Plantilla para hoja de ruta de programas

Accede a una vista general que te permita apreciar todos los programas de tu organización. Con una plantilla para hoja de ruta de programa conoces exactamente la estructura de cada programa, cómo funciona y cuáles son los planes a futuro de toda la empresa.

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Cuando sales de viaje, necesitas organizarte para saber qué restaurantes nuevos visitarás, a qué ciudades irás y qué lugares atractivos conocerás. Así es como funciona exactamente la hoja de ruta de un programa. Allí se encuentran el estado del programa, hacia dónde se dirige y las técnicas y los elementos de acción con los que trabajará el equipo para hacer que el programa avance. Si ya cuentas con una plantilla para la hoja de ruta del programa puedes recomendar a otros equipos que creen sus propias hojas de ruta estandarizadas de los programas. Cuando las hojas de ruta de distintos equipos son similares, resulta más sencillo elaborar una hoja de ruta general para la empresa entera.

¿Qué es la hoja de ruta de un programa?

La hoja de ruta de un programa es una vista global y de alto nivel de un programa entero. Por lo general, los gerentes de programas usan estas hojas de ruta estratégicas para determinar la estructura del programa y para conectarlo con la estrategia del negocio, los objetivos de la empresa y los hitos principales. Permite observar de qué manera contribuye el programa con las iniciativas de mayor impacto. Las hojas de ruta de los programas son útiles para que los equipos visualicen los detalles del panorama completo de cada programa. Es decir, que vean qué trabajo se está gestionando en el momento y cuáles son los proyectos que hay planificados. Una vez que los gerentes de programa han desarrollado la hoja de ruta de sus programas, la pueden usar para elaborar planes estratégicos y para definir las prioridades de los trabajos; ya que son capaces de determinar qué lugar ocupa cada componente del programa en los proyectos de la empresa en general; y, en consecuencia, centrar los recursos donde realmente es necesario.

¿Qué es una plantilla de hoja de ruta de un programa?

La plantilla de hoja de ruta de un programa es un esquema guardado de una hoja de ruta de un programa general. Sirve para garantizar que las hojas de ruta de los diferentes programas sean consistentes. Entonces, cuando busques información del programa de otro departamento, sabrás dónde encontrarla.

Por ejemplo, si el equipo de marketing de producto quiere saber cuáles serán los próximos entregables del equipo de ingeniería, podrán consultar la hoja de ruta del programa de ingeniería. Si la hoja de ruta se elabora basándose en la plantilla para hojas de ruta de programas que usa toda la organización (la cual mantiene la misma estructura para todos los casos) resultará mucho más sencillo hallar la sección con los entregables. Básicamente, lo que hacen las plantillas para hojas de ruta de programas es facilitar el acceso a toda la información necesaria sin tener que pedírsela a un colega o buscarla entre interminables archivos.

Plantilla de hoja de ruta de un programa vs. plantillas de hoja de ruta de un proyecto o producto

En la plantilla de hoja de ruta de un proyecto se detalla el plan del proyecto. Por lo general, la estructura se basa en las distintas fases (con los plazos definidos) en las que se muestran las acciones concretas necesarias para finalizar el proyecto. Por otra parte, en una plantilla de hoja de ruta del producto, se observa la visión del equipo responsable del producto, el desarrollo a lo largo del tiempo y la estrategia planteada para ese producto. En otras palabras, contiene la planificación del equipo para finalizar el producto.

Las plantillas para hoja de ruta de un programa funcionan igual que las otras dos, en ellas se muestra el estado en que se encuentra el programa y hacia dónde se dirige. Pero estas plantillas se centran en programas enteros, en vez de en un solo proyecto o producto. Por lo general, las plantillas de proyecto, producto y programa se pueden usar juntas.

¿Por qué deberías usar una plantilla de hoja de ruta de programa?

Puede haber cientos o miles de programas en las grandes organizaciones. Ya resulta bastante difícil dar seguimiento a todos los trabajos que se llevan a cabo dentro de cada programa, como así también supervisar sus estructuras. En estos casos la plantilla de hoja de ruta del programa puede ser de gran ayuda. Si usas la misma plantilla para las hojas de ruta de todos los programas, lograrás que haya coherencia entre esas hojas de ruta. De este modo, a cualquier integrante de la empresa le resultará más sencillo acceder, compartir y revisar las hojas de ruta de otros programas. Además, te aseguras de que los equipos prioricen los trabajos del mismo modo.

También puedes usar las plantillas de hoja de ruta de programa para lo siguiente:

  • Lanzamientos de programas: cuando lanzas muchos programas nuevos a la vez, puedes usar una plantilla para hojas de ruta de programas y crear con ella cada una de las hojas de ruta que necesitas. De este modo, permites que todos vean el panorama general y logras la aceptación y los recursos necesarios para desarrollar programas nuevos.

  • Equipos ágiles: en los programas donde se aplican metodologías ágiles, por lo común, se usan hojas de ruta para planificar el trabajo con anticipación. Puedes usar una plantilla de hoja de ruta de programa para garantizar que cada programa que aplique Agile tenga la misma plantilla de hoja de ruta ágil, sin importar el departamento al que pertenezca.

Cómo se usa una plantilla para hoja de ruta de programa

Técnicamente, puedes trazar la hoja de ruta de tu programa en un papel o elaborarla en una hoja de cálculo de Excel. Pero no sería nada fácil repetirla o transformarla en plantilla. Si creas tu plantilla para hojas de ruta de programas con un software digital para gestión de proyectos tienes más posibilidades. Una vez que hayas creado la plantilla, podrás agregar dependencias, cambiar responsables y compartir todo sin problemas dentro de la empresa. Es totalmente personalizable, de modo que puedes crearla acorde a las necesidades y objetivos de negocios específicos de los programas de tu empresa.

A continuación, te mostramos algunas secciones útiles para empezar:

  • Recursos: incluye a los miembros del equipo, y los valores y la visión del programa. Te conviene que esta sección ofrezca una vista rápida del programa y de qué lugar ocupa con respecto a los objetivos corporativos.

  • Objetivos e iniciativas de negocios: ayuda a tener a mano una visión más amplia de la empresa que sirve como guía para el trabajo. Puedes usar estos objetivos e iniciativas que abarcan todo el negocio como punto de partida para trabajar siempre con los proyectos de mayor impacto.

  • Objetivos del programa: además del listado de las metas u objetivos corporativos, conecta los objetivos específicos que crees centrados en el programa.

  • Entregables: es el lugar donde se enumeran los entregables del programa y los planes u hojas de ruta de los proyectos asociados.

  • Secciones específicas por departamento: cada programa tendrá elementos diferentes que se deban incluir en la hoja de ruta. Por ejemplo, si trabajas en un equipo de desarrollo de productos, probablemente tengas una sección en la que haya fases para poder mostrar el progreso del desarrollo.

Para que la plantilla de hoja de ruta del programa realmente cobre vida, obsérvala con las diferentes vistas:

  • Tableros Kanban: usa esta disposición para las plantillas de hojas de ruta de programas en las que se aplican metodologías Agile. Los tableros siguen la lógica de los sprints con “carriles” (categorizaciones horizontales) para determinar qué está en espera, en progreso o finalizado. También puedes usar los tableros Kanban para cualquier programa al que le siente mejor un estilo práctico.

  • Diagramas de Gantt: este diseño es útil si necesitas crear la hoja de ruta de tu programa como una línea de tiempo. Por ejemplo, si la hoja de ruta del programa se usa durante un año, puedes diseñar tu plantilla en fases o trimestres y verla con un diagrama de Gantt para detectar qué iniciativas están planificadas y para cuándo.

  • Crea secciones codificadas por color: dependiendo del caso de uso, puede resultar útil exhibir la separación entre las distintas iniciativas para lograr una diferenciación visual. Por ejemplo, si tu plantilla para hoja de ruta de programas se usa para la gestión de productos de TI, podrías codificar las diferentes secciones por color para destacar de qué manera se trabaja en el programa con varios proyectos de TI de distintos departamentos. En tal caso, puedes elegir un color para operaciones y otro para las solicitudes internas de los empleados.

Integraciones para las plantillas de Asana

Conecta tu plantilla de hoja de ruta de programa con tus aplicaciones favoritas y usa nuestras integraciones prediseñadas para crear una plantilla personalizada perfecta para tu programa.

Funciones integradas

  • Vista de Tablero. La vista de tablero es una vista al estilo de un tablero Kanban que muestra la información del proyecto en columnas. Las columnas suelen estar organizadas por estado del trabajo (como “Pendiente”, “En curso” y “Finalizado”), pero puedes adaptar los títulos de las columnas según las necesidades de tu proyecto. Dentro de cada columna, las tareas se representan con tarjetas, con una variedad de información asociada, como el título de la tarea, la fecha de entrega y los campos personalizados. Realiza un seguimiento del trabajo a medida que avanza por las diferentes etapas y obtén información de un vistazo acerca del estado de tu proyecto.

  • Vista de Cronograma. La vista de Cronograma es una vista del proyecto al estilo de un diagrama de Gantt que muestra todas las tareas en un gráfico de barras horizontales. No solo puedes ver la fecha de inicio y finalización de cada tarea, también puedes ver las dependencias entre las tareas. Con la vista de Cronograma, puedes observar cómo encajan las piezas de tu plan. Además, cuando puedes visualizar todo tu trabajo en un solo lugar, es fácil identificar y abordar los conflictos de dependencia antes de que surjan, de modo que puedas cumplir con todos tus objetivos según lo programado. 

  • Aprobaciones. A veces, además de hacer una tarea, necesitas saber si un entregable está aprobado o no. Las aprobaciones son un tipo especial de tarea en Asana con opciones para aprobar, solicitar cambios o rechazar la tarea. De esa forma, los propietarios de las tareas reciben instrucciones claras sobre las acciones que deben realizar y si su trabajo ha sido aprobado o no. 

  • Actualizaciones de estado de los proyectos. Ya no tendrás que ir de una herramienta a otra para encontrar información sobre el estado de un proyecto o pasar horas en una reunión que podría haber sido un email. Las actualizaciones de estado de los proyectos en Asana no solo son más fáciles de usar, sino que también están directamente conectadas con el trabajo que realiza tu equipo. Por lo tanto, es más fácil para todos acceder a la información adicional del proyecto, como el plan del proyecto, el plan de comunicación, los objetivos del proyecto, los hitos, los entregables y más. En definitiva, con los informes de estado del proyecto reduces el trabajo manual, centralizas los datos y mantienes a todos al día con la información.

Aplicaciones recomendadas

  • GitHub. Sincroniza automáticamente las actualizaciones de estado de las solicitudes de extracción de GitHub con las tareas de Asana. Da seguimiento al progreso de las solicitudes de extracción y mejora la colaboración entre los departamentos, todo desde Asana.

  • Jira. Crea flujos de trabajo conectados e interactivos entre los equipos técnicos y de negocios para aumentar la visibilidad de los procesos de desarrollo de productos en tiempo real, todo sin salir de Asana. Simplifica la colaboración y el traspaso en los proyectos: crea incidencias de Jira con rapidez desde Asana para que el trabajo pase sin interrupciones entre los equipos técnicos y de negocios en el momento correcto. 

  • Figma. Los equipos usan Figma para crear los flujos de usuarios, los planos de pantalla, los prototipos, las simulaciones de interfaces de usuario y mucho más. Ahora, puedes incorporar esos diseños en Asana, para que tu equipo pueda consultar el trabajo de diseño más reciente y en contexto junto con los documentos que se relacionan con el proyecto. Además, a diferencia de lo que sucede con las capturas de pantalla, las incorporaciones dinámicas se actualizan en tiempo real para reflejar los cambios que se producen en un archivo de diseño, y con ello, eliminas la sobrecarga de trabajo que implica buscar los archivos correctos y actualizar las imágenes.

  • Google Workplace. El selector de archivos de Google Workplace está integrado en el panel de tareas de Asana, lo que te permite adjuntar archivos a las tareas con tan solo unos clics.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la diferencia entre una plantilla de hoja de ruta de programa y una plantilla de hoja de ruta de proyecto?

En una plantilla para la hoja de ruta de un programa se detalla, justamente, la hoja de ruta del programa; se indica hacia dónde avanza el programa y cómo se pretende llegar a la meta. La plantilla ofrece una vista general y de alto nivel del programa. Incluye quiénes participan (el equipo) y el tipo de trabajo que se hace (los entregables). En la plantilla de hoja de ruta de un proyecto se hace lo mismo pero para proyectos individuales. En ambos casos, las plantillas se usan para generar hojas de ruta asociadas y garantizar que cada una de ellas esté elaborada y estructurada de la misma manera para, en consecuencia, reducir la posibilidad de confusiones y facilitar el uso.

¿Cuáles son las ventajas de usar una plantilla de hoja de ruta de programa?

En las empresas, las plantillas de hojas de ruta de programas se usan para conservar la consistencia entre las hojas de ruta de los distintos programas. Al usar la misma plantilla, cada gerente de programa puede crear una hoja de ruta que esté estructurada y diseñada de la misma manera. De este modo, a todos en la empresa les resultará más fácil acceder a la hoja de ruta de otro programa; así como también, revisarla o compartirla. Las plantillas ofrecen la seguridad de que las prioridades del trabajo se establecerán de la misma forma en los distintos equipos. También ayudan a reducir los pormenores del trabajo: ya no es necesario crear una hoja de ruta de programa nueva desde cero cada vez que la necesitas.

¿Qué forma se le da a una plantilla de hoja de ruta de programa?

Las plantillas de hoja de ruta de programa deberían tener un formato que permitiera acceder a una vista global y amplia del programa. La forma más fácil de lograrlo es con una herramienta dinámica, como un software para gestión de proyectos. En la mayoría de los programas, conviene hacer un listado con los detalles relevantes del programa, como el equipo, los entregables y la visión o los objetivos del programa. También es conveniente incluir secciones específicas de tu programa, que podrían ser, por ejemplo, las reuniones de análisis retrospectivo de sprints en caso de que trabajes con un programa Agile.

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