Relier ses activités sur Asana

Quoi de plus beau lorsque l’on utilise Asana que ce moment merveilleux où l’on se rend compte que l’on peut relier tous nos travaux sur Asana et les visualiser à différents endroits, sans double emploi et sans perte de contexte ! Chacun gagne ainsi un temps précieux et nos collègues n’ont plus à rechercher partout ce dont ils ont besoin ou à recréer un travail déjà suivi ailleurs.

Utiliser les @mentions

Comment utiliser les @mentions ?

Utilisez les @mentions pour créer des renvois vers des projets, discussions, collègues ou tâches au sein d’un champ de description ou de commentaire sur Asana. Pour ce faire, saisissez @, puis commencez à écrire le nom de la personne ou de l’information sur Asana à laquelle vous souhaitez faire référence.

Utiliser les @mentions pour renvoyer vers des collègues, des projets, des discussions et des tâches

Quand utiliser les @mentions ?

  • Renvoyer vers des informations contextuelles : @mentionnez une autre tâche, une autre discussion ou un autre projet afin que l’historique de travail et le contexte soient immédiatement accessibles. Ainsi, vos collègues n’auront pas à rechercher cette information.

  • Mentionner les tâches connexes : si une tâche est liée à une autre tâche, vous pouvez @mentionner l’autre tâche en commentaire ou dans la description de la tâche pour que vos collègues aient une idée du travail connexe en cours.

  • Adresser un commentaire à un collègue en particulier : @mentionnez votre collègue dans une tâche ou une discussion pour l’ajouter en tant que collaborateur. Il recevra une notification et pourra prendre connaissance de votre commentaire.

Ajouter des tâches à plusieurs projets

Comment ajouter des tâches à plusieurs projets ?

Pour bien intégrer Asana à votre processus, vous devez absolument savoir ajouter une seule tâche à plusieurs projets. Pour ce faire, saisissez Tab + P et cliquez sur le bouton + qui s’affiche pour ajouter la tâche à autant de projets que nécessaire. Lorsqu’une tâche est mise à jour, les modifications sont répercutées dans les deux projets (puisqu’il s’agit bien de la même tâche, visible dans deux projets différents). Vous avez ainsi accès aux mêmes informations dans différents contextes et projets, sans dupliquer le travail.

Quand ajouter des tâches à plusieurs projets ?

  • Vous souhaitez discuter d’une tâche au cours d’une réunion : ajoutez la tâche concernée à votre projet de réunion et conservez-la dans le projet d’origine. Ainsi, vous n’oublierez pas d’en parler, tout en la visualisant en contexte et aux côtés des tâches associées.

  • La tâche s’applique à plusieurs projets : ajoutez les tâches qui nécessitent un travail conjoint ou un transfert entre deux équipes aux projets de ces dernières. Ainsi, chacun peut suivre la progression du travail sans dupliquer les informations ou les discussions sur la tâche.

  • Votre tâche renvoie à un jalon ou à un objectif global : votre équipe ou votre entreprise pouvez suivre tous vos objectifs au sein d’un même projet. Ainsi, lorsque vous disposez d’un projet destiné à suivre les étapes menant à l’atteinte de cet objectif, vous pouvez conserver la tâche correspondant à l’objectif concerné dans votre projet d’objectifs, aux côtés du projet de suivi de votre initiative.

Créer des dépendances

Comment créer des dépendances de tâches ?

Commencez par accéder à la tâche dépendante, puis cliquez sur le menu d’action de la tâche (icône des trois points) dans le volet de droitevolet de droite Le volet de droite contient les détails d’une tâche ou d’une discussion. Lire la suite et sélectionnez Marquer comme En attente…. Vous pouvez rechercher et sélectionner la tâche qui devra être terminée avant de pouvoir commencer la nouvelle tâche.

Afficher les dépendances sur Asana en indiquant qu’une tâche est en attente d’une autre

Vous pouvez également définir des dépendances directement depuis votre chronologie. Pour ce faire, passez le curseur de votre souris sur une tâche et cliquez sur l’icône connecteur qui s’affiche, puis faites glisser la tâche concernée et déposez-la sur une autre tâche.

GIF montrant comment créer des dépendances dans une chronologie sur Asana

Une fois sélectionnée, la tâche est alors marquée comme En attente d’une autre tâche. Un bandeau jaune s’affiche en haut de votre tâche pour vous indiquer qu’elle n’est pas encore prête. Lorsque cette dernière est prête, vous recevez une notification dans votre « boîte de réceptionboîte de réception Ma boîte de réception rassemble les activités liées aux tâches, aux projets ou aux discussions qu’un utilisateur suit. Lire la suite  » vous signalant que vous pouvez commencer à travailler.

Si l’échéance de la première tâche est modifiée, vous recevez une notification afin de pouvoir mettre à jour l’échéance de votre tâche dépendante en conséquence. Vous pouvez facilement faire glisser et déposer les tâches de la Chronologie pour résoudre les conflits de dépendance et mener votre projet à bien.

Si l’échéance de la première tâche est modifiée, vous recevez une notification afin de pouvoir mettre à jour l’échéance de votre tâche dépendante en conséquence.

Quand utiliser les dépendances ?

Certains projets n’impliquent pas seulement d’effectuer une liste de tâches dans le bon ordre. Lorsque vous devez mener à bien des projets plus complexes ou que plusieurs équipes travaillent sur un même projet, les dépendances vous permettent de suivre tous les aspects de ce projet, ainsi que de vous assurer que le travail commence en temps voulu et que tous les changements sont communiqués aisément au cours du projet.

Planifiez votre projet avec la Chronologie pour visualiser et organiser facilement les dépendances avant que votre équipe ne se mette au travail et ainsi fluidifier les processus.

Voici plusieurs exemples d’utilisation des dépendances :

  • Lancements de produits : la tâche « Diffuser à tous les utilisateurs » est en attente de la tâche « Incorporer les commentaires des bêta-testeurs ».
  • Calendrier éditorial : « Finaliser le blog » est en attente d’« Incorporer les révisions ».
  • Planification d’événements : « Réserver la salle » est en attente d’« Approuver le budget ».
  • Suivi des bugs : « Donner la priorité au correctif » est en attente de « Reproduire le bug ».
  • Révisions de conception : « Commencer la conception » est en attente de « Choisir une palette de couleurs ».
  • Prise en charge des nouveaux employés : « Choisir les avantages » est en attente d’« Obtenir les informations de connexion auprès du service informatique ».

Utiliser des champs personnalisés

En ajoutant des champs personnalisés à un projet, vous pouvez suivre encore plus d’informations dans chaque tâche. Créez un menu déroulant et des champs numériques ou textuels pour recueillir des informations et suivre la progression des tâches, leur statut et bien plus encore. Vous pouvez réutiliser ces mêmes champs dans plusieurs projets, les consulter dans la vue Calendrier ou trier vos projets en fonction de ces derniers.

Suivez tout type d’informations grâce aux champs personnalisés sur Asana. Vous pouvez par exemple utiliser Asana pour votre calendrier éditorial et pour effectuer un tri par champs personnalisés afin d’afficher l’ensemble de votre travail étape par étape

Comment ajouter des champs personnalisés ?

Pour ajouter des champs personnalisés à un projet, cliquez sur le lien bleu Ajouter des champs personnalisés en haut du projet. De là, vous pouvez créer et gérer vos champs personnalisés selon les informations à suivre. Une fois ajoutés, les champs apparaissent dans la vue Liste du projet concerné, ainsi que dans la description de toutes les tâches de ce projet. Toute personne ayant accès au projet peut modifier les valeurs des champs.

GIF montrant comment créer des champs personnalisés en cliquant sur le lien bleu en haut d’un projet sur Asana

Quand utiliser les champs personnalisés ?

Les champs personnalisés offrent des possibilités d’utilisation quasiment illimitées (pour en savoir plus, consultez l’article d’aide concerné). Toutefois, voici les éléments principaux à prendre en compte lorsque vous devez vous décider à en ajouter ou non à un projet.

Utilisez des champs personnalisés dans les cas suivants :

  • Vous souhaitez ajouter des données à toutes les tâches d’un projet.
  • Vous souhaitez suivre des informations standard concernant des tâches appartenant à différents projets (par exemple, le degré de priorité, le taux horaire ou la progression de l’activité).
  • Vous souhaitez faire en sorte que vos collègues renseignent certaines informations pour chaque tâche au sein d’un projet.
  • Vous devez pouvoir rechercher ou créer des rapports sur des champs de données spécifiques (comme la priorité, les heures, l’étape, etc.)

Affichage des champs personnalisés dans une recherche avancée sur Asana

Recueillir les détails des demandes et projets de briefs créatifs à l’aide de formulaires pour passer plus rapidement à l’action

Votre équipe est peut-être habituée à effectuer des demandes et à définir les exigences d’un projet à partir de documents ou d’e-mails. Malheureusement, ces informations sont souvent désorganisées et incomplètes, pouvant entraîner confusion et ralentissements, si elles ne se perdent tout simplement pas. Afin d’éviter cela, vous pouvez créer des formulaires pour standardiser votre processus de demande. Une fois soumis, les formulaires se connectent à un projet particulier pour recueillir toutes les informations dont vous avez besoin en amont et les suivre facilement en un seul endroit.

Capture d’écran d’un formulaire créé avec Asana pour soumettre un brief créatif

Chacun peut soumettre un formulaire (même si cette personne n’utilise pas Asana), pourvu qu’il dispose du lien menant à ce dernier. Une fois envoyées, les informations de formulaire sont transformées en une tâche dans votre projet, dont il ne reste plus qu’à définir la priorité.

Créez votre formulaire en suivant les étapes décrites ici.

Faire appel aux intégrations pour relier les tâches aux différents outils et e-mails

Asana vous aide à gérer et à coordonner votre travail. Néanmoins, vous utilisez sans doute une large gamme d’autres outils pour y parvenir, notamment les applications G Suite, Microsoft, Slack, Adobe Creative Cloud, et bien d’autres encore.

Asana s’intègre avec les meilleurs outils et applications pour que tout reste connecté, pour réduire le travail en double et pour rendre la collaboration plus fluide. Les intégrations sont particulièrement efficaces pour les outils d’e-mails et de messagerie, et permettent d’agir sur les discussions. Grâces aux intégrations Gmail, Outlook et Slack, vous pouvez transformer les discussions en tâches sans changer d’outil. Et pour les équipes créatives, l’intégration d’Adobe Creative Cloud permet d’afficher et d’agir sur les tâches Asana directement depuis Illustrator, Photoshop ou InDesign.

CAPTURE D’ÉCRAN de l’intégration Adobe Creative Cloud avec une tâche Asana visible dans le programme Adobe

Pour découvrir toutes les intégrations d’Asana, rendez-vous sur la page des applications.

Suivre tous vos projets liés à la réalisation d’une initiative grâce aux Portefeuilles

Quel que soit le poste occupé, chaque travail comprend le suivi de nombreux projets en cours. Beaucoup d’employés doivent signaler des mises à jour à d’autres personnes de leur organisation. Les Portefeuilles vous aident à suivre, signaler et afficher le statut en temps réel de tous vos projets associés à une initiative spécifique (comme le suivi de tous les projets importants pour la réalisation des OKR ou objectifs d’entreprise).

Les Portefeuilles extraient les données de l’onglet Progression de chaque projet. Ils incluent des options de champs personnalisés pour afficher en un clin d’oeil une vue d’ensemble des informations les plus importantes. Vous pouvez aussi utiliser des rapports Google Sheets pour visualiser et analyser au mieux la progression du travail et les risques potentiels.

Les Portefeuilles sont le meilleur moyen de suivre au même endroit tous les projets d’une initiative ou équipe spécifique

Comment utiliser les Portefeuilles ?

Vous pouvez accéder aux Portefeuilles depuis la barre latérale et créer un portefeuille pour tout groupe de projets que vous souhaitez suivre en parallèle.

  1. Pour ce faire, cliquez dans la barre latérale et sélectionnez Portefeuilles.
  2. Cliquez ensuite sur Nouveau portefeuille, donnez un nom à votre portefeuille, puis créez-le. Nous vous recommandons de créer un portefeuille pour chaque initiative, OKR ou objectif d’entreprise important, ou pour les projets de haute priorité pour chaque équipe, etc.
  3. Une fois votre portefeuille créé, cliquez sur le bouton Ajouter un projet et saisissez les noms de tous les projets que vous souhaitez suivre au sein de ce portefeuille.
  4. Vous verrez alors s’afficher une liste de projets et des colonnes indiquant le statut, la progression, les dates, la priorité et le propriétaire de chacun d’entre eux.
  5. De là, vous pouvez ajouter plus de champs personnalisés à suivre dans votre portefeuille, ou filtrer et trier les données selon le champ de votre choix.

Dans quelles situations est-il recommandé de créer un portefeuille ?

  • Si vous êtes responsable de la gestion simultanée de plusieurs projets (par exemple, si vous dirigez des campagnes marketing ou des lancements de produits).
  • Si vous devez effectuer des rapports sur la progression d’initiatives clés auprès de la direction ou de responsables (notamment pour le suivi des OKR ou pour les mises à jour de statut à l’échelle d’un service).
  • Si vous gérez des projets ou comptes client (afin de visualiser tous les projets de ce client en même temps et d’obtenir un aperçu rapide de leur progression).
  • Si vous avez plusieurs employés sous votre responsabilité et que vous devez mener différents entretiens individuels (pour regrouper tous les entretiens et faciliter la recherche d’informations).
  • Si vous utilisez fréquemment notre fonctionnalité Favoris, les Portefeuilles peuvent vous aider à mieux organiser les projets qui comptent le plus à vos yeux.

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Cours Asana

Apprenez les rudiments d’Asana en moins de 15 minutes grâce à nos cours rapides

Tâches

Tâches Lessons

Suivre l’ensemble de vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Repérer les prochaines tâches à accomplir

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquer encore plus rapidement

3 minutes

Grâce aux tâches, vous pouvez suivre, organiser et collaborer ensemble à l’avancement de votre travail.

Les tâches peuvent être constituées de listes de choses à faire, d’idées, de notes ou de rappels.

Attribuez une tâche à un collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab + M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez-y une échéance afin de clarifier la date butoir.

Indiquez vos attentes et instructions dans le champ de description de la tâche.

En tapant @, vous pouvez mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche en tant qu’abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche en tant qu’abonnés.

Les abonnés peuvent à tout moment décider d’arrêter de suivre la tâche et de recevoir les notifications correspondantes.

Ajoutez-y des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour indiquer aux abonnés concernés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des gifs inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour subdiviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches peuvent contenir les mêmes informations que les tâches ordinaires.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Chaque tâche dispose d’une URL unique, qui permet de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous avec passé cette étape avec brio.

Passons désormais au cours suivant !

Grâce à Mes tâches, vous savez toujours sur quelles tâches travailler ensuite.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

Elle a donc pour but de simplifier la gestion de votre travail.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez du contenu dans n’importe quelle liste.

Transférez vos e-mails à x@mail.asana.com pour les transformer en tâches.

Asana convertira votre e-mail en tâche, pièces jointes incluses.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste sous Récemment attribuées.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité grâce aux sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu situé à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer pour Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir ce sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées au sein d’un projet (nous nous pencherons sur les projets plus en détail ultérieurement).

Marquez les tâches dues dans la semaine pour Bientôt afin de garder à l’œil les tâches prochainement échues.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Marquez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine pour Plus tard.

Vous n’aurez plus à vous en préoccuper jusqu’à ce que leur échéance approche.

Une semaine avant leur échéance, vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt.

Triez votre liste Mes tâches pour savoir ce sur quoi vous devez travailler en priorité et connaître les prochaines tâches à accomplir.

Vous savez désormais suivre et planifier votre travail !

Découvrons ensuite comment travailler en équipe sur Asana.

Grâce aux projets, vous pouvez travailler ensemble sur des groupes de tâches.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Vous pouvez par exemple vous en servir pour planifier un événement, lancer un produit ou établir un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous avez déjà établi vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

L’adresse e-mail unique à votre projet est visualisable dans le menu déroulant de celui-ci.

Ajoutez vos tâches à d’autres projets associés.

Les tâches peuvent faire partie de plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser vos tâches en un projet sous forme de liste.

Appuyez sur Tab + N dans la ligne d’une tâche pour créer une nouvelle section.

Vous pouvez aussi ajouter des colonnes pour organiser vos tâches en un projet sous forme de tableau.

Faites glisser des tâches et déposez-les entre ou dans les colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et donnez-leur des échéances.

Grâce au calendrier de votre projet, ne ratez jamais une seule échéance.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour modifier leur échéance.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet en tant que membres .

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou pour discuter du travail en cours.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet concerné.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Une fois par semaine, le propriétaire du projet reçoit une notification pour lui rappeler de définir son statut.

Ouvrez et organisez vos projets depuis la barre latérale.

Ajoutez des projets à vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Vous êtes désormais à même de faire avancer vos projets avec votre équipe.

Plus qu’une leçon avant le grand saut !

Communiquez et coordonnez vos actions plus rapidement grâce à la boîte de réception.

Consultez votre boîte de réception pour lire rapidement les dernières mises à jour et y répondre.

La boîte de réception vous avertit quand l’une de vos tâches est due…

et lorsque des collègues mettent à jour des tâches, des discussions ou des projets que vous suivez.

Consultez vos mises à jour et répondez-y sans quitter la boîte de réception.

Cliquez sur une mise à jour pour disposer de tout le contexte nécessaire pour y répondre.

Archivez les mises à jour que vous êtes prêt à retirer.

Cliquez sur le X apparaissant à droite d’une mise à jour pour l’archiver.

Ouvrez les Archives pour replacer dans votre boîte de réception des mises à jour que vous avez retirées.

Cliquez sur la flèche apparaissant à droite d’une notification archivée pour la replacer dans votre boîte de réception.

Pour ne plus recevoir de mises à jour concernant certains projets ou tâches, arrêtez de les suivre.

Au final, vous avez le contrôle sur toutes les mises à jour que vous recevez (ou choisissez de ne pas recevoir).

Quand vous êtes prêt, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail d’Asana.

Vous pouvez gérer la majeure partie des communications de votre équipe à partir de votre boîte de réception. N’oubliez pas de la consulter régulièrement.

Félicitations ! Vous êtes maintenant fin prêt à travailler efficacement avec Asana.