¿Qué es un diagrama SIPOC? 7 pasos para trazar y comprender los procesos de negocios

Para poder mejorar un proceso de negocios, primero debes comprenderlo. Y, a menudo, la mejor forma de entender un proceso es dibujar un esquema. 

Ahí es donde entran en juego los diagramas SIPOC. Si bien los procesos de negocios son complejos, los diagramas SIPOC permiten visualizar de forma sencilla dónde encaja cada pieza del proceso. 

¿Qué es un diagrama SIPOC? 

El diagrama SIPOC proporciona un panorama general de un proceso a través de la documentación de proveedores, entradas, procesos, salidas y clientes. Muestra cómo los participantes de un proceso reciben materiales o datos unos de otros y, a menudo, se utiliza para mejorar o comprender los procesos asociados con la experiencia del cliente.

Los diagramas SIPOC no están diseñados para proporcionar demasiados detalles, sino que brindan a las partes interesadas un mapa general de los procesos para ayudarlos a tomar decisiones y generar ideas de mejora. Por lo tanto, los diagramas SIPOC son solo una de las herramienta para la gestión de procesos de negocios (BPM), la cual implica investigar procesos, planificar cómo mejorarlos e implementar dichas mejoras. 

El acrónimo SIPOC proviene de estos cinco componentes:

• Proveedores (Suppliers): la fuente de las entradas del proceso

• Entradas (Inputs): los recursos que necesitas para que el proceso funcione

• Proceso (Process): los pasos generales que componen el proceso

• Salidas (Outputs): los resultados del proceso

• Clientes (Customers): las personas que reciben los resultados o salidas, o se benefician del proceso

Diagrama SIPOC vs. diagrama de flujo de trabajo

Los diagramas de flujo de trabajo proporcionan un mapa gráfico de un proceso o proyecto de negocios. El diagrama SIPOC es un tipo de diagrama de flujo de trabajo que se centra en quién crea y recibe materiales o datos a lo largo de un proceso de negocios. 

Algunos diagramas de flujo de trabajo están organizados de manera que cada paso del proceso se traza respetando un orden cronológico. Sin embargo, el diagrama SIPOC no traza dependencias (es decir, tareas que deben finalizarse antes que otras). En cambio, muestra quién crea los materiales del proceso, la manera en que esos materiales se incorporan al proceso y quién recibe los resultados del proceso. 

¿Para qué se utiliza el diagrama SIPOC? 

Los diagramas SIPOC por lo general se utilizan en la gestión de proyectos Lean como parte de la metodología de mejora de procesos Six Sigma. Esta metodología tiene como objetivo minimizar los defectos y las irregularidades de un producto final; por esa razón, es ideal para mejorar la fabricación o cualquier proceso asociado con la experiencia del cliente. El componente central de Lean Six Sigma es el proceso DMAIC, que significa definir (define), medir (measure), analizar (analyze), mejorar (improve) y controlar (control). El diagrama SIPOC entra en juego durante la fase “definir” del proceso DMAIC.

Pero incluso si no utilizas la gestión de proyectos Lean o Six Sigma, el diagrama SIPOC puede resultarte útil para lo siguiente: 

Explicar un proceso de negocios 

Dado que el diagrama SIPOC ofrece una descripción general sin detalles específicos, es útil para las audiencias que no están familiarizadas con el proceso de negocios. Por eso, es una excelente forma de presentar el proceso a empleados nuevos o comunicar los detalles clave del proceso a las personas responsables de la toma de decisiones.

Mantener en sintonía a los miembros del equipo

Los diagramas SIPOC son fáciles de crear, por lo que puedes elaborar uno al comienzo de una lluvia de ideas para la mejora de procesos a fin de establecer el marco del debate sobre la resolución de problemas y asegurarte de que todos estén en sintonía. 

Aclarar las partes de un proceso

Cuando creas un diagrama SIPOC con tu equipo, debes identificar información clave como contactos de proveedores, especificaciones del proyecto y clientes objetivo. Por lo tanto, esto te ayuda a comprender los procesos y luego a mejorarlos. 

Crear un diagrama SIPOC con tu equipo puede ayudarte a responder las siguientes preguntas: 

• ¿Cómo podemos simplificar este proceso? 

• ¿Estamos entregando un producto de calidad a nuestros clientes? 

• ¿Podemos mejorar la forma en que gestionamos a nuestros proveedores? 

• ¿Nuestros proveedores están entregando lo que necesitamos? 

• ¿Conocemos los perfiles de nuestros clientes y cuáles son sus datos demográficos?

• ¿Existen ineficiencias que podamos mejorar al crear nuestro producto? 

Recuerda que un diagrama SIPOC es solo una de las herramientas de las que dispones en la gestión de procesos. A medida que investigas y mejoras los procesos de negocios, deberás crear un sistema más sólido que te permita mantenerte organizado. Antes de sumergirte de lleno en la mejora de procesos, elige una herramienta de gestión de proyectos que te permita asignar encargados y fechas límite de manera clara, ver dependencias y comunicarte con tu equipo en una ubicación central. Con Asana, incluso puedes crear un diagrama SIPOC como un tablero Kanban y luego compartir y actualizar tu diagrama en tiempo real. 

Cómo crear un diagrama SIPOC en 7 pasos

Crear un diagrama SIPOC es simple, pero la verdad es que es más conveniente no seguir las siglas en orden. Recomendamos comenzar con la sección “proceso”, ya que desde allí suele ser más fácil comenzar, pero también puedes trabajar de atrás hacia adelante, desde los “clientes” hacia los “proveedores”. Por esa razón, los equipos a veces llaman a esta herramienta “diagrama COPIS”. 

A continuación, te mostramos cómo crear un diagrama SIPOC: 

1. Elige un proceso

Selecciona el proceso que quieres visualizar con tu diagrama SIPOC. Puede ser un nuevo proceso de negocios que quieras implementar o un proceso existente que quieras optimizar. La creación de un diagrama SIPOC puede ayudarte a comprender el proceso, generar ideas para mejorar y brindar una descripción general del proceso para ayudar a las partes interesadas a tomar decisiones. 

Por ejemplo, imagina que quieres mejorar el envío y la entrega de tu producto. El diagrama SIPOC puede ayudarte a identificar ineficiencias, asegurarte de que estás gestionando a los proveedores de la mejor manera posible y determinar si estás entregando un producto de calidad a los clientes.

2. Define el proceso: P

En lugar de completar tu diagrama SIPOC en orden, suele ser más fácil comenzar con la sección “P” y definir primero el proceso. Divide el proceso en 4 o 5 pasos generales, cada uno con su propia acción y sujeto. Si lo deseas, puedes organizar estos pasos como un diagrama de flujo, en el que cada uno se alimenta del otro. 

Para continuar con nuestro ejemplo de envío de productos, el proceso se puede dividir en los siguientes pasos: 

1. El cliente realiza la compra

2. Se envía la factura al almacén

3. El equipo de almacén prepara el envío

4. La empresa de distribución retira el envío

5. La empresa de distribución lleva el envío a destino

Si tu proceso es largo y contiene muchos pasos diferentes, intenta agrupar pasos más pequeños en uno solo. Por ejemplo, puedes utilizar el paso más amplio “Factura enviada al almacén” para representar todos los detalles de cómo se transfiere la información desde tu plataforma de comercio electrónico al almacén de envío. Recuerda que el propósito de un diagrama SIPOC es proporcionar una descripción general, no una vista detallada. 

3. Enumera las salidas: O

Identifica las salidas o resultados del proceso. Esto te ayuda a comprender lo que obtienes de los recursos que inviertes en el proceso y lo que los clientes realmente reciben. Las salidas pueden ser elementos como materiales, productos, servicios o información, esencialmente cualquier cosa que tú, los miembros del equipo interno o los clientes obtengan del proceso. Idealmente, las salidas deberían coincidir con los requisitos del cliente. 

En el ejemplo anterior de envío de productos, las salidas son: 

• Los clientes obtienen el producto dentro de un período de tiempo determinado

• Tu empresa recibe dinero por el producto

4. Identifica a los clientes: C

Los clientes son las personas que reciben los resultados o salidas, o se benefician del proceso. Ten en cuenta que los clientes no necesariamente tienen que ser externos; también pueden incluir a compañeros de trabajo y partes interesadas internas. Usemos un ejemplo diferente al del escenario del envío. Digamos que estás organizando el retiro anual de tu empresa. En este caso, tus clientes y partes interesadas serían los miembros del equipo que asistirán al evento. 

Para el ejemplo del envío, podrías enumerar los siguientes clientes: compradores en línea (que reciben el producto) y tu empresa (que recibe dinero por el producto). 

5. Enumera las entradas: I

Las entradas son los recursos que necesitas para que el proceso funcione correctamente. Al igual que las salidas, estas pueden ser elementos como materiales, productos, servicios o información. Enumerar las entradas te ayuda a comprender los recursos necesarios para el proceso y a determinar si tus proveedores están proporcionando los materiales que necesitas.  

En el ejemplo del proceso de envío del producto, las entradas podrían incluir: información de envío y pago del cliente, servicios de pago en línea, servicios de empaque, materiales de empaque, espacio de almacenamiento y camiones de entrega. 

6. Identifica a los proveedores: S

Los proveedores son quienes proporcionan cada una de las entradas del proceso. Este paso te ayuda a comprender con cuántos proveedores estás trabajando y si los estás gestionando de la manera más eficiente. 

En nuestro ejemplo de envío del producto, se podría incluir lo siguiente: 

• Clientes: proporcionan información de envío y pago

• Miembros del equipo de almacén: ofrecen servicios de empaque

• Fabricante de embalaje: fabrica materiales de embalaje

• Empresa de arrendamiento de almacenes: proporciona espacio de almacenamiento

• Servicios de entrega: proporciona camiones de entrega

7. Comparte tu diagrama

El diagrama SIPOC está pensado para compartirse. Su función principal es ayudarte a ti, a tu equipo y a las partes interesadas a comprender cómo funciona un proceso de negocios. Eso significa que para obtener el máximo beneficio de tu esquema SIPOC, no solo debes compartirlo, sino también asegurarte de que todos puedan acceder a él fácilmente. 

Una de las mejores formas de compartir información es con una herramienta de gestión de proyectos, ya que te permite organizar la información y las tareas del proyecto en un solo lugar. Eso significa que en lugar de enviar una docena de emails diferentes, puedes compartir una única versión de tu diagrama con cada parte interesada y luego comunicarte con todos en una sola cadena. 

En caso de dudas, dibújalo

Los diagramas SIPOC son una plantilla útil que debes mantener entre tus herramientas de mejora de procesos. Crearlos es muy fácil, al igual que compartirlos, y brindan información clave para ayudar a los responsables de la toma de decisiones a comprender los procesos de negocios a nivel general. Además, crear un diagrama SIPOC con tu equipo puede ayudarte a aclarar cómo encaja cada parte del proceso y cómo puedes optimizar las cosas para que tus procesos de negocios alcancen su mejor versión.