RACI 矩陣範本

有效的決策需要明晰度和授權,這一切都以專案團隊的角色為起點。建立和使用 RACI 矩陣來定義誰負責哪些事,讓每個人隨時維持資訊同步。

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每一天,我們做出無數的決定。在工作上,我們經常需要快速決策,否則專案的交付項目 (以及最終為更遠大的公司目標) 可能會遭受延遲和誤解。這是為何瞭解誰負責哪些事如此重要,如此一來才可知道誰授權做出決策、可找誰討論以取得更多資訊,以及需要誰來給予最終的核准。

使用 RACI 矩陣有助於定義決策的角色,在專案開始前即確立每個環節的參與者,可讓您在初期便取得專案關係人的信任,真正著手工作時,也可顯示每個層面的負責人員。簡言之,RACI 表可簡化和確立專案的角色,而 RACI 矩陣範本則可提高每個團隊的使用意願。

什麽是 RACI 矩陣?

RACI 矩陣用於專案交付項目,為定義專案團隊角色和責任的一種方式。RACI 是這些專案角色的縮寫字,其中:

  • (R - responsible) 執行者:主管或負責某一特定專案任務的人員。重要的是每個任務只能有一個團隊成員擔任「執行者」。若有多人擔任此角色可能會導致專案的延誤(在相互等候他人的決定時),並使專案關係人心生困惑,不知該向誰提問。

  • (A - accountable) 當責者:當責者督導任務的完成。換句話說,當責者確保工作的完成。為避免混淆,通常每個任務只有一位當責者。 

  • (C - consulted) 指導者: 指導者在工作向前推展或標示完成前,進行審查和批准。

  • (I - informed) 知悉者:作為知悉者的專案關係人需要能夠隨時掌握專案的進度,但或可無需參與工作本身。確保專案關係人掌握整個專案動態,有助於一開始即取得信任,並創作出人人均熱切期待的最終成品。

RACI 模式對於擁有許多跨團隊的較大規模組織或資深專案關係人尤為有利,但也對小型團隊中一次運作多個不同角色的個人有益。另外,RACI 鼓勵不同的團隊成員提出意見,因此有助於為更加複雜的問題找到解決方式。

什麽是 RACI 矩陣範本?

RACI 矩陣範本是您的組織 RACI 矩陣的已儲存大綱,可填入相應資訊,也被稱為 RACI 表範本,是一種簡化全公司 RACI 矩陣的方式。您或許不需要為每個交付項目建立 RACI 表,但若您身處一個經常仰賴 RACI 來處理不同類型專案的大型計劃或組織,使用範本將可提供協助。將您組織的 RACI 矩陣範本化,可讓團隊能更加輕鬆將 RACI 模式運用在專案上,減少混淆並提升全公司的效率。 

使用 RACI 矩陣範本的優點

使用 RACI 矩陣範本有許多優點,其中一個主要的好處是,它為您的組織提供了一個標準化的 RACI 表範例。換言之,RACI 矩陣範本可讓團隊能更加輕鬆地建立自己的 RACI 表,進而使得團隊更願意使用 RACI。

這很重要。當您清楚瞭解任務的負責人後,便賦予每個員工權能,使其步入各自的角色並進行更有效率的協作,這將使員工變得更為積極,進而實現更高的生產力。簡言之, RACI 矩陣範本讓您做的更少、獲得更多。

對於擁有許多複雜的專案或交付項目的計劃或組織而言,使用範本可確保使用 RACI 模式的一致性,這對於誰為了專案中的每個里程碑和任務正在做些什麼有更清晰的能見度。由於全公司有著相同格式化的 RACI,因此即使是在不同的部門,也能夠知道其他團隊如何使用它。透過一致的使用方式,可減少混淆並有助於進一步將個人連結至個別的工作。 

如何使用 RACI 矩陣範本

如要使用您的 RACI 矩陣範本,首先查閱您的專案計劃以決定哪些專案交付項目需要 RACI 表。從您的範本中建立一個新的 RACI 矩陣和每個交付項目的任務清單。若有幫助的話,新增區段或里程碑,將任務清單拆分成專案階段。例如,若您是在生產部門工作,您的階段可劃分為初期、中期、結束、預製作、製作中和後製作。 

接著,為每個任務指派 RACI 角色。在欄位中新增,追蹤專案進度,並即時更新。為發揮最大的功能,請在專案管理工具中建立您的範本。如此一來,您可非同步更新專案關係人,減少狀態查核會議,將時間還給較為資深的成員,以及團隊中的每個人。

完成後,將您的 RACI 矩陣範本在團隊和部門間進行分享。使用範本的一個主要好處是確保一致性,因此每個需要存取範本的人應擁有一份。納入更多資訊,幫助專案關係人能清楚找到所需細節或連結至可回答問題的人員。為提升信任感,可強調哪些特定角色是該領域的專家,展示出您在定義每個 RACI 的角色時經過深思熟慮。

適用於 Asana 範本的整合

在 Asana 中使用這些功能和整合來建立最符合您團隊需求的 RACI 矩陣範本。

整合功能

  • 清單檢視。清單檢視是一種格狀檢視方式,可讓您輕鬆且快速地查看所有專案資訊。如待辦清單或試算表,清單檢視也會一次顯示您的所有任務,故您不僅可以查看任務標題和截止日期,還可檢視優先順序、狀態等任何相關的自訂欄位。讓整個團隊都可清楚看見誰在何時進行什麼工作,藉此毫不費力地實現協作。

  • 核准。有時候,您需要的不僅只是完成任務而已,您還需要知道某個交付項目是否已獲得核准。核准是 Asana 中一個特別的任務類型,提供對任務進行「核准」、「請求變更」或「拒絕」等選項。這樣一來,任務所有者就能清楚瞭解應該採取哪些行動,以及他們的工作是否已獲核准。

  • 自訂欄位。自訂欄位是為工作設定標籤、排序和篩選的最佳方法。請針對任何需要追蹤的資訊建立獨特的自訂欄位,包括優先順序、狀態,乃至於電子郵件或電話號碼。使用自訂欄位排序和安排待辦事項的時程,以便知道自己該優先處理哪些工作。此外,您還可以跨任務和專案分享自訂欄位,確保整個組織的一致性。 

  • 時間軸檢視。時間軸檢視是一種甘特圖式專案檢視方式,以水平長條圖顯示所有任務。您不僅可以查看每一個任務的開始和結束日期,還可以看到任務之間的相依性。藉助時間軸檢視,您可以輕鬆追蹤計劃中每一個部分如何彼此配合。此外,由於您是在一處地方查看所有工作,因此可以在衝突發生前輕鬆識別並給予處理,從而保障按時實現所有目標。

應用程式

  • Google Workplace。使用內建於 Asana 任務窗格中的 Google Workplace 檔案選擇工具,將檔案直接附加至 Asana 中的任務。只需按幾下,即可輕鬆附加任意 My Drive 檔案。

  • Slack。將構想、工作請求和行動項目從 Slack 轉變成 Asana 中可追蹤的任務和評論。把簡短的問題和行動項目變成有指派對象和截止日期的任務。輕鬆掌握工作內容,以免請求和待辦事項隱沒於 Slack 中。

  • Miro。連結 Miro 與 Asana,從而精簡工作流程,並且在同一位置掌握每個專案的整體狀況。將 Miro 看板內嵌至 Asana 專案簡介,以利團隊成員互動、檢視、評論,或直接從 Asana 加以編輯。或者,也可將現有或新的 Miro 看板附加至任何 Asana 任務,即可自動邀請任務協作者一起來檢視、評論或編輯看板。

  • OneDrive。使用內建於 Asana 任務窗格的 Microsoft OneDrive 檔案選擇工具,直接將檔案附加至 Asana 中的任務。輕鬆地附加 Word、Excel、PowerPoint 等應用程式檔案。

常見問題

什麽是 RACI 矩陣範本?

RACI 矩陣範本是用於專案交付項目中,定義專案團隊角色和責任的一種工具。RACI 是縮寫字,代表:(R) 執行者 (Responsible)、(A) 當責者 (Accountable)、(C) 指導者 (Consulted),和 (I) 知悉者 (Informed)。 

RACI 矩陣範本的四個要素?

RACI 矩陣範本的四個要素為 RACI 的四個不同角色。RACI 是縮寫字,代表:(R) 執行者 (特定專案任務的負責人);(A) 當責者 (督導完成任務的當責人); (C) 指導者 (審查和核准工作的人);(I) 知悉者 (需要隨時掌握專案進度但或可無需參與工作的人)。 

RACI 矩陣範本有哪些優點?

RACI 矩陣範本扮演重要角色,提醒各團隊和部門為其特定專案建立自己的 RACI 矩陣。它使更多個人、團隊和部門能夠在工作中建立和使用 RACI 矩陣。由於已有現成範本,團隊無需再從頭開始建立自己的 RACI 矩陣,因而可節省時間和精力,重新聚焦在優先順序更高的工作上。因此,更多專案關係人得以隨時瞭解誰負責哪些工作。

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