Anrufprotokoll Vorlage kostenlos erstellen!

Wenn Sie auf der Arbeit viel Zeit am Telefon verbringen, dann wissen Sie, wie zeitaufwändig das Erfassen und Verwalten von Gesprächsnotizen sein kann. Von Werbeanrufen bei potenziellen Kunden über Rückrufe bei Vertriebsanfragen bis hin zur Pflege von Kontakten zu Neukunden: Viele Geschäftsvorgänge werden telefonisch abgewickelt. Verschollene Notizen oder eine unleserliche Handschrift sind daher nicht nur ein Ärgernis, sondern führen auch zu Zeitverlust.

Glücklicherweise gibt es Anrufprotokolle, die hier Abhilfe schaffen. Anrufprotokoll Vorlagen sind einfach duplizierbar und helfen Ihnen beim Erfassen Ihrer täglichen Telefonate. Darin halten Sie unter anderem fest, mit wem Sie gesprochen haben und welche Aktionspunkte sich aus dem Telefonat ergeben haben. Somit gehört die Sorge, wichtige Informationen zu verlieren, der Vergangenheit an. 

Was ist ein Anrufprotokoll?

In Anrufprotokollen erfassen Sie Informationen zu ein- und ausgehenden Anrufen. Üblicherweise werden Anrufprotokolle von Teammitgliedern genutzt, die viele Geschäftsanrufe tätigen, wie zum Beispiel Telefonverkäufer oder Vertriebsmitarbeiter. Im Grunde kann aber jedes Team, das eine detaillierte Aufzeichnung der Kommunikation möchte, von Anrufprotokollen profitieren. Darunter kann also auch ein Besprechungsprotokoll fallen, welches digital abgehalten wird.

Wie schreibt man ein Anrufprotokoll?

Üblicherweise erfassen Sie darin den Anrufer, das Datum des Gesprächs sowie dessen Start- und Endzeit, den Zweck des Anrufs und wichtige Notizen oder aus dem Gespräch resultierende Aktionspunkte. Auf diese Weise wissen Sie auch im Nachhinein, worum es in Gesprächen ging und welche Maßnahmen zu ergreifen sind.

Was ist eine Anrufprotokoll Vorlage?

Eine Anrufprotokoll Vorlage ist eine wiederverwendbare, vorgefertigte Version eines Anrufprotokolls. Sie dient Ihnen als grundlegende Struktur für die Erfassung von Anrufen. Während der Inhalt von Anrufprotokollen gesprächsabhängig ist, bleibt die Struktur immer dieselbe. Das erspart Ihnen als Protokollführer für diese Gespräche Zeit, da Sie nicht für jeden Anwendungsfall oder Tag erst ein neues Protokoll erstellen müssen. 

Und das Beste daran? Wenn Sie Ihre Anrufprotokoll Vorlage in einem Projektmanagement-Tool erstellen, verhindern Sie, dass Ihre Notizen verloren gehen oder missverstanden werden. Dies ist nämlich im Gegensatz dazu oft bei Notizen auf einer Excel oder Word-Vorlage der Fall. Außerdem erhalten Sie durch digitale Anrufprotokolle auf einen Blick wichtige Informationen zum Kontext eines Telefonats, wie zum Beispiel dessen Zweck, die nächsten Schritte und weitere gesprächsabhängige Notizen. Mit einer digitalen Anrufprotokoll Vorlage müssen Sie nie wieder rätseln, was wohl „damit“ gemeint war. 

Mit einer kostenlosen Vorlage für Anrufprotokolle von Asana können Sie:

• Alle Notizen zu Ihren Telefonaten an einem zentralen Ort einsehen

• Anrufbezogene Kundeninformationen im Blick behalten

• Die Ergebnisse von Telefonaten überwachen – zum Beispiel können Sie sehen, bei wie vielen Werbeanrufen Sie Kunden gewinnen konnten

• Alle Aktionspunkte sehen, die aus Telefonaten resultieren – zum Beispiel welcher Kunde mehr Informationen oder einen Rückruf wünscht

• Ihre Methoden im Management von Kundenkontakten (CRM – Client Relationship Management) verbessern

• Relevante Dokumente wie Google Docs oder Google Tabellen an das jeweilige Protokoll anhängen

• Den Kontakt zu Kunden pflegen und den Bedürfnissen Ihrer Kunden einen Schritt voraus sein, indem Sie Ihre Protokolle überprüfen und herausfinden, welche Kunden oft anrufen und aus welchem Grund 

• Einen besseren Einblick in die Leistung Ihres Teams und in die Effektivität Ihrer Marketingkampagnen bekommen, indem Sie Informationen wie die Anrufdauer und die Conversion Rate beobachten

Häufige Arten von Anrufprotokollen

Jedes Team, das seine Anrufprotokolle und Notizen optimieren und standardisieren möchte, kann von einer Anrufprotokoll Vorlage profitieren. Im Folgenden finden Sie einige besonders häufige Anwendungsfälle, die für Sie interessant sein könnten:

• Vorlage für Vertriebsanrufe: Hier werden alle Informationen und Ergebnisse aus Vertriebsanrufen erfasst, einschließlich Name und Unternehmen des potenziellen Kunden, Zweck des Anrufs und ob der potenzielle Kunde einen erneuten Anruf wünscht. 

• Vorlage für Telefonate mit bestehenden Kunden: Erfassen Sie ein- und ausgehende Anrufe mit bestehenden Kunden, um den Kontakt zu ihnen im Blick zu behalten und entsprechend pflegen zu können.  

• Vorlage für Anrufe im Gesundheitswesen / Telefonate mit Patienten: Notieren Sie Informationen zum Patienten, wie den Namen seines Arztes, Symptome, etwaige medizinische Anordnungen und ob eine Nachuntersuchung beim Arzt nötig ist. 

• Vorlage für tägliche oder wöchentliche Anrufe: Erfassen Sie tägliche oder wöchentliche ein- und ausgehende Anrufe, um den Kontakt zu Kunden oder den Vertrieb zu überwachen. 

• Vorlage für Anrufe in den Bereichen Kundenservice und Support: Erfassen Sie Informationen zu eingehenden Anrufen bei Support- oder Service-Anfragen. Geben Sie dabei unter anderem an, wer angerufen hat und welche Leistung benötigt wurde.

Was sollte in einer Anrufprotokoll Vorlage enthalten sein?

Damit Ihre Anrufprotokoll Vorlage effektiv ist, achten Sie darauf, dass die wichtigsten Punkte des Anrufes erfasst werden. Erstellen Sie Ihre Protokollvorlage mit Tags für Kundeninformationen und Aktionspunkte, damit Sie als Protokollant später beim Protokollieren der Anrufe Zeit sparen und sich auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren können – zum Beispiel Verkäufe abzuschließen.

Eine einfache Anrufprotokoll Vorlage sollte folgende Punkte beinhalten:

• Name der Person, die den Anruf entgegennimmt

• Unternehmen der Person, die den Anruf entgegennimmt 

• Kontaktinformationen der Person, die den Anruf entgegennimmt

• Datum und Uhrzeit des Anrufs

• Dauer des Anrufs

• Zweck des Anrufs

• Müssen Sie den Kunden nach dem Telefonat erneut kontaktieren?

• Fügen Sie am Ende ein Feld ein, wo spezifische Notizen zum Telefonat oder Aktionspunkte erfasst werden, die nach dem Gespräch zu erledigen sind.

Enthaltene Funktionen

• Benutzerdefinierte Felder. Sie eignen sich hervorragend, um Aufgaben zu kennzeichnen, zu sortieren und zu filtern. Erstellen Sie für jede Information, die Sie nachverfolgen müssen, ein spezifisches benutzerdefiniertes Feld – von Priorität und Status bis hin zu E-Mail-Adressen und Telefonnummern. Mit benutzerdefinierten Feldern können Sie Ihre To-dos sortieren und planen, damit Sie stets wissen, an welchem Arbeitsvorgang Sie als Erstes arbeiten müssen. Außerdem können Sie benutzerdefinierte Felder aufgaben- und projektübergreifend teilen, um ein einheitliches Vorgehen in Ihrem Unternehmen sicherzustellen.

• Listenansicht. Hierbei handelt es sich um eine Rasteransicht, in der Sie all Ihre Projektinformationen auf einen Blick einsehen können. Ähnlich wie bei einer To-do-Liste oder einer Tabelle sehen Sie all Ihre Aufgaben auf einmal, und Ihnen werden nicht nur der Titel und die Frist der Aufgabe angezeigt, sondern auch sämtliche wichtige benutzerdefinierte Felder wie Priorität, Status und mehr. Gestalten Sie die Zusammenarbeit effektiver, indem Sie Ihrem gesamten Team Einblick darin verschaffen, wer was bis wann zu erledigen hat.

• Automatisierung. Manuelle Arbeitsabläufe können automatisiert werden, damit Ihre Mitarbeiter weniger Zeit mit Routinearbeiten und mehr Zeit mit solchen Aufgaben verbringen, für die Sie sie eingestellt haben. Asana-Regeln bestehen aus Auslösern und Aktionen, also „Wenn X passiert, mache Y“. Mithilfe von Regeln können Sie automatisch Aufgaben zuweisen, Fälligkeitsdaten anpassen, benutzerdefinierte Felder festlegen, Beteiligte benachrichtigen und vieles mehr. Von Ad-hoc-Automatisierungen bis hin zu ganzen Workflows – mit Regeln verschafft sich Ihr Team mehr Zeit für qualifizierte und strategische Arbeit.

• Unteraufgaben. Manchmal ist der Umfang einer Aktion zu groß, um sie in einer einzigen Aufgabe zu erfassen. Wenn für eine Aufgabe mehr als eine Person verantwortlich ist, oder wenn sie schrittweise an mehreren Daten abgearbeitet werden soll, empfiehlt sich die Aufteilung in Unteraufgaben. Mit Hilfe von Unteraufgaben lassen sich große Aufgaben ganz einfach in kleinere Arbeitsschritte aufteilen, wobei die einzelnen Teilaufgaben weiterhin in den Kontext der übergeordneten Aufgabe eingebunden sind. Außerdem können Sie mithilfe von Unteraufgaben die einzelnen Komponenten eines mehrstufigen Prozesses praktisch zusammenfassen.

Empfohlene Apps

• Dropbox. Mit der im Aufgabenfenster von Asana integrierten Dropbox-Dateiauswahl können Sie Dateien direkt an Ihre Aufgaben in Asana anhängen.

• Google Workplace. Hängen Sie Dateien direkt an Aufgaben in Asana an. Nutzen Sie dafür die Dateiauswahl von Google Workplace, die in das Aufgabenfenster von Asana integriert ist. Fügen Sie jede gewünschte My Drive-Datei mit nur wenigen Klicks hinzu.

• Gmail. Mit der Asana-Integration für Gmail können Sie Asana-Aufgaben direkt über Ihr Gmail-Postfach erstellen. Alle von Ihnen mit Gmail erstellten Aufgaben werden automatisch den Inhalt Ihrer E-Mail einbinden, sodass Ihnen nichts entgeht. Sie müssen auf eine Asana-Aufgabe verweisen, während Sie eine E-Mail verfassen? Anstatt Asana zu öffnen, können Sie ganz einfach das Asana-Add-on für Gmail verwenden, um direkt über Ihr Gmail-Postfach nach dieser Aufgabe zu suchen.

• Slack. Alle Ideen, Anfragen und Handlungsanweisungen aus Slack können direkt als Aufgaben oder Kommentare in Asana erfasst werden. So werden aus kurzen Fragen und erwähnten Aktionen im Handumdrehen Aufgaben mit verantwortlichen Personen und klaren Fristen. Halten Sie Arbeitsschritte ganz einfach fest, damit Anfragen und To-dos nicht in Slack untergehen.

FAQs