Asana 的員工到職範本

有成效的到職體驗,讓新進員工在同一位置輕易掌握到職後的待辦事項。透過 Asana 專有的到職範本,從第一天起就為新進員工奠定成功的基礎。

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[產品 UI] Asana 員工到職範本範例 (清單)

每位新員工都要經歷到職期,然而員工到職流程不僅只是完成清單的一系列任務而已。這是您建立第一印象的機會,更是員工為新工作做好準備、設定成功指標以及讓新團隊成員對公司產生歸屬感的珍貴機會。

有成效的到職經驗向來重要,現在更是如此。隨著過勞和冒充者症候群的情況日益增加,各公司都在想方設法,以便讓員工感到備受禮遇。

為什麼要使用員工到職範本?

員工到職範本是把每位新進員工到職流程標準化的一套方法。透過統整的計劃,您能確保團隊成員從第一天就獲得成功所需的資訊。

精簡流程

到職核對清單範本充其量只不過是:一份列舉新員工必須執行和閱讀的事項核對清單,他們透過清單來對新職務做準備。有成效的範本則會在同一位置收集所有此類資訊,如此一來員工就不需要自己記住所有事項。

為團隊成員提供他們取得成功所需的資訊

針對關鍵工作提供工具給新進員工。若在到公司任職的第一週、第一個月、甚至第一年即表明您對員工的期待,員工就能清楚瞭解自己想成功完成任務,需要什麼。

這不僅對新進員工有利,長遠來看也能提高員工滿意度。當員工瞭解自己被賦予什麼期待時,他們較不會體驗到過勞冒充者症候群等負面職場情緒。根據我們的研究,過勞和冒充者症候群 (對較年輕的工作者帶來負面的影響) 會造成士氣低落、溝通上的誤解、缺乏對工作的參與、較多錯誤,甚至人才流失。

閱讀:30-60-90 天計劃:如何輕鬆引導新進員工到職

讓線上團隊成員感到備受禮遇

遠距到職而言,使用清楚明瞭的員工到職範本尤其重要。遠距員工與您或其他線上團隊沒有那麼多見面的機會。表明他們需要完成什麼、該在何處進行溝通以及他們能如何立即開始帶來影響力,這樣一來,無論身處何地,他們都會感到自己獲得充分授權。

對於在不同時區工作的員工,這一點加倍重要。若您無法與他們同時間上線,提供清楚的待辦清單就更是關鍵,因為這麼做可幫助他們以自身之力開始展開工作。

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到職流程是讓員工感覺從報到第一天就感到獲得接納的關鍵時刻。它會為員工在您公司的任期定下基調,並為他們提供對於這份工作的基礎認識與體驗。這便是為什麼建立具包容性的到職體驗對於創造具包容性的公司文化如此重要。”
Asana 多元性與包容性總監 Sonja Gittens Ottley

Asana 的員工到職範本

我們相信認真看待到職流程的投資,能讓新進員工擁有勝任新職務的最佳支持。其中一個很大的原因是這樣做帶來了可視度,並且讓每位新進員工清楚瞭解到職流程的具體內涵。

這不是您想像的一般員工到職範本。我們的員工到職範本體現了 Asana 為了使員工從第一天就感到備受禮遇而致力投入的重要特色。每位新進員工都會獲得一份新員工到職核對清單,這份清單在他們到職之前會由經理修改過,以便納入他們需要的任何相關資訊、專案和到職任務。

建立這樣的集中資訊來源 (並且把它變成可據以行動的資訊),員工就能清楚掌握自己一開始應該要做什麼。透過精簡新進員工需要上何處取得資訊的流程,帶來絕佳的到職體驗,員工就能輕鬆找到如公司價值、組織政策和員工手冊等重要的公司文件。

使用範本

員工到職範本的關鍵元素

若要促成新進員工成功,您不只需要有成效的員工到職範本,您還需要瞭解如何使用它。若要讓所有新團隊成員盡可能發揮此範本的效益,請務必:

  • 設定期望和時間軸,表明工作應於何時以及應該如何完成。

  • 針對每個行動項目指定截止日期。

  • 將範本轉換為持續更新的文件,俾使新進員工得以即時更新問題、學習進度和後續步驟等資訊。

  • 概述從開始到結束的整個到職流程。

整合功能

  • 清單檢視。清單檢視是網格式檢視,顯示所有專案資訊,讓您一目了然。如同待辦清單或試算表,清單檢視也會一次顯示您的所有任務,如此一來您不僅可查看任務標題和截止日期,還可檢視任何相關自訂欄位,例如:優先順序、狀態等。不妨讓整個團隊清楚看見誰在何時執行什麼任務,藉此實現毫不費力的協作。

  • 子任務。重大待辦事項有時難以在一個任務中涵蓋所有資訊。若任務的參與人員超過一位、截止日期較遠或專案關係人需要在正式推出前審查和核准,請使用子任務來追蹤工作。子任務是分散工作以及將任務拆解成個別組成部分的有效做法,這麼做可同時確保所有重要性較低的待辦事項仍能連結至上層任務的高階情境資訊。使用子任務將任務分解成較小的組成部分,或記錄多步驟流程的個別組成部分。

  • 自訂欄位。自訂欄位是標籤、排序和篩選工作的最佳方法。針對您需要追蹤的任何資訊建立唯一的自訂欄位,例如:優先順序、狀態、電子郵件,乃至於電話號碼。使用自訂欄位歸類您的待辦事項,並安排其排程,以便知道自己應該先執行哪項工作。此外,自訂欄位還可以跨任務、跨專案分享,從而確保整個組織的一致姓。 

  • 多重歸屬。工作的性質是跨職能的。團隊需要能夠有效跨部門執行工作。儘管如此,多數時候工作資訊卻只放置在特定一處。若每個部門都有自己專屬的歸檔系統,工作就會停滯不前,面臨穀倉效應。在 Asana 中,多重歸屬功能允許將任務新增至多個專案,進而減少重複性的工作,提高跨團隊的可視度。參與者得以在有情境資訊的前提下查看任務,檢視誰正在執行什麼工作,並讓團隊和任務保持相互連結。

推薦的應用程式

  • ZoomAsana 與 Zoom 攜手協助團隊舉行目的更明確、更切中主題的會議。Zoom + Asana 整合把準備會議、展開可行動的對話、電話會議一結束就取得資訊等作業變得簡單。在 Asana 中開始一場會議後,分享的會議日程就能清楚呈現即將討論議題及其情境資訊。會議期間,團隊成員可在 Zoom 中快速建立任務,以免遺失詳細資訊和行動項目。會議結束後,Zoom + Asana 整合可隨即提取文字紀錄和錄音至 Asana,讓所有協作者及專案關係人可以按其需求再次檢視會議內容。

  • Gmail藉助 Asana for Gmail 整合,您可直接從您的 Gmail 收件匣建立 Asana 任務。您從 Gmail 建立的任何任務都會自動包含您電子郵件的內容資訊,如此一來,您再也不會錯過什麼。撰寫電子郵件時需要參考某項 Asana 任務嗎?與其開啟 Asana,不妨改用 Asana for Gmail 附加元件,直接從您的 Gmail 收件匣輕易搜尋該任務。

  • Microsoft Teams藉助 Microsoft Teams + Asana 整合,您毋須離開 Teams 就可以搜尋和分享您需要的資訊。輕鬆地將團隊的對話連結至 Asana 中的可行動項目,而毋須離開 Teams。您也可以在 Teams 會議中建立、指派和檢視任務,而毋須切換至您的瀏覽器。

  • Slack將構想、工作請求和行動項目從 Slack 轉換成在 Asana 中的可追蹤任務和評論。簡短的問題和行動項目,都可直接轉為有指派對象和截止日期的任務。輕鬆取得工作內容,而不會在 Slack 遺失請求和待辦事項。

讓新員工奠定成功的基礎

使用 Asana 範本將新員工到職的作業標準化,以利新進員工第一天就立刻進入狀況。

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