pas les oublier.

3. Gérer les priorités et organiser le travail de la campagne avec les champs personnalisés

Si vous avez l’habitude d’utiliser des feuilles de calcul, vous savez trier et filtrer des colonnes pour en afficher facilement les détails clés. Les champs personnalisés sont une alternative encore plus efficace car ils permettent de suivre ces informations dans leur contexte de travail (sans en limiter l’accès au seul directeur de campagne).

Par exemple, si vous ajoutez un champ personnalisé de priorité à votre projet de campagne, chaque tâche peut être assortie d’un niveau de priorité pour que chaque membre de l’équipe soit au fait de ce qui requiert le plus son attention. Le projet peut ensuite être trié selon priorité pour afficher les tâches les plus importantes en premier et contrôler leur progression.

Vous pouvez aussi afficher les tâches sur la Chronologie par champ personnalisé pour mieux visualiser les plans et identifier les obstacles visuellement grâce aux couleurs.

4. Suivre la progression et gérer votre dotation en personnel sur vos différentes campagnes avec les Portefeuilles et la Gestion des ressources

Pour obtenir des mises à jour de statut et évaluer la disponibilité des équipes de contenus, les chefs d’équipe rassemblent généralement les informations à partir de notes de réunions, d’e-mail ou de feuilles de calcul, ce qui, en plus de prendre du temps, peut s’avérer imprécis. Créez plutôt un portefeuille avec votre calendrier de publication et vos autres projets de contenus afin de voir au même endroit le statut des projets, les échéances et les priorités.

Puis, utilisez l’onglet Gestion des ressources pour visualiser la capacité globale de votre équipe en fonction des tâches attribuées sur Asana. Cette fonction vous aide à prendre des décisions de dotation avisées, pour répartir équitablement le travail et maintenir vos projets de création de contenus en bonne voie.

CAPTURE D’ÉCRAN de l’ajustement de la répartition des tâches entre les responsables au sein de la vue Gestion des ressources

Par défaut, la Gestion des ressources utilise le nombre de tâches, mais nous savons que toutes les tâches ne se valent pas. C’est pourquoi vous pouvez définir un champ personnalisé d’effort pour les projets d’un portefeuille qui vous permettra de mieux suivre la charge de travail de chaque tâche, au travers par exemple du nombre d’heures nécessaires ou d’un système de points.

Ressources pour planifier et gérer des campagnes

Vous apprenez mieux en regardant ? Vous souhaitez savoir comment nos clients gèrent leurs campagnes marketing ? Ces ressources peuvent vous être utiles :

Ressources Liens
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Webinaire avec étude de cas Découvrir comment InVision et la fondation Leukaemia utilisent Asana pour planifier et gérer leurs campagnes marketing
Conseils sur les campagnes Lire l’article de blog
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