員工到職範本

範本建立者 Asana

Asana 標誌

富有成效的到職體驗,讓新進員工輕易在同一位置追蹤到職後的待辦事項。透過 Asana 專有的到職範本,從第一天起就為新進員工奠定成功的基礎。

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[產品 UI] Asana 員工到職範本範例 (清單)

每位新員工都要經歷到職期,然而員工到職流程不僅只是完成清單的一系列任務而已。這是您建立第一印象的機會,更是員工為新工作做好準備、設定成功指標以及讓新團隊成員對公司產生歸屬感的珍貴機會。

有效的到職體驗從未如此重要。 隨著過勞和冒充者症候群的情況日益增加,各公司都在想方設法,以便讓新員工感到備受禮遇。解決辦法:員工到職範本。

為什麼要使用員工到職範本?

員工到職計劃範本是把每位新進員工到職流程標準化的一套方法。透過統整的計劃,您能確保團隊成員從第一天就獲得成功所需的資訊。

精簡流程

到職核對清單範本充其量只不過是:一份列舉新員工必須執行和閱讀的事項核對清單,他們透過清單來對新職務做準備。有成效的範本則會在同一位置收集所有此類資訊,如此一來員工就不需要自己記住所有事項。在專案管理工具中建立到職範本後,還可以幫助您節省時間並將工作流程自動化。 

為團隊成員提供他們取得成功所需的資訊

針對關鍵工作提供工具給新進員工。若在到公司任職的第一週、第一個月、甚至第一年即表明您對員工的期待,員工就能清楚瞭解自己想成功完成任務,需要什麼。

這不僅對新進員工有利,長遠來看也能提高員工滿意度。當員工瞭解自己被賦予什麼期待時,他們較不會體驗到過勞冒充者症候群等負面職場情緒。我們的研究,過勞和冒充者症候群容易對較年輕的工作者帶來負面的影響,會造成士氣低落、溝通上的誤解、缺乏對工作的參與、較多錯誤,甚至人才流失。

閱讀:30-60-90 天計劃:如何輕鬆引導新進員工到職

讓線上團隊成員感到備受禮遇

遠距到職而言,使用清楚明瞭的員工到職範本尤其重要。遠距員工與您或其他線上團隊沒有那麼多見面的機會。表明他們需要完成什麼、該在何處進行溝通以及他們能如何立即開始帶來影響力,這樣一來,無論身處何地,他們都會感到自己獲得充分賦能。

對於在不同時區工作的員工,這一點加倍重要。若您無法與他們同時間上線,提供清楚的待辦清單就更是關鍵,因為這麼做可幫助他們以自身之力開始展開工作。

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對於讓員工感覺從報到第一天就獲得接納而言,到職流程是關鍵時刻。它會為員工在您公司的任期定下基調,並為他們提供對於這份工作的基礎認識與體驗。這便是建立具包容性的到職體驗對於創造具包容性的公司文化如此重要的原因。”
Asana 多元性與包容性總監 Sonja Gittens Ottley

Asana 員工到職範本

我們相信著力改善到職流程,能讓新進員工擁有勝任新職務的最佳支持。其中一個很大的原因是這樣做帶來了可視度,並且讓每位新進員工清楚瞭解到職流程的具體內涵。

這不是您想像的一般員工到職範本。我們的員工到職範本體現了 Asana 為了使員工從第一天就感到備受禮遇而精心準備的重要事項。每位新進員工都會獲得一份新員工到職核對清單,這份清單在他們到職之前由經理進行修改,以便納入所有相關的工作資訊,例如有關會議、查核、專案和到職任務的資訊。

建立這種集中式資訊來源並使其可據以採取行動,讓員工從一開始就能清楚瞭解他們應該做什麼。透過精簡新進員工需要上何處取得資訊的流程,帶來絕佳的到職前及到職體驗。這樣員工就能輕鬆找到如工作描述、新進員工文件、公司政策和員工手冊資訊等重要的公司文件和工作資訊。

建立您的範本

員工到職範本的關鍵元素

若要促成新進員工成功,您不只需要有成效的員工到職範本,您還需要瞭解如何使用它。若要讓所有新團隊成員盡可能發揮此範本的效益,請務必:

  • 設定期望和時間軸,表明工作應於何時以及應該如何完成。

  • 針對每個行動項目指定截止日期。

  • 將範本轉換為持續更新的文件,俾使新進員工得以即時更新問題、學習進度和後續步驟等資訊。

  • 概述從開始到結束的整個新進員工到職計劃。

整合功能

  • 清單檢視。清單檢視是一種網格檢視方式,可讓您一目了然地查看所有專案資訊。如同待辦清單或試算表,清單檢視也會一次顯示您的所有任務,如此一來您不僅可查看任務標題和截止日期,還可檢視任何相關自訂欄位,例如:優先順序、狀態等。讓整個團隊都可清楚看見誰在何時進行什麼任務,藉此毫不費力地實現協作。

  • 子任務。有時候待辦事項的規模太大,難以在一個任務中涵蓋所有資訊。若任務的參與人員超過一位、截止日期較遠或專案關係人需要在正式推出前審查和核准,請使用子任務來追蹤工作。子任務是分散工作以及將任務拆解成個別組成部分的有效做法,這麼做可同時確保所有重要性較低的待辦事項仍能連結至上層任務的高階情境資訊。使用子任務將任務分解成較小的組成部份,或擷取多步驟流程的個別組成部份。

  • 自訂欄位。自訂欄位是標記、排序和篩選工作的最佳方式。針對任何需要追蹤的資訊建立獨特的自訂欄位,包括優先順序、狀態,乃至於電子郵件或電話號碼。使用自訂欄位排序和安排待辦事項的時程,以便知道自己該優先處理哪些工作。此外,自訂欄位還可以跨任務、跨專案分享,從而確保整個組織的一致性。

  • 多專案歸屬。工作本來就是跨職能的。團隊需要能夠有效跨部門執行工作。儘管如此,多數時候工作資訊卻只放置在特定一處。若每個部門都有自己專屬的歸檔系統,工作就會停滯不前,面臨穀倉效應。在 Asana 中,多重歸屬功能允許將任務新增至多個專案,進而減少重複性的工作,提高跨團隊的可視度。在情境資訊中查看任務、檢視誰正在進行什麼工作,並使您的團隊和任務保持連結。

推薦的應用程式

  • ZoomAsana 和 Zoom 合作,致力於協助讓團隊會議的目的更明確、焦點更集中。Zoom + Asana 整合讓許多事情變得十分容易,例如準備會議、進行可直接引導行動的對話,以及在通話結束後立即取得資訊。透過 Asana 開始會議時,其參與者都擁有相同的會議議程,可針對即將討論的事項提供可視度及背景資訊。在會議中,團隊成員可以快速地在 Zoom 當中建立任務,因此不會遺漏任何細節與行動項目。而會議結束時,Zoom + Asana 整合可隨即將會議錄音與文字紀錄傳送至 Asana,讓所有協作者及專案關係人可以按其需求再度檢視會議內容。

  • Gmail您可藉由 Asana for Gmail 整合,直接從您的 Gmail 收件匣建立 Asana 任務。您從 Gmail 建立的任何任務都會自動包含您電子郵件的內容資訊,如此一來,您再也不會錯過什麼。寫電子郵件時需要參考 Asana 任務嗎?與其開啟 Asana,不妨改用 Asana for Gmail 附加元件,直接從您的 Gmail 收件匣輕松搜尋該任務。

  • Microsoft Teams藉助 Microsoft Teams + Asana 整合,您毋須離開 Teams 就可以搜尋和分享您需要的資訊。輕鬆地將團隊的對話連結至 Asana 中的可行動項目,而毋須離開 Teams。您也可以在 Teams 會議中建立、指派和檢視任務,而毋須切換至您的瀏覽器。

  • Slack將來自 Slack 的構想、工作請求和行動項目轉變成 Asana 中可追蹤的任務和評論。把簡短的問題和行動項目變成有指派對象和截止日期的任務。輕鬆掌握工作內容,以免請求和待辦事項隱沒於 Slack 中。

關於員工到職範本的常見問題

新的員工到職範本中應包含哪些內容? 

您的新進人員核對清單範本應包含員工從第一天起就取得成功所需的一切內容。務必囊括第一天應採取的行動、前 30-60-90 天內需要完成的任務,以及在新員工引導流程中所需的全部資訊。

由誰負責建立員工到職範本?

通常,人力資源團隊需負責整個員工到職流程。透過將整個新員工到職計劃的流程標準化,人力資源團隊就能確保每位新員工都能獲得成功所需的工具和資訊。人力資源團隊做好基礎工作後,您需負責填入任何其他資訊、情境,並詳細說明新員工的角色需求。在新進員工的歡迎電子郵件中傳送到職範本,是讓他們快速上手的絕佳方式。

員工到職流程應持續多長時間?

聘雇經理和人力資源專業人員在新員工到職上所花費的時間通常少於一個月,但這並沒有給予新員工足夠的時間來獲得對其角色的信心。理想情況下,到職流程應從新員工的開始日期持續三個月,這樣您就可以完成一個完整的 30-60-90 天計劃

如何讓新員工感覺受到歡迎?

最棒的到職體驗始於新進人員到職的第一天之前。在他們開始到職前一周,不妨考慮給您的新進人員傳送一封歡迎信,其中包含其第一天會有些什麽活動、需要為當天準備些什麼,以及他們可能需要知道的其他細節等資訊——例如著裝要求或午餐政策。當您的新員工開始在團隊中工作,請確保您能夠引導他們完成到職流程,並且回答他們可能遇到的任何問題。可考慮為他們指派一位導師,以建立同儕關係和提供支持。

員工到職範本是否可以提高留任率?

Glassdoor 所進行的調查研究顯示,擁有強大到職流程的組織可以將員工留任率提高 82%。有效的員工到職範本可為提升員工參與度奠定基礎,最終提高員工留任率並減少人員流失。

每一位員工都只需要一份到職範本嗎?

在 Asana,我們實際上會為每一位新員工建立兩個到職專案。每一位員工都有一個通用的員工到職專案,其中包括每位新員工所需要的詳細資訊。除了這個特定於公司的到職範本外,每位新員工還會獲得一個與功能或角色相關的到職範本,其中包含他們職位所需的詳細資料和資訊。

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