Établir des conventions pour Asana

Maintenant que vous avez présenté Asana à votre équipe, vous devez vous assurer que tout le monde est d’accord avec quelques conventions clés. Décider à l’avance de la manière dont utiliser Asana permettra à votre équipe de réussir sur le long terme et vous aidera à tirer le meilleur parti des fonctionnalités d’Asana Premium par la suite. S’entendre sur quelques conventions aidera aussi chaque membre de votre équipe à se sentir à l’aise avec Asana.

Nous vous recommandons de discuter des conventions d’équipes peu après avoir présenté Asana à votre équipe. Ainsi, chacun peut prendre le temps de se familiariser avec Asana, sans pour autant avoir déjà pris des habitudes d’utilisation. Vous pouvez voir ce qui fonctionne pour les membres d’une équipe, comment ils préfèrent utiliser Asana, puis organiser une réunion pour établir les conventions et créer un projet selon ces conventions.

Établir des conventions Asana avec votre équipe à l’aide d’un projet

Chaque équipe aura des préférences uniques, mais voici quelques conseils pour vous aider à établir les conventions de votre équipe.

Conventions relatives aux tâches

Créer des tâches

Nous vous recommandons d’encourager tout le monde à créer des tâches et à les attribuer à toute personne de l’équipe (même les subordonnés directs doivent pouvoir attribuer des tâches aux responsables). Asana est plus utile lorsque tout le monde peut apporter ses idées et passer ensuite à l’action.

Nommer les tâches

Nous conseillons de nommer clairement les tâches et les actions qui en découlent. Par exemple, au lieu de nommer une tâche « Article de blog », il vaut mieux en nommer une « Écrire l’article [titre] » et une autre « Publier l’article [titre] », pour qu’il n’y ait pas d’interrogation sur ce qui doit être fait.

Vous pouvez établir des conventions de dénomination pour un projet spécifique si les tâches sont effectuées dans le cadre d’un processus particulier.

Écrire une tâche correctement

Votre équipe doit définir les détails nécessaires à la réalisation « correcte » d’une tâche. Chaque tâche dispose d’un espace pour l’ajout d’une description, de l’échéance, du responsable, des abonnés, des sous-tâches et des commentaires. Nous recommandons d’inclure le contexte et les détails importants pour permettre au responsable d’une tâche de l’effectuer :

  • Renvoyez vers des travaux en lien avec la tâche en @mentionnant les tâches, discussions ou projets connexes dans la zone de description.
  • Joignez des fichiers lorsque vous faites référence à un document.
  • Communiquez à vos collègues des échéances réalistes dès que vous les connaissez ou en essayant de les estimer au mieux.
    • Ajoutez des dates de début et des échéances afin que chacun sache clairement quand il doit commencer à travailler pour finir dans les temps.
  • Ajoutez des collègues comme abonnés pour qu’ils puissent être informés de la progression d’une tâche.
  • Indiquez qu’une tâche dépend d’une autre tâche afin que vos collègues ne commencent à travailler sur cette tâche que lorsque la précédente est terminée.
  • Utilisez du texte riche dans les descriptions des tâches pour rendre votre message plus clair à l’aide de listes numérotées et à puces.

Mettre à jour des tâches qui vous ont été attribuées

Lorsque quelqu’un vous attribue une tâche, cela signifie que vous êtes chargé de l’avancement de ce travail. Voici quelques suggestions pour tenir vos collègues informés de votre progression :

  • Utilisez des réponses rapides ou un pouce levé pour accuser réception de la tâche afin que le demandeur sache que vous l’avez reçue.
  • Si vous avez des questions ou des mises à jour à effectuer, commentez directement la tâche.
  • Si vous modifiez l’échéance, ajoutez un commentaire pour expliquer pourquoi et réajuster les exigences.
  • Épinglez la conclusion ou le commentaire le plus pertinent en haut de la discussion.
  • Si vous n’êtes pas en mesure d’effectuer une tâche en priorité, vous pouvez la réattribuer à son créateur ou utiliser les @mentions pour demander à vos collègues s’ils peuvent s’en charger.
  • Vous pouvez aimer la tâche pour montrer que vous l’avez vue et que vous pouvez vous en charger.
  • Si la tâche dispose de champs personnalisés, complétez-les correctement et continuez à les mettre à jour au fur et à mesure que la tâche progresse.
  • > Votre équipe utilise Slack ? Si oui, vous pouvez facilement agir sur les tâches directement depuis Slack pour continuer à travailler avec les mêmes outils.

Utiliser des sous-tâches

Lorsque vous attribuez une sous-tâche, assurez-vous que la personne qui doit l’effectuer dispose d’assez de contexte grâce à la tâche parente ou à la description de la sous-tâche. Évitez de noyer les tâches parmi d’autres. Vous pouvez toujours faire glisser les sous-tâches dans le volet principal de votre projet pour les convertir en tâches.

Attribuer un nom aux modèles de tâches

Vous pouvez dupliquer un modèle de projet ou de tâche pour créer des processus réutilisables, récurrents et prévisibles. Lorsque vous créez des modèles, nommez clairement la tâche ou le projet pour que vos collègues sachent qu’il s’agit d’un modèle, et qu’ils le trouvent facilement grâce à une recherche (par exemple, « Modèle » ou « À dupliquer »). Dans la description de la tâche ou du projet, donnez des instructions claires sur le contexte et la manière d’utiliser cette tâche ou ce projet.

Conventions relatives aux projets

Créer des projets

Comme pour les tâches, n’importe qui peut créer un projet. Vous pouvez désigner une personne de l’équipe pour faire ceci afin de tout organiser de la même manière.

Créer un projet de qualité

  • Déterminez quels types de processus utiliseront une disposition en liste et lesquels utiliseront une disposition en tableau.
  • Pour chaque processus, initiative ou réunion, écrivez un nom de projet descriptif et gardez les mêmes conventions de dénomination.
  • Renseignez la description du projet avec les objectifs et les priorités afin de rappeler à vos collègues le but de chaque projet.
  • Ajoutez des sections pour faciliter l’organisation de votre projet et créer une délimitation claire entre les différentes phases et catégories.
  • Définissez des champs personnalisés afin de garder une trace de toutes les informations nécessaires sur chaque tâche créée dans le projet.
  • Créez un modèle personnalisé ou utilisez un modèle créé par Asana pour standardiser vos processus et lancer rapidement tous vos projets. Ainsi, vous n’avez pas à repartir de zéro à chaque projet et êtes sûr de ne manquer aucune étape.

Gérer un projet

Lorsque vous créez un projet, vous devenez le propriétaire du projet par défaut. Vous pouvez changer le propriétaire du projet dans la vue Progressionvue Progression La vue Progression vous permet de suivre l’accomplissement des tâches d’un projet au fil du temps et de recevoir des mises à jour du statut de la part des propriétaires du projet. Lire la suite . Le propriétaire du projet ou le collègue responsable doit veiller à l’organisation du projet et publier des mises à jour de statut hebdomadaires.

  • Lorsque de nouvelles tâches sont créées ou que le travail progresse, assurez-vous que les tâches ont un responsable et une échéance, déplacez-les dans les sections ou les colonnes appropriées et mettez à jour leurs champs personnalisés si nécessaire.
  • Ajoutez des règles de projet pour passer moins de temps à gérer votre projet et pour aider vos collègues à avancer dans la bonne direction. Les règles automatisent le travail manuel, par exemple les mises à jour de champs Asana ou encore l’attribution de tâches.
  • Si des tâches prennent du retard ou n’ont pas d’échéance attribuée, contactez le responsable pour reprendre le contrôle sur le travail.
  • Définissez des jalons dans votre projet afin d’être sûr d’atteindre vos principaux objectifs et de pouvoir garder un œil sur les indicateurs clés de progression, de manière simple et visuelle.
  • Utilisez la Chronologie pour élaborer le planning de votre projet et le modifier à mesure que vous progressez vers votre objectif. Vous pouvez visualiser facilement les dépendances des tâches et modifier le calendrier de votre projet grâce à une vue de type diagramme de Gantt.
  • Si vous gérez plusieurs projets, ajoutez-les à un portefeuille pour les organiser par initiative et les gérer. Les portefeuilles facilitent le suivi du statut de tous vos projets.

Envoyer des mises à jour de statut

Le propriétaire du projet ou le collègue responsable doit régulièrement envoyer des mises à jour de statut du projet à partir de la vue Progression du projet.

  • Les mises à jour de statut offrent une plus grande clarté sur la progression du projet, pour votre équipe comme pour les équipes pluridisciplinaires.
  • Définissez une couleur pour vos mises à jour de statut (vert, jaune ou rouge) afin d’indiquer l’avancement du projet.
  • Lorsque vos collègues ont des questions ou commentaires à faire, ou lorsqu’ils souhaitent créer une tâche de suivi, ils peuvent répondre aux mises à jour de statut.
  • Le propriétaire du projet reçoit des tâches de rappel hebdomadaires lui demandant de mettre à jour le statut du projet.
  • Utilisez l’intégration Slack pour publier les mises à jour de votre projet directement dans des chaînes spécifiques afin que tout le monde voit facilement les mises à jour, quel que soit l’outil utilisé.

Ajoutez des projets à un portefeuille pour voir en un seul endroit toutes les mises à jour de statut, les échéances et la progression (ou pour demander des mises à jour aux propriétaires des projets).

Conventions relatives aux e-mails

Utiliser les discussions d’équipe

Nous recommandons l’utilisation des discussions pour toutes les communications internes, plutôt que les e-mails. Veuillez rappeler à vos équipes d’utiliser Asana plutôt que les e-mails lorsque nécessaire.

Utiliser les notifications par e-mail

Asana envoie des notifications par e-mail en cas de nouvelle activité, afin que les collègues qui n’utilisent pas systématiquement Asana soient tenus informés. Les personnes qui utilisent Asana de manière systématique préfèrent en général utiliser la boîte de réceptionboîte de réception Ma boîte de réception rassemble les activités liées aux tâches, aux projets ou aux discussions qu’un utilisateur suit. Lire la suite et non les e-mails pour rester à jour autant que possible.

Nous suggérons de conserver les notifications par e-mail jusqu’à ce que l’utilisation d’Asana soit systématique pour vous et vos collègues. Cette décision revient à l’appréciation de chaque membre de l’équipe.

Réduire la quantité d’e-mails pour votre équipe

Pour favoriser la réussite des équipes, nous vous recommandons de ne pas envoyer de requêtes ou besoins relatifs à un projet via e-mail, mais plutôt d’utiliser Asana. Les e-mails fonctionnent très bien pour communiquer avec les personnes extérieures à l’organisation ou faire une présentation, mais ce n’est pas un outil conçu pour planifier, gérer et prioriser le travail. Pour tout cela, il y a Asana.

Avec l’extension Asana pour Gmail et l’application Asana pour Outlook, vous pouvez rapidement transformer des discussions en actions directement depuis votre boîte de réception. Utiliser ces intégrations pour services d’e-mails peut aider votre équipe à transférer son travail vers Asana, sans que vous ayez besoin de les former sur un nouvel outil ou de changer leur façon de travailler.

Renforcer vos conventions

Définir des conventions avec votre équipe permettra de veiller à l’organisation d’Asana, d’assurer plus de clarté et à terme d’aider tout le monde à apporter sa contribution de la manière la plus efficace possible. Demandez à quelques collègues d’aider à renforcer les conventions afin de rassurer les autres membres de l’équipe, qui n’auront pas peur de « casser » quoi que ce soit et pourront recevoir des conseils utiles pour se lancer.

Créez un projet « sécurisé » sur Asana où les personnes peuvent tester les fonctionnalités et leurs interactions sans avoir peur de modifier un véritable travail.

Lorsque vous avez établi des conventions avec votre équipe, conservez-les dans un projet pour que tout le monde puisse s’y référer par la suite, notamment vos futurs collègues. Ainsi, tout le monde est sur la même longueur d’onde et peut se référer aux conventions d’équipe lorsque vous les avez établies ensemble.

Essayez d’utiliser Asana pour votre prochaine réunion d’équipe et prenez le temps de répéter les conventions Asana de votre équipe.

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Cours Asana

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Tâches

Tâches Lessons

Suivre l’ensemble de vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Repérez les prochaines tâches à accomplir

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquer encore plus rapidement

3 minutes

Grâce aux tâches, vous pouvez suivre, organiser et collaborer ensemble à l’avancement de votre travail.

Les tâches peuvent être constituées de listes de choses à faire, d’idées, de notes ou de rappels.

Attribuez une tâche à un collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab + M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez-y une échéance afin de clarifier la date butoir.

Indiquez vos attentes et instructions dans le champ de description de la tâche.

En tapant @, vous pouvez mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche en tant qu’abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche en tant qu’abonnés.

Les abonnés peuvent à tout moment décider d’arrêter de suivre la tâche et de recevoir les notifications correspondantes.

Ajoutez-y des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour indiquer aux abonnés concernés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des gifs inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour subdiviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches peuvent contenir les mêmes informations que les tâches ordinaires.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Chaque tâche dispose d’une URL unique, qui permet de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous avec passé cette étape avec brio.

Passons désormais au cours suivant !

Grâce à Mes tâches, vous savez toujours sur quelles tâches travailler ensuite.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

Elle a donc pour but de simplifier la gestion de votre travail.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez du contenu dans n’importe quelle liste.

Transférez vos e-mails à x@mail.asana.com pour les transformer en tâches.

Asana convertira votre e-mail en tâche, pièces jointes incluses.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste sous Récemment attribuées.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité grâce aux sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu situé à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer pour Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir ce sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées au sein d’un projet (nous nous pencherons sur les projets plus en détail ultérieurement).

Marquez les tâches dues dans la semaine pour Bientôt afin de garder à l’œil les tâches prochainement échues.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Marquez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine pour Plus tard.

Vous n’aurez plus à vous en préoccuper jusqu’à ce que leur échéance approche.

Une semaine avant leur échéance, vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt.

Triez votre liste Mes tâches pour savoir ce sur quoi vous devez travailler en priorité et connaître les prochaines tâches à accomplir.

Vous savez désormais suivre et planifier votre travail !

Découvrons ensuite comment travailler en équipe sur Asana.

Grâce aux projets, vous pouvez travailler ensemble sur des groupes de tâches.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Vous pouvez par exemple vous en servir pour planifier un événement, lancer un produit ou établir un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous avez déjà établi vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

L’adresse e-mail unique à votre projet est visualisable dans le menu déroulant de celui-ci.

Ajoutez vos tâches à d’autres projets associés.

Les tâches peuvent faire partie de plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser vos tâches en un projet sous forme de liste.

Appuyez sur Tab + N à la fin du titre d’une tâche pour en faire une section.

Vous pouvez aussi ajouter des colonnes pour organiser vos tâches en un projet sous forme de tableau.

Faites glisser des tâches et déposez-les entre ou dans les colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et donnez-leur des échéances.

Grâce au calendrier de votre projet, ne ratez jamais une seule échéance.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour modifier leur échéance.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet en tant que membres .

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou pour discuter du travail en cours.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet concerné.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Une fois par semaine, le propriétaire du projet reçoit une notification pour lui rappeler de définir son statut.

Ouvrez et organisez vos projets depuis la barre latérale.

Ajoutez des projets à vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Vous êtes désormais à même de faire avancer vos projets avec votre équipe.

Plus qu’une leçon avant le grand saut !

Communiquez et coordonnez vos actions plus rapidement grâce à la boîte de réception.

Consultez votre boîte de réception pour lire rapidement les dernières mises à jour et y répondre.

La boîte de réception vous avertit quand l’une de vos tâches est due…

et lorsque des collègues mettent à jour des tâches, des discussions ou des projets que vous suivez.

Consultez vos mises à jour et répondez-y sans quitter la boîte de réception.

Cliquez sur une mise à jour pour disposer de tout le contexte nécessaire pour y répondre.

Archivez les mises à jour que vous êtes prêt à retirer.

Cliquez sur le X apparaissant à droite d’une mise à jour pour l’archiver.

Ouvrez les Archives pour replacer dans votre boîte de réception des mises à jour que vous avez retirées.

Cliquez sur la flèche apparaissant à droite d’une notification archivée pour la replacer dans votre boîte de réception.

Pour ne plus recevoir de mises à jour concernant certains projets ou tâches, arrêtez de les suivre.

Au final, vous avez le contrôle sur toutes les mises à jour que vous recevez (ou choisissez de ne pas recevoir).

Quand vous êtes prêt, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail d’Asana.

Vous pouvez gérer la majeure partie des communications de votre équipe à partir de votre boîte de réception. N’oubliez pas de la consulter régulièrement.

Félicitations ! Vous êtes maintenant fin prêt à travailler efficacement avec Asana.