Plantilla SIPOC

Si trabajas en la empresa hace mucho tiempo, seguramente conozcas tus procesos de memoria, por lo que puedes seguir todos los pasos sin pensar demasiado. Sin embargo, aunque tú los conozcas a la perfección, es posible que a las partes interesadas no les suceda lo mismo. Definir los procesos puede ayudarte a mostrar a las partes interesadas cómo opera tu negocio, y así evitar cualquier tipo de confusión. 

Ahí es donde entran en juego las plantillas SIPOC, una herramienta que te permite visualizar y optimizar los procesos operativos clave.

¿Qué es un diagrama SIPOC?

Un diagrama SIPOC proporciona un panorama general de los procesos centrados en el cliente relacionados con los proveedores, las entradas, los procesos, las salidas y los clientes. El objetivo es brindar a las partes interesadas una idea general de cómo opera tu negocio, sin proporcionar detalles específicos. Los diagramas SIPOC, por lo general, se usan en la etapa de definición de la metodología Six Sigma u otros tipos de gestión de proyectos Lean, una metodología de gestión de proyectos que busca agilizar los procesos para reducir los errores o las inconsistencias en el producto final.

SIPOC es un acrónimo en inglés que significa:

• Suppliers (proveedores): las entradas que inician el proceso.

• Inputs (entradas): los recursos que necesitas para que tu proceso funcione.

• Process (proceso): el resumen del proceso.

• Outputs (salidas): los resultados o salidas del proceso.

• Customers (clientes): las personas que reciben los resultados o se benefician del proceso.

Los diagramas SIPOC son herramientas visuales que funcionan como un diagrama de flujo o mapa de procesos. Avanzan a través de los diferentes componentes de tu proceso solamente con los elementos relevantes y los pasos más importantes de cada uno.

Beneficios de usar una plantilla SIPOC

Si usas diagramas SIPOC con frecuencia, lo mejor que puedes hacer es crear una plantilla, así no tendrás que empezar desde cero cada vez que lo necesites. Esto no solo te permitirá ahorrar tiempo y energía (créeme que lo hará), también se alineará con la metodología Lean Six Sigma. El objetivo de esta metodología es minimizar los errores en los resultados del proceso, por lo que una plantilla de diagramas SIPOC te permitirá reducir considerablemente los errores humanos. Si usas una plantilla para crear tu diagrama SIPOC, te aseguras de que el documento sea consistente, independientemente de quién lo cree.

Cómo usar la plantilla SIPOC

Una plantilla SIPOC también es una herramienta útil para la gestión de procesos de negocios, ya que es una forma de analizar y mejorar tus procesos comerciales. Como parte de tu gestión de procesos de negocios, puedes utilizar tu plantilla SIPOC para asegurarte de que los procesos definidos en los diagramas SIPOC sean coherentes y cumplan con los estándares de la empresa. Luego de diseñar y ajustar tu modelo SIPOC, guárdalo como plantilla, para que los miembros del equipo puedan usarla cada vez que necesiten crear un diagrama nuevo para documentar los procesos SIPOC.

La incorporación de la plantilla SIPOC a tu flujo de trabajo te permite simplificar y agilizar aún más la forma de crear diagramas SIPOC. Si creas tu plantilla en un software de gestión del trabajo, podrás duplicarla fácilmente con un solo clic, compartirla con las partes interesadas y coordinar tus procesos con los diferentes equipos. Incluso puedes asignar pasos específicos a los miembros del equipo, así todos sabrán quién es la persona responsable de cada componente del proceso SIPOC.

Ejemplo de caso de uso de la plantilla SIPOC: fabricante de automóviles

Una vez que tengas tu plantilla SIPOC, podrás duplicarla cada vez que necesites documentar un proceso comercial nuevo. Tomemos como ejemplo un fabricante de automóviles. Puedes usar tu plantilla para crear un diagrama SIPOC que brinde una descripción general del proceso, detallando los pasos más importantes para la obtención de un automóvil, desde el pedido del cliente hasta el resultado final de este proceso.

• Proveedores: en este ejemplo, serían los clientes, fabricantes u otras empresas que te proporcionan los materiales.

• Entradas: en este paso, enumera los recursos necesarios para fabricar un automóvil. Piensa más allá de los materiales físicos e incluye información clave, como los requisitos del cliente y los precios.

• Proceso: ¿qué pasos debes seguir para transformar la materia prima en un automóvil? 

• Salidas: la salida en el proceso de fabricación de automóviles es el resultado final del proceso de producción. En este caso, el cliente recibe el automóvil y la compañía de automóviles recibe el pago.

• Clientes: ¿Quién aprovecha los beneficios de este proceso? Aquí puedes incluir al cliente que compró el automóvil, los concesionarios de automóviles y tu empresa.

Funciones integradas

• Vista de Tablero. La vista de tablero es una vista al estilo de un tablero Kanban que muestra la información del proyecto en columnas. Las columnas suelen estar organizadas por estado del trabajo (como “Pendiente”, “En curso” y “Finalizado”), pero puedes adaptar los títulos de las columnas según las necesidades de tu proyecto. Dentro de cada columna, las tareas se representan con tarjetas, con una variedad de información asociada, como el título de la tarea, la fecha de entrega y los campos personalizados. Realiza un seguimiento del trabajo a medida que avanza por las diferentes etapas y obtén información de un vistazo acerca del estado de tu proyecto.

• Informes. La función Informes en Asana traslada los datos del proyecto a gráficos visuales y fáciles de procesar. Al generar informes sobre el trabajo donde reside el trabajo, puedes reducir el trabajo duplicado y los cambios innecesarios entre diferentes aplicaciones. Y, como todo el trabajo de tu equipo ya se encuentra en Asana, puedes extraer los datos de cualquier proyecto o equipo para obtener un panorama preciso de lo que está ocurriendo, todo en un solo lugar.

• Campos personalizados. Los campos personalizados son la mejor opción para etiquetar, ordenar y filtrar actividades. Crea campos personalizados únicos para cualquier información a la que debas dar seguimiento, por ejemplo, la prioridad, el estado de los emails o los números de teléfono. Usa los campos personalizados para ordenar y organizar el cronograma de tus tareas pendientes para saber qué te conviene hacer primero. Además, usa los mismos campos personalizados en las distintas tareas y proyectos para garantizar la uniformidad en toda la organización.

• Resumen del proyecto. En el resumen tienes toda la información importante que necesitas del contexto del proyecto. Brinda al equipo una descripción general del qué, el porqué y el cómo del trabajo. Agrega un resumen para establecer el tono de cómo trabajarán juntos en Asana. Además, comparte en un solo lugar cualquier recurso y dato importante, por ejemplo, detalles de las reuniones o los canales de comunicación y briefs del proyecto.

Aplicaciones recomendadas

• Dropbox. Adjunta archivos directamente a las tareas de Asana con el selector de archivos de Dropbox, que está integrado en el panel de tareas de Asana.

• Google Workplace. El selector de archivos de Google Workplace está integrado en el panel de tareas de Asana, lo que te permite adjuntar archivos a las tareas con tan solo unos clics.

• OneDrive. El selector de archivos de Microsoft OneDrive está integrado en el panel de tareas de Asana, lo que te permite adjuntar fácilmente archivos de Word, Excel, PowerPoint y más.

• Slack. Convierte las ideas, las solicitudes de trabajo y las acciones pendientes de Slack en tareas y comentarios a los que puedas dar seguimiento en Asana. Transforma esas consultas breves y acciones pendientes en tareas con responsables y fechas de entrega. Captura fácilmente el trabajo para que las solicitudes y las tareas pendientes no se pierdan en el universo de Slack. 

Preguntas frecuentes