新員工核對清單範本

將新成員帶入您的團隊令人興奮,但您需要完成一些任務,才能讓他們加入您的團隊。使用 Asana 的新員工到職核對清單範本,避免遺忘到職流程的任何重要部分。

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[產品 UI] 新進員工核對清單範本範例 (時間軸)

恭喜!您的候選人簽署了您的邀請函,您正式完成了招聘流程,即將迎來新的團隊成員!現在,下一步是準備您需要完成的所有任務,以便他們能夠以正確的方式開始新工作。最好的方法就是使用新進員工核對清單範本。

什麼是新進員工核對清單範本?

新進員工核對清單範本是一種可重複使用的範本,有助於經理追蹤其成功引導新員工到職所需完成的所有任務。此舉可以確保所有新員工在工作的第一天之前就為成功做好準備。 

新進員工核對清單範本和員工到職範本之間的差異為何?

乍一看,新進員工核對清單範本和員工到職範本似乎是一回事。 但實際上有著細微差異 新進人員核對清單範本著重於經理在新進人員開始工作之前需要完成的所有準備工作。其中包括準備新設備、安排會議,以及與人力資源部門協調會議等。

員工到職範本則用於引導新員工完成到職流程。出色的員工到職範本包括員工手冊、有關第一天工作的資訊,以及員工 30-60-90 天計劃的簡介。

為什麼要使用新進員工核對清單範本?

新進員工到職有很多不斷變動的部分,在新員工開始工作之前追蹤您需要完成的所有事項可能會讓人手忙腳亂。新進員工核對清單範本可讓您一目了然地查看即將到來的到職任務,有助於簡化辦公室和遠端員工的到職體驗。此外,有效的到職實際上可以提高員工的滿意度和保留率,因此加以利用可以為您在員工到職第一天之後的成功做好準備。

新進員工核對清單範本中包含哪些內容?

一份好的新員工核對清單範本應包括一份全面的到職前任務清單,也就是說,在新員工接受工作邀請到新員工第一天到職之間,您需要完成的所有任務。常見的到職前任務包括:

  • 準備任務,例如將設備請求指派給 IT 和人力資源、傳送歡迎電子郵件以及確保完成背景調查。

  • 傳送 (和接收) 新進員工的文件,如 I-9 文件、預扣稅表和公司政策確認。

  • 透過電子郵件概述新進員工在到職第一天待進行的內容,包括全部第一天的簽核、簡短的排程,以及有關工作空間的須知事項 (如果他們在辦公室工作)。

  • 傳送新員工第一週和第一個月的待進行內容概覽,包括您期望他們達成的里程碑以及全部績效審查時間軸。

  • 向新員工提供有關公司官方到職計劃的全部資訊,包括正式的到職訓練。

  • 傳送所有其他有用的資訊,例如公司文化概觀以及對新職務的期望。

如何使用新員工核對清單範本

建立新員工核對清單最簡單的方法就是從 Asana 的免費範本開始。藉助 Asana,您可以在新員工範本中新增人力資源和 IT 等跨職能協作者,以確保在新員工開始工作之前完成每個任務。

此時,您可以根據特定角色的需求定制範本,或者為不同部門建立幾種不同類型的新員工範本。從長遠來看,這有助於節省時間,因為您不必在每次將新進人員引導到團隊時思考應該完成的任務。

整合功能

  • 清單檢視。清單檢視是一種網格狀檢視方式,可讓您一目了然地輕鬆查看所有專案資訊。如同待辦清單或試算表,清單檢視也能一次顯示您的所有任務,因此您不僅可以查看任務標題和截止日期,還能檢視與優先順序、狀態等內容相關的自訂欄位。讓整個團隊都可清楚看見誰在何時進行什麼任務,藉此毫不費力地實現協作。

  • 自動化。 將手動工作自動化,以便您的團隊減少花費在虛功上的時間,並將更多的時間花在您僱用他們完成的任務上。Asana 中的規則依觸發條件和動作運作,本質上就是「當 X 發生時,執行 Y」。您可以使用規則自動指派工作、調整截止日期、設定自訂欄位、通知專案關係人等。從個别自動化到整個工作流程的管理,您的團隊都能藉由規則功能留出時間執行需要應用技能和策略性的工作。

  • 相依性。使用相依性將任務標記為正在等待另一項任務。瞭解您的工作是否正在阻擋其他人的工作,以便相應地安排工作的優先順序。若團隊使用協作工作流程,便可以輕鬆查看自己有哪些任務正在等待他人先行完成,以及自己的工作何時可以開始進行。當第一項任務完成時,指派對象會收到通知,告知他們可以開始進行依存項任務。或者,如果您的工作依存於另一項任務,而該任務的時程被重新安排,則 Asana 會通知您,讓您知道是否需要一併調整依存項的截止日期。

  • 開始日期。 有時您不只需要追蹤待辦事項何時到期,您還必須知道自己何時應該開始執行該項工作。當團隊成員知道開始的時間及日期時,他們便能清楚掌握每項任務需時多久來完成。請使用開始日期設定、追蹤及管理工作,使整個團隊的目標一致,並確保不會遺漏任何相依的工作。 

推薦的應用程式

  • Google Workplace。使用內建於 Asana 任務窗格中的 Google Workplace 檔案選擇工具,將檔案直接附加至 Asana 中的任務。只需按幾下,即可輕鬆附加任何 My Drive 檔案。

  • Microsoft Teams。藉助 Microsoft Teams + Asana 整合,您毋須離開 Teams 便可以搜尋和分享您需要的資訊。輕鬆地將團隊的對話連結至 Asana 中的行動項目。此外,您毋須切換至您的瀏覽器,便可以在 Teams 會議中建立、指派和檢視任務。

  • Slack。 將來自 Slack 的構想、工作請求和行動項目轉變成 Asana 中可追蹤的任務和評論。把簡短的問題和行動項目變成有指派對象和截止日期的任務。輕鬆掌握工作內容,以免請求和待辦事項隱沒於 Slack 中。

  • Zoom。Asana 和 Zoom 合作,致力於協助讓團隊會議的目的更明確、焦點更集中。Zoom + Asana 整合讓許多事情變得十分容易,例如準備會議、進行可直接引導行動的對話,以及在通話結束後立即取得資訊。透過 Asana 開始會議時,其參與者都擁有相同的會議議程,可針對即將討論的事項提供可視度及背景資訊。在會議中,團隊成員可以快速地在 Zoom 當中建立任務,因此不會遺漏任何細節與行動項目。而會議結束時,Zoom + Asana 整合可隨即將會議錄音與文字紀錄傳送至 Asana,讓所有協作者及專案關係人可以按其需求再度檢視會議內容。

常見問題

我要如何為新員工做準備?

從 Asana 的免費新進員工核對清單範本開始,讓流程變得簡單。此時,可考慮您 (作為招聘經理) 在新團隊成員進入辦公室之前需要完成的事情。思考您希望他們參加哪些會議、訓練和活動,並據此安排時間。請務必新增重要的跨職能協作者,例如人力資源或 IT。

新進員工核對清單範本中應包含哪些內容?

您的新進人員核對清單範本應包含每一個參與招募新員工的人員所需要完成的任務。其中包括招聘經理、人力資源部門和 IT 部門。 新進員工核對清單範本中應包含經理訓練、指派硬體等關鍵準備任務和就職文件審查等資訊。

我應該在試算表中建立到職核對清單嗎?

雖然 Excel 試算表是追蹤資訊的常用方式,但並非建立新員工核對清單範本的最佳方式。試算表並非即時更新,因此難以進行協作。藉助 Asana 這樣的數位工作管理系統,每個人都能同時看到相同的資訊,因此無論參與者是誰,協作都能保持一致。

開始使用 Asana

範本只是在 Asana 中節省時間的其中一種方式。不妨試用 Asana,提高生產力並促進協作。

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