L’organisation et la gestion d’événements

Étapes de création d’un projet d’organisation d’événements sur Asana

Il existe plusieurs façons de créer un plan de projet événementiel. Suivez ces étapes pour démarrer rapidement :

  1. Servez-vous du modèle d’organisation d’événements et personnalisez-le selon les besoins de votre équipe.
  2. Importez la feuille de calcul sur laquelle vous suivez actuellement l’organisation de vos événements.

Accéder à tous les modèles Asana

Gif montrant comment accéder aux modèles sur Asana à partir du bouton + dans la barre supérieure

Si vous utilisez la version gratuite, que vous préférez créer vous-même entièrement votre projet d’organisation ou que vous souhaitez connaître les bonnes pratiques générales liées aux projets Asana, démarrez en suivant ces étapes.

Convier les fournisseurs et prestataires comme invités de votre projet événementiel

S’il est courant de commencer le travail avec les fournisseurs par e-mail, convier vos fournisseurs et prestataires clés en tant qu’invités de votre projet événementiel sur Asana présente des avantages. La possibilité d’accéder facilement aux échéances, aux choses à faire et aux pièces jointes favorise l’achèvement du travail en temps opportun. Cela simplifie également le suivi des fichiers importants tels que les contrats et les factures.

Conseils pour gérer et réaliser le travail lié à un événement

Maintenant que vous avez créé votre projet d’organisation d’événement, suivez les conseils ci-dessous pour le gérer et pour suivre chaque détail à mesure que votre travail progresse.

1. Publier des mises à jour de statut et consulter l’activité du projet en vue Aperçu

CAPTURE D’ÉCRAN d’une mise à jour de statut sur Asana avec un fil d’activité qui montre la mise à jour des tâches

À mesure que votre équipe donne vie à son plan d’organisation d’événements, servez-vous de l’onglet Aperçu pour publier des mises à jour et consulter le fil d’activité du projet actualisé. Vous pouvez glisser-déposer des éléments clés dans vos mises à jour pour présenter des graphiques ou des jalons. De plus, Asana vous permet d’enregistrer votre mise à jour comme modèle : vous pourrez ainsi publier chacune de vos mises à jour sous le même format.

2. Élaborer votre plan d’organisation d’événements avec la Chronologie (et l’ajuster au besoin)

Chaque organisation d’événements s’accompagne d’échéances et de dépendances clés menant au jour J. La Chronologie vous aide à élaborer un plan qui comprend tous ces éléments avant de démarrer pour veiller à leur intégration en vue d’un événement bien ficelé.

GIF de la création d’un plan de projet avec la fonctionnalité Chronologie d’Asana

Voici les étapes de création d’un plan avec la Chronologie :

  1. Créez des tâches pour toutes les choses à faire dans le cadre de votre organisation d’événement en utilisant la vue Liste.
  2. Cliquez sur l’onglet Chronologie en haut du projet pour basculer vers la vue Chronologie.
  3. Planifiez les tâches en les faisant glisser sur la Chronologie. Si vous identifiez des conflits, déplacez les tâches par glisser-déposer afin de les reprogrammer.
  4. Allongez les plages de dates des tâches afin que les responsables puissent mieux gérer leur temps et respecter les délais.
  5. Si les tâches doivent être effectuées dans un ordre précis, créez des dépendances en plaçant votre curseur sur l’une d’elles, puis en faisant glisser le point vers la tâche associée pour relier les deux éléments.

Une fois le travail entamé, la Chronologie peut aussi vous aider à traiter rapidement les problèmes avant qu’ils ne fassent dérailler votre plan. Par exemple, si la réservation du lieu de votre événement prend plus longtemps que prévu, vous pouvez déplacer les tâches dépendantes dans la chronologie. Leurs responsables seront automatiquement prévenus de la modification des échéances. Ainsi, le travail démarre au bon moment, sans entraîner de confusion ou de réunion supplémentaire, ni provoquer de panique suite à un retard.

3. Effectuer le suivi des e-mails importants (tout en passant moins de temps dans votre boîte de réception)

CAPTURE D’ÉCRAN des intégrations Outlook et Gmail Asana pour la gestion des e-mails et des boîtes de réception

Il est toujours possible de convier des fournisseurs en tant qu’invités de votre projet sur Asana, mais si vous communiquez par e-mail, essayez les intégration Asana pour Gmail, Outlook ou autres messageries client. Lorsque vous recevez des e-mails contenant des documents importants ou des choses à faire, vous pouvez les ajouter à Asana directement depuis votre boîte de réception pour les attribuer en tant que tâches, ajouter des éléments à votre projet d’organisation, et plus encore. Ainsi, les détails de l’organisation et les choses à faire ne se perdent pas dans vos e-mails (et vous n’avez plus besoin de passer votre temps à organiser votre boîte de réception).

4. Gagner du temps sur chaque plan d’organisation d’événements et ne manquer aucune étape clé grâce à nos modèles

Bien que chaque événement soit unique, il existe généralement une liste de contrôle essentielle valable pour la majorité des projets. Plutôt que de perdre du temps à la recréer pour chaque événement (ou de la conserver dans un document déconnecté du travail en cours), vous pouvez créer et enregistrer des modèles d’événements sur Asana.

Gif montrant comment enregistrer un projet Asana sous forme de modèle à réutiliser

  1. Élaborez la liste de contrôle essentielle de vos événements dans un projet. À moins que ce ne soit toujours la même personne qui effectue le même type de tâche, n’attribuez pas ces tâches et n’ajoutez pas d’échéances.
  2. Cliquez sur ... dans l’en-tête du projet et sélectionnez Enregistrer en tant que modèle.
  3. Limitez les modifications ou changements apportés au modèle en sélectionnant l’option Commentaires uniquement.
  4. Pour chaque événement suivant, copiez le modèle en cliquant sur le bouton + orange et sur Projet, puis en accédant à l’onglet des modèles enregistrés de votre organisation.
  5. Vous pouvez parfaire votre modèle de liste de contrôle au fil des événements pour veiller à ne pas reproduire les erreurs passées et à utiliser les stratégies les plus récentes.

Conseils pour gérer le travail le jour J

1. Travaillez en déplacement et hors ligne avec l’application mobile Asana

Dans les jours qui précèdent votre événement ainsi que le jour J, votre équipe sera probablement occupée à finaliser les derniers préparatifs sur place, ce qui peut entraver la visibilité sur ce qui reste à faire et retarder l’accès aux détails clés. L’application mobile d’Asana assure un lien ininterrompu entre votre équipe et le plan d’organisation (et ce, même si vous êtes hors ligne, sur iOS ou Android), avant, pendant et après l’événement.

CAPTURE D’ÉCRAN d’une tâche mobile Asana pour l’organisation d’événements

Par exemple, vous pouvez laisser votre avis directement sur une photo avant de le partager ou encore confirmer que le calendrier de l’événement a bien été envoyé par e-mail en temps opportun à tous les participants depuis l’application mobile. Ceci renforce la collaboration entre collègues, même s’ils ne se trouvent pas tous au même endroit.

2. Transformez les conversations en temps réel en actions avec l’intégration Slack

De nombreuses équipes utilisent à la fois Asana et Slack pour coordonner le travail et communiquer, en particulier lorsqu’un événement a démarré. Au lieu de choisir l’un ou l’autre de ces outils, les équipes peuvent les utiliser conjointement grâce à l’intégration d’Asana pour Slack.

Gif montrant comment créer une tâche Asana à partir d’un message Slack grâce à l’intégration

Si un collègue vous demande du feedback sur sa présentation Keynote, mais que vous êtes en train de faire autre chose en relation avec l’événement, vous pouvez créer une tâche Asana directement depuis la conversation Slack pour ne rien oublier et disposer du contexte original.

Conseils pour rendre compte du travail et de la progression d’un événement

Pour apprendre à créer des rapports permettant d’analyser la progression de l’organisation, cliquez ici. Pour apprendre à publier et suivre les mises à jour de statut liées à l’événement, cliquez ici.

Suivez la progression et gérez votre dotation en personnel sur vos différents événements avec les Portefeuilles et la Gestion des ressources

Pour analyser la progression des projets et évaluer la disponibilité de leurs équipes, les organisateurs d’événements rassemblent généralement les informations à partir de notes de réunions, d’e-mails ou de feuilles de calcul, ce qui, en plus de prendre du temps, peut s’avérer imprécis. Créez plutôt un portefeuille comprenant tous vos plans d’événements afin de bénéficier d’une vue centralisée en temps réel de la progression, des échéances et des priorités.

Puis, utilisez l’onglet Gestion des ressources pour visualiser la capacité globale de votre équipe en fonction des tâches attribuées sur Asana. Cette fonction vous aide à prendre des décisions de dotation avisées, pour répartir équitablement le travail et maintenir vos événements en bonne voie.

CAPTURE D’ÉCRAN de l’utilisation de la Gestion des ressources pour vérifier si quelqu’un est surchargé et réattribuer ses tâches

Par défaut, la Gestion des ressources utilise le nombre de tâches, mais nous savons que toutes les tâches ne se valent pas. C’est pourquoi vous pouvez définir un champ personnalisé d’effort pour les projets d’un portefeuille qui vous permettra de mieux suivre la charge de travail de chaque tâche, au travers par exemple du nombre d’heures nécessaires ou d’un système de points.

Ressources pour planifier et gérer des événements sur Asana

Vous apprenez mieux en regardant ? Vous souhaitez savoir comment nos clients gèrent leurs événements avec Asana ? Ces ressources peuvent vous être utiles :

Ressources Liens
Modèle d’organisation d’événements Utiliser ce modèle
Tutoriel vidéo Regarder « Apprendre à utiliser Asana »
Cours sur demande S’inscrire à l’Asana Academy
Études de cas Découvrir comment Autodesk, G2, et DMEXCO organisent leurs événements avec Asana
Guide électronique sur la productivité pour les professionnels de l’événementiel Lire le guide numérique (en anglais)
Échanger avec la communauté Participer à l’une de nos prochaines formations ou ouvrir un nouveau sujet sur notre forum 

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