Associer votre travail

L’un des moments les plus grandioses de la découverte d’Asana est lorsque les clients se rendent compte qu’ils peuvent lier leurs travaux sur Asana et les voir à différents endroits, sans double emploi et sans perte de contexte. Cela permet de gagner du temps aux collègues qui n’ont pas à chercher ce dont ils ont besoin, ou à recréer un travail déjà suivi ailleurs.

Utiliser les @mentions

Comment utiliser les @mentions ?

Utilisez les @mentions pour renvoyer vers des projets, des discussions, des collègues ou des tâches à partir d’un champ de description ou de commentaire sur Asana. Saisissez @, puis commencez à saisir le nom de la personne ou de l’information d’Asana que vous souhaitez associer.

Utiliser les @mentions pour renvoyer vers des collègues, des projets, des discussions et des tâches

Quand utiliser les @mentions ?

  • Renvoyer vers des informations contextuelles : @mentionnez une autre tâche, une autre discussion ou un autre projet afin que l’historique de travail et le contexte soient immédiatement accessibles. Vos collègues n’auront pas à chercher cette information.

  • Mentionner les tâches connexes : si une tâche est liée à une autre tâche, vous pouvez @mentionner l’autre tâche dans un commentaire ou dans la description de la tâche pour que vos collègues aient une idée du travail connexe en cours.

  • Adresser un commentaire à un collègue en particulier : @mentionnez votre collègue dans une tâche ou une discussion pour l’ajouter comme abonné. Il recevra une notification et pourra reporter son attention sur votre commentaire.

Ajouter des tâches à plusieurs projets

Comment ajouter des tâches à plusieurs projets ?

Ajouter une tâche à plusieurs projets sans dupliquer le travail

La tâche ci-dessus se trouve dans deux projets, « Lancement du site Web » et « Réunion d’équipe hebdomadaire ».

Une étape clé permettant d’intégrer Asana à votre processus est d’ajouter une seule tâche à plusieurs projets. Saisissez Tab+P et utilisez le bouton + qui s’affiche pour ajouter la tâche à autant de projets que nécessaire. Si une tâche est mise à jour, les modifications sont répercutées dans les deux projets (car c’est la même tâche, mais figurant dans deux projets). Vous pouvez voir les mêmes informations dans différents contextes et projets, sans dupliquer le travail.

Quand ajouter des tâches à plusieurs projets ?

  • Vous souhaitez discuter d’une tâche au cours d’une réunion : ajoutez la tâche à votre projet de réunion et conservez-la dans le projet d’origine. Ainsi, vous n’oublierez pas d’en parler et vous pourrez la voir en contexte, avec le travail connexe.

  • La tâche s’applique à plusieurs projets: ajoutez les tâches qui nécessitent un transfert ou le travail de deux équipes aux projets des deux équipes. Ainsi, chacun pourra suivre la progression, sans dupliquer les informations ou les discussions sur la tâche.

  • Votre tâche renvoie à un jalon ou à un objectif global: suivez les objectifs dans un projet avec votre équipe ou votre entreprise. Lorsque vous avez un projet qui suit les étapes pour atteindre cet objectif, vous pouvez conserver la tâche correspondant à l’objectif dans votre projet d’objectifs ainsi que le projet suivant votre initiative.

Créer des dépendances

Comment créer des dépendances de tâches ?

Accédez d’abord à la tâche dépendante, puis cliquez sur le menu des actions de tâches (icône représentant trois points) dans le ”panneau de droite” et sélectionnez Marquer comme En attente…. Vous pouvez chercher et sélectionner la tâche qui devra être terminée avant que vous puissiez commencer la nouvelle tâche.

Afficher les dépendances sur Asana en indiquant qu'une tâche est en attente d'une autre

Une fois sélectionnée, la tâche est alors marquée comme en attente d’une autre tâche. Vous verrez un bandeau jaune en haut de votre tâche qui indique qu’elle n’est pas encore prête. Une fois que votre tâche _est_prête, vous recevez une notification dans votre ”boîte de réceptionboîte de réception Ma boîte de réception rassemble les activités liées aux tâches, aux projets ou aux discussions qu’un utilisateur suit. Lire la suite ” indiquant que vous pouvez commencer.

Si l’échéance de la première tâche est modifiée, vous recevez une notification afin que vous puissiez mettre à jour l’échéance de votre tâche dépendante en conséquence. Vous pouvez facilement faire glisser et déposer les tâches de la chronologie pour résoudre les conflits de dépendance et mener votre projet à bien.

Les dépendances Asana indiquent la tâche en attente, son échéance et le responsable de la tâche.

Si l’échéance de la première tâche est modifiée, vous recevez une notification afin que vous puissiez mettre à jour l’échéance de votre tâche dépendante en conséquence.

Quand utiliser les dépendances ?

Certains projets n’impliquent pas seulement d’effectuer une liste de tâches dans l’ordre. Lorsque vous avez des projets plus complexes, ou que plusieurs équipes travaillent sur un projet, les dépendances vous permettent de suivre tous les aspects du projet et de vous assurer que le travail commence en temps voulu, et que tous les changements sont communiqués aisément au cours du projet.

Planifiez votre projet avec la chronologie pour visualiser et organiser facilement les dépendances avant que votre équipe ne se mette au travail et ainsi fluidifier les processus.

Voici quelques façons d’utiliser les dépendances :

Utiliser des champs personnalisés

Ajouter des champs personnalisés à un projet signifie que vous pouvez suivre encore plus d’informations dans chaque tâche. Créez un menu déroulant, des champs numériques ou textuels pour recueillir des informations, et suivre la progression, le statut et plus encore. Vous pouvez utiliser les mêmes champs dans différents projets, les consulter dans la vue Calendrier ou trier vos projets en fonction de ces derniers.

Suivez ce que vous voulez avec les champs personnalisés sur Asana. Utiliser Asana pour votre calendrier éditorial et effectuer un tri par champs personnalisés pour voir tout votre travail par étape, par exemple

Comment ajouter des champs personnalisés ?

Ajoutez des champs personnalisés à n’importe quel projet en cliquant sur le menu déroulant des actions de projet et en sélectionnant Gérer les champs personnalisés. De là, vous pouvez créer et gérer vos champs personnalisés selon les informations que vous devez suivre. Une fois ajoutés, les champs apparaissent dans la vue Liste de ce projet, ainsi que dans la description de n’importe quelle tâche de ce projet. Toute personne ayant accès au projet peut modifier les valeurs des champs.

Comment créer des champs personnalisés sur Asana Comment gérer les champs personnalisés sur Asana

Quand utiliser les champs personnalisés ?

Les façons d’utiliser les champs personnalisés sont presque illimitées (voir notre article d’aide à ce sujet), mais voici quelques considérations générales qui vous aideront à décider si vous devez en ajouter à un projet.

Utilisez des champs personnalisés dans les cas suivants :

  • Vous souhaitez ajouter des données à toutes les tâches d’un projet.
  • Vous souhaitez suivre des informations standard sur des tâches appartenant à différents projets (par exemple, le degré de priorité, le taux horaire ou la progression de l’activité).
  • Vous souhaitez faire en sorte que vos collègues renseignent certaines informations pour chaque tâche au sein d’un projet.
  • Vous avez besoin de rechercher ou de créer des rapports sur des champs de données spécifiques (comme la priorité, les heures, l’étape, etc.)

Voir les champs personnalisés dans une recherche avancée sur Asana

Transformer des formulaires Web en tâches

Vous pouvez créer un formulaire Web personnalisé avec Wufoo ou Google Forms pour recueillir toutes les informations utiles pour une nouvelle demande de travail, un signalement de bug, l’envoi de recommandations, etc. Une fois que les champs sont remplis, ils sont automatiquement mis en correspondance avec une tâche sur Asana. Vous pouvez même établir une correspondance entre les champs du formulaire Web et vos champs personnalisés dans le projet. Ainsi, les personnes remplissant le formulaire savent quels détails sont nécessaires au démarrage de la tâche. Vous ne perdrez plus votre temps à revenir demander des précisions.

Utiliser Wufoo pour créer un formulaire Web personnalisé qui associe directement les informations à une tâche Asana Utiliser Wufoo pour créer un formulaire Web personnalisé qui associe directement les informations à une tâche Asana

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Leçons Asana

Apprenez les bases d’Asana en moins de 15 minutes grâce à ces leçons rapides

Tâches

Tâches Lessons

Suivez toutes vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Sachez toujours à quelle tâche passer ensuite

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquez encore plus rapidement

3 minutes

 Lessons

Découvrez comment associer votre travail sur Asana en évitant les doubles emplois et en ayant le contexte nécessaire.

Vous pouvez utiliser les tâches pour suivre votre travail, l’organiser et collaborer.

Les tâches peuvent être des choses à faire, des idées, des notes ou des rappels.

Attribuez une tâche à collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab+M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez une échéance afin que la date limite soit claire.

Ajoutez des instructions et vos attentes dans le champ de description de la tâche.

Utilisez @ pour mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche comme abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez comme abonnés tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche.

Ils pourront toujours arrêter de suivre la tâche pour ne plus recevoir de notifications.

Ajoutez des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour montrer aux abonnés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des GIF inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour diviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches contiennent les mêmes informations que les tâches normales.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran en utilisant labarre du haut.

Chaque tâche a une URL unique permettant de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous semblez être à la hauteur.

Passons à la leçon suivante !

Sachez toujours quoi faire ensuite grâce à Mes tâches.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

La gestion de votre travail est donc simplifiée.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez dans n’importe quelle liste.

Écrivez à x@mail.asana.com pour transformer vos e-mails en tâches.

Asana changera votre e-mail, y compris ses pièces jointes, en tâche.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité avec les sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées dans un projet (nous verrons les projets plus en détail ultérieurement).

Placez les tâches dues dans la semaine dans Bientôt afin de garder à l’œil les tâches qui approchent.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Placez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine dans Plus tard.

Elle ne vous embêteront plus jusqu’à ce que leur échéance approche.

Vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt une semaine avant leur échéance.

Triez votre liste Mes tâches pour toujours savoir sur quoi vous devez travailler et ce qui approche.

Vous savez désormais comment suivre et planifier votre travail !

Ensuite, découvrons comment travailler en équipe sur Asana.

Travaillez ensemble sur des groupes de tâches grâce aux projets.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Par exemple, pour un plan d’événement, un lancement de produit ou un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous disposez déjà de vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

Consultez l’adresse e-mail unique de votre projet dans le menu déroulant du projet.

Ajoutez vos tâches aux autres projets associés.

Les tâches peuvent être incluses dans plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser les tâches d’un projet en liste.

Saisissez : à la fin du nom de n’importe quelle tâche pour en faire une section.

Ou bien, ajoutez des colonnes pour organiser les tâches des projets en tableau

Faites glisser et déposez les tâches entre les colonnes ou au sein des colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et définissez leur échéance.

Ne ratez jamais une échéance avec le calendrier de votre projet.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour changer leur échéance.

Ajoutez en tant que membres tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet.

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou parler du travail.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Il sera rappelé au propriétaire du projet de définir un statut une fois par semaine.

Ouvrez et organisez les projets depuis votre barre latérale.

Placez des projets dans vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets à partir de n’importe quel écran en utilisant la barre du haut.

Vous pouvez désormais faire progresser vos projets avec votre équipe.

Il ne reste plus qu’une leçon avant le grand plongeon.

“Communiquez et coordonnez plus rapidement avec la boîte de