Så här presenterar du en programvara för projekthantering: en komplett guide
Sammanfattning
Om du har undersökt programvara för projekthantering vet du förmodligen hur den kan öka effektiviteten, förbättra samarbetet och frigöra ditt team att fokusera på värdefullt arbete. Men även om det är lätt att se ett verktygs potential för dig själv, kan det vara svårt att övertyga ledarskapet – särskilt när företagets resurser är begränsade.
Business-ledare är naturligt försiktiga med att investera i ny programvara. Det är upp till dem att fatta de bästa besluten för hela företaget, så de vill se till att varje köp leder till mätbara resultat. I den här artikeln hjälper vi dig att förklara värdet av en programvara för projekthantering, så att du kan få företagsledare med på tåget, inte bara som motvilliga intressenter, utan som fullt engagerade partner.
Att presentera en programvara för projekthantering är svårt, men det är värt det
En väl utformad pitch ger dig mer än godkännanden för att börja använda en programvara för projekthantering. Den övertygar också ledarskapet om att verktyget kan förbättra hela verksamheten på ett mätbart sätt, så att de är helt engagerade i att ta den nya programvaran i bruk. Ju mer stöd du får från ledningen i förväg, desto lättare blir det att lansera verktyget senare. När intressenterna är helt med på tåget kan de hjälpa till att bana väg för digital omvandling och teamöverskridande användning längre fram.
Här är fem viktiga saker att tänka på när du förbereder din pitch för en projekthanteringslösning, plus specifika tips för att få igenom den.
Nucleus Research: Halvera projekttiden
Lär dig hur Asana hjälper organisationer att minska kostnaderna och förbättra effektiviteten
Fokusera på det som är viktigast för företagsledare
Som teamledare känner du till affärsprocesserna ut och in, med alla brister och allt. Men förbättringsmöjligheter som verkar uppenbara för dig är ofta mindre uppenbara för chefer, eftersom de inte är direkt involverade i det dagliga arbetet. Det är inte så att de inte bryr sig, tvärtom. Företagsledare vill att teamet ska lyckas, men de ser inköpsbeslut ur ett affärsperspektiv.
Innan du förbereder din pitch bör du tänka på vad företagsledare bryr sig om. Sätt dig in i deras situation. Hur kommer inköp av ny programvara att öka prestandan – och vinstmarginalerna – för hela Business?
Här är fem saker att fokusera på som tar upp team-, avdelnings- eller företagsledarnas problem.
1. Avkastning på investeringar (ROI)
Vi får fem gånger mer gjort per person än företag som är tio gånger större än oss, och relativt stressfritt.”
Om du kan visa hur ny programvara kommer att hjälpa företagets resultat är det mycket mer sannolikt att du får ledarskapet på tavlan. Räkna ut hur mycket tid ditt team spenderar på repetitiva och manuella uppgifter – och hur många timmar ni kan spara med den nya programvaran. Gör även lite extern forskning. Du kan ofta hitta oberoende rapporter som kvantifierar tidsbesparingar från olika projekthanteringsverktyg, som den här rapporten från Nucleus Research.
Viktig punkt:
Projekthanteringsprogramvara innehåller inbyggda automatiseringar för att eliminera onödigt arbete, vilket gör det möjligt för teammedlemmar att fokusera på intäktsdrivande projekt.
2. Säkerhet
Företag som har flera säkerhetscertifieringar och som visar att de tar säkerheten på allvar betyder mycket för oss.”
Eftersom cyberattacker förekommer i nyheterna allt oftare fokuserar företagsledare alltmer på datasäkerhet. De vill se till att företagsinformation förblir privat, även när anställda arbetar på olika platser och i olika tidszoner. Enligt Michael Oberlainder, chefsäkerhetsansvarig på LogMeIn, kommer cybersäkerhet inte att försvinna. Du kan inte ignorera det, ta en genväg eller underfinansiera det."
Det innebär att säkerhet är en nödvändig funktion när man väljer en programvara för projekthantering. Gör efterforskningar och se till att verktyget uppfyller ditt it-teamets säkerhetsstandarder.
Viktig punkt:
Det här projekthanteringsverktyget prioriterar säkerhetsfunktioner och har flera säkerhetscertifieringar, så vi kan lita på att det skyddar våra data.
3. Användningsfall för flera team
Vi behövde centralisera vårt arbete till ett enda plattformverktyg eftersom varje team använde olika verktyg, vilket ledde till missförstånd och ineffektivitet.”
Företagsledare är ofta försiktiga med att lägga till ny programvara eftersom de är rädda för att den kommer att användas för ett specifikt team, vilket ökar antalet applikationer och gör det svårare att samarbeta och dela information tvärfunktionellt. Därför är det viktigt att visa ett brett utbud av användningsfall när man presenterar ett nytt verktyg. Det nya verktyget kommer att hjälpa ditt team, men visa också hur plattformen är tillräckligt flexibel för att användas på olika avdelningar. Ju fler användningsområden ett verktyg har, desto mer lockande blir det för företagsledarskapet.
När du gör din presentation bör du visa hur programvaran för projekthantering kan användas på ett brett sätt för att förbättra samarbetet mellan olika team. Så här går det till:
Illustrera hur plattformen kan användas av olika team såsom marknadsföring, verksamhet, it och mycket mer.
Visa hur verktyget kan förbättra teamarbetet och effektivisera arbetsflöden mellan team, till exempel kampanj- och projektplanering, spårning av jobbförfrågningar eller strategisk planering. Se om plattformen erbjuder färdiga mallar som hjälper ditt team att snabbt skapa tvärfunktionella processer.
Om plattformen erbjuder integreringar bör du se till att lyfta fram dem. Olika team använder olika verktyg för dataanalys, design, e-postautomatisering, leadspårning och mycket mer. Ledare vill ha en programvara för projekthantering som kan fungera med befintlig teknik, utan att lägga till extra arbete eller störa processer som redan fungerar.
Viktig punkt att lyfta fram:
Det här verktyget kommer att sammanföra team och minska antalet applikationer, inte öka förvirringen.
4. Enkel att ta i bruk
Företagsledare vill inte betala för ett verktyg som de anställda inte kommer att använda. Om programvaran inte är intuitiv kommer teamen inte att använda den, vilket innebär att den ursprungliga investeringen i verktyget kommer att vara bortkastad. För att lugna den rädslan bör du vara noga med att specifikt ta upp hur enkelt det är att börja använda verktyget under din pitch. Här är några sätt som du kan göra det på:
Titta på produktdemonstrationer eller boka en session med verktygets säljteam i förväg, så att du kan se exakt hur programvaran fungerar, hur intuitiv den är att använda och hur den kan lösa specifika smärtpunkter.
Om du pratar med programvarans säljteam kan du fråga vilken roll IT-avdelningen behöver spela för att införa det nya verktyget. Om programvaran är enkel att använda kan it-teamet lägga mindre tid på improduktivt arbete och mer tid på att strategiskt planera hur man får ut mesta möjliga av verktyget. I din pitch kan du sedan visa hur team enkelt kan komma igång med verktyget på egen hand, utan att skapa extra arbete för IT-teamet.
Kontrollera om någon på företaget redan använder en version av programvaran. Detta händer oftare än man tror, särskilt om verktyget har en basic-version. Om anställda redan använder programvaran på egen hand är chansen stor att det blir enkelt att lansera den i alla team. Som en bonus innebär det också att verktyget inte kommer att läggas till i företagets befintliga teknikstack, utan att det bara kommer att utöka dess nuvarande användning.
Viktigt budskap:
Projekthanteringsprogramvara är intuitiv och enkel att använda, så vi behöver inte avsätta extra resurser för att hjälpa team att komma igång.
5. Informationsspårning
Allteftersom Zoom växte ville vi ha en standardinsikt över allt som pågår för att kunna prioritera arbetet och fatta Business-beslut. Vi behövde synlighet, ansvarstagande, ett konsekvent arbetssätt och kunskapsdelning mellan teamen.”
Företagsledare vill veta vad som pågår, så att de kan fatta välgrundade beslut för sina team. De vill också att de anställda ska ha samma klarhet, eftersom det är viktigt att alla är samordnade för att samarbetet ska bli effektivt. Men det är svårt att uppnå klarhet, särskilt när den genomsnittliga kunskapsarbetaren växlar mellan 10 appar 25 gånger per dag. Med information utspridd på olika platser är det svårt att spåra vad som händer, hur projekten presterar och vem som är ansvarig för vad.
Det är här din pitch kommer in. Projekthanteringsprogramvara löser det här problemet genom att skapa ett enda dokumenteringssystem för allt arbete. Det centraliserar företagsinformation så att anställda – och ledare – kan hitta det de behöver.
Viktig punkt:
Programvara för projekthantering erbjuder ett enda system för allt arbete, så att du och ditt team vet vad som händer, hur projekten presterar och vem som är ansvarig för vad.
Nucleus Research: Halvera projekttiden
Lär dig hur Asana hjälper organisationer att minska kostnaderna och förbättra effektiviteten
Ge din pitch en edge
Bra presentationer har alltid något som får dem att sticka ut. Du vill att din målgrupp ska få en ”aha-upplevelse” när de tydligt kan se hur programvaran kommer att gynna företaget eller hur den kan tillämpas på viktiga Business-processer.
Prova de här strategierna för att göra din pitch extra effektiv:
1. Få andra team eller avdelningar på din sida
Under utvärderingen var det viktigt för oss att testa produkten och lära oss internt för att se om folk gillade den. Att få en person som gillar det att säga: "Det här är ett bra verktyg" är nyckeln till att få alla andra att köpa det.”
Detta kommer att visa hur programvaran för projekthantering kan användas i olika team. Innan du pitchar för företagsledare bör du prata med intressenter i andra team och avdelningar och få dem på din sida. Om du kan visa ett brett intresse för att använda verktyget kan du övertyga din publik om att användningsfall mellan team – och förbättrade Business-arbetsflöden – faktiskt är möjliga.
Viktig punkt att lyfta fram:
Flera team och intressenter är engagerade i det här verktyget, så det kan – och kommer att – användas för olika användningsfall i hela företaget.
2. Gör en visuell demo
Ingen pitch är slutförd utan ett engagerande visuellt element. En verklig demo hjälper din målgrupp att visualisera verktygets funktionalitet, hur intuitivt det är att använda och hur det kan tillämpas på specifika Business-användningsfall. Be programvaruförsäljningsteamet att delta i din presentation och demonstrera verktyget i realtid. Eller ta med en förinspelad video om du inte arbetar med en medlem i säljteamet.
Under demon bör du lyfta fram viktiga funktioner som gör att projekthanteringsprogramvaran sticker ut, till exempel:
Målsättningsfunktioner för att hålla teamen samordnade kring de viktigaste Business-prioriteringarna.
paneler som ger insikter i realtid om hur det går för initiativen
Tidsspårning och resurshanteringsfunktioner som hjälper team att lägga tid där det räknas.
Gantt-diagram, Kanban-tavlor, kalendrar och milstolpar för att hjälpa team att skapa översikter och visualisera projektschemaläggning.
Uppgiftshanteringsfunktioner som hjälper team att sortera och tilldela arbete, såsom automatiseringar och anpassade taggar.
Integreringar som gör det möjligt för team att fortsätta använda andra verktyg samtidigt som informationen centraliseras på ett och samma ställe.
Viktigaste budskapet:
Det här projekthanteringsverktyget har intuitiva, användbara funktioner som vi kan tillämpa på specifika Business-användningsfall.
3. Dela framgångsberättelser
Ledare vill ha en projekthanteringslösning som är pålitlig i hela branschen. Ett av de bästa sätten att visa trovärdighet är att dela med sig av användarframgångar – helst från liknande och välkända företag. Ta en titt på programvarans webbplats för att se om de lyfter fram några framstående kunder. Det är ännu bättre om du kan hitta framgångsberättelser som kvantifierar hur mycket tid och insats företag sparade genom att använda verktyget.
För att bygga upp ännu mer förtroende kan du kontrollera om programvaran har vunnit några utmärkelser. Se vad analytiska företag som Forrester, Gartner och IDC har att säga om verktyget.
Viktig punkt att lyfta fram:
Det här verktyget är betrott i hela vår bransch och får höga betyg från analytiker.
Förutse vanliga frågor
En pitch är inte ensidig. Det är snarare en konversation mellan dig och ditt ledarskapsteam. Förutom att förbereda diskussionspunkter bör du också förutse vilka frågor ledarna kommer att ställa och förbereda dina svar i förväg.
Om du inte vet var du ska börja kan du förbereda dig för de här vanliga frågorna när du pitchar en programvara för projekthantering:
Vad kostar det? Finns det olika prisalternativ?
Vilka specifika Business-behov löser den här plattformen?
Hur kommer vi igång?
Hur tidskrävande är den första installationen?
Vilken typ av externt stöd finns tillgängligt för att hjälpa till med lanseringen? Finns det professionella tjänster, webbinarier och andra resurser som vi kan använda?
Vilka interna resurser behöver vi för att lansera det här?
Vad händer om verktyget inte fungerar som vi förväntar oss?
Hur mycket tid kommer det att spara?
Fungerar plattformen för agil projekthantering?
Använder andra företag det här verktyget? Hur fungerar det för dem?
Vem är ansvarig för ändringshantering när vi lanserar plattformen?
Vem ansvarar för att utbilda anställda i hur man använder verktyget?
Digital omvandling, nerifrån och upp
Genom att tydligt visa värdet av en programvara för projekthantering kan du få företagsledare med på tåget och börja plantera frön till digital omvandling. Och med en väl utformad pitch kan du få mer än bara grönt ljus – du kan också förvandla ledare från motvilliga intressenter till fullt engagerade partner.
Nucleus Research: Halvera projekttiden
Lär dig hur Asana hjälper organisationer att minska kostnaderna och förbättra effektiviteten
