Les fonctionnalités incontournables à découvrir

Quoi de plus beau que ce moment magique où l’on découvre qu’il est possible de relier tous ses travaux sur Asana et de les visualiser à différents endroits, sans double emploi ni perte de contexte !

Faire référence à des éléments de travail et attirer l’attention des collègues grâce aux @mentions

Les @mentions permettent de créer des renvois vers des projets, messages, collègues ou tâches au sein d’un champ de description ou de commentaire sur Asana.

Quand utiliser les @mentions ?

• Renvoyer vers des informations contextuelles : @mentionnez une autre tâche, un autre message ou un autre projet afin que l’historique de travail et le contexte soient immédiatement accessibles. Ainsi, vos collègues n’auront pas à rechercher cette information.

• Mentionner les tâches connexes : si une tâche est liée à une autre tâche, vous pouvez @mentionner l’autre tâche en commentaire ou dans la description de la tâche pour que vos collègues aient une idée du travail connexe en cours.

• Adresser un commentaire à un collègue en particulier : @mentionnez votre collègue dans une tâche ou une discussion pour l’ajouter en tant que collaborateur. Il recevra une notification et pourra prendre connaissance de votre commentaire.

Éviter les doublons en ajoutant une même tâche à plusieurs projets

Appuyez sur Tab + P et cliquez sur le bouton + qui s’affiche pour ajouter la tâche à autant de projets que nécessaire. Lorsqu’une tâche est mise à jour, les modifications se répercutent sur les deux projets (puisqu’il s’agit bien de la même tâche, visible dans deux projets différents).

Quand ajouter des tâches à plusieurs projets ?

• Vous souhaitez discuter d’une tâche au cours d’une réunion : ajoutez la tâche concernée à votre projet de réunion et conservez-la dans le projet d’origine. Ainsi, vous n’oublierez pas d’en parler, tout en la visualisant en contexte et aux côtés des tâches associées.

• La tâche s’applique à plusieurs projets : ajoutez les tâches qui nécessitent un travail conjoint ou un transfert entre deux équipes aux projets de ces dernières. Ainsi, chacun peut suivre la progression du travail sans dupliquer les informations ou les discussions sur la tâche.

• Votre tâche renvoie à un jalon ou à un objectif global : votre équipe ou votre entreprise pouvez suivre tous vos objectifs au sein d’un même projet. Ainsi, lorsque vous disposez d’un projet destiné à suivre les étapes menant à l’atteinte de cet objectif, vous pouvez conserver la tâche correspondant à l’objectif concerné dans votre projet d’objectifs, aux côtés du projet de suivi de votre initiative.

Travailler dans le bon ordre et au bon moment avec les dépendances

Pour faciliter les transferts de tâches et travailler en toute transparence, créez des dépendances entre les tâches. Vos collègues sauront ainsi de qui dépend leur travail et qui prendra le relai du leur. Vous pouvez établir des dépendances directement depuis les tâches ou effectuer un glisser-déposer dans la vue Chronologie.

Si l’échéance de la première tâche est modifiée, vous recevez une notification afin de pouvoir mettre à jour l’échéance de votre tâche dépendante en conséquence.

Quand utiliser les dépendances ?

• Lancements de produits : la tâche « Diffuser à tous les utilisateurs » est en attente de la tâche « Incorporer les commentaires des bêta-testeurs ».
• Calendrier éditorial : « Finaliser le blog » est en attente d’« Incorporer les révisions ».
• Planification d’événements : « Réserver la salle » est en attente d’« Approuver le budget ».
• Suivi des bugs : « Donner la priorité au correctif » est en attente de « Reproduire le bug ».
• Révisions de conception : « Commencer la conception » est en attente de « Choisir une palette de couleurs ».
• Prise en charge des nouveaux employés : « Choisir les avantages » est en attente d’« Obtenir les informations de connexion auprès du service informatique ».

Filtrer, trier et suivre des informations précises à l’aide des champs personnalisés

En ajoutant des champs personnalisés à un projet, vous pouvez suivre encore plus d’informations dans chaque tâche. Créez un menu déroulant et des champs numériques ou textuels pour recueillir des informations et suivre la progression des tâches, leur statut et bien plus encore. Vous pouvez réutiliser ces mêmes champs dans plusieurs projets, les consulter dans la vue Calendrier ou trier vos projets en fonction de ces derniers.

Quand utiliser les champs personnalisés ?

Utilisez des champs personnalisés dans les cas suivants :

• Vous souhaitez ajouter des données à toutes les tâches d’un projet.
• Vous souhaitez suivre des informations standard concernant des tâches appartenant à différents projets (par exemple, le degré de priorité, le taux horaire ou la progression de l’activité).
• Vous souhaitez faire en sorte que vos collègues renseignent certaines informations pour chaque tâche au sein d’un projet.
• Vous devez pouvoir rechercher ou créer des rapports sur des champs de données spécifiques (comme la priorité, les heures, l’étape, etc.)

Recueillir les détails des demandes et projets de briefs créatifs à l’aide de formulaires pour passer plus rapidement à l’action

Votre équipe est peut-être habituée à effectuer des demandes et à définir les exigences d’un projet à partir de documents ou d’e-mails. Malheureusement, ces informations sont souvent désorganisées et incomplètes, pouvant entraîner confusion et ralentissements, si elles ne se perdent tout simplement pas. Afin d’éviter cela, vous pouvez créer des formulaires pour standardiser votre processus de demande. Une fois soumis, les formulaires se connectent à un projet particulier pour recueillir toutes les informations dont vous avez besoin en amont et les suivre facilement en un seul endroit.

Les formulaires peuvent être soumis par tous (même par des personnes n’utilisant pas Asana), pourvu que la personne dispose du lien vers le formulaire. Une fois soumis, les détails du formulaire sont transformés en une tâche dans votre projet et il ne reste plus qu’à en définir la priorité.

Créez votre formulaire en suivant les étapes décrites ici.

Faire appel aux intégrations pour relier les tâches aux différents outils et e-mails

Asana vous aide à gérer et à coordonner votre travail. Néanmoins, vous utilisez sans doute une large gamme d’autres outils pour y parvenir, notamment les applications G Suite, Microsoft, Slack, Adobe Creative Cloud, et bien d’autres encore.

Asana s’intègre avec les meilleurs outils et applications pour que tout reste connecté, pour réduire le travail en double et pour rendre la collaboration plus fluide. Les intégrations sont particulièrement efficaces pour les outils d’e-mails et de messagerie, et permettent d’agir sur les discussions. Grâces aux intégrations Gmail, Outlook et Slack, vous pouvez transformer les discussions en tâches sans changer d’outil. Et pour les équipes créatives, l’intégration d’Adobe Creative Cloud permet d’afficher et d’agir sur les tâches Asana directement depuis Illustrator, Photoshop ou InDesign.

Pour découvrir toutes les intégrations d’Asana, rendez-vous sur la page des applications.