Ordres du jour des réunions

Les réunions permettent aux grands esprits de se rencontrer, mais une mauvaise planification peut tout gâcher et faire perdre du temps et de l’énergie. Grâce à Asana, vous vous rendrez aux réunions en connaissance de cause et en sortirez en connaissant la suite des événements.

Suivez ces étapes pour organiser des réunions efficaces à l’aide d’Asana :

1. Créer des projets pour les ordres du jour de vos réunions

Créez un projet Asana pour chaque réunion, qu’il s’agisse d’une réunion ponctuelle ou d’un événement hebdomadaire. Ces projets serviront d’ordres du jour pour vos réunions.

Planifier votre réunion d'équipe hebdomadaire sur Asana

Vous souhaitez passer la configuration ? Créez un projet à l’aide de notre modèle de réunion sur Asana.

2. Partager les projets avec les participants aux réunions

Ajoutez tous les participants à la réunion en tant qu’abonnés au projet. Tout le monde pourra ainsi ajouter des sujets de discussion sous forme de tâches avant la réunion.

3. Ajouter des tâches pour chaque sujet de discussion

À mesure que vous pensez à des sujets dont vous souhaiteriez discuter, ajoutez des éléments sous forme de tâches au projet. Vous pouvez créer des tâches ou ajouter des tâches existantes au projet. Étant donné que les tâches peuvent relever de plusieurs projets, vous n’aurez pas besoin de les dupliquer ; vous pourrez les supprimer du projet contenant l’ordre du jour une fois le sujet abordé.

Mettez-vous d’accord sur des conventions d’équipe afin de faire en sorte que les sujets de discussion fournis par le groupe soient un processus plus rationalisé.

4. Examiner et hiérarchiser les sujets de discussion avant la réunion

Créez des sections (ou des colonnes s’il s’agit d’un projet en tableau) afin d’organiser les éléments de votre ordre du jour. Vous pouvez créer des catégories telles que Ordre du jour, Suivi, À venir et Notes.

Avant la réunion, examinez et hiérarchisez les sujets de l’ordre du jour (les tâches du projet). Il vous suffit de faire glisser et de déposer des tâches pour les disposer dans le bon ordre.

5. Utiliser Asana pendant la réunion

Affichez le projet Asana pendant la réunion (nous utilisons un projecteur), afin que vos collègues et vous puissiez voir le sujet de discussion abordé, ainsi que les suivants. Les numéros de ligne des tâches sont utiles pendant les réunions, puisqu’ils vous aident à attirer l’attention de vos collègues sur des tâches en particulier. Pour les activer, accédez aux paramètres de votre profil et choisissez « Afficher ».

Vous devez distribuer le compte-rendu des réunions ? Créez une tâche dans le projet d’ordre du jour de la réunion (dans la section Compte-rendu de la réunion) et désignez quelqu’un pour rédiger le compte-rendu dans la description de la tâche. Documentez les actions à réaliser dans les sous-tâches. Partagez le compte-rendu en ajoutant des abonnés à la tâche.

6. Attribuer les étapes suivantes pendant la réunion

Marquez les tâches comme terminées à mesure qu’elles sont traitées ou attribuez une tâche de suivi au collègue de votre choix. Nous vous recommandons de créer et d’attribuer des tâches au cours de la réunion, à mesure que vous convenez des étapes suivantes. Chaque collègue saura ainsi ce qu’il doit faire ensuite en sortant de la réunion.

Discutez des idées et non des mises à jour de statut. Au lieu de passer vos réunions à discuter de l’état des tâches, utilisez Asana pour obtenir des mises à jour de statut. Recherchez les tâches récemment terminées et les tâches à venir pour l’ensemble de vos collègues et privilégiez la vue de recherche. Vous pouvez consulter ces informations à tout moment, de sorte que vous n’aurez pas besoin de passer votre temps à interroger votre équipe sur les mises à jour pendant les réunions.

Exemples de réunions que vous pouvez planifier sur Asana

Même si vous pouvez planifier n’importe quelle réunion sur Asana, voici quelques idées pour vous aider à démarrer :

En savoir plus avec Apprendre à utiliser Asana

Regardez notre didacticiel vidéo Apprendre à utiliser Asana pour ne manquer aucune étape. Abonnez-vous à notre chaîne YouTube pour regarder les didacticiels vidéo hebdomadaires, apprendre à utiliser Asana et obtenir encore plus de conseils professionnels.

Éliminez les blocages lors des réunions en organisant celles-ci avec Asana.

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Leçons Asana

Apprenez les bases d’Asana en moins de 15 minutes grâce à ces leçons rapides

Tâches

Tâches Lessons

Suivez toutes vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Sachez toujours à quelle tâche passer ensuite

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquez encore plus rapidement

3 minutes

 Lessons

Utilisez Asana pour des réunions organisées et efficaces.

Vous pouvez utiliser les tâches pour suivre votre travail, l’organiser et collaborer.

Les tâches peuvent être des choses à faire, des idées, des notes ou des rappels.

Attribuez une tâche à collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab+M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez une échéance afin que la date limite soit claire.

Ajoutez des instructions et vos attentes dans le champ de description de la tâche.

Utilisez @ pour mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche comme abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez comme abonnés tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche.

Ils pourront toujours arrêter de suivre la tâche pour ne plus recevoir de notifications.

Ajoutez des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour montrer aux abonnés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des GIF inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour diviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches contiennent les mêmes informations que les tâches normales.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran en utilisant labarre du haut.

Chaque tâche a une URL unique permettant de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous semblez être à la hauteur.

Passons à la leçon suivante !

Sachez toujours quoi faire ensuite grâce à Mes tâches.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

La gestion de votre travail est donc simplifiée.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez dans n’importe quelle liste.

Écrivez à x@mail.asana.com pour transformer vos e-mails en tâches.

Asana changera votre e-mail, y compris ses pièces jointes, en tâche.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité avec les sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées dans un projet (nous verrons les projets plus en détail ultérieurement).

Placez les tâches dues dans la semaine dans Bientôt afin de garder à l’œil les tâches qui approchent.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Placez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine dans Plus tard.

Elle ne vous embêteront plus jusqu’à ce que leur échéance approche.

Vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt une semaine avant leur échéance.

Triez votre liste Mes tâches pour toujours savoir sur quoi vous devez travailler et ce qui approche.

Vous savez désormais comment suivre et planifier votre travail !

Ensuite, découvrons comment travailler en équipe sur Asana.

Travaillez ensemble sur des groupes de tâches grâce aux projets.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Par exemple, pour un plan d’événement, un lancement de produit ou un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous disposez déjà de vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

Consultez l’adresse e-mail unique de votre projet dans le menu déroulant du projet.

Ajoutez vos tâches aux autres projets associés.

Les tâches peuvent être incluses dans plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser les tâches d’un projet en liste.

Saisissez : à la fin du nom de n’importe quelle tâche pour en faire une section.

Ou bien, ajoutez des colonnes pour organiser les tâches des projets en tableau

Faites glisser et déposez les tâches entre les colonnes ou au sein des colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et définissez leur échéance.

Ne ratez jamais une échéance avec le calendrier de votre projet.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour changer leur échéance.

Ajoutez en tant que membres tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet.

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou parler du travail.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Il sera rappelé au propriétaire du projet de définir un statut une fois par semaine.

Ouvrez et organisez les projets depuis votre barre latérale.

Placez des projets dans vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets à partir de n’importe quel écran en utilisant la barre du haut.

Vous pouvez désormais faire progresser vos projets avec votre équipe.

Il ne reste plus qu’une leçon avant le grand plongeon.

“Communiquez et coordonnez plus rapidement avec la boîte de