L’organisation et la gestion d’événements

Étapes de création d’un projet d’organisation d’événements sur Asana

Il existe plusieurs façons de créer un plan de projet événementiel. Suivez ces étapes pour démarrer rapidement :

  1. Servez-vous du modèle d’organisation d’événements et personnalisez-le selon les besoins de votre équipe.
  2. Importez la feuille de calcul sur laquelle vous suivez actuellement les plans d’organisation.

Accéder à tous les modèles Asana

GIF montrant comment accéder aux modèles sur Asana à partir du bouton + dans la barre du haut

Si vous utilisez la version gratuite, que vous préférez créer vous-même entièrement votre projet d’organisation ou que vous souhaitez connaître les bonnes pratiques générales liées aux projets Asana, démarrez en suivant ces étapes.

Convier les fournisseurs et prestataires comme invités de votre projet événementiel

S’il est courant de commencer le travail avec les fournisseurs par e-mail, convier vos fournisseurs et prestataires clés en tant qu’invités de votre projet événementiel sur Asana présente des avantages. La possibilité d’accéder facilement aux échéances, aux choses à faire et aux pièces jointes favorise l’achèvement du travail en temps opportun. Cela simplifie également le suivi des fichiers importants tels que les contrats et les factures.

Conseils pour gérer et réaliser le travail lié à un événement

Maintenant que vous avez créé votre projet d’organisation d’événements, les conseils suivants vous aideront à le gérer et à suivre chaque détail au fur et à mesure que le travail progresse.

1. Élaborez votre plan d’organisation d’événements avec la Chronologie (et ajustez-le au besoin)

Chaque organisation d’événements est assortie d’échéances et de dépendances clés menant au jour J. La Chronologie vous aide à élaborer un plan qui comprend tous ces éléments avant de démarrer pour veiller à leur intégration en vue d’un événement impeccable.

GIF de la création d’un plan de projet avec la fonctionnalité Chronologie d’Asana

Voici les étapes de création d’un plan avec la Chronologie :

  1. Créez des tâches pour toutes les choses à faire dans le cadre de votre organisation d’événement en utilisant la vue Liste.
  2. Cliquez sur l’onglet Chronologie en haut du projet pour basculer vers la vue Chronologie.
  3. Planifiez les tâches en les faisant glisser sur la chronologie. Si vous identifiez des conflits, déplacez-les au besoin afin de les reprogrammer.
  4. Allongez les plages de dates des tâches afin que les responsables disposent de plus de temps pour y travailler avant les échéances.
  5. Si les tâches doivent être effectuées dans un ordre précis, créez des dépendances entre elles en passant le curseur sur l’une d’entre elles, puis en faisant glisser le point vers la tâche associée pour relier les deux éléments.

Une fois le travail entamé, la Chronologie peut aussi vous aider à traiter rapidement les problèmes avant qu’ils ne fassent dérailler votre plan. Par exemple, si la réservation du lieu de votre événement prend plus longtemps que prévu, vous pouvez déplacer les tâches dépendantes dans la chronologie. Leurs responsables seront automatiquement prévenus que leur échéance a été modifiée. Le travail peut donc démarrer en temps opportun sans prêter à confusion, requérir une réunion supplémentaire ni provoquer la panique parce qu’un délai est dépassé.

2. Effectuez le suivi des e-mails importants (tout en passant moins de temps dans votre boîte de réception)

CAPTURE D’ÉCRAN des intégrations Outlook et Gmail Asana pour la gestion des e-mails et des boîtes de réception

Il est toujours possible de convier des fournisseurs en tant qu’invités de votre projet sur Asana, mais si vous communiquez par e-mail, essayez les intégration Asana pour Gmail, Outlook ou autres messageries client. Lorsque vous recevez des e-mails contenant des documents importants ou des choses à faire, vous pouvez les ajouter à Asana directement depuis votre boîte de réception pour les attribuer en tant que tâches, ajouter des éléments à votre projet d’organisation, et plus. De cette façon, les détails de planification et les choses à faire ne sont pas égarés parmi les e-mails (et vous n’avez pas besoin de passer beaucoup de temps à organiser votre boîte de réception).

3. Gagnez du temps sur chaque organisation d’événement et ne manquez aucune étape clé grâce aux modèles

Bien que chaque événement soit unique, il existe généralement une liste de contrôle essentielle valable pour la majorité des projets. Plutôt que de perdre du temps à la recréer pour chaque événement (ou plutôt que de la conserver dans un document déconnecté du travail actuel), vous pouvez créer et enregistrer des modèles d’événements sur Asana.

GIF montrant comment enregistrer un projet Asana sous forme de modèle à réutiliser

  1. Élaborez la liste de contrôle essentielle de vos événements dans un projet. À moins que ce soit toujours la même personne qui effectue le même type de tâche, n’attribuez pas ces tâches et n’ajoutez pas d’échéances.
  2. Cliquez sur dans l’en-tête du projet et sélectionnez Enregistrer en tant que modèle.
  3. Limitez les modifications ou changements apportés au modèle en sélectionnant l’option Commentaires uniquement.
  4. Pour chaque événement ultérieur, copiez le modèle en cliquant sur le bouton + Nouveau et sur Projet, puis en accédant à l’onglet des modèles enregistrés de votre organisation.
  5. Vous pouvez parfaire votre modèle de liste de contrôle au fil des événements pour veiller à ne pas reproduire les erreurs passées et à utiliser les stratégies les plus récentes.

Conseils pour gérer le travail le jour J

1. Travaillez en déplacement et hors ligne avec les applications mobiles Asana

Dans les jours qui précèdent votre événement ainsi que le jour J, votre équipe sera probablement occupée à finaliser les derniers préparatifs sur place, ce qui peut entraver la visibilité sur ce qui reste à faire et retarder l’accès rapide aux détails clés. L’application mobile d’Asana assure un lien ininterrompu entre votre équipe et le plan d’organisation (et ce, même si vous êtes hors ligne, sur iOS ou Android), avant, pendant et après l’événement.

CAPTURE D’ÉCRAN d’une tâche mobile Asana pour l’organisation d’événements

Par exemple, vous pouvez rédiger votre avis directement sur une photo avant de le partager ou encore confirmer que le calendrier de l’événement a bien été envoyé par e-mail en temps opportun à tous les participants depuis l’application mobile. Ceci renforce la collaboration entre les collègues même s’ils ne sont pas tous au même endroit.

2. Transformez les conversations en temps réel en actions avec l’intégration Slack

De nombreuses équipes utilisent à la fois Asana et Slack pour coordonner le travail et communiquer, en particulier lorsqu’un événement a démarré. Au lieu de choisir l’un ou l’autre de ces outils, les équipes peuvent les utiliser conjointement grâce à l’intégration Asana pour Slack.

GIF montrant comment créer une tâche Asana à partir d’un message Slack grâce à l’intégration

Si un collègue vous demande du feedback sur sa présentation Keynote, mais que vous êtes en train de faire autre chose en relation avec l’événement, vous pouvez créer une tâche Asana directement depuis la conversation Slack pour ne rien oublier et disposer de tout le contexte original.

Conseils pour rendre compte du travail et de la progression liés à un événement

Pour apprendre à créer des rapports permettant d’analyser la progression de l’organisation, cliquez ici. Pour apprendre à publier et suivre les mises à jour de statut liées à l’événement, cliquez ici.

Suivez la progression et gérez votre dotation en personnel sur vos différents événements avec les Portefeuilles et la Gestion des ressources

Pour analyser la progression des projets et évaluer la disponibilité de leurs équipes, les organisateurs d’événement rassemblent généralement les informations à partir de notes de réunions, d’e-mail ou de feuilles de calcul, ce qui, en plus de prendre du temps, peut s’avérer imprécis. Créez plutôt un portefeuille comprenant tous vos plans d’événements afin de voir en temps réel et au même endroit la progression, les échéances et les priorités.

Puis utilisez l’onglet Gestion des ressources pour visualiser la capacité globale de votre équipe en fonction des tâches attribuées sur Asana. Cette fonction vous aide à prendre des décisions de dotation avisées, pour répartir équitablement le travail et maintenir vos événements en bonne voie.

CAPTURE D’ÉCRAN de l’utilisation de la Gestion des ressources pour vérifier si quelqu’un est surchargé et réattribuer ses tâches

Ressources pour planifier et gérer des événements sur Asana

Vous apprenez mieux en voyant ? Vous souhaitez savoir comment nos clients gèrent leurs événements avec Asana ? Voici des ressources utiles :

Ressource Lien
Modèle d’organisation d’événements Utiliser le modèle
Tutoriel vidéo Regarder « Apprendre à utiliser Asana »
Cours sur demande S’inscrire à l’Asana Academy
Études de cas Voir comment Sophos, G2 et World Press Photo organisent leurs événements avec Asana
Guide électronique sur la productivité pour les professionnels de l’événementiel Lire le guide numérique
Échanger avec la communauté [Participer à l’une de nos prochaines formations ou ouvrir un nouveau sujet sur notre forum

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Leçons Asana

Apprenez les bases d’Asana en moins de 15 minutes grâce à ces leçons rapides

Tâches

Tâches Lessons

Suivez toutes vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Sachez toujours à quelle tâche passer ensuite

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquez encore plus rapidement

3 minutes

Vous pouvez utiliser les tâches pour suivre votre travail, l’organiser et collaborer.

Les tâches peuvent être des choses à faire, des idées, des notes ou des rappels.

Attribuez une tâche à collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab+M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez une échéance afin que la date limite soit claire.

Ajoutez des instructions et vos attentes dans le champ de description de la tâche.

Utilisez @ pour mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche comme abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez comme abonnés tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche.

Ils pourront toujours arrêter de suivre la tâche pour ne plus recevoir de notifications.

Ajoutez des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour montrer aux abonnés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des GIF inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour diviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches contiennent les mêmes informations que les tâches normales.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran en utilisant labarre du haut.

Chaque tâche a une URL unique permettant de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous semblez être à la hauteur.

Passons à la leçon suivante !

Sachez toujours quoi faire ensuite grâce à Mes tâches.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

La gestion de votre travail est donc simplifiée.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez dans n’importe quelle liste.

Écrivez à x@mail.asana.com pour transformer vos e-mails en tâches.

Asana changera votre e-mail, y compris ses pièces jointes, en tâche.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité avec les sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées dans un projet (nous verrons les projets plus en détail ultérieurement).

Placez les tâches dues dans la semaine dans Bientôt afin de garder à l’œil les tâches qui approchent.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Placez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine dans Plus tard.

Elle ne vous embêteront plus jusqu’à ce que leur échéance approche.

Vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt une semaine avant leur échéance.

Triez votre liste Mes tâches pour toujours savoir sur quoi vous devez travailler et ce qui approche.

Vous savez désormais comment suivre et planifier votre travail !

Ensuite, découvrons comment travailler en équipe sur Asana.

Travaillez ensemble sur des groupes de tâches grâce aux projets.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Par exemple, pour un plan d’événement, un lancement de produit ou un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous disposez déjà de vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

Consultez l’adresse e-mail unique de votre projet dans le menu déroulant du projet.

Ajoutez vos tâches aux autres projets associés.

Les tâches peuvent être incluses dans plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser les tâches d’un projet en liste.

Saisissez : à la fin du nom de n’importe quelle tâche pour en faire une section.

Ou bien, ajoutez des colonnes pour organiser les tâches des projets en tableau

Faites glisser et déposez les tâches entre les colonnes ou au sein des colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et définissez leur échéance.

Ne ratez jamais une échéance avec le calendrier de votre projet.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour changer leur échéance.

Ajoutez en tant que membres tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet.

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou parler du travail.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Il sera rappelé au propriétaire du projet de définir un statut une fois par semaine.

Ouvrez et organisez les projets depuis votre barre latérale.

Placez des projets dans vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets à partir de n’importe quel écran en utilisant la barre du haut.

Vous pouvez désormais faire progresser vos projets avec votre équipe.

Il ne reste plus qu’une leçon avant le grand plongeon.

Consultez votre boîte de réception pour lire rapidement les dernières mises à jour et y répondre.

La boîte de réception vous avertit quand l’une de vos tâches est due…

et lorsque des collègues mettent à jour des tâches, des discussions ou des projets que vous suivez.

Ouvrez les mises à jour et répondez-y sans quitter la boîte de réception.

Cliquez sur une mise à jour et vous aurez tout le contexte nécessaire pour répondre.

Archivez les mises à jour que vous êtes prêt à retirer.

Cliquez sur le X qui apparaît sur la droite d’une mise à jour pour l’archiver.

Ouvrez les Archives pour replacer dans votre boîte de réception des mises à jour que vous avez retirées.

Cliquez sur la flèche qui apparaît sur la droite d’une notification retirée pour la replacer dans la boîte de réception.

Arrêtez de suivre des tâches ou des projets pour ne plus recevoir leurs mises à jour.

Au final, vous avez le contrôle sur toutes les mises à jour que vous recevez (ou choisissez de ne pas recevoir).

Quand vous êtes prêt, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail d’Asana.

Vous pouvez gérer la majeure partie des communications de votre équipe à partir de votre boîte de réception.” N’oubliez pas de la consulter souvent.

Félicitations ! Vous êtes maintenant prêt à travailler efficacement avec Asana.