Morningstar spart 600.000 US-Dollar pro Jahr mit KI-gestützten Workflows in Asana AI Studio

Highlights

Herausforderungen

• Durch betriebliche Ineffizienzen und eine komplexe Technologieauswahl war es schwierig, die Arbeit im Einklang mit ambitionierten Wachstumszielen zu skalieren.

• Die Mitarbeitenden verwendeten verschiedene Tools, um ihre Arbeit zu verwalten, wodurch Informationen isoliert und Prioritäten unklar wurden.

• Ohne Einblick in die Roadmaps der Teams fiel es dem Führungsteam schwer, Risiken zu managen und fundierte Entscheidungen zu treffen.

• Da es keine standardisierte Möglichkeit gab, Ressourcen zu verwalten, Projekte nachzuverfolgen und neue Aufgaben zu erfassen, kam es zu einer Überlastung der Mitarbeitenden und zu verpassten Fristen.

• Die Forschungsteams verwendeten ein veraltetes System zur Verwaltung interner Inhalte, was die Weitergabe verzögerte und die Wirkung einschränkte.

Lösungen

• Morningstar hat Asana in den wichtigsten Unternehmensbereichen implementiert, um Arbeit zu verwalten, Daten zu verknüpfen und Geschäftsprozesse zu standardisieren.

• Ausgewählte Teams nutzten Asana AI Studio, um den Eingang von Anfragen zu automatisieren, die Bewertung von Anfragen zu optimieren und die Produktion von Inhalten zu beschleunigen, wodurch Zeit für höherwertige Aufgaben frei wurde.

• Durch die Zusammenführung mehrerer Tools und Workflows in Asana konnten die Teams den manuellen Aufwand reduzieren und redundante Systeme abschaffen.

• Dank der klaren Übersicht über Arbeitsanfragen und aktive Projekte können Führungskräfte datengestützte Entscheidungen treffen, auf denen Planung und Strategie aufbauen.

• Standardisierte Eingangsprozesse – darunter auch ausgewählte, KI-gestützte Verfahren – haben die Roadmap-Erstellung, Priorisierung und Lieferzeiten funktionsübergreifend verbessert.

Ergebnisse

• Durch die KI-gestützte Content-Pipeline des Forschungsteams werden jährlich etwa 14.976 Stunden eingespart, was zusätzlichen Einsparungen von 600.000 US-Dollar entspricht.

• Das Team für Altersvorsorge hat die Bearbeitungszeit für Anträge um zwei Wochen verkürzt – dank automatisierter Anfragen und Priorisierung mit Asana AI Studio.

• Das zentrale Technologieteam von Morningstar spart jährlich 1.972 Arbeitstage durch die Optimierung von Workflows und die Steigerung der Effizienz mit Asana – das entspricht geschätzten Kosteneinsparungen von 758.600 US-Dollar.

• Unternehmensweit treffen Teams schnellere, datengestützte Entscheidungen mit verbesserter Priorisierung, klareren Lieferzeiten und besseren Ressourcenprognosen, was zum Teil auf KI-gestützte Workflows zurückzuführen ist.

• Wenn Teams weniger Zeit für manuelle Tätigkeiten und Routineaufgaben verwenden, können sie sich auf wichtigere Projekte konzentrieren und besser über Abteilungen hinweg zusammenarbeiten.

Ausgezeichnet mit dem Work Innovation Award, 2025

Morningstar wurde für den strategischen Einsatz von KI, der eine effiziente Umsetzung von Projekten in großem Maßstab ermöglicht, mit dem AI Visionary Work Innovation Award von Asana ausgezeichnet. Angesichts zunehmender Komplexität und steigender Anforderungen nutzte das Unternehmen Asana AI Studio strategisch, um funktionsübergreifende Arbeiten zu optimieren, von Content-Pipelines in der Forschung über den Produkt-Eingang bis hin zur Priorisierung. Mit KI-gestützter Automatisierung, Weiterleitung und Berichterstellung konnten die Teams den manuellen Aufwand reduzieren, die Zeitpläne beschleunigen und erhebliche Kosteneinsparungen erzielen. Jetzt arbeiten Teams in einem einheitlichen System, sodass weniger wichtige Aufgaben entfallen und mehr Zeit bleibt, um sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Bei der Transformation von Morningstar geht es nicht nur um den Einsatz von KI, sondern darum, diese sinnvoll einzusetzen, um echten geschäftlichen Mehrwert zu erzielen.

Asana hilft uns, die Effizienz zu steigern, durch die Skalierung und das notwendige Wachstum gefördert werden. Wir haben Barrieren für die Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen beseitigt.”

Asana für die Nachverfolgung von Anfragen

Verwandeln Sie unzusammenhängende Anfragen in strategische Roadmaps mit KI-gestütztem Eingang von Anfragen

Die Produktteams für Altersvorsorgeprodukte bei Morningstar verfolgten Produktanfragen ursprünglich manuell und auf Ad-hoc-Basis nach. Da es keinen standardisierten Eingangsprozess gab, kamen die Anfragen aus den unterschiedlichsten Quellen – E-Mail, Chat und Gespräche auf dem Flur – und oft fehlte der nötige Kontext, um sie richtig einzuordnen. Das ständige Zustimmen zu allen Anfragen führte dazu, dass Mitarbeitende überlastet waren, die Roadmap unübersichtlich wurde und der tatsächliche geschäftliche Mehrwert schwer zu beurteilen war. 

Um diese Herausforderung zu bewältigen, implementierte das Team für Altersvorsorge mit AI Studio ein strukturiertes Framework, um den gesamten Produktlebenszyklus vom Eingang der Anfragen bis zur Wirkungsmessung zu verwalten. Jetzt werden Anfragen mit einheitlichen Kriterien bewertet, die Kapazität wird genau prognostiziert und die Roadmaps sind zentralisiert und aktuell. Dadurch konnte das Team seine Bearbeitungszeit um zwei Wochen verkürzen und von einer reaktiven Ausführung zu einer strategischen, wertorientierten Planung übergehen.

Unser Roadmapping-Prozess war reaktiv und manuell. Unser oberstes Ziel mit Asana AI ist es, den Prozess strategischer zu gestalten, damit wir schnell Prioritäten für Aufgaben setzen können, die den Umsatz steigern und die Markteinführung beschleunigen.”

KI-gestützte Erfassung von Anfragen und Workflows verbessert die Priorisierung und Planung

• Alle Anfragen werden über ein zentrales Eingangssystem in Asana übermittelt, wobei AI Studio die Anfragen automatisch benennt, Informationslücken identifiziert und standardisierte Zusammenfassungen für eine einfachere Bewertung erstellt.

• Komplexe Anfragen durchlaufen einen speziellen Workflow und werden systematisch nach Geschäftswert, Komplexität und Kosten bewertet, sodass das Produktteam Anfragen auf der Grundlage von Daten genehmigen, zurückstellen oder ablehnen kann. 

• Sobald Anfragen genehmigt sind, überprüfen Regeln die Vollständigkeit der Daten und leiten die Elemente automatisch an die entsprechenden Roadmaps weiter.

Automatisierte Dokumentation und Nachverfolgung der Ergebnisse erhöhen die Effizienz und Verantwortlichkeit

• Sobald die Roadmap-Elemente abgeschlossen sind, generiert AI Studio Versionshinweise basierend auf den Aufgabeninformationen. Wenn weitere Details erforderlich sind, werden die Produktverantwortlichen automatisch benachrichtigt, damit sie weitere Details hinzufügen können.

• Automatisierte Regeln erstellen automatisch Folgeaufgaben und Unteraufgaben, um den Erfolg jedes Roadmap-Elements anhand der erwarteten Ergebnisse zu messen.

Zuvor dauerte es zwei Wochen, um Anfragen zu prüfen und Informationen zu sammeln. Jetzt kann Asana AI direkt in unseren Workflows die Infos erfassen, die wir brauchen — und wir sparen uns das ganze manuelle Hin und Her.”

Asana für die Content-Planung

Optimierung von Workflows für Forschungsinhalte mit KI-gestützter Automatisierung

Die Verwaltung der internen Forschungsinhalte von Morningstar über Abteilungen hinweg war zuvor langsam, isoliert und kostspielig. Das Forschungsteam verließ sich auf ein veraltetes System, um interne Inhalte nachzuverfolgen, was eine manuelle Koordination zwischen getrennten Workflows und Tools erforderte. Häufige Aktualisierungen wurden per E-Mail oder Chat weitergegeben. Dies führte zu Verzögerungen und verpassten Möglichkeiten zur Verstärkung der Wirkung über bezahlte, verdiente und eigene Kanäle hinweg.

Um den Ansatz zu modernisieren, ersetzte das Unternehmen sein Altsystem durch eine zentralisierte Pipeline für Forschungsinhalte in Asana, die von AI Studio unterstützt wird. Jetzt arbeiten fast 300 Beteiligte aus den Bereichen Forschung, Redaktion, Lektorat, Medien und Marketing auf einer einzigen Plattform zusammen, wobei die gemeinsame Transparenz und Automatisierung jeden Schritt vorantreibt. Das Ergebnis: Ein optimiertes, skalierbares System, das fast 15.000 Stunden und 600.000 US-Dollar pro Jahr einspart, sodass sich die Teams auf die strategische Arbeit konzentrieren können.

Morningstar setzt voll und ganz auf KI: Es ist ein Unternehmensziel, die Fortschritte im Bereich der KI weiterhin nutzbar zu machen, um Innovationen sowohl extern für unsere Kundschaft als auch intern für unsere Mitarbeitenden voranzutreiben. Die Asana-Workflows, die unsere Teams aufbauen, erreichen dieses Ziel und helfen uns gleichzeitig, die Effizienz zu steigern und Hindernisse für die Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen abzubauen. ”

Eine zentrale Pipeline mit integrierter KI sorgt für Geschwindigkeit und Einheitlichkeit

• Autor*innen reichen Inhalte über ein standardisiertes Formular ein, das automatisch eine Aufgabe im Content-Pipeline-Projekt erstellt.

• AI Studio analysiert die Formulareingaben, um wichtige Beteiligte zuzuweisen, Fälligkeitsdaten für das Lektorat festzulegen und fehlende Informationen zu markieren.

• Wenn weitere Informationen benötigt werden, generiert AI Studio Folgekommentare und Unteraufgaben für den/die Autor*in. Dadurch werden Verzögerungen und manuelle Nachverfolgungen auf ein Minimum reduziert.

• Sobald der Inhalt als fertig markiert ist, löst AI Studio die nächsten Schritte für das Lektorat aus und verwaltet die Bearbeitungsschritte, indem es die Beteiligten benachrichtigt, wenn die Bearbeitungsschritte fertig, zurückgeschickt oder abgeschlossen sind.

• Die Beteiligten werden über wichtige Meilensteine, einschließlich Veröffentlichungstermine, benachrichtigt, ohne dass eine manuelle Nachverfolgung erforderlich ist. 

• Alle eingereichten Inhalte fließen in ein zentrales Projekt in Asana ein und schaffen eine einzige Informationsquelle für Forschungs-, Redaktions-, Marketing- und operative Teams.

Automatisierung steigert Leistung und Wirkung

• Wenn der Inhalt kurz vor der Fertigstellung steht, leitet AI Studio Aufgaben an die entsprechenden Marketing- und Medienprojektboards weiter, um die Wirkung zu verstärken.

• Beteiligte werden automatisch über den Status der Inhalte informiert, wodurch sie Einblick in bevorstehende Veröffentlichungen erhalten.

Asana sorgt dafür, dass die globalen Inhalte meines Teams im Bereich Thought Leadership über ein funktionsübergreifendes Team aus Redakteur*innen, Marketingfachleuten und Produktmanager*innen hinweg koordiniert werden. Es ist unsere einzige Informationsquelle und hilft dabei, Kosten zu vermeiden, die entstehen, wenn die linke Hand nicht weiß, was die rechte Hand tut.”

Asana für die Aufgabenerfassung

Effizienzsteigerung durch optimierte Prozesse

Bevor Asana eingeführt wurde, hatte das Central Technology Team von Morningstar keinen standardisierten Prozess, um neue Aufgaben zu erfassen und zu starten. Es stützte sich auf ein Word-Dokument, um die Hunderte von Anfragen nachzuverfolgen, die jedes Jahr aus dem gesamten Unternehmen eingingen. Dieser manuelle Prozess bot nicht die erforderliche Struktur, um Projektanfragen richtig zu bewerten, Ressourcen zuzuweisen bzw. Budgets festzulegen und zu genehmigen. Dies führte zu einem Rückstau und dazu, dass Projekte weder klar abgesteckt noch mit eindeutigen Zielen versehen waren.

Durch einen standardisierten Prozess in Asana automatisiert das Team nun die Erfassung neuer Aufgaben und vereinfacht deren Priorisierung. Dieser Ansatz ermöglicht eine effiziente Verwaltung der wachsenden Arbeitslast im Zuge der Expansion des Unternehmens.

Mit standardisierten eingehenden Anfragen arbeiten die Teams schneller

• Die Prozesse beim Eingang von Aufgaben sind in Asana standardisiert und automatisiert, sodass Anfragen schneller, einheitlicher und einfacher bewertet, priorisiert und genehmigt werden können.

• Neue Arbeitsanfragen werden über ein Formular von Asana eingereicht und automatisch in ein geteiltes Projekt eingefügt, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Informationen erfasst werden, sofort sichtbar sind und bearbeitet werden können.

• Benutzerdefinierte Felder verfolgen standardisierte Bewertungskriterien und helfen den Beteiligten, schnellere und einheitlichere Entscheidungen über Genehmigungen und Priorisierungen zu treffen.

Seit wir Anfragen mit Asana erfassen, leben wir unsere handlungsorientierte Kultur intensiver. Wir sind produktiver und organisierter geworden – so nutzen wir unsere Zeit für die wirklich wichtigen Dinge.”

Klarheit, die Priorisierung und Planung vorantreibt

• Da alle Aufgaben in miteinander verknüpften Projekten und Portfolios organisiert sind, haben Führungskräfte in jeder Phase des Workflows den vollen Überblick.

• Dank der Flexibilität, ihre Arbeitsdaten zu analysieren, können Teams die Risiken und den Mehrwert ihrer Arbeit besser einschätzen und fundiertere Entscheidungen über Priorisierungen treffen.

• Anhand der genehmigten Projekte im Portfolio können Teams auf einfache Weise über den Fortschritt berichten und aufzeigen, wie dieser mit den übergeordneten Zielen zusammenhängt, sodass Führungskräfte die Kapazitäten besser einschätzen, planen und funktionsübergreifend koordinieren können.

Vor Asana haben wir Projekte einfach so gestartet, ohne klare Struktur. Jetzt können wir die Arbeit effektiv steuern, sobald sie hereinkommt, und so im Zuge unseres Wachstums mehr erledigen.”

Asana für das Ressourcenmanagement

Maximierung der Teamleistung durch intelligentere Ressourcenentscheidungen

Bevor Asana zum Einsatz kam, fehlte den Teams von Morningstar ein klarer Prozess zur Priorisierung – und sie nahmen jede Anfrage an. Das führte dazu, dass das Team sowohl überlastet als auch überarbeitet war und unter seinen Möglichkeiten blieb.

Mit Asana haben die Teams einen vollständigen Überblick über die Projektlebenszyklen und laufenden Arbeiten, sodass sie die Kapazitäten besser einschätzen und Ressourcen strategisch für vorrangige Projekte zuweisen können. Außerdem verfügen sie über die Daten, um diese Entscheidungen zu untermauern.

Ein strategisches System zur Ressourcenverwaltung optimiert die Arbeit

• Portfolios bieten Führungskräften einen Überblick über alle laufenden Projekte, deren Status und die zugewiesenen Ressourcen.

• Mit einem besseren Verständnis dafür, was von wem und warum erledigt werden muss, können sich die Teams darauf konzentrieren, „Ja“ zu Initiativen mit großer Wirkung zu sagen.

• Diese verbesserte Transparenz hilft dem Team auch, Kapazitätsrisiken zu erkennen, Arbeit wieder auf Kurs zu bringen und Beteiligte rechtzeitig zu informieren, wenn sich Projekte verzögern.

Bevor wir unsere Projekte zu Asana migriert haben, haben wir uns ständig übernommen. Jetzt haben wir mehr Informationen und mehr Daten. Wir wissen, was wir übernehmen können und was nicht – und wir können die richtigen Gespräche über Prioritäten und die Ausrichtung der Projekte auf unseren strategischen Plan führen.”

Echtzeitdaten für eine zielgerichtete Planung

• Führungskräfte nutzen die Kapazitätsplanung, um einen umfassenden Überblick darüber zu erhalten, wie Mitarbeitende über alle Arbeitsabläufe hinweg eingesetzt werden, und um Ressourcenentscheidungen zu optimieren.

• Der Zugriff auf genaue Arbeitsdaten und Berichte hilft dem Team, zu überprüfen, welche Projekte mit den Geschäftszielen in Verbindung stehen oder nicht.

• Wenn Klarheit darüber besteht, wie sich anstehende und laufende Arbeiten auf die Kapazitäten auswirken, können Führungskräfte klare, datengestützte Diskussionen über Kompromisse mit den Beteiligten führen.

Man hat keine Strategie, solange man nicht auch sagt, was man nicht tut. Jetzt haben wir einen Prozess, der es uns ermöglicht, Nein zu sagen. Und wir haben Statistiken darüber, warum wir Nein sagen, was uns hilft, unseren Standpunkt zu verdeutlichen: Es gibt Dinge, die Priorität haben, und Dinge, die keine Priorität haben.”

Fazit

Intelligenteres Wachstum durch Struktur, Klarheit und KI

Während sich Morningstar in einem sich schnell verändernden Umfeld weiterentwickelt, schafft das Unternehmen eine zukunftsfähige Grundlage für Innovationen. Mit Asana können die Teams effizienter und einheitlicher arbeiten, wobei ausgewählte KI-gestützte Workflows dazu beitragen, komplexe Prozesse zu optimieren, die Priorisierung zu verbessern und die Umsetzung zu beschleunigen. Morningstar strebt eine Zukunft an, in der das Unternehmen KI strategisch einsetzt, um Produktivität, Qualität und Engagement zu steigern – mit den richtigen Leitlinien. Im Zuge der Skalierung werden Asana und AI Studio eine entscheidende Rolle bei der Transformation der Arbeitsweise spielen: Sie ermöglichen intelligentere Entscheidungen, eine schnellere Umsetzung und einen spürbaren Mehrwert für das gesamte Unternehmen.

Die Nutzung von Asana und seinen Funktionen hat die Arbeitsweise unseres Teams und die Zusammenarbeit mit unseren wichtigen Beteiligten grundlegend verändert. Alle wissen Bescheid über das Wer, Was, Wann, Wo, Warum und Wie – und das ist ein entscheidender Faktor für unseren Erfolg heute und bildet die Grundlage für unseren Erfolg morgen und in Zukunft.”