Plantilla para hoja de ruta de programas

Cuando sales de viaje, necesitas un mapa para saber qué restaurantes nuevos visitarás, a qué ciudades irás y qué lugares atractivos conocerás. Así es como funciona exactamente la hoja de ruta de un programa. Allí se encuentran el estado del programa, hacia dónde se dirige y las técnicas y las tareas en las que trabajará el equipo para hacer que el programa avance. Con una plantilla de hoja de ruta del programa, puedes animar a los equipos a crear sus propias hojas de ruta estandarizadas. Cuando las hojas de ruta de distintos equipos son similares, resulta más sencillo elaborar una hoja de ruta general para toda la empresa. 

¿Qué es la hoja de ruta de un programa?

La hoja de ruta del programa es una descripción general del programa. Por lo general, los gerentes de programas usan estas hojas de ruta estratégicas para determinar la estructura del programa y para conectarlo con la estrategia del negocio, los objetivos de la empresa y los hitos principales. Así, pueden demostrar cómo contribuye el programa a las iniciativas de alto impacto de la empresa. Las hojas de ruta del programa ayudan a los equipos a visualizar los detalles generales del programa: qué trabajo se está realizando actualmente y cuáles son los próximos proyectos planeados. Después de desarrollar la hoja de ruta del programa, los gerentes de programas pueden usarla para crear planes estratégicos y priorizar el trabajo, al determinar qué componentes del programa son adecuados para los proyectos de toda la empresa y centrar los recursos allí.

¿Qué es una plantilla de hoja de ruta de un programa?

Es un esquema guardado de una hoja de ruta de un programa general. Sirve para garantizar que las hojas de ruta de los diferentes programas sean consistentes. De este modo, cuando busques información del programa de otro departamento, sabrás dónde encontrarla. 

Por ejemplo, si el equipo de marketing de producto quiere saber cuáles serán los próximos entregables del equipo de ingeniería, podrá consultar la hoja de ruta del programa de ingeniería. Si la hoja de ruta se elabora basándose en la plantilla para hojas de ruta de programas que usa toda la organización (la cual mantiene la misma estructura para todos los casos) resultará mucho más sencillo hallar la sección con los entregables. Básicamente, lo que hacen las plantillas para hojas de ruta de programas es facilitar el acceso a toda la información necesaria sin tener que pedírsela a un colega o buscarla entre interminables archivos.

Plantilla de hoja de ruta de un programa vs. plantilla de hoja de ruta de un proyecto o producto

En la plantilla de hoja de ruta de un proyecto se describe el plan del proyecto. Por lo general, se divide en etapas (con plazos establecidos) y se incluyen acciones concretas para finalizar los proyectos. Por otro lado, en una plantilla de hoja de ruta del producto se describe la visión del equipo responsable del producto, se explica el desarrollo del producto a lo largo del tiempo y se detalla la estrategia del producto (cómo el equipo planea finalizar el producto). 

Las plantillas de hoja de ruta del programa funcionan de la misma manera que las otras dos: indican el estado del programa y hacia dónde se dirige; pero estas plantillas se centran en programas completos en lugar de enfocarse en un solo proyecto o producto. A menudo, las hojas de ruta del proyecto, el producto y el programa se utilizan en conjunto.

¿Por qué deberías usar una plantilla de hoja de ruta de programa?

Puede haber cientos, incluso miles, de programas en organizaciones más grandes. Ya es bastante difícil hacer un seguimiento de todo el trabajo que se realiza dentro de estos programas, y mucho más supervisar cómo están estructurados. Aquí es donde una plantilla de hoja de ruta del programa puede resultar útil. Si para cada programa se utiliza la misma plantilla, sabrás que todas las hojas de ruta serán coherentes. Esto hace que sea más fácil para cualquier persona en la empresa acceder, compartir y revisar la hoja de ruta de otro programa. Además, permite garantizar que los equipos prioricen el trabajo de la misma manera. 

También puedes usar las plantillas de hoja de ruta de programa para lo siguiente:

• Lanzamientos de programas: cuando lanzas muchos programas nuevos a la vez, puedes usar una plantilla para hojas de ruta de programas y crear con ella cada una de las hojas de ruta que necesitas. De este modo, permites que todos vean el panorama general y logras la aceptación y los recursos necesarios para desarrollar programas nuevos.

• Equipos ágiles: en los programas donde se aplican metodologías ágiles, por lo general, se usan hojas de ruta para planificar el trabajo con anticipación. Puedes usar una plantilla de hoja de ruta de programa para garantizar que cada programa que aplique Agile tenga la misma plantilla de hoja de ruta ágil, sin importar el departamento al que pertenezca.

Cómo se usa una plantilla para hoja de ruta de programa

Técnicamente, puedes trazar la hoja de ruta de tu programa en un papel o elaborarla en una hoja de cálculo de Excel. Pero no sería nada fácil repetirla o transformarla en plantilla. Si creas tu plantilla para hojas de ruta de programas con un software de gestión de proyectos tienes más posibilidades. Una vez que hayas creado la plantilla, podrás agregar dependencias, cambiar responsables y compartir todo sin problemas dentro de la empresa. Es totalmente personalizable, de modo que puedes crearla acorde a las necesidades y objetivos de negocios específicos de los programas de tu empresa.

A continuación, te mostramos algunas secciones útiles para empezar:

• Recursos: incluye a los miembros del equipo, y los valores y la visión del programa. Te recomendamos que esta sección ofrezca una vista rápida del programa y de qué lugar ocupa con respecto a los objetivos corporativos.

• Objetivos e iniciativas de negocios: es útil para tener disponible una visión más amplia de la empresa que sirve como guía para el trabajo. Puedes usar estos objetivos e iniciativas que abarcan todo el negocio como punto de partida para trabajar siempre con los proyectos de mayor impacto.

• Objetivos del programa: además de incluir un listado de las metas u objetivos corporativos, conéctalos con los objetivos específicos centrados en el programa.

• Entregables: aquí es donde se enumeran los entregables del programa y los planes u hojas de ruta de los proyectos asociados. 

• Secciones específicas por departamento: cada programa tendrá elementos diferentes que se deben incluir en la hoja de ruta. Por ejemplo, si trabajas en un equipo de desarrollo de productos, probablemente tengas una sección en la que haya fases para poder mostrar el progreso del desarrollo.

Para que la plantilla de hoja de ruta del programa realmente cobre vida, obsérvala con las diferentes vistas:

• Tableros Kanban: aprovecha esta opción para las plantillas de hojas de ruta de programas Agile donde se usan sprints con “carriles” (categorizaciones horizontales) para determinar qué está en espera, en progreso o finalizado. También puedes usar los tableros Kanban para cualquier programa con un enfoque práctico. 

• Diagramas de Gantt: este diseño es útil si necesitas crear la hoja de ruta de tu programa como una línea de tiempo. Por ejemplo, si la hoja de ruta del programa se usa durante un año, puedes diseñar tu plantilla en fases o trimestres y verla con un diagrama de Gantt para detectar qué iniciativas están planificadas y para cuándo.

• Secciones codificadas por color: dependiendo del caso de uso, puede resultar útil exhibir la separación entre las distintas iniciativas para lograr una diferenciación visual. Por ejemplo, si tu plantilla para hojas de ruta de programas se usa para la gestión de productos de TI, podrías aplicar diferentes colores a las secciones para destacar de qué manera se trabaja en el programa con varios proyectos de TI de distintos departamentos. En tal caso, puedes elegir un color para operaciones y otro para las solicitudes internas de los empleados.

Integraciones para las plantillas de Asana

Conecta tu plantilla de hoja de ruta de programa con tus aplicaciones favoritas y usa nuestras integraciones prediseñadas para crear una plantilla personalizada perfecta para tu programa.

Funciones integradas

• Vista de tablero. La vista de tablero es una vista al estilo de un tablero Kanban que muestra la información del proyecto en columnas. Las columnas suelen estar organizadas por estado del trabajo (como “Pendiente”, “En curso” y “Finalizado”), pero puedes adaptar los títulos de las columnas según las necesidades de tu proyecto. Dentro de cada columna, las tareas se representan con tarjetas, con una variedad de información asociada, como el título de la tarea, la fecha de entrega y los campos personalizados. Realiza un seguimiento del trabajo a medida que avanza por las diferentes etapas y obtén información de un vistazo acerca del estado de tu proyecto.

• Vista de cronograma. La vista de cronograma permite visualizar proyectos como un diagrama de Gantt con todas las tareas en un gráfico de barras horizontales. No solo puedes ver la fecha de inicio y finalización de cada tarea, sino que también se muestran las dependencias. Con la vista de cronograma, puedes observar cómo encajan las piezas de tu plan. Además, cuando visualizas todo tu trabajo en un solo lugar, es fácil identificar y abordar los conflictos con las dependencias antes de que surjan. Así, podrás cumplir con todos tus objetivos según lo programado. 

• Aprobaciones. A veces, además de hacer una tarea, necesitas saber si un entregable está aprobado o no. Las aprobaciones son un tipo especial de tarea en Asana con opciones para aprobar, solicitar cambios o rechazar la tarea. De esa forma, los propietarios de las tareas reciben instrucciones claras sobre las acciones que deben realizar y si su trabajo ha sido aprobado o no. 

• Actualizaciones de estado del proyecto. Ya no tendrás que ir de una herramienta a otra para encontrar información sobre el estado de un proyecto o pasar horas en una reunión que podría haber sido un email. Las actualizaciones de estado de los proyectos en Asana no solo son más fáciles de usar, sino que también están directamente conectadas con el trabajo que realiza tu equipo. Por lo tanto, es más fácil para todos acceder a la información adicional del proyecto, como el plan del proyecto, el plan de comunicación, los objetivos del proyecto, los hitos, los entregables y más. En definitiva, con los informes de estado del proyecto reduces el trabajo manual, centralizas los datos y mantienes a todos al día con la información.

Aplicaciones recomendadas

• GitHub. Sincroniza automáticamente las actualizaciones de estado de las solicitudes de extracción de GitHub con las tareas de Asana. Da seguimiento al progreso de las solicitudes de extracción y mejora la colaboración entre los departamentos, todo desde Asana.

• Jira. Crea flujos de trabajo conectados e interactivos entre los equipos técnicos y de negocios para aumentar la visibilidad de los procesos de desarrollo de productos en tiempo real, todo sin salir de Asana. Simplifica la colaboración y el traspaso en los proyectos. Crea incidencias de Jira con rapidez desde Asana para que el trabajo pase sin interrupciones entre los equipos técnicos y de negocios en el momento correcto. 

• Figma. Los equipos usan Figma para crear los flujos de usuarios, los planos de pantalla, los prototipos, las simulaciones de interfaces de usuario y mucho más. Ahora, puedes incorporar esos diseños en Asana, para que tu equipo pueda consultar el trabajo de diseño más reciente y en contexto junto con los documentos que se relacionan con el proyecto. Además, a diferencia de lo que sucede con las capturas de pantalla, las incorporaciones dinámicas se actualizan en tiempo real para reflejar los cambios que se producen en un archivo de diseño, y con ello, eliminas la sobrecarga de trabajo que implica buscar los archivos correctos y actualizar las imágenes.

• Google Workplace. Adjunta archivos directamente a las tareas de Asana con el selector de archivos de Google Workplace, que está integrado en el panel de tareas de Asana. Adjunta fácilmente cualquier archivo desde My Drive con tan solo unos clics.

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