Verwaltung und Einführung von Freiwilligen

Für viele gemeinnützige Organisationen stellen freiwillige Mitarbeiter eine entscheidende Komponente bei der Verwirklichung ihrer Missionen dar. Mit Asana können Sie ihnen die erforderlichen Informationen und die Einführung bieten, die für einen erfolgreichen Einsatz nötig sind. Gleichzeitig erhält Ihr internes Team Einblick in die Fortschritte und Projekte.

In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie zwei verschiedene Varianten von Freiwilligenprojekten erstellen und verwalten können. Eine Variante dient der Bearbeitung von Bewerbungen von Freiwilligen, die andere deren Einführung. Zudem erhalten Sie einige allgemeine Tipps zur effektiven Verwaltung von Freiwilligen und deren Arbeit.

Prüfung und Genehmigung von Freiwilligenanträgen in Asana

Bevor jemand mit der Freiwilligenarbeit beginnen kann, ist in der Regel eine Bewerbung und Genehmigung nötig. Mit einem Projekt zur Aufnahme von Freiwilligen können Sie ein Bewerbungsformular für Freiwillige erstellen, Bewerbungen genehmigen und Ihren Prozess zur Einbeziehung von Freiwilligen überprüfen. Alles an einem Ort.

SCREENSHOT eines Asana-Projekts zur Aufnahme von Freiwilligen mit Spalten, die den Status der einzelnen Bewerbungen anzeigen, und benutzerdefinierten Feldern zur Organisation der Fähigkeiten und Interessen der einzelnen Kandidaten

Sie können mit einem neuem Projekt beginnen oder eine Tabelle importieren, in der Sie die Arbeit derzeit verfolgen. Erstellen Sie in einem Board Spalten für „Neue Einreichungen“, „In Prüfung“, „Genehmigt“ und „Abgelehnt“. So können Sie jeden Kandidaten leicht durch den Prozess leiten und den Stand seiner Bewerbung nachvollziehen.

Fügen Sie eine Spalte für „Kandidaten“ hinzu, damit jeder in Ihrem Unternehmen einen geeigneten Freiwilligen zu Ihrer Liste hinzufügen kann. Sie können auch abgelehnte Bewerber hierher verschieben, wenn diese in der Zukunft möglicherweise doch in Betracht kommen könnten.

1. Erleichtern Sie die Nachverfolgung weiterer Details und organisieren Sie diese mit benutzerdefinierten Feldern.

Der Bedarf an Freiwilligenarbeit kann variieren. Durch das Hinzufügen von benutzerdefinierten Feldern zu Ihrem Projekt, können Sie die spezifischen Fähigkeiten, Interessen sowie die Verfügbarkeit von Bewerbern erfassen. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass sie den Bedürfnissen Ihres Unternehmens entsprechen.

SCREENSHOT eines Projekts zur Erfassung von Freiwilligen. Darin enthalten ist eine Liste mit allen Freiwilligen, die anhand benutzerdefinierter Felder die Zeiträume anzeigt, in denen sie verfügbar sind

Sie können beispielsweise ein Feld für „Fähigkeiten“ mit den gewünschten Optionen erstellen, wie z. B. Grafikdesign, Social Media, Fundraising usw. In einem weiteren Feld können Sie die Gesamtzahl der den Freiwilligen möglichen Arbeitsstunden pro Woche angeben, um so eine Basis für die Zeitplangestaltung zu haben.

Diese Felder entsprechen den Feldern, die Sie im nächsten Schritt in Ihrem Bewerbungsformular für Freiwillige verwenden werden!

2. Erstellen Sie ein Bewerbungsformular für Freiwillige

Um mit der Erfassung freiwilliger Bewerber zu beginnen, erstellen Sie ein Formular, welches die Bewerber ausfüllen müssen. Auf diese Weise haben Sie bereits zu Beginn alle Informationen, die Sie für die Evaluierung ihrer Bewerbung benötigen.

SCREENSHOT eines Beispiels für ein Aufnahmeformular für Freiwillige in Asana

  1. Wählen Sie oben in Ihrem Projekt den Tab Formulare aus.
  2. Passen Sie Ihr Formular so an, dass es alle Felder enthält, die im vorherigen Schritt erstellt wurden. Legen Sie zusätzliche Felder an, die Ihnen bei der Einschätzung, inwieweit die Person zu Ihnen passt, helfen. Sie könnten z. B. ein Feld für Anhänge einrichten, in das der Bewerber seinen Lebenslauf oder sein Anschreiben einfügen kann. Die Einrichtung eines Datumauswahlfeldes ermöglicht Ihnen, die Ermittlung verfügbarer Tage.
  3. Wenn Ihr Formular fertig ist, setzen Sie es auf aktiv und teilen Sie den Link mit jedem Bewerber oder auf Ihrer Website. Dabei kann jeder ein Formular über Asana einreichen, auch wenn die Person selbst kein Konto hat.
  4. Sobald Sie das Formular abgeschickt haben, wird es zu einer Aufgabe in Ihrem Projekt zur Aufnahme von Freiwilligen.
  5. Nun liegt es an Ihrem Team, die Bewerbung zu prüfen und zu genehmigen. Weisen Sie die Aufgabe der zuständigen Person zu und geben Sie ihr eine Frist. Achten Sie darauf, dass sie die Aufgabe in die entsprechende Spalte ziehen, damit klar ist, wie der aktuelle Stand der Überprüfung ist.

Versuchen Sie Regeln einzurichten, um Teile des Einreichungsprozesses zu automatisieren. Sie können beispielsweise jede neue Bewerbung automatisch einem Teammitglied zur Überprüfung zuweisen. Falls ein Bewerber angibt, dass eine seiner Fähigkeiten im Bereich Social Media liegt, können Sie die Bewerbungsaufgabe automatisch dem entsprechenden Projekt zuordnen, damit sie für das zuständige Team sichtbar ist.

Sobald ein Freiwilliger genehmigt wird, können Sie ihn bei der Einführung begleiten! Gehen Sie dabei wie folgt vor.

So führen Sie Freiwillige ein

1. Verwenden Sie für die Einführung von Freiwilligen eine Vorlage

Freiwillige benötigen eine Menge Informationen, um effektiv arbeiten zu können. Mit der Einrichtung einer Einführungs-Vorlage, können Sie diesen Prozess vereinheitlichen und skalieren. Laden Sie Freiwillige als Gäste in Ihren Aufgabenbereich ein, damit diese vom ersten Tag an mit allem ausgestattet sind, was sie benötigen, und sich gut betreut fühlen.

Starten Sie Ihr Projekt mit unserer Einführungsvorlage, passen Sie diese an Ihre Bedürfnisse an und speichern Sie sie als Ihre eigene benutzerdefinierte Vorlage.

2. Ersetzen Sie E-Mails durch das Teilen von Nachrichten über Diskussionen in Asana

Massen-E-Mails, die an alle Freiwilligen gesendet werden, können schnell unübersichtlich werden und Kerninformationen können leicht verloren gehen – ganz zu schweigen von der Zeit, die Ihr Team durch doppelte Kommunikation und Beantwortung von E-Mails verliert. Verwenden Sie stattdessen Diskussionen und Statusaktualisierungen in Asana.

  • Teamdiskussionen sind eine großartige Möglichkeit, um Ankündigungen mit dem gesamten Team zu teilen, große Erfolge zu feiern oder gleichzeitig mehrere Projekte zu besprechen.
  • Statusaktualisierungen informieren alle über den aktuellen Stand der Dinge. Dabei können Sie die bereits erledigte Arbeit, anstehende Aufgaben oder Meilensteine, aber auch mögliche Hindernisse hervorheben. Darüber hinaus können Sie Statusaktualisierungen nutzen, um Teamkollegen zu loben! Dazu können Sie diese einfach @erwähnen.

Die Aktualisierungen werden in der Inbox angezeigt, worauf alle antworten können. Relevante Kommentare können Sie an den Anfang einer Diskussion anheften, damit die wichtigsten Informationen leicht zu finden sind.

3. Schulen Sie Ihre Freiwilligen in den Asana-Grundlagen

Viele Unternehmen haben ihre eigenen Asana-Normen und Einführungsprozesse. Sollten Sie diese jedoch nicht haben, kann es hilfreich sein, wenn sich Ihre neuen Freiwilligen für ein Live-Schulungs-Webinar anmelden und dadurch zügig startklar sind.

Sie können sich ebenso kurze Videotutorials ansehen oder das Asana-Handbuch lesen (in dem Sie gerade selbst lesen), um in ihrem eigenen Tempo zu lernen.

Verwaltung von Freiwilligenarbeit und Arbeitspensum

Jetzt, da die Freiwilligen in Asana erfasst sind, können Sie alle Freiwilligenprojekte an einem Ort einsehen.

GIF eines Asana-Portfolios mit Projekten von Freiwilligen, die zur besseren Übersichtlichkeit in Gruppen sortiert werden

Portfolios bieten einen zentralen Bereich, um die Arbeit mehrerer Projekte zu organisieren und mitzuverfolgen. Über Portfolios können Sie mit Workload auch einen klaren Überblick über die Arbeitsbelastung im Team erhalten. Beginnen Sie mit der Erstellung eines Portfolios und fügen Sie anschließend Projekte hinzu, die Sie gruppieren möchten.

Es ist überaus wichtig, Statusaktualisierungen regelmäßig vorzunehmen. Diese werden Ihnen in einer Ansicht angezeigt, so dass Sie leicht den Überblick behalten und erkennen können, wenn sich etwas geändert hat.

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