Memos für eine zielführende Kommunikation verfassen (mit Vorlage)

Eine zielführende Kommunikation ist immens wichtig. Allerdings sollte sie auch möglichst für alle verständlich sein. Eine Vorlage erleichtert die Kommunikation und sorgt für eine bessere Verständlichkeit für Ihre Mitarbeiter.

Hier kommt ein Memo ins Spiel. Eine Memo-Vorlage ist ein guter Ausgangspunkt, um das Team oder die Abteilung über neue Verfahren, die Umsetzung einer Strategie oder anstehende Projekte zu informieren. Um Ihre Botschaft klar und deutlich zu vermitteln, sollten Sie wissen, wie Sie ein Memo sachgerecht verfassen.

In unserem Leitfaden erfahren Sie, was ein Memo ist, zu welchen Anlässen es verschickt werden sollte, wie Sie das Format gestalten sollten und wie Sie die Inhalte sinnvoll vermitteln können. Nutzen Sie unsere kostenfreie Memo-Vorlage, die Ihnen den Weg zum Erfolg weist.

Was ist ein Memo?

Mit einem Memo, Kurzform für Memorandum, werden Informationen innerhalb eines Unternehmens weitergegeben. Im Gegensatz zu einer persönlichen Nachricht zwischen zwei Gesprächspartnern richten sich Memos in der Regel an einen größeren Personenkreis.

Das Memo richtet sich in der Regel an ein ganzes Team, eine Abteilung oder ein Unternehmen, um die Mitarbeiter über die Geschehnisse im Unternehmen zu informieren. In einem Memo geht es um wichtige Themen mit weitreichender Bedeutung – von einem Kurswechsel über Neukunden bis hin zu Budgetkürzungen.

Diese Mitteilung kann elektronisch erstellt und versandt oder in Papierform verteilt werden. Selbst wenn Sie jeden einzelnen Beteiligten in der Kommunikationskette persönlich kennen, sollten Sie diese Dokumente höflich und professionell gestalten. Verzichten Sie im Zweifelsfall auf Emojis, SMS-Sprache und Abkürzungen, damit Ihre Nachricht professioneller wirkt.

Anlässe zum Versenden eines Memos

Viele Faktoren sprechen für ein Memo anstelle einer normalen E-Mail. Eine E-Mail ist eine informelle Form der Kommunikation, ein Memo hingegen hat einen offiziellen Charakter und wird zum Bestandteil der Unternehmensdokumentation. 

Memos haben für Mitarbeiter eine besondere Bedeutung. Infolgedessen sind Memos für die unternehmensweite Kommunikation weitaus zielführender. Einige der gängigsten Gründe finden Sie hier.

Diese Dinge können Sie mit einem Memo tun:

• Kurswechsel erläutern

• Anstehende Tagesordnungen oder Veranstaltungen ankündigen

• Über Budgetkürzungen informieren

• Aktionspläne zusammenfassen

• Die Akquisition von Neukunden beschreiben

• Besprechungsprotokolle erfassen

• Um Empfehlungen oder Feedback bitten

• Die Mitarbeiter über ein Problem im Unternehmen oder eine entsprechende Lösung informieren

Wenn Sie ein Memo an Mitarbeitergruppen versenden, bieten Sie allen Beteiligten die Möglichkeit, unternehmensbezogene Informationen an einem zentralen Ort einzusehen. Alle erhalten die gleichen Informationen zur selben Zeit und es gibt keine Unklarheiten oder Spekulationen.

Ein Memo mit Format – so geht's!

Ein Memo lässt sich auf verschiedene Weise gliedern, die meisten Memos sind jedoch nach einem bestimmten Muster strukturiert. Sie können die Vorlage für Ihr Memo an den Inhalt Ihrer Nachricht und Ihre bevorzugte Ausdrucksweise anpassen.

Betreff

Das Wichtigste zuerst: Wählen Sie für Ihr Memo einen prägnanten Betreff, der Ihr Anliegen möglichst konkret beschreibt.

Viel zu allgemein wäre beispielsweise „Firmenveranstaltung“ als Betreff. Um Längen besser hingegen klingt da „Jährliche Weihnachtsfeier: Datum und Details“.

Durch eine aussagekräftige Betreffzeile weiß der Mitarbeiter schon vor dem Lesen genau, worum es in dem Memo geht. Anhand dieser eindeutigen Betreffzeile lässt sich das Memo im Posteingang auch leichter wiederfinden.

Überschrift

Diese Schlüsselfaktoren sollten in der Überschrift eines Memos enthalten sein: Datum, Empfänger und Absender des Memos. Diese Angaben geben Aufschluss über den Inhalt der Nachricht. 

Nachricht im Hauptteil

Im Hauptteil des Memos wird der eigentliche Zweck der Nachricht aufgegriffen. Legen Sie im einleitenden Absatz genau dar, worum es im darauffolgenden Teil des Dokuments geht. Fassen Sie sich am Anfang kurz, um die Botschaft möglichst effizient zu vermitteln. 

• Absatz 1: Beginnen Sie diesen Absatz mit Aussagen wie „Ich möchte Sie über Folgendes informieren“ oder „Ich bitte um Informationen über“. Dieser erste Absatz sollte die wichtigsten Punkte des Memos enthalten. 

• Absatz 2: Im zweiten Absatz haben Sie die Möglichkeit, weitere Einzelheiten zu nennen und das Thema näher zu erläutern.

• Absatz 3: Im dritten Absatz nennen Sie Ihr Anliegen, indem Sie beispielsweise eine Abteilung um Feedback zu einem Projektoder um Anmeldung zu einer Firmenveranstaltung bzw. Absage bis zu einem bestimmten Datum bitten.  

Manche Memos dienen lediglich der Information und enthalten nicht unbedingt eine konkrete Handlungsaufforderung. Nutzen Sie an dieser Stelle die Gelegenheit, Ihren Mitarbeitern für die Kenntnisnahme des Memos zu danken.

Bevor Sie ein Memo an die Mitarbeiter versenden, sollten Sie die in Ihrem Unternehmen geltenden Richtlinien für die Gruppenkommunikation lesen. In einigen Unternehmen sind zusätzliche Schritte erforderlich, etwa das Hinzufügen des Logos oder des Firmennamens oder die Verwendung standardisierter Schriftgrößen. Möglicherweise müssen Sie auch vor dem Versenden erst eine Genehmigung oder Erlaubnis einholen.

Hilfreiche Tipps zum Verfassen eines Memos

Nachdem klar ist, welche Punkte ein Memo enthalten sollte, gilt es nun, den richtigen Ton und die richtige Formatierung zu finden. Hier sind einige Tipps, die Sie beim Verfassen eines zielführenden Memos im Auge behalten sollten.

• Auf den richtigen Ton kommt's an: Drücken Sie sich stets professionell aus, aber passen Sie Ihren Ton an die jeweilige Zielgruppe und die Botschaft an.

• Akronyme und Abkürzungen: Erklären Sie Akronyme und Abkürzungen, damit alle Empfänger Ihre Nachricht verstehen können.

• Eine Seite muss reichen: Beschränken Sie den Text auf drei Absätze, um Ihr Anliegen kurz und bündig zu schildern.

• Anhänge sind manchmal hilfreich: Anhänge oder Flyer können dem Memo zusätzlichen Kontext verleihen.

• Berücksichtigen Sie Ihre Zielgruppe: Formulieren Sie die Nachricht adressatengerecht.

• Einheitliches Format: Verwenden Sie im gesamten Dokument die gleiche Schriftart, Absatzgliederung, Zeichensetzung und Grammatik.

• Formulieren Sie klar und präzise: Ihre Bitte, Aufforderung oder Ankündigung sollte gleich am Anfang des Memos stehen.

• Bleiben Sie objektiv: Beim Verfassen eines Geschäftsdokuments sollten Sie sich an die Fakten halten und persönliche Anmerkungen meiden.

Wer sich an diese Tipps hält und weiß, welche Inhalte er vermitteln möchte, kann stets ein professionelles und prägnantes Memo erstellen.

Arten von Memos

Es gibt drei Arten von Memos: Sie dienen als Anregung, Bestätigung und Aufforderung. Das generelle Format und der geschäftliche Schreibstil sind bei allen drei Arten von Memos ähnlich. Der Unterschied liegt lediglich in der Art der Zielgruppe, dem Ton und dem Inhalt. 

Suggestivmemo

Suggestivmemos sind eine gute Möglichkeit, Lösungen für Probleme im Unternehmen zu finden. Sie ermutigen oft zu kreativem Denken, Brainstorming und Gruppendiskussionen. 

Verwenden Sie bei Suggestivmemos am besten eine positive und motivierende Ausdrucksweise, um Ihre Mitarbeiter auch für unkonventionelle Ideen zu begeistern.

Beispiel: Als Leiter einer Werbeagentur könnten Sie ein Suggestivmemo verfassen, um eine Gruppendiskussion über eine bevorstehende Marketingkampagne anzuregen.

Bestätigungsmemo

Diese Art von Memo bestätigt mündliche Vereinbarungen in schriftlicher Form: Heben Sie dabei die wichtigen Aspekte der Vereinbarung zwischen den Parteien hervor, damit alle Beteiligten ein klares Ziel haben.

Fragen Sie die andere Partei am Ende des Memos, ob sie weitere Erklärungen benötigt oder Details ändern möchte. So lassen sich Verwechslungen oder Missverständnisse zu Projektbeginn vermeiden.

Beispiel: So kann der Leiter eines Marketingteams während der Zusammenarbeit an einem Projekt ein Bestätigungsmemo an das DevOps-Team des Unternehmens senden. Darin werden die Projektergebnissebeschrieben, und es wird sichergestellt, dass alle Beteiligten den Projektumfang verstehen und niemand im Unklaren ist.

Anfragememo

Ein Anfragememo schreiben Sie dann, wenn Sie eine bestimmte Anfrage an Ihr Unternehmen formulieren möchten. Begründen Sie zunächst, wodurch sich Ihre Anfrage rechtfertigt.

Achten Sie auf einen sachlichen und überzeugenden Ton, wenn Sie Ihre Lösungsvorschläge unterbreiten. Ein professioneller Sprachstil empfiehlt sich für jede Art von Memos, insbesondere jedoch für ein Anfragememo.

Beispiel: Angenommen Sie sind Personalleiter und fordern die Mitarbeiter auf, ihre Versicherungsdaten bis zu einem bestimmten Termin anzugeben. In diesem Fall bietet es sich an, ein Memo mit einer entsprechenden Aufforderung zu versenden.

Memo-Vorlage

Mithilfe unserer Memo-Vorlage können Sie jedes Dokument sinnvoll strukturieren und Ihre Botschaften mit Erfolg übermitteln. Vergewissern Sie sich vor dem Versenden des Memos, dass Sie eine aussagekräftige Betreffzeile, eine treffende Überschrift sowie einen möglichst aussagekräftig formulierten Haupttext erstellt haben.

Optimieren Sie mit Projektmanagement-Tools und Memos Ihre Kommunikation

Mithilfe einer Memo-Vorlage können Sie problemlos mit allen Mitarbeitern des Unternehmens kommunizieren. Durch die Kombination mit einem Projektmanagement-Tool können Sie alle Memos an einem Ort zentralisieren und bequem Memos an mehrere Beteiligte und Teammitglieder schicken. Memos lassen sich sogar direkt mit Aktionspunkten verknüpfen, um To-dos und Nachrichten effektiv umzusetzen.