Fördermittelmanagement: Der Leitfaden im Überblick!

Als Leiter einer gemeinnützigen Organisation wissen Sie wahrscheinlich, wie komplex die Fördermittelmanagement ist. Von der Suche nach den richtigen Fördermitteln bis hin zur Bearbeitung von Berichtsanforderungen und der Einreichung von Anträgen kann dies ein zeitaufwändiges Unterfangen sein. Zum Glück gibt es eine Möglichkeit, den Prozess zu optimieren. 

Mit Hilfe von Software-Tools können Sie Ihre Fördermittelanträge bis zur endgültigen Genehmigung organisieren und nach Prioritäten ordnen. Wenn Sie einen Prozess für Ihr Fördermittelmanagement eingerichtet haben, steht Ihnen mehr Zeit zur Erstellung sinnvoller Arbeitsabläufe zur Verfügung, die Ihre Mission unterstützen. Können Sie sich vorstellen, wie viel Gutes Sie mit so viel zusätzlicher Zeit tun könnten? 

In diesem Artikel definieren wir den gesamten Prozess im Fördermittelmanagement, zeigen Ihnen, wie Sie diesen umsetzen, und geben Ihnen Tipps, die Ihnen dabei helfen.

Was ist Fördermittelmanagement?

Beginnen wir mit der Definition von Fördermittelmanagement: Mit Fördermittelmanagement, auf Englisch Grant Management, ist jener Prozess gemeint, der gemeinnützige Organisationen bei der Koordinierung von Fördermittelanträgen unterstützt, indem Prioritäten gesetzt und Fördermittelanträge entsprechend bearbeitet werden. 

Das System zur Verwaltung von Fördermitteln umfasst den gesamten Lebenszyklus von Fördermitteln, d. h. die Organisation von Fördermitteln, die Nachverfolgung von Fördermitteln und die Bearbeitung von Fördermittelanträgen bis hin zum Abschluss der Fördermittelvergabe. 

Der Prozess des Fördermittelmanagements besteht aus drei verschiedenen Schritten:

• Fördermittelvergabe: Bei der Fördermittelvergabe handelt es sich um Finanzierungsmöglichkeiten, die von der Bundesregierung vergeben werden. 

• Finanzierung: Gemeinnützige Organisationen müssen die Voraussetzungen für die Gewährung von Fördermitteln erfüllen, um für eine Finanzierung in Frage zu kommen. 

• Förderfähigkeit: Um förderfähig zu sein, müssen Sie unter Umständen Informationen über Mitarbeiter, Beteiligte, Fördermittelberichte, Fördermittelgewinne, Arten früherer Fördermittel und künftige Finanzierungsziele zur Verfügung stellen.  

Ein großer Teil des Fördermittelverwaltungsprozesses umfasst das Schreiben von Fördermittelanträgen, bei dem bestimmte Teammitglieder anhand der gesammelten Informationen den Fördermittelantrag verfassen. 

Wer sind Fördermittelgeber und Fördermittelempfänger?

Beim Fördermittelmanagement gibt es zwei Schlüsselrollen: die Fördermittelgeber und die Fördermittelempfänger. Beide sind entscheidend für den Gesamtprozess. Andere Rollen, die an diesem Prozess beteiligt sind, sind Förderer und Geldgeber, die bei der Vergabe von Fördergeldern helfen, obwohl sie in der Regel nicht mit dem Geschäft in Verbindung stehen. 

Ein Fördergeber unterscheidet sich von einem Fördermittelempfänger durch seine Rolle und seine Aufgaben. 

• Ein Fördermittelgeber ist jemand, der für die Vergabe von Fördermitteln verantwortlich ist. Diese Rolle umfasst eine Vielzahl von Aufgaben, einschließlich der Festlegung strategischer Ziele, der Bewertung von Fördermaßnahmen und der Gewährung von Fördermitteln. Ein Fördermittelgeber arbeitet für eine Bundesbehörde in der Fördermittelabteilung.

• Ein Fördermittelempfänger ist jemand, der mit der Akquise von Fördermöglichkeiten beauftragt ist, und das ist wahrscheinlich die Position, in der Sie sich gerade befinden. Dazu gehören die Ermittlung des Bedarfs, das Sammeln interner Informationen und die Beantragung von Fördermitteln. Dies könnte eine Organisation wie ein eingetragener Verein oder ein kleines Unternehmen sein.

Beide Rollen sind für eine effektive Fördermittelverwaltung von entscheidender Bedeutung und arbeiten oft zusammen, um die gewünschten Ergebnisse eines erfolgreichen Förderzyklus zu erreichen. Im Folgenden skizzieren wir den Prozess und die Schritte für einen gemeinnützigen Fördermittelempfänger wie Sie. 

H2: Der Fördermittelmanagement Prozess

Der Lebenszyklus von Fördermitteln besteht aus drei separaten Phasen: die Zeit vor der Bewilligung, während der Bewilligung und nach der Bewilligung. Jede Phase stellt sicher, dass der Förderprozess von Anfang bis Ende reibungslos abläuft, einschließlich der anfänglichen Planung bis zum endgültigen Abschluss der Förderung. 

Der Prozess ist für den Gesamterfolg neuer Fördermittel wesentlich und kann Ihnen, dem Fördermittelempfänger, dabei helfen, Informationen zu organisieren, um effizient Fördermittelanträge zu stellen. 

Beachten Sie die folgende Checkliste für die ersten Schritte zur Erstellung eines Fördermittelantrags:

1. Sammeln interner Informationen: Sammeln Sie Informationen über Cashflow, Mitarbeiterzahl und Freiwillige für das Antragsverfahren. 

2. Suche nach Fördermöglichkeiten: Suchen Sie in einer Datenbank für Fördermittel nach aktuellen Informationen über neue Möglichkeiten, mögliche Mittelgeber und die Mittelanforderungen. In diesem Schritt kann es oft auch hilfreich sein, auf Fördermittelberater zurückzugreifen.

3. Beantragung relevanter Fördermittel: Finden Sie die richtigen Fördermittel für Ihre Organisation, je nach finanziellem Bedarf und Förderfähigkeit. 

4. Mittelverwendung: Sobald Sie die Fördermittel bewilligt bekommen haben, verwenden Sie diese zur Erfüllung Ihres Förderziels.

5. Abschluss des Förderantrags: Speichern Sie die notwendigen Informationen, wie etwa Verwendungsnachweise, in einem gemeinsamen Bereich, auf den Sie jederzeit und überall zugreifen können.

Während all dieser Schritte sollte nebenbei auch ein Förderprogrammcontrolling stattfinden. Hierbei werden die Fördergelder statistisch aufbereitet und mittels geeigneter Kennzahlen die Verwendung und Auswirkung bewertet.

Diese Schritte helfen Ihnen, bei jeder neuen Beantragung von Fördermitteln den Überblick über die notwendigen Aufgaben zu behalten.

Wir gehen jede dieser Phasen durch und erläutern die Schritte, die Sie in jeder Phase unternehmen müssen, um einen gründlichen Fördermittelantrag zu erstellen.

1. Die Phase vor der Bewilligung

Die Phase vor der Bewilligung umfasst alle Aufgaben, die vor der Auswahl des Fördermittelempfängers anfallen. Dazu gehören die Planung, die Sammlung interner Informationen, die Suche nach Fördermöglichkeiten und schließlich die Beantragung von Fördermitteln. 

Diese Phase ist wichtig für die Gesamtorganisation des Förderzyklus, da das Ziel darin besteht, Informationen zu sammeln und sie an die Fördermittelgeber weiterzuleiten. Ohne einen klaren Aktionsplan kann es passieren, dass Sie Zeit verlieren, die Sie sonst für die Mission Ihrer Organisation verwenden könnten. 

Die anfängliche Phase vor der Bewilligung besteht aus drei Schritten:

1. Fördermittelplanung: Die Planung besteht darin, interne Informationen über die Einnahmen, die Größe des Teams und den Finanzierungsbedarf zu sammeln. Sobald Sie diese Informationen gesammelt haben, können Sie damit beginnen, nach Fördermöglichkeiten zu suchen, die zu den Bedürfnissen Ihrer gemeinnützigen Organisation passen. Dabei kann es sich um ein bestimmtes Ziel handeln, das finanziert werden muss, oder um eine neue Aufgabe, die Sie in Angriff nehmen möchten. 

2. Fördermöglichkeiten: Um Möglichkeiten zu finden, müssen Sie zunächst die im ersten Schritt gesammelten Informationen in einfache Qualifizierungspunkte gliedern. Um für eine Finanzierung in Frage zu kommen, müssen Sie beispielsweise über bestimmte interne Kapazitäten und Fachkenntnisse verfügen. Anschließend können Sie nach Fördermitteln suchen, z. B. in einer Förderdatenbank. Sie können auch eine Work-Management-Software verwenden, um Ihre Möglichkeiten besser zu erfassen und daran zu arbeiten. 

3. Beantragung von Fördermitteln: Sobald Sie Ihre Qualifikationen zusammengetragen und eine Förderung gefunden haben, die Ihren Bedürfnissen entspricht, ist es an der Zeit, einen Antrag zu stellen. Bei Zuschüssen mit bestimmten Kriterien sind die erforderlichen Informationen in der Ausschreibung aufgeführt. Nutzen Sie diese Informationen, um Ihren Antrag zu verfassen und ihn an die zuständige Stelle zu senden. 

Hier sind einige Fragen, die Sie sich stellen sollten, bevor Sie eine Förderung beantragen:

• Habe ich ein klares Finanzierungsziel?

• Kenne ich die Umsatzprognosen?

• Wie viele ehrenamtliche Mitarbeiter haben wir?

• Wird uns diese Förderung bei der Erfüllung unserer Mission helfen?

Sobald Sie Ihren Antrag eingereicht haben, kommen Sie in die Phase der Fördermittelvergabe, in der Ihnen mitgeteilt wird, ob Ihnen eine Förderung bewilligt wurde. 

2. Die Bewilligungsphase

In der Bewilligungsphase wählt der Fördermittelgeber die Fördermittelempfänger aus. Die ausgewählten Fördermittelempfänger werden benachrichtigt und erhalten eine Vereinbarung über die Förderbedingungen. 

Dazu könnten Bedingungen gehören, die sich auf die Größe Ihres Freiwilligenteams oder die Fördermittel beziehen, die Sie für verschiedene Initiativen verwenden. Diese Bedingungen hängen von der Art der Förderung und der Höhe des Betrags ab, der gewährt wird. Sobald die Vereinbarung sowohl vom Fördermittelempfänger als auch vom Fördermittelgeber unterzeichnet ist, wird die Förderung offiziell gewährt. 

Wenn Sie nicht für die Förderung ausgewählt werden, endet der Förderungsprozess in dieser Phase und Sie können zum Abschluss der Förderung übergehen, bei dem die Informationen für eine spätere Auswertung gespeichert werden. 

3. Die Phase nach der Bewilligung der Fördermittel

Sobald die Förderung bewilligt und die Vereinbarung unterzeichnet wurde, ist es an der Zeit, die Förderung in Anspruch zu nehmen. Dazu gehört, dass Sie die Fördermittel erhalten und sie für Ihre Organisation einsetzen. 

Die dritte Phase besteht aus zwei Schritten:

1. Inanspruchnahme der Förderung: In dieser Phase erhalten Sie die Bundesmittel und beginnen, sie für die geplante Initiative zu verwenden. Möglicherweise müssen Sie in regelmäßigen Abständen Berichte vorlegen, in denen Sie nachweisen, dass Sie sich an die vereinbarten Bedingungen und Leistungen halten und das Projekt insgesamt erfolgreich durchführen. 

2. Abschluss der Förderung: Sobald Sie die Förderung umgesetzt haben, können Sie das Förderprojekt abschließen. Dazu gehört die Speicherung von Daten über die Förderbeträge, z. B. wofür sie verwendet wurden, um in Zukunft auf diese Daten zurückgreifen zu können. Dies ist auch der richtige Zeitpunkt, um über Ihre Ziele als Organisation nachzudenken und zu prüfen, ob die Förderung sinnvoll war. Damit können Sie den Prozess bei zukünftigen Förderanträgen verbessern. 

Diese beiden Schritte helfen bei der Durchführung und dem Abschluss des Förderverfahrens, das für die meisten gemeinnützigen Organisationen ein wiederkehrender Zyklus ist. Sie werden diese Schritte für alle neuen Förderanträge wiederholen, um Bundesmittel zu erhalten. 

Fördermittelmanagement Tipps zur Optimierung Ihres Prozesses

Für Fördermittelmanagement gibt es ein paar Tipps, die Sie umsetzen können, um die Beantragung so effizient und effektiv wie möglich zu gestalten.

Dazu gehören Dinge wie die Erstellung eines Förderkalenders, um sicherzustellen, dass Sie den Zeitplan einhalten, und die Implementierung von Lösungen zur Verwaltung von Fördermitteln, um den Prozess zu optimieren. Wir gehen auf jede dieser bewährten Methoden ein und erklären, wie Sie sie für Ihren eigenen Förderantragsprozess nutzen können.

Erstellen Sie einen Kalender für Fördermittel

Durch die Erstellung eines Projektkalenders können Sie sicherstellen, dass Ihr gesamtes Team bei der Beantragung von Fördermitteln auf demselben Stand ist. Er kann Ihnen auch dabei helfen, nachzuverfolgen und zu organisieren, für welche Förderungen Sie sich beworben haben, um doppelte Arbeit zu vermeiden.  

Ihr Kalender sollte Folgendes enthalten: 

• Die Antragsfrist

• Zeitpläne für interne Aufgaben

• Alle wiederkehrenden Termine im Zusammenhang mit dem Förderungsprozess 

Damit Sie Ihren Kalender optimal nutzen können, sollten Sie auf Kommunikationsfunktionen achten, damit Ihr Team direkt im Kalender zusammenarbeiten kann. Idealerweise sollten Sie nach einem Tool mit Zeitplanfunktion suchen, damit Sie Aufgaben mit den Zielen Ihrer Organisation verknüpfen können. 

Automatisieren Sie den manuellen Bewerbungsprozess

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen kann dazu beitragen, Ihr Fördermittelmanagement zu optimieren, so dass Sie mehr Zeit haben, sich auf die wichtigen Aufgaben zu konzentrieren. Und als gemeinnützige Organisation bedeutet mehr Zeit, mehr für Ihre Zielgruppe tun zu können. 

Ziehen Sie eine Software-Automatisierung in Betracht, um den Antragsprozess zu optimieren und manuelle Arbeit zu vermeiden. Durch die Prozessautomatisierung können Sie Fälligkeitstermine festlegen und verschieben, Aufgaben an das richtige Teammitglied weitergeben und die funktionsübergreifende Transparenz erhöhen. 

Stellen Sie eine Ressourcensammlung zusammen

Fördermittelmanagement kann zeitaufwändig sein. Es müssen verschiedene Dokumente zusammengestellt werden, um den Nachweis der Förderungswürdigkeit gegenüber den Fördermittelgebern zu erbringen. Wenn Sie eine organisierte Vorlagenbibliothek anlegen, können Sie bei Bedarf leicht auf diese Informationen zugreifen.

Um eine Ressourcenbibliothek zu erstellen, organisieren Sie relevante Dokumente, die Informationen wie Einnahmen, aktuelle Finanzierung und die Größe Ihres Teams belegen. Speichern Sie diese Dokumente dann in einem gemeinsamen Tool, auf das alle Beteiligten jederzeit und von jedem Ort aus zugreifen können. 

Einführung von Arbeitsmanagement-Tools

Der Einsatz von Work-Management-Software kann Ihnen helfen, Ihr Fördermittelmanagement zu beaufsichtigen und zu optimieren. Damit können Sie Ihre Förderprogramme an einem Ort verwalten, Arbeitsabläufe im Handumdrehen einrichten und vor allem Ihre Ziele erreichen. 

Mit einer Fördermittelmanagement Software können Sie den Arbeitsaufwand reduzieren und mehr Zeit für die Erfüllung der Mission Ihrer Organisation nutzen. Lassen Sie sich davon inspirieren, wie andere gemeinnützige Organisationen eine Fördermittelmanagement Software eingesetzt haben, und erfahren Sie, wie Hope for Haiti das Leben von vielen Haitianern mit Asana verbessert.

Optimieren Sie Ihren Prozess für Fördermittelmanagement

Führen Sie einen Prozess für Ihr Fördermittelmanagement ein, um sicherzustellen, dass Ihre gemeinnützige Organisation die notwendigen Mittel erhält, die sie benötigt, um etwas zu bewirken. Wenn Sie die oben genannten Tipps für die Zukunft befolgen, wird Ihr nächster Förderantrag reibungsloser und effizienter ablaufen. 

Sind Sie bereit, mit Ihrem eigenen Plan für ein gelungenes Fördermittelmanagement zu beginnen? Finden Sie heraus, wie Asana gemeinnützigen Organisationen hilft, die Verwaltung von Fördermitteln zu optimieren, damit sie mehr Zeit und Ressourcen für ihre Mission aufwenden können.