L’organisation et la gestion d’événements

Étapes de création d’un projet d’organisation d’événements sur Asana

Il existe plusieurs façons de créer un plan de projet événementiel. Suivez ces étapes pour démarrer rapidement :

  1. Servez-vous du modèle d’organisation d’événements et personnalisez-le selon les besoins de votre équipe.
  2. Importez la feuille de calcul sur laquelle vous suivez actuellement l’organisation de vos événements.

Accéder à tous les modèles Asana

GIF montrant comment accéder aux modèles sur Asana à partir du bouton + dans la barre supérieure

Si vous utilisez la version gratuite, que vous préférez créer vous-même entièrement votre projet d’organisation ou que vous souhaitez connaître les bonnes pratiques générales liées aux projets Asana, démarrez en suivant ces étapes.

Convier les fournisseurs et prestataires comme invités de votre projet événementiel

S’il est courant de commencer le travail avec les fournisseurs par e-mail, convier vos fournisseurs et prestataires clés en tant qu’invités de votre projet événementiel sur Asana présente des avantages. La possibilité d’accéder facilement aux échéances, aux choses à faire et aux pièces jointes favorise l’achèvement du travail en temps opportun. Cela simplifie également le suivi des fichiers importants tels que les contrats et les factures.

Conseils pour gérer et réaliser le travail lié à un événement

Maintenant que vous avez créé votre projet d’organisation d’événement, suivez les conseils suivants pour le gérer et pour suivre chaque détail à mesure que votre travail progresse.

1. Élaborez votre plan d’organisation d’événements avec la Chronologie (et ajustez-le au besoin)

Chaque organisation d’événements s’accompagne d’échéances et de dépendances clés menant au jour J. La Chronologie vous aide à élaborer un plan qui comprend tous ces éléments avant de démarrer pour veiller à leur intégration en vue d’un événement bien ficelé.

GIF de la création d’un plan de projet avec la fonctionnalité Chronologie d’Asana

Voici les étapes de création d’un plan avec la Chronologie :

  1. Créez des tâches pour toutes les choses à faire dans le cadre de votre organisation d’événement en utilisant la vue Liste.
  2. Cliquez sur l’onglet Chronologie en haut du projet pour basculer vers la vue Chronologie.
  3. Planifiez les tâches en les faisant glisser sur la chronologie. Si vous identifiez des conflits, déplacez-les au besoin afin de les reprogrammer.
  4. Allongez les plages de dates des tâches afin que les responsables puissent mieux gérer leur temps et respecter les délais.
  5. Si les tâches doivent être effectuées dans un ordre précis, créez des dépendances en passant le curseur sur l’une d’entre elles, puis en faisant glisser le point vers la tâche associée pour relier les deux éléments.

Une fois le travail entamé, la Chronologie peut aussi vous aider à traiter rapidement les problèmes avant qu’ils ne fassent dérailler votre plan. Par exemple, si la réservation du lieu de votre événement prend plus longtemps que prévu, vous pouvez déplacer les tâches dépendantes dans la chronologie. Leurs responsables seront automatiquement prévenus de la modification des échéances. Ainsi, le travail démarre au bon moment, sans entraîner de confusion ou de réunion supplémentaire, ni provoquer de panique suite à un retard.

2. Effectuez le suivi des e-mails importants (tout en passant moins de temps dans votre boîte de réception)

CAPTURE D’ÉCRAN des intégrations Outlook et Gmail Asana pour la gestion des e-mails et des boîtes de réception

Il est toujours possible de convier des fournisseurs en tant qu’invités de votre projet sur Asana, mais si vous communiquez par e-mail, essayez les intégration Asana pour Gmail, Outlook ou autres messageries client. Lorsque vous recevez des e-mails contenant des documents importants ou des choses à faire, vous pouvez les ajouter à Asana directement depuis votre boîte de réception pour les attribuer en tant que tâches, ajouter des éléments à votre projet d’organisation, et plus encore. De cette façon, les détails de planification et les choses à faire ne sont pas égarés au milieu de vos e-mails (et vous n’avez pas besoin de perdre du temps à organiser votre boîte de réception).

3. Gagnez du temps sur chaque organisation d’événement et ne manquez aucune étape clé grâce aux modèles

Bien que chaque événement soit unique, il existe généralement une liste de contrôle essentielle valable pour la majorité des projets. Plutôt que de perdre du temps à la recréer pour chaque événement (ou de la conserver dans un document déconnecté du travail en cours), vous pouvez créer et enregistrer des modèles d’événements sur Asana.

GIF montrant comment enregistrer un projet Asana sous forme de modèle à réutiliser

  1. Élaborez la liste de contrôle essentielle de vos événements dans un projet. À moins que ce ne soit toujours la même personne qui effectue le même type de tâche, n’attribuez pas ces tâches et n’ajoutez pas d’échéances.
  2. Cliquez sur dans l’en-tête du projet et sélectionnez Enregistrer en tant que modèle.
  3. Limitez les modifications ou changements apportés au modèle en sélectionnant l’option Commentaires uniquement.
  4. Pour chaque événement suivant, copiez le modèle en cliquant sur le bouton + orange et sur Projet, puis en accédant à l’onglet des modèles enregistrés de votre organisation.
  5. Vous pouvez parfaire votre modèle de liste de contrôle au fil des événements pour veiller à ne pas reproduire les erreurs passées et à utiliser les stratégies les plus récentes.

Conseils pour gérer le travail le jour J

1. Travaillez en déplacement et hors ligne avec l’application mobile Asana

Dans les jours qui précèdent votre événement ainsi que le jour J, votre équipe sera probablement occupée à finaliser les derniers préparatifs sur place, ce qui peut entraver la visibilité sur ce qui reste à faire et retarder l’accès aux détails clés. L’application mobile d’Asana assure un lien ininterrompu entre votre équipe et le plan d’organisation (et ce, même si vous êtes hors ligne, sur iOS ou Android), avant, pendant et après l’événement.

CAPTURE D’ÉCRAN d’une tâche mobile Asana pour l’organisation d’événements

Par exemple, vous pouvez laisser votre avis directement sur une photo avant de le partager ou encore confirmer que le calendrier de l’événement a bien été envoyé par e-mail en temps opportun à tous les participants depuis l’application mobile. Ceci renforce la collaboration entre collègues, même s’ils ne se trouvent pas tous au même endroit.

2. Transformez les conversations en temps réel en actions avec l’intégration Slack

De nombreuses équipes utilisent à la fois Asana et Slack pour coordonner le travail et communiquer, en particulier lorsqu’un événement a démarré. Au lieu de choisir l’un ou l’autre de ces outils, les équipes peuvent les utiliser conjointement grâce à l’intégration Asana pour Slack.

GIF montrant comment créer une tâche Asana à partir d’un message Slack grâce à l’intégration

Si un collègue vous demande du feedback sur sa présentation Keynote, mais que vous êtes en train de faire autre chose en relation avec l’événement, vous pouvez créer une tâche Asana directement depuis la conversation Slack pour ne rien oublier et disposer du contexte original.

Conseils pour rendre compte du travail et de la progression d’un événement

Pour apprendre à créer des rapports permettant d’analyser la progression de l’organisation, cliquez ici. Pour apprendre à publier et suivre les mises à jour de statut liées à l’événement, cliquez ici.

Suivez la progression et gérez votre dotation en personnel sur vos différents événements avec les Portefeuilles et la Gestion des ressources

Pour analyser la progression des projets et évaluer la disponibilité de leurs équipes, les organisateurs d’événements rassemblent généralement les informations à partir de notes de réunions, d’e-mails ou de feuilles de calcul, ce qui, en plus de prendre du temps, peut s’avérer imprécis. Créez plutôt un portefeuille comprenant tous vos plans d’événements afin de bénéficier d’une vue centralisée en temps réel de la progression, des échéances et des priorités.

Puis, utilisez l’onglet Gestion des ressources pour visualiser la capacité globale de votre équipe en fonction des tâches attribuées sur Asana. Cette fonction vous aide à prendre des décisions de dotation avisées, pour répartir équitablement le travail et maintenir vos événements en bonne voie.

CAPTURE D’ÉCRAN de l’utilisation de la Gestion des ressources pour vérifier si quelqu’un est surchargé et réattribuer ses tâches

Par défaut, la Gestion des ressources utilise le nombre de tâches, mais nous savons que toutes les tâches ne se valent pas. C’est pourquoi vous pouvez définir un champ personnalisé d’effort pour les projets d’un portefeuille qui vous permettra de mieux suivre la charge de travail de chaque tâche, au travers par exemple du nombre d’heures nécessaires ou d’un système de points.

Ressources pour planifier et gérer des événements sur Asana

Vous apprenez mieux en regardant ? Vous souhaitez savoir comment nos clients gèrent leurs événements avec Asana ? Ces ressources peuvent vous être utiles :

Ressource Lien
Modèle d’organisation d’événements Utiliser le modèle
Tutoriel vidéo Regarder « Apprendre à utiliser Asana »
Cours sur demande S’inscrire à l’Asana Academy
Études de cas Voir comment Sophos, G2 et World Press Photo organisent leurs événements avec Asana
Guide électronique sur la productivité pour les professionnels de l’événementiel Lire le guide numérique (en anglais)
Échanger avec la communauté Participer à l’une de nos prochaines formations ou ouvrir un nouveau sujet sur notre forum 

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Tâches

Tâches Lessons

Suivre l’ensemble de vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Repérez les prochaines tâches à accomplir

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquer encore plus rapidement

3 minutes

Grâce aux tâches, vous pouvez suivre, organiser et collaborer ensemble à l’avancement de votre travail.

Les tâches peuvent être constituées de listes de choses à faire, d’idées, de notes ou de rappels.

Attribuez une tâche à un collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab + M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez-y une échéance afin de clarifier la date butoir.

Indiquez vos attentes et instructions dans le champ de description de la tâche.

En tapant @, vous pouvez mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche en tant qu’abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche en tant qu’abonnés.

Les abonnés peuvent à tout moment décider d’arrêter de suivre la tâche et de recevoir les notifications correspondantes.

Ajoutez-y des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour indiquer aux abonnés concernés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des gifs inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour subdiviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches peuvent contenir les mêmes informations que les tâches ordinaires.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Chaque tâche dispose d’une URL unique, qui permet de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous avec passé cette étape avec brio.

Passons désormais au cours suivant !

Grâce à Mes tâches, vous savez toujours sur quelles tâches travailler ensuite.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

Elle a donc pour but de simplifier la gestion de votre travail.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez du contenu dans n’importe quelle liste.

Transférez vos e-mails à x@mail.asana.com pour les transformer en tâches.

Asana convertira votre e-mail en tâche, pièces jointes incluses.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste sous Récemment attribuées.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité grâce aux sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu situé à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer pour Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir ce sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées au sein d’un projet (nous nous pencherons sur les projets plus en détail ultérieurement).

Marquez les tâches dues dans la semaine pour Bientôt afin de garder à l’œil les tâches prochainement échues.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Marquez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine pour Plus tard.

Vous n’aurez plus à vous en préoccuper jusqu’à ce que leur échéance approche.

Une semaine avant leur échéance, vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt.

Triez votre liste Mes tâches pour savoir ce sur quoi vous devez travailler en priorité et connaître les prochaines tâches à accomplir.

Vous savez désormais suivre et planifier votre travail !

Découvrons ensuite comment travailler en équipe sur Asana.

Grâce aux projets, vous pouvez travailler ensemble sur des groupes de tâches.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Vous pouvez par exemple vous en servir pour planifier un événement, lancer un produit ou établir un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous avez déjà établi vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

L’adresse e-mail unique à votre projet est visualisable dans le menu déroulant de celui-ci.

Ajoutez vos tâches à d’autres projets associés.

Les tâches peuvent faire partie de plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser vos tâches en un projet sous forme de liste.

Appuyez sur Tab + N dans la ligne d’une tâche pour créer une nouvelle section.

Vous pouvez aussi ajouter des colonnes pour organiser vos tâches en un projet sous forme de tableau.

Faites glisser des tâches et déposez-les entre ou dans les colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et donnez-leur des échéances.

Grâce au calendrier de votre projet, ne ratez jamais une seule échéance.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour modifier leur échéance.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet en tant que membres .

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou pour discuter du travail en cours.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet concerné.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Une fois par semaine, le propriétaire du projet reçoit une notification pour lui rappeler de définir son statut.

Ouvrez et organisez vos projets depuis la barre latérale.

Ajoutez des projets à vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Vous êtes désormais à même de faire avancer vos projets avec votre équipe.

Plus qu’une leçon avant le grand saut !

Communiquez et coordonnez vos actions plus rapidement grâce à la boîte de réception.

Consultez votre boîte de réception pour lire rapidement les dernières mises à jour et y répondre.

La boîte de réception vous avertit quand l’une de vos tâches est due…

et lorsque des collègues mettent à jour des tâches, des discussions ou des projets que vous suivez.

Consultez vos mises à jour et répondez-y sans quitter la boîte de réception.

Cliquez sur une mise à jour pour disposer de tout le contexte nécessaire pour y répondre.

Archivez les mises à jour que vous êtes prêt à retirer.

Cliquez sur le X apparaissant à droite d’une mise à jour pour l’archiver.

Ouvrez les Archives pour replacer dans votre boîte de réception des mises à jour que vous avez retirées.

Cliquez sur la flèche apparaissant à droite d’une notification archivée pour la replacer dans votre boîte de réception.

Pour ne plus recevoir de mises à jour concernant certains projets ou tâches, arrêtez de les suivre.

Au final, vous avez le contrôle sur toutes les mises à jour que vous recevez (ou choisissez de ne pas recevoir).

Quand vous êtes prêt, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail d’Asana.

Vous pouvez gérer la majeure partie des communications de votre équipe à partir de votre boîte de réception. N’oubliez pas de la consulter régulièrement.

Félicitations ! Vous êtes maintenant fin prêt à travailler efficacement avec Asana.