La gestion et la planification d’événements

La gestion et la planification d’événements marketing impliquent généralement beaucoup de stress, trop choses à faire, de nombreux e-mails et plus d’échéances que vous ne pouvez en gérer. Que votre prochain événement compte 10 ou 10 000 participants, Asana est la solution idéale pour la planification d’événements. Suivez la progression avant et pendant l’événement, gérez vos fournisseurs, élaborez une liste de contrôle du déroulement de la journée et gérez votre liste d’invités, le tout sur Asana.

Consultez cet article pour créer votre propre projet de planification d'événements et jetez un coup d'œil aux autres ressources indiquées ci-dessous.

Ressources pour créer des plans événementiels Lien
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Comment créer un projet de gestion événementielle

Passez la configuration et essayez le modèle d’organisation d’événements créé par Asana.

  1. Créez un projet pour votre événement. Donnez un nom descriptif comme « Conférence annuelle des utilisateurs » ou « Deuxième dîner trimestriel avec les clients » au projet. Ajoutez une description générale.

  2. Organisez votre calendrier d’organisation d’événements en sections en fonction de votre calendrier de livraison. Utilisez des intitulés comme « 5 semaines avant », « 4 semaines avant », « La veille », etc.

  3. Ajoutez des tâches à chaque section. Ajoutez une description à chaque tâche pour indiquer clairement ce qu’il faut faire, joignez tous les fichiers pertinents et renseignez tous les détails utiles. Ajoutez des échéances pour que tout le monde connaisse le délai imparti.

  4. Une fois que vous avez ajouté des tâches au projet, vous pouvez effectuer une planification et une organisation approfondies dans l’onglet chronologie.

  5. Impliquez vos collègues. Invitez vos collègues à rejoindre votre projet, attribuez les tâches aux personnes concernées et ajoutez les principales parties prenantes en tant qu’abonnés aux tâches pour les tenir informées.

  6. Ajoutez une section intitulée « Calendrier du jour de l’événement ». Consultez votre programme pour le déroulement de la journée et ajoutez des tâches à chaque étape, notamment la mise en place, l’arrivée des fournisseurs, l’arrivée des invités, le dîner, la fermeture du bar, etc. Fixez une heure limite pour chaque tâche. À mesure que l’événement progresse, vous pouvez marquer des tâches comme terminées à partir de votre appareil mobile pour vous assurer de rester dans les temps.

  7. Une fois que vous avez créé la tâche, enregistrez votre projet comme modèle en cliquant sur le menu déroulant du titre du projet et en sélectionnant Enregistrer comme modèle. Vous pouvez mettre à jour le modèle afin d’incorporer les nouveaux enseignements chaque fois que vous terminez un événement.

Vous souhaitez passer la configuration ? Les utilisateurs Premium peuvent créer un projet à l’aide de notre modèle d’organisation d’événements sur Asana.

Projet de fête d’inauguration sur Asana

Le festival du film de Tribeca planifie et gère ses événements avec Asana

 

Astuces pour gérer votre plan événementiel

Utiliser des champs personnalisés

Les champs personnalisés vous permettent d’ajouter plus de données aux tâches des projets Asana. Les noms et les valeurs des champs peuvent être personnalisés, et vous pouvez créer des champs déroulants, numériques ou textuels pour saisir des informations précises. Pour un événement, vous pouvez utiliser des champs numériques pour présenter le coût de chaque article, puis utiliser la sélection multiple pour calculer le total afin de respecter le budget imparti.

Vous pouvez également catégoriser l’élément de planification associé à la tâche (par ex. : le budget, l’hébergement, la restauration, la disposition des stands, etc.). Vous pouvez ensuite afficher les tâches par catégorie en fonction du calendrier pour vous assurer de n’avoir manqué aucune étape.

Planifiez facilement des événements marketing avec Asana. Triez vos projets par champs personnalisés pour les afficher par stade de progression, niveau de priorité, etc.

Ajoutez des champs personnalisés à n'importe quel projet en cliquant sur le lien bleu Ajouter des champs personnalisés en haut du projet. De là, vous pouvez créer et gérer vos champs personnalisés pour les dépenses ou les autres données à suivre.

Création d’un champ personnalisé sur Asana en cliquant le lien bleu en haut du projet

Créer un modèle de projet

Si vous organisez de nombreux événements, créez un modèle de projet d’événement. Une fois le modèle initial conçu (comme le projet que vous avez fait ici), vous pouvez continuer à lui ajouter des tâches en fonction des leçons tirées des événements. Chaque fois que vous organisez un nouvel événement, il vous suffit de dupliquer le modèle. Aucune étape ne sera manquée et vous pourrez vous mettre directement au travail.

Finie l’époque où les événements étaient gérés à l’aide d’un porte-bloc. Grâce à Asana, votre équipe sera organisée et préparée pour votre prochain événement, ce qui garantira à vos clients et clients potentiels la meilleure expérience possible.

Voir les dépendances sur la Chronologie

Si les tâches d’organisation de votre événement doivent être effectuées dans un ordre précis, vous pouvez marquer des tâches comme dépendant d’autres tâches pour qu’elles soit faites dans le bon ordre. Par exemple, vous pouvez marquer « Réserver une salle » comme étant en attente de « Approuver le budget ». Quand la tâche d’approbation du budget sera marquée comme terminée, le responsable de la réservation de la salle recevra une notification et pourra choisir une salle.

Allez dans l’onglet Chronologie de votre projet pour voir toutes les dépendances des tâches de votre événement. Faites glisser et déposez les tâches pour résoudre les conflits signalés par des flèches rouges. Vous pouvez également utiliser la Chronologie pour visualiser rapidement tous les éléments et vous assurer de tenir vos échéances.

La chronologie vous permet de voir le calendrier et les dépendances de votre projet afin que vous puissiez tenir vos échéances

Suivre le travail avec l’intégration Asana pour Slack

Au cours d’un événement, la communication avec votre équipe peut se faire par différents canaux et elle doit se faire rapidement. Utiliser Asana pour Slack est un moyen facile de s’assurer qu’aucune tâche ou détail de dernière minute ne se perde dans la masse. Vous pouvez également agir sur les tâches directement dans Slack afin de ne pas perdre un temps précieux à changer d’outil et de tenir toute votre équipe au courant.

Découvrez comment activer cette intégration sur notre page des applications.

Fournisseurs externes

Utilisez votre projet pour gérer les interactions avec les fournisseurs externes. Créez une tâche pour chaque fournisseur et des sous-tâches pour chaque étape du processus, notamment l’obtention du devis, la finalisation du contrat, la confirmation des délais et le paiement de la facture. Lorsque vous recevez une facture dans votre messagerie, utilisez nos intégrations Gmail ou Outlook (ou le transfert d’e-mail pour transformer la conversation en action sans quitter votre boîte de réception.

Liste d’invités

Gardez une trace de votre liste d’invités sur Asana. Créez un formulaire avec Wufoo ou Google Forms afin de permettre aux invités de répondre à votre invitation. Leurs réponses seront ensuite automatiquement transformées en tâches Asana avec toutes les informations utiles. Vous pouvez même utiliser ce projet comme liste de présence. À chaque fois qu’un invité arrive à votre événement, marquez la tâche comme terminée à partir de votre appareil mobile, que vous soyez hors ligne ou en ligne.

Si vous utilisez des champs personnalisés, vous pouvez ajouter un champ déroulant pour confirmer la présence des invités par un « oui » ou un « non ».

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Leçons Asana

Apprenez les bases d’Asana en moins de 15 minutes grâce à ces leçons rapides

Tâches

Tâches Lessons

Suivez toutes vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Sachez toujours à quelle tâche passer ensuite

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquez encore plus rapidement

3 minutes

 Lessons

Que votre prochain événement compte 10 ou 10 000 participants, Asana demeure l’outil de planification d’événements par excellence.

Vous pouvez utiliser les tâches pour suivre votre travail, l’organiser et collaborer.

Les tâches peuvent être des choses à faire, des idées, des notes ou des rappels.

Attribuez une tâche à collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab+M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez une échéance afin que la date limite soit claire.

Ajoutez des instructions et vos attentes dans le champ de description de la tâche.

Utilisez @ pour mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche comme abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez comme abonnés tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche.

Ils pourront toujours arrêter de suivre la tâche pour ne plus recevoir de notifications.

Ajoutez des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour montrer aux abonnés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des GIF inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour diviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches contiennent les mêmes informations que les tâches normales.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran en utilisant labarre du haut.

Chaque tâche a une URL unique permettant de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous semblez être à la hauteur.

Passons à la leçon suivante !

Sachez toujours quoi faire ensuite grâce à Mes tâches.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

La gestion de votre travail est donc simplifiée.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez dans n’importe quelle liste.

Écrivez à x@mail.asana.com pour transformer vos e-mails en tâches.

Asana changera votre e-mail, y compris ses pièces jointes, en tâche.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité avec les sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées dans un projet (nous verrons les projets plus en détail ultérieurement).

Placez les tâches dues dans la semaine dans Bientôt afin de garder à l’œil les tâches qui approchent.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Placez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine dans Plus tard.

Elle ne vous embêteront plus jusqu’à ce que leur échéance approche.

Vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt une semaine avant leur échéance.

Triez votre liste Mes tâches pour toujours savoir sur quoi vous devez travailler et ce qui approche.

Vous savez désormais comment suivre et planifier votre travail !

Ensuite, découvrons comment travailler en équipe sur Asana.

Travaillez ensemble sur des groupes de tâches grâce aux projets.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Par exemple, pour un plan d’événement, un lancement de produit ou un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous disposez déjà de vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

Consultez l’adresse e-mail unique de votre projet dans le menu déroulant du projet.

Ajoutez vos tâches aux autres projets associés.

Les tâches peuvent être incluses dans plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser les tâches d’un projet en liste.

Saisissez : à la fin du nom de n’importe quelle tâche pour en faire une section.

Ou bien, ajoutez des colonnes pour organiser les tâches des projets en tableau

Faites glisser et déposez les tâches entre les colonnes ou au sein des colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et définissez leur échéance.

Ne ratez jamais une échéance avec le calendrier de votre projet.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour changer leur échéance.

Ajoutez en tant que membres tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet.

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou parler du travail.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Il sera rappelé au propriétaire du projet de définir un statut une fois par semaine.

Ouvrez et organisez les projets depuis votre barre latérale.

Placez des projets dans vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets à partir de n’importe quel écran en utilisant la barre du haut.

Vous pouvez désormais faire progresser vos projets avec votre équipe.

Il ne reste plus qu’une leçon avant le grand plongeon.

“Communiquez et coordonnez plus rapidement avec la boîte de