Établir des conventions Asana

Maintenant que vous avez présenté Asana à votre équipe, vous devez vous assurer que tous s’accordent sur quelques conventions clés. Décider à l’avance de la manière d’utiliser Asana permettra à votre équipe de réussir sur le long terme et vous aidera à tirer le meilleur parti des fonctionnalités d’Asana Premium par la suite. S’entendre sur quelques conventions aidera aussi chaque membre de votre équipe à se sentir à l’aise sur Asana.

Nous vous recommandons de discuter des conventions d’équipes peu après avoir présenté Asana à votre équipe. Ainsi, chacun peut prendre le temps de se familiariser avec Asana, sans pour autant avoir déjà pris des habitudes d’utilisation. Vous pouvez voir ce qui fonctionne pour les membres de l’équipe, comment ils préfèrent utiliser Asana, puis organiser une réunion pour établir vos conventions et créer un projet les recensant.

Chaque équipe aura ses propres préférences, mais voici quelques lignes directrices pour vous aider à établir vos conventions.

Conventions relatives aux tâches

Création de tâches

Nous vous recommandons d’encourager tout le monde à créer des tâches et à les attribuer à toute personne de l’équipe (même les subordonnés doivent pouvoir attribuer des tâches aux responsables). Asana est plus utile lorsque chacun peut apporter ses idées et passer ensuite à l’action.

Nommer les tâches

Nous conseillons de donner un nom clair aux tâches et aux actions qui en découlent. Par exemple, au lieu de créer une seule tâche intitulée « Article de blog », partez sur deux tâches : « Écrire l’article [titre] » et « Publier l’article [titre] ». Ainsi, il n’y a aucun doute sur les actions à entreprendre.

Vous pouvez établir des conventions de dénomination propres à un projet si les tâches suivent un processus spécifique.

Rédiger une tâche correctement

Votre équipe doit déterminer les informations nécessaires à la réalisation « correcte » d’une tâche. Chaque tâche dispose d’un espace pour l’ajout d’une description, de l’échéance, du responsable, des collaborateurs, des sous-tâches et des commentaires. Nous recommandons d’inclure les éléments de contexte et détails importants qui permettront au responsable de la tâche de l’effectuer :

• Ajoutez des liens vers d’autres éléments pertinents en @mentionnant les tâches, messages ou projets connexes dans la zone de description.
• Joignez les fichiers auxquels vous faites référence.
• Communiquez à vos collègues des échéances réalistes dès que vous en avez connaissance ou essayez de les estimer au mieux.
• Ajoutez des dates de début et des échéances afin que chacun sache clairement quand il doit commencer à travailler pour finir dans les temps.
• Ajoutez des collègues en tant que collaborateurs pour leur permettre de rester informés de l’avancement des tâches.
• Indiquez qu’une tâche dépend d’une autre tâche afin que vos collègues ne commencent à travailler que lorsque cette dernière est terminée.
• Utilisez les options de mise en forme du texte dans la description des tâches pour clarifier votre message, notamment à l’aide de listes numérotées et à puces.

Mettre à jour des tâches qui vous ont été attribuées

Lorsque quelqu’un vous attribue une tâche, cela signifie que vous êtes chargé de l’avancement de ce travail. Voici quelques suggestions pour tenir vos collègues informés de votre progression :

• Vous pouvez aimer la tâche pour indiquer au demandeur que vous l’avez bien vue.
• Si vous avez des questions ou des mises à jour à effectuer, commentez directement la tâche.
• Si vous modifiez l’échéance, ajoutez un commentaire pour en expliquer la raison et réajuster les exigences.
• Épinglez la conclusion ou le commentaire le plus pertinent en haut de la discussion.
• Si vous n’êtes pas en mesure d’effectuer une tâche en priorité, vous pouvez la réattribuer à son créateur ou utiliser les @mentions pour demander à vos collègues s’ils peuvent s’en charger.
• Si la tâche dispose de champs personnalisés, remplissez-les correctement et continuez à les mettre à jour au fur et à mesure que la tâche progresse.

• Votre équipe utilise Slack ? Si oui, vous pouvez facilement agir sur les tâches directement depuis Slack pour continuer à travailler sans changer d’outil.

Utiliser des sous-tâches

Lorsque vous attribuez une sous-tâche, assurez-vous que la personne qui doit l’effectuer dispose de suffisamment de contexte dans la tâche parente ou la description de la sous-tâche. Évitez de noyer les tâches parmi d’autres. Vous pouvez à tout moment faire glisser une sous-tâche dans le volet principal de votre projet pour la convertir en tâche.

Attribuer un nom aux modèles de tâche

Vous pouvez dupliquer un modèle de projet ou de tâche pour créer des processus réutilisables, récurrents et prévisibles. Lorsque vous créez des modèles, nommez clairement la tâche ou le projet pour que vos collègues sachent qu’il s’agit d’un modèle, et qu’ils le trouvent facilement grâce à une recherche (par exemple, « Modèle » ou « À dupliquer »). Dans la description de la tâche ou du projet, donnez des instructions claires sur le contexte et la manière d’utiliser cette tâche ou ce projet.

Conventions relatives aux projets

Créer des projets

Comme pour les tâches, n’importe qui peut créer un projet. Vous pouvez toutefois désigner une personne responsable de ce processus au sein de l’équipe de façon à maintenir une organisation cohérente.

Créer un projet de qualité

• Déterminez quels types de processus utiliseront une disposition en liste et lesquels utiliseront une disposition en tableau.
• Pour chaque processus, initiative ou réunion, choisissez un nom de projet descriptif et suivez toujours les mêmes conventions de dénomination.
• Remplissez la description du projet avec les objectifs et les priorités afin de rappeler à vos collègues le but de chaque projet.
• Configurez l’Aperçu de projet. Vos collègues pourront alors accéder en tout temps au brief de projet et consulter les rôles de chaque participant. À mesure que votre travail progresse, n’oubliez pas de consulter l’onglet Aperçu pour rester informé des dernières mises à jour de statut.
• Ajoutez des sections pour faciliter l’organisation de votre projet et créer une délimitation claire entre les différentes phases et catégories.
• Définissez des champs personnalisés afin de suivre toutes les informations nécessaires sur chaque tâche créée dans le projet.
• Créez un modèle de projet personnalisé ou utilisez un modèle créé par Asana pour standardiser vos processus et lancer rapidement tous vos projets. Ainsi, vous n’avez pas à repartir de zéro à chaque projet et êtes sûr de ne manquer aucune étape.

Gérer un projet

Lorsque vous créez un projet, vous en devenez le propriétaire par défaut. Vous pouvez changer le propriétaire du projet dans l’onglet Aperçu. Le propriétaire du projet ou le collègue responsable doit tenir le projet organisé et publier des mises à jour de statut hebdomadaires.

• Lorsque de nouvelles tâches sont créées ou que le travail progresse, assurez-vous que les tâches ont un responsable et une échéance, déplacez-les dans les sections ou les colonnes appropriées et mettez à jour leurs champs personnalisés si nécessaire.
• Ajoutez des règles de projet pour passer moins de temps à gérer votre projet et aider vos collègues à avancer dans la bonne direction. Les règles automatisent le travail manuel, par exemple les mises à jour de champs Asana ou encore l’attribution de tâches.
• Si des tâches prennent du retard ou n’ont pas d’échéance attribuée, contactez le responsable pour reprendre le contrôle de la situation.
• Définissez des jalons dans votre projet afin d’être sûr d’atteindre vos principaux objectifs et de garder un œil sur les indicateurs clés de progression, de manière simple et visuelle.
• Utilisez la chronologie pour élaborer le planning de votre projet et le modifier à mesure que vous progressez vers votre objectif. Vous pouvez visualiser facilement les dépendances des tâches et modifier le calendrier de votre projet grâce à la vue de type diagramme de Gantt.
• Si vous gérez plusieurs projets, ajoutez-les à un portefeuille pour les organiser par initiative et les gérer. Les portefeuilles facilitent le suivi du statut de tous vos projets.

Envoyer des mises à jour de statut

Le propriétaire du projet ou le collègue responsable doit régulièrement envoyer des mises à jour de statut du projet à partir de l’onglet Aperçu du projet.

• Les mises à jour de statut offrent une plus grande clarté sur la progression du projet, pour votre équipe comme pour les équipes pluridisciplinaires.
• Définissez une couleur pour vos mises à jour de statut (vert, orange ou rouge) afin d’indiquer l’avancement du projet.
• Lorsque vos collègues ont des questions ou commentaires à faire, ou lorsqu’ils souhaitent créer une tâche de suivi, ils peuvent répondre aux mises à jour de statut.
• Le propriétaire du projet reçoit des tâches de rappel hebdomadaires lui demandant de mettre à jour le statut du projet.

Ajoutez des projets à un portefeuille pour voir en un seul endroit toutes les mises à jour de statut, les échéances et la progression (ou pour demander des mises à jour aux propriétaires des projets).

Conventions relatives aux e-mails

Utiliser les messages d’équipe

Nous vous recommandons d’utiliser les messages pour toutes vos communications d’équipe en interne, plutôt que les e-mails. Pensez à rappeler à vos équipes d’utiliser Asana plutôt que les e-mails lorsque cela est nécessaire.

Utiliser les notifications par e-mail

Asana envoie des notifications par e-mail en cas de nouvelle activité, afin que les collègues qui n’utilisent pas systématiquement Asana soient tenus informés. Les personnes qui utilisent Asana régulièrement préfèrent généralement recevoir les mises à jour dans leur boîte de réception plutôt que par e-mail.

Nous vous conseillons de maintenir les notifications par e-mail activées jusqu’à ce que l’utilisation d’Asana devienne systématique au sein de votre équipe. Vous pouvez les activer ou les désactiver depuis le menu Mes paramètres.

Réduire le volume d’e-mails de votre équipe

Au lieu d’envoyer des demandes ou exigences relatives à un projet par e-mail, utilisez plutôt Asana. Vous favoriserez ainsi la réussite des équipes. Les e-mails fonctionnent très bien pour communiquer avec les personnes extérieures à l’organisation ou envoyer une présentation, mais ne sont pas un outil conçu pour planifier, gérer et hiérarchiser le travail. Pour la gestion du travail, il y a Asana.

Avec l’extension Asana pour Gmail et l’application Asana pour Outlook, vous pouvez rapidement transformer des e-mails en actions concrètes directement depuis votre boîte de réception d’e-mails. Ces intégrations de services d’e-mails aideront les membres de votre équipe à transférer leur travail vers Asana, sans que vous ayez besoin de les former à un nouvel outil ou de changer leur façon de travailler.

Faire appliquer les conventions

Définir des conventions avec votre équipe permettra de veiller à la bonne organisation d’Asana, d’assurer plus de clarté et à terme d’aider toute l’équipe à apporter sa contribution de la manière la plus efficace possible. Demandez à quelques utilisateurs d’aider leurs collègues à bien adopter vos conventions. Ces derniers se sentiront rassurés et n’auront pas peur de « casser » quoi que ce soit, tout en bénéficiant de conseils utiles pour se lancer.

Créez un projet « Test » sur Asana où chacun pourra découvrir les différentes fonctionnalités et leurs interactions sans avoir peur de modifier des données importantes.

Ces conventions établies, conservez-les dans un projet auquel chacun pourra se référer par la suite, notamment vos futurs collègues. Ainsi, tout le monde est sur la même longueur d’onde et peut accéder aux conventions d’équipe que vous avez définies ensemble.

Essayez d’utiliser Asana pour votre prochaine réunion d’équipe et prenez le temps de répéter les conventions Asana de votre équipe.