Was ist die 8D-Methode? Eine Vorlage zur effizienten Problemlösung

Sie haben Monate damit verbracht, die Entwicklung des neuesten Projekts in Ihrem Unternehmen zu überwachen. Vom Anfang bis zum Ende hatten Sie das Gefühl, alles läuft perfekt –

bis das Feedback kam.

Da gibt es nichts schönzureden: Nicht immer laufen die Dinge wie geplant. Aber man sollte auch nicht gleich das Handtuch werfen, wenn es zu Produktions- oder Prozessproblemen kommt. Verfeinern Sie stattdessen Ihre Problemlösungsfähigkeiten, damit solche Probleme künftig nicht mehr auftreten.

Bei der 8D-Methode geht es vor allem um die Wichtigkeit von Teamarbeit – nicht nur, um die Lösung von Problemen, die während des Prozesses auftreten, sondern auch, um zu verhindern, dass es zu neuen Problemen kommt. In diesem Artikel erklären wir Ihnen, was 8D ist, wie Sie diese Methode anwenden und welche Vorteile sie für Sie und Ihr Team mit sich bringt. Als Bonus erhalten Sie von uns eine 8D-Vorlage, mit der Sie Ihre Probleme in Zukunft leichter lösen können.

Was ist 8D?

8D steht für „8 Disziplinen“ und ist eine Methode zur Problemlösung, die wiederkehrende Probleme identifiziert, korrigiert und eliminiert. Indem sie die Ursache eines Problems herausfinden, können Manager mit dieser Methode kontinuierlich Maßnahmen ergreifen, damit das Problem nicht noch einmal auftritt.

Ford stellte die 8D-Methode zuerst vor. Dieser Ansatz bietet einen konsequenten Weg, Probleme und Lösungen zu finden, wodurch er sich hervorragend für unternehmerisches Lernen eignet. Die Methode wird heute in vielen verschiedenen Bereichen genutzt, um Produkte und Prozesse zu verbessern.

Wie funktioniert die 8D-Methode?

Die 8D-Methode ist eine bewährte Strategie zur Vermeidung langfristiger Schäden durch wiederkehrende Probleme. Wenn Sie in Ihrem Workflow oder in Ihren Prozessen Probleme entdecken, sollten Sie es auf jeden Fall einmal mit dieser Methode versuchen.

Eine 8D-Analyse führen Sie durch, indem Sie sich an die „acht Disziplinen“ halten, mit denen Sie eine statistische Analyse erstellen und die beste Lösung für Ihr Problem finden.

Problemlösung in 8 Disziplinen

8D steht für die acht Disziplinen, mit denen Sie einen 8D-Report erstellen. Möglicherweise ist Ihnen bereits aufgefallen, dass unsere Ausführungen mit null starten, was dann insgesamt neun Disziplinen ergibt. Die „Disziplin Nummer null“ wurde nachträglich als anfängliche Planungsphase hinzugefügt.

Stellen Sie sich vor, in Ihrem Unternehmen wäre im vergangenen Jahr die Teaminnovation und -produktivität gesunken. Ihre Stakeholder haben das bemerkt und wollen innerhalb der nächsten sechs Monate Änderungen sehen. Anhand dieses Beispiels zeigen wie Ihnen nun, wie Sie die Teammoral mithilfe der 8D-Methode wiederherstellen können.

D0: Vorbereitung und Planung

Bevor Sie mit der Problemlösung beginnen, sollten Sie erst einmal das Problem eingrenzen, das Sie lösen möchten. Es ist wichtig, den Hintergrund des Problems zu verstehen, um in späteren Schritten die Ursache zu identifizieren.

Sammeln Sie Informationen darüber, wie das Problem sich auf Prozesse oder Produkte ausgewirkt hat und wie die schwerwiegendsten Konsequenzen aussehen könnten. Dazu könnten folgende Maßnahmen gehören:

• Daten sammeln

• Voraussetzungen für die Lösung des Problems finden

• Feedback von anderen Beteiligten sammeln

Gehen wir noch einmal zurück zu unserem Beispiel: Zunächst einmal möchten Sie vielleicht herausfinden, ob die Arbeitsmoral im gesamten Unternehmen zurückgegangen ist oder ob nur ein paar Abteilungen betroffen sind. Befragen Sie dazu ein paar Mitarbeiter aus unterschiedlichen Abteilungen und Managementebenen, um die Situation aus verschiedenen Perspektiven zu betrachten. Legen Sie als Nächstes fest, welches Wissen und welche Fähigkeiten nötig sind, um dieses Problem zu lösen.

D1: Teambildung

Stellen Sie ein funktionsübergreifendes Team auf, bestehend aus Personen, die über Wissen zu den betroffenen Produkten und Workflows verfügen. Diese Teammitglieder sollten die Fähigkeiten haben, die nötig sind, um das Problem zu lösen und korrigierende Maßnahmen zu ergreifen.

Dazu könnten folgende Schritte gehören:

• einen Teamleiter benennen

• Leitlinien für das Team entwickeln und einführen

• Ziele und Prioritäten für das Team festlegen

• individuelle Rollen zuweisen

• Teambuilding-Aktivitäten arrangieren

Wenn wir noch einmal zu unserem Beispiel zurückgehen, könnte Ihr Team aus Personen bestehen, die über Erfahrungen aus erster Hand mit dem Problem verfügen: Vertreter aus allen Abteilungen und wichtige Personen, die viel mit Workshops zu tun haben. Vielleicht möchten Sie noch jemanden aus der Personalabteilung ins Team holen, der eine Lösung ausarbeiten kann. Am wichtigsten ist jedoch, dass die Personen, die Sie auswählen, auch wirklich daran beteiligt sind und an einer Lösung arbeiten wollen.

D2: Problemerkennung

Inzwischen verstehen Sie sicherlich ganz gut, wo das Problem liegt, und in dieser Phase geht es nun darum, es auf kleine und messbare Faktoren herunterzubrechen. Um das zu erreichen, identifizieren Sie die fünf Ws und die zwei Hs (5W2H):

• Wer (Who) hat zuerst über das Problem berichtet?

• Worum (What) geht es bei dem Problem?

• Wann (When) und wie oft ist es aufgetreten?

• Wo (Where) ist es aufgetreten (also in welchem Bereich, bei welchem Lieferanten, an welcher Maschine oder in welcher Produktionslinie)?

• Warum (Why) ist die Lösung dieses Problems wichtig?

• Wie (How) wurde das Problem zuerst entdeckt?

• Wie viele (How many) Teile/Einheiten/Kunden sind betroffen?

Nutzen Sie die Erkenntnisse, die Sie von Ihrem Team gewonnen haben, um diese Fragen zu beantworten. Ihr Team könnte zum Beispiel zu folgenden Schlüssen gekommen sein:

• Die Mitarbeiter fühlen sich mit ihrem aktuellen Arbeitspensum überfordert. 

• Es existiert keine richtige Struktur oder Möglichkeit, neue Ideen zu teilen.

• Die Manager sind nicht für Meetings und Innovationen geschult.

• Unzufriedene Mitarbeiter wissen, dass sie mehr erreichen können – und wollen das auch –, selbst wenn sie wenig engagiert zu sein scheinen.

Sobald Sie diese Fragen beantwortet haben, schreiben Sie eine offizielle Problemdarstellung, in der Sie das Problem beschreiben. Falls möglich, fügen Sie Fotos, Videos und Diagramme ein, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten das Problem klar verstehen. Vielleicht ist es auch hilfreich, ein Flussdiagramm des Prozesses zu erstellen, dessen Schritte mit der Problembeschreibung zusammenhängen.

D3: „Erste Hilfe“

Nach einem Unfall sind schnelle Erste-Hilfe-Maßnahmen unerlässlich. Ähnlich verhält es sich auch mit Ihrem Problem auf der Arbeit: Ihr Team sollte augenblicklich Maßnahmen einleiten, um das Problem einzudämmen – ganz besonders dann, wenn es sich auf die Sicherheit der Kunden auswirkt.

Ein solcher „Erste Hilfe“-Plan ist erst einmal nur eine vorläufige Lösung: Das Problem wird quasi „isoliert“ und von den Kunden ferngehalten, während Ihr Team an einer langfristigen Lösung arbeitet. So bleiben Ihre Kunden informiert und sicher – und Ihr Ruf intakt.

Ihre Untersuchungen haben gezeigt, dass Ihre Mitarbeiter überarbeitet und die Manager nicht ausreichend geschult sind. Ihr Team schlägt für die Leiter der verschiedenen Abteilungen ein paar Schulungssitzungen vor, in denen es darum gehen soll, mit Zeitmangel und Stress umzugehen und Burnout zu bekämpfen. Möglicherweise brauchen Sie auch noch eine Präsentation, in der die Schulungsthemen noch einmal zusammengefasst werden, um wichtige Manager und Stakeholder auf die angehenden positiven Veränderungen vorzubereiten.

D4: Ursachen- und Lösungsfindung

Gehen Sie noch einmal zurück zu Ihren Untersuchungsergebnissen und sprechen Sie mit Ihrem Team darüber, wie das Problem entstanden sein könnte. Bei der Ursachenanalyse geht es darum, jede mögliche Ursache der Problembeschreibung und den dazugehörigen Testdaten gegenüberzustellen. Stellen Sie sicher, dass sämtliche möglichen Ursachen geprüft werden, denn ungenaues Brainstorming und ungenaue Analysen können dazu führen, dass Sie wichtige Informationen übersehen.

Gehen wir noch einmal zurück zu unseren 5W2H-Fragen, wobei uns in unserem Beispiel das Warum am meisten interessiert. Sie und Ihr Team könnten folgende Ursachen gefunden haben:

• Die Manager sind noch nie geschult worden.

• Es herrscht ein Mangel an Vertrauen und psychologischer Sicherheit.

• Die Mitarbeiter verstehen die Ziele nicht.

• Die Kommunikation ist mangelhaft.

• Das Zeitmanagement ist mangelhaft.

• Den Mitarbeitern fehlt es an Selbstvertrauen.

Zusätzlich zur Ursachenfindung ist noch wichtig, an welcher Stelle des Prozesses Sie das Problem zuerst entdeckt haben und warum niemand etwas davon mitbekommen hat. Dies nennt man den Escape Point, und es gibt möglicherweise mehr als einen.

D5: Dauerhafte Korrekturmaßnahmen

Arbeiten Sie zusammen mit Ihrem Team an einer Lösung, um die Ursache zu beseitigen und die Probleme mit den Escape Points anzugehen. Stellen Sie sicher, dass die ausgewählten dauerhaften Korrekturmaßnahmen das Problem für den Kunden lösen.

Folgende Schritte könnten bei der Wahl dauerhafter Korrekturmaßnahmen hilfreich sein:

• Finden Sie heraus, ob Sie weitere Experten benötigen.

• Stellen Sie sicher, dass die 5W2H-Fragen korrekt beantwortet wurden.

• Führen Sie eine Entscheidungsanalyse und eine Risikobewertung durch.

• Überlegen Sie sich auch alternative Maßnahmen.

• Sammeln Sie Bestätigungen dafür, dass die dauerhaften Korrekturmaßnahmen wirkungsvoll sind.

Ihr Team beschließt, sämtliche Mitarbeiter zu schulen und jeden Monat unternehmensweite Workshops durchzuführen, um das Wohlbefinden zu verbessern. Vielleicht planen Sie auch Meetings, Innovationssitzungen und spezielle Schulungen für Manager. Schließlich schlagen Sie noch eine Software zur Verbesserung der Kommunikation und Zusammenarbeit vor.

D6: Implementierung der Korrekturmaßnahmen

Sobald alle Parteien mit der Lösung einverstanden sind, ist es Zeit für einen Aktionsplan, um die Ursachen und Escape Points zu beseitigen. Sobald die Lösung implementiert wurde, können Sie auf Ihre „Erste Hilfe“-Maßnahmen verzichten.

Nachdem sie gesehen haben, dass die Schulungen der Manager als „Erste Hilfe“-Maßnahme erfolgreich war, werden Ihre Stakeholder auch die anderen Korrekturmaßnahmen Ihres Teams genehmigen. Der Vertreter der Personalabteilung schlägt zudem regelmäßige Wellness-Checks der Mitarbeiter vor, um die Teammoral im Auge zu behalten.

Um sicherzustellen, dass Ihre Korrekturmaßnahmen ein Erfolg waren, überwachen Sie langfristig die Ergebnisse und behalten Sie das Feedback von Kunden oder Mitarbeitern im Auge. Achten Sie auf jegliche negativen Effekte. Regelmäßige „Kontrollen“ wie Wellness-Checks für Mitarbeiter helfen Ihnen, zu bestimmen, ob Ihre Lösung funktioniert oder ob mehr getan werden muss.

D7: Einleitung präventiver Maßnahmen

Zu den wichtigsten Vorteilen der 8D-Methode gehört die verbesserte Fähigkeit, notwendige systematische Änderungen zu erkennen, damit künftige Probleme gar nicht erst auftreten. Suchen Sie nach Wegen, Ihr Management-System, Ihre Betriebsweise und Ihre Prozesse zu verbessen, damit Sie nicht nur ihre aktuellen Probleme lösen, sondern damit auch ähnliche Probleme in der Zukunft keine Chance mehr haben.

Kommen wir noch einmal auf unser Beispiel zurück: Die Teamschulungen sind inzwischen Teil des Onboardings für Manager geworden. Jeder Manager verfügt über eine Art „Meeting-System“, nach dem sämtliche Meetings ablaufen müssen, und das Arbeitspensum sowie die Projekte werden vom Team mithilfe einer neuen Software verwaltet. Die Innovation hat sich verbessert und die Teammoral ist so hoch wie noch nie.

D8: Glückwunsch zum Erfolg

Ohne engagierte Teammitglieder und erstklassige Zusammenarbeit ist die 8D-Methode nicht durchführbar. Sobald Notizen, Erkenntnisse, Untersuchungen und Testdaten dokumentiert und gespeichert sind, sollten Sie Ihren Teammitgliedern zu ihrem Erfolg gratulieren. Erkennen Sie den Beitrag eines jeden Teammitglieds zur Lösungsfindung an.

Unsere 8D-Vorlage mit Beispiel

Schauen Sie sich unten unsere 8D-Vorlage an, mit der Sie Ihre Untersuchungsergebnisse dokumentieren können, während Sie die acht Disziplinen der Problemlösung durchgehen. Dies ist ein formeller Bericht, der für die Kommunikation im Unternehmen verwendet werden kann und für eine transparente Problemlösung sorgt, die auf die gesamte Produktions- oder Prozesskette angewandt werden kann.

Die Vorteile der 8D-Methode

Die 8D-Methode gehört nicht umsonst zu den beliebtesten Problemlösungsstrategien. Ihre Stärke liegt in der Teamarbeit und in der faktenbasierten Analyse, mit der eine Kultur kontinuierlicher Verbesserung geschaffen werden kann. Somit ist 8D eines der effektivsten Tools für das Qualitätsmanagement. Weitere Vorteile der 8D-Methode sind die folgenden:

• verbesserte teamorientierte Problemlösungsfähigkeiten, anstatt sich bei der Lösungsfindung auf eine Einzelperson zu verlassen

• mehr Vertrautheit mit einer Problemlösungsstruktur

• ein besseres Verständnis dafür, wie man grundlegende Statistik-Tools zur Problemlösung anwendet

• offene und ehrliche Kommunikation bei der Problemlösung

• Vorbeugung künftiger Probleme, indem Schwächen in einem System und deren Lösungen erkannt werden

• mehr Effektivität und Effizienz bei der Problemlösung

Bessere Zusammenarbeit = bessere Problemlösung

Auch bei den besten Managern kommt es zu Problemen in der Produktion und bei Prozessen. Wie sie diese Probleme angehen, unterscheidet die guten von den großartigen Managern. Mit der 8D-Methode lösen Sie nicht nur Ihre Probleme, sondern verbessern auch die Zusammenarbeit im Team sowie die Prozessabläufe und verhindern, dass dieselben oder ähnliche Probleme in Zukunft noch einmal auftreten.

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